1

1 LỜI MỞ ĐẦU . Một chuyến đi công tác trong hay ngoài nước, dù nhìn qua có thể chỉ là một chuyến đi với vài ngày di chuyển, một lịch làm việc cố định và những cuộc gặp gỡ được hẹn trước. Nhưng phía sau mỗi chuyến đi công tác diễn ra thuận lợi là rất nhiều công việc cần chuẩn bị, phối hợp và theo dõi: từ khâu xác định mục đích chuyến đi, xây dựng lịch trình, chuẩn bị giấy tờ và tài liệu, bố trí phương tiện, nơi ăn ở, dự trù kinh phí cho đến thu xếp vấn đề và xử lý những thay đổi và tình huống phát sinh trong quá trình chuyến công tác diễn ra. Trong toàn bộ quá trình đó, thư ký văn phòng giữ một vai trò quan trọng trong việc tổ chức, hỗ trợ và bảo đảm các công việc được triển khai đúng kế hoạch. Công việc không dừng lại khi chuyến đi bắt đầu, mà tiếp tục trong suốt hành trình và cả sau khi đoàn trở về: theo dõi tiến độ, hỗ trợ công việc, xử lý thông tin, hoàn thiện báo cáo, chứng từ, thư cảm ơn và lưu trữ hồ sơ. Vì vậy, nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác không chỉ đòi hỏi khả năng lập kế hoạch mà còn cần sự cẩn thận, linh hoạt, chủ động, giao tiếp phù hợp, khả năng xử lý tình huống và ý thức bảo mật thông tin. Một kế hoạch tốt là nền tảng, nhưng một người thư ký chuyên nghiệp còn phải biết cách ứng phó khi thực tế không diễn ra đúng như kế hoạch. Trong bối cảnh công nghệ hiện đại ngày càng được ứng dụng sâu vào những công việc văn phòng, AI có thể trở thành một công cụ hỗ trợ hữu ích trong việc tự động hóa các khâu tìm kiếm, tổng hợp, soạn thảo và kiểm tra thông tin. Tuy nhiên, công cụ không thể thay thế trách nhiệm nghiệp vụ của người thư ký. Mỗi thông tin được sử dụng, mỗi phương án được lựa chọn và mỗi công việc được triển khai đều cần được kiểm tra lại kỹ lưỡng, cân nhắc và thực hiện với tinh thần trách nhiệm. Cuốn cẩm nang này được mang đến bạn nhằm giúp ích trong việc hệ thống hóa những nội dung quan trọng của nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác theo hướng dễ hiểu, dễ tra cứu và có thể vận dụng vào thực tế. Thay vì chỉ ghi nhớ lý thuyết, người đọc được dẫn qua từng giai đoạn của một chuyến công tác, từ chuẩn bị, thực hiện đến hoàn tất công việc, đồng thời tiếp cận các kỹ năng, tình huống và cách sử dụng công cụ hỗ trợ một cách phù hợp. Hy vọng cuốn cẩm nang sẽ không chỉ giúp người mới hiểu “thư ký phải làm gì”, mà còn giúp hình thành tư duy “thư ký cần làm như thế nào để công việc thực sự chuyên nghiệp”.

2 MỤC LỤC . MỤC LỤC. .............................................................................................................................. 2 PHẦN I. HIỂU ĐÚNG VỀ NGƯỜI THƯ KÝ.................................................................... 3 PHẦN II. TRƯỚC CHUYẾN ĐI – CHUẨN BỊ ĐỂ KHÔNG BỊ ĐỘNG. ............................ 4 PHẦN III. TRONG CHUYẾN ĐI – ĐIỀU PHỐI VÀ HỖ TRỢ. .......................................... 8 PHẦN IV. SAU CHUYẾN ĐI – KHÉP LẠI MỘT CHU TRÌNH. ...................................... 11 PHẦN V. SỬ DỤNG AI HỢP LÝ TRONG NGHIỆP VỤ ................................................ 14 PHẦN VI. BỘ CHECKLIST THỰC HÀNH.................................................................... 17 PHẦN VIII. MỘT SỐ TÌNH HUỐNG VÀ CÁCH TƯ DUY. ............................................. 18 LỜI KẾT. ..................................................................................................................... 19 MỤC LỤC.......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 3 PHẦN I. HIỂU ĐÚNG VỀ NGƯỜI THƯ KÝ. ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 4 PHẦN II. TRƯỚC CHUYẾN ĐI – CHUẨN BỊ ĐỂ KHÔNG BỊ ĐỘNG. ..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 4 PHẦN III. TRONG CHUYẾN ĐI – ĐIỀU PHỐI VÀ HỖ TRỢ. .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. 7 PHẦN IV. SAU CHUYẾN ĐI – KHÉP LẠI MỘT CHU TRÌNH. ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ 8 PHẦN V. NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẤT CỦA NGƯỜI THƯ KÝ..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

3 PHẦN I. HIỂU ĐÚNG VỀ NGƯỜI THƯ KÝ . 1. Thư ký văn phòng là ai? Theo TS. Vũ Thị Phụng, thư ký văn phòng là người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ công việc thuộc lĩnh vực chuyên môn của văn phòng như quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; bảo đảm thông tin, liên lạc, giao tiếp; tổ chức và sắp xếp công việc hằng ngày nhằm hỗ trợ hoạt động của cơ quan hoặc người lãnh đạo. Vì vậy, trách nhiệm của thư ký không kết thúc khi lãnh đạo lên máy bay; công việc tiếp tục trong quá trình công tác và sau khi trở về. Điểm quan trọng là không nên đồng nhất mọi người có chức danh “thư ký” với thư ký văn phòng. Vai trò thực tế phụ thuộc vào tính chất công việc và sự phân công của từng cơ quan. Trong một chuyến công tác, thư ký có thể là người tổ chức, điều phối và hỗ trợ hành chính, nhưng không mặc nhiên có quyền quyết định thay lãnh đạo hoặc thay trưởng đoàn. 2. Vai trò trong một chuyến công tác ● Người tổ chức: biến mục tiêu công tác thành chương trình và kế hoạch cụ thể. ● Người điều phối: kết nối lãnh đạo, đoàn công tác, đối tác và các bộ phận liên quan. ● Người quản lý thông tin: thu thập, xử lý, chọn lọc, cung cấp và lưu giữ thông tin cần thiết. ● Người hỗ trợ lãnh đạo: chuẩn bị tài liệu, lịch trình, điều kiện làm việc, dự toán/quyết toán kinh phí và nhắc việc. ● Người xử lý phát sinh trong phạm vi được giao: xác định vấn đề, thu thập thông tin, đề xuất phương án và theo dõi việc xử lý. ● Người bảo đảm tính chuyên nghiệp và bảo mật: giao tiếp đúng vai trò, không tự ý tiết lộ thông tin và không vượt thẩm quyền. GÓC NHÌN NGHỀ NGHIỆP: Thư ký không cần “ôm” mọi việc. Giá trị của thư ký nằm ở việc biết việc nào phải tự xử lý, việc nào cần phối hợp và việc nào phải báo cáo để người có thẩm quyền quyết định.

4 PHẦN II. TRƯỚC CHUYẾN ĐI – CHUẨN BỊ ĐỂ KHÔNG BỊ ĐỘNG . 1. Xác định phạm vi và mục đích chuyến đi Trước khi triển khai, thư ký cần nắm rõ: ● Mục đích và nội dung chuyến đi. ● Thời gian bắt đầu và kết thúc. ● Địa điểm, lộ trình và thời gian làm việc tại từng nơi. ● Thành phần tham gia và vai trò của từng người. ● Phương tiện di chuyển. ● Yêu cầu về nơi ở, ăn uống và điều kiện làm việc. ● Dự kiến kinh phí. ● Kết quả cần đạt được sau chuyến đi. Kiểm tra nhanh: Nếu chưa xác định rõ một trong các nội dung trên, cần trao đổi lại với thủ trưởng hoặc bộ phận liên quan trước khi tiếp tục chuẩn bị. 2. Xây dựng lịch trình và chương trình chuyến đi Dựa trên mục đích và yêu cầu của chuyến đi, thư ký xây dựng lịch trình cụ thể, trong đó thể hiện: ● Thời gian và địa điểm xuất phát. ● Phương tiện di chuyển. ● Thời gian đến và thời gian làm việc tại từng địa điểm. ● Nội dung các buổi làm việc. ● Thành phần tham dự. ● Thời gian nghỉ, ăn uống và di chuyển giữa các địa điểm. Khi sắp xếp lịch trình, cần tránh trùng lặp hoặc bố trí các hoạt động quá sát nhau. Những nội dung có thể kết hợp nên được sắp xếp hợp lý để tiết kiệm thời gian và chi phí. Lưu ý: Lịch trình là cơ sở để phối hợp với các bộ phận và đơn vị liên quan, vì vậy những thông tin quan trọng cần được xác nhận trước khi gửi hoặc sử dụng chính thức. 3. Xác nhận với nơi đến và các đơn vị liên quan Khi chuyến đi có làm việc với cơ quan, tổ chức hoặc đối tác bên ngoài, thư ký cần liên hệ để xác nhận các thông tin cần thiết như: ● Mục đích và nội dung làm việc. ● Thành phần đoàn. ● Thời gian đến.

5 ● Phương tiện di chuyển. ● Địa điểm đón, nơi ở và địa điểm làm việc. ● Các yêu cầu về điều kiện làm việc hoặc tài liệu cần chuẩn bị. Sau khi trao đổi qua điện thoại hoặc các phương tiện liên lạc khác, cần kiểm tra và xác nhận lại những thông tin quan trọng để hạn chế nhầm lẫn. Kiểm tra nhanh: Có người liên hệ cụ thể tại nơi đến; thời gian, địa điểm và nội dung làm việc đã được xác nhận. 4. Chuẩn bị thủ tục hành chính và giấy tờ Thư ký rà soát và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi theo yêu cầu của cơ quan và tính chất chuyến công tác. Đối với chuyến công tác nước ngoài, cần lưu ý các giấy tờ liên quan đến hộ chiếu, xuất nhập cảnh và các thủ tục hành chính khác. Những thủ tục cần thời gian xử lý nên được thực hiện sớm. Đồng thời, nhắc các thành viên chuẩn bị giấy tờ cá nhân, danh thiếp và những vật dụng cần thiết theo yêu cầu của chuyến đi. Lưu ý: Không chỉ kiểm tra việc “đã có giấy tờ hay chưa”, mà cần kiểm tra tình trạng và thời hạn sử dụng của các giấy tờ cần thiết. 5. Chuẩn bị phương tiện và nơi ở Căn cứ vào tính chất, quy mô và địa điểm chuyến đi, thư ký phối hợp với bộ phận hoặc cá nhân có trách nhiệm để chuẩn bị phương tiện di chuyển và nơi ở. Cần xác nhận: ● Thời gian và địa điểm đón, trả. ● Phương tiện sử dụng. ● Thông tin đặt chỗ. ● Địa chỉ và thông tin liên hệ của nơi ở. ● Thời gian nhận và trả phòng. ● Các yêu cầu đặc biệt nếu có. Trường hợp nơi đến hỗ trợ phương tiện hoặc chỗ ở, vẫn cần xác nhận trước các thông tin liên quan để bảo đảm việc phối hợp được thống nhất.

6 6. Chuẩn bị tài liệu và các điều kiện phục vụ công việc Thư ký tập hợp và kiểm tra các tài liệu phục vụ chuyến công tác, chẳng hạn như: ● Chương trình và lịch trình làm việc. ● Báo cáo, số liệu và tài liệu chuyên môn. ● Hợp đồng, dự thảo thỏa thuận hoặc các văn bản liên quan. ● Tài liệu giới thiệu, bài phát biểu hoặc nội dung làm việc. ● Các tài liệu cần trao đổi với đối tác. Tài liệu đưa ra ngoài cơ quan cần được kiểm tra về tính chính xác, đầy đủ và phù hợp với nội dung làm việc. 7. Chuẩn bị kinh phí và chứng từ Dự toán kinh phí cần tính đến những khoản chi chủ yếu như: ● Phương tiện đi lại. ● Ăn, ở. ● Phụ cấp. ● Phí hành chính hoặc sao chụp tài liệu. ● Quà tặng, lệ phí hội nghị và các khoản chi liên quan khác. ● Khoản dự phòng cho những chi phí phát sinh. Kinh phí cần được thực hiện theo quy định của cơ quan. Thư ký phối hợp với bộ phận tài chính hoặc người được giao phụ trách để chuẩn bị và theo dõi các khoản chi. Kiểm tra nhanh: Dự toán đã được phê duyệt; người phụ trách kinh phí đã được xác định; các chứng từ cần lưu giữ đã được thống nhất. 8. Thông báo và phối hợp Sau khi lịch trình và các nội dung chính được xác nhận, thư ký thông báo cho các bộ phận và cá nhân liên quan để phối hợp thực hiện. Nội dung thông báo cần thể hiện những thông tin cần thiết như thời gian, địa điểm, thành phần, chương trình và những công việc mà từng bộ phận cần chuẩn bị. 9. Kiểm tra trước khi khởi hành Trước khi chuyến đi bắt đầu, thư ký rà soát lại toàn bộ các nội dung đã chuẩn bị: ● Lịch trình và chương trình làm việc

7 ● Giấy tờ, thủ tục cần thiết ● Phương tiện di chuyển ● Nơi ở ● Tài liệu và hồ sơ ● Kinh phí và chứng từ ● Thông tin liên hệ ● Những công việc cần bàn giao trong thời gian thủ trưởng đi công tác Có thể áp dụng nguyên tắc “chuẩn bị – kiểm tra – xác nhận”: không chỉ chuẩn bị đầy đủ mà còn phải kiểm tra và xác nhận lại những thông tin quan trọng trước khi chuyến đi bắt đầu.

8 PHẦN III. TRONG CHUYẾN ĐI – ĐIỀU PHỐI VÀ HỖ TRỢ . 1. Trường hợp thư ký đi cùng thủ trưởng Khi đi cùng thủ trưởng, thư ký tiếp tục thực hiện các công việc hỗ trợ, điều phối và theo dõi lịch trình trong suốt chuyến công tác. Trước mỗi hoạt động Trước các buổi làm việc, thư ký cần rà soát lại: ● Thời gian và địa điểm làm việc. ● Thành phần tham dự. ● Nội dung và tài liệu cần sử dụng. ● Phương tiện di chuyển nếu phải thay đổi địa điểm. ● Những yêu cầu đã thống nhất với đơn vị tiếp đón. Nếu có thay đổi về lịch trình hoặc nội dung làm việc, cần thông báo kịp thời cho những người liên quan. Trong quá trình làm việc Thư ký hỗ trợ thủ trưởng và đoàn công tác theo phạm vi công việc được giao, chẳng hạn như: ● Theo dõi và nhắc lịch làm việc. ● Chuẩn bị, phát và thu hồi tài liệu. ● Hỗ trợ liên lạc với các đơn vị, cá nhân liên quan. ● Hỗ trợ giao tiếp hoặc phiên dịch khi được yêu cầu và trong phạm vi khả năng. ● Ghi chép nội dung các buổi làm việc khi được giao. ● Hỗ trợ các vấn đề về tài liệu, thiết bị và điều kiện phục vụ cuộc họp. ● Ghi nhận những vấn đề phát sinh để báo cáo và phối hợp xử lý. Lưu ý: Thư ký chủ yếu thực hiện vai trò hỗ trợ và điều phối. Những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của thủ trưởng hoặc cơ quan cần được báo cáo và xin ý kiến theo quy định. 2. Theo dõi lịch trình và tiến độ chuyến đi Trong suốt chuyến công tác, thư ký cần theo dõi lịch trình đã thống nhất và cập nhật khi có thay đổi. Có thể sử dụng bảng theo dõi đơn giản:

9 Tình trạng Thời gian Nội dung/địa điểm Ghi chú Đã thực hiện/Thay đổi ... ... ... Đã thực hiện/Thay đổi ... ... ... Khi có thay đổi, cần kiểm tra những nội dung có liên quan như phương tiện, địa điểm, người tham dự và các cuộc hẹn tiếp theo để tránh ảnh hưởng đến lịch trình chung. 3. Hỗ trợ các buổi làm việc và quan hệ đối ngoại Đối với các buổi làm việc với cơ quan, tổ chức hoặc đối tác, thư ký cần phối hợp để bảo đảm các điều kiện phục vụ công việc đã được chuẩn bị. Các công việc có thể bao gồm: ● Kiểm tra phòng họp và các điều kiện cần thiết. ● Chuẩn bị và sắp xếp tài liệu. ● Hỗ trợ việc đón tiếp và liên hệ với đơn vị tổ chức. ● Ghi chép nội dung cuộc họp khi được giao. ● Tiếp nhận các tài liệu hoặc thông tin được trao đổi sau buổi làm việc. ● Ghi nhận những nội dung cần tiếp tục xử lý sau chuyến đi. Đối với tài liệu, giấy tờ hoặc thông tin quan trọng nhận được trong chuyến đi, cần lưu giữ và phân loại để thuận tiện cho việc báo cáo và xử lý sau chuyến công tác. 4. Xử lý các vấn đề phát sinh Trong chuyến đi, lịch trình có thể thay đổi do các nguyên nhân như phương tiện chậm, đối tác thay đổi thời gian làm việc, thiếu tài liệu hoặc phát sinh vấn đề về nơi ở. Khi xảy ra vấn đề, thư ký nên thực hiện theo trình tự: Ghi nhận → Kiểm tra thông tin → Báo cáo → Phối hợp xử lý → Cập nhật lại lịch trình. Trước khi báo cáo, cần xác định rõ vấn đề gì đã xảy ra, ảnh hưởng đến công việc nào và những thông tin nào đã được xác nhận.

10 Lưu ý: Không tự ý đưa ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao. Với những vấn đề cần ý kiến của thủ trưởng hoặc cơ quan, cần báo cáo để được hướng dẫn. 5. Trường hợp thư ký không đi cùng thủ trưởng Khi không đi cùng thủ trưởng, thư ký vẫn tiếp tục thực hiện các công việc tại cơ quan và phối hợp hỗ trợ trong thời gian thủ trưởng đi công tác. Trước khi thủ trưởng khởi hành, cần: ● Nắm rõ thời gian thủ trưởng vắng mặt. ● Xác định những công việc đang thực hiện và những việc cần tiếp tục xử lý. ● Làm rõ những công việc đã được giao cho người khác. ● Nắm thông tin liên hệ cần thiết trong thời gian thủ trưởng đi công tác. ● Tiếp nhận và bàn giao các tài liệu cần xử lý theo phân công. Trong thời gian thủ trưởng vắng mặt, thư ký: ● Tiếp nhận và phân loại công văn, giấy tờ và thông tin gửi đến. ● Ghi nhận các cuộc gọi, khách đến liên hệ hoặc yêu cầu cần xử lý. ● Theo dõi những công việc phát sinh. ● Liên hệ với thủ trưởng khi có vấn đề quan trọng hoặc khẩn cấp và phù hợp với phạm vi được phép. ● Duy trì thông tin về những công việc đã phát sinh để báo cáo khi thủ trưởng trở về. Lưu ý: Những công việc thuộc thẩm quyền của người được phân công thay thế cần được chuyển đúng người xử lý, thay vì để mọi việc tập trung vào thư ký. 6. Kiểm tra cuối ngày Nếu thư ký đi cùng đoàn, cuối mỗi ngày có thể rà soát nhanh: ● Các nội dung trong ngày đã hoàn thành/chưa hoàn thành ● Những thay đổi trong lịch trình ● Công việc cần thực hiện vào ngày hôm sau ● Tài liệu đã nhận hoặc cần lưu giữ ● Chi phí và chứng từ phát sinh ● Những vấn đề cần báo cáo hoặc tiếp tục xử lý Việc cập nhật này giúp thư ký nắm được tình hình chuyến đi và chủ động chuẩn bị cho các hoạt động tiếp theo.

11 PHẦN IV. SAU CHUYẾN ĐI – KHÉP LẠI MỘT CHU TRÌNH . Chuyến công tác kết thúc không có nghĩa là công việc của thư ký kết thúc. Sau khi thủ trưởng và đoàn công tác trở về, cần hoàn tất các công việc liên quan đến báo cáo, chứng từ, thông tin và lưu trữ. 1. Báo cáo và tổng hợp thông tin Sau chuyến đi, thư ký tập hợp những thông tin và tài liệu liên quan đến chuyến công tác để phục vụ việc báo cáo. Tùy theo phân công, có thể thực hiện: ● Tổng hợp nội dung và kết quả chính của chuyến đi. ● Tập hợp các tài liệu, văn bản và thông tin nhận được. ● Ghi nhận những nội dung đã thống nhất với các đơn vị, đối tác. ● Tổng hợp những công việc cần tiếp tục thực hiện sau chuyến đi. ● Hỗ trợ thủ trưởng chuẩn bị báo cáo hoặc các văn bản liên quan. Kiểm tra nhanh: Báo cáo cần phản ánh được chuyến đi đã thực hiện những nội dung gì, kết quả chính ra sao và còn những công việc nào cần tiếp tục xử lý. 2. Hoàn thiện chứng từ và thanh toán Thư ký phối hợp với người được giao phụ trách để tập hợp và hoàn thiện các chứng từ liên quan đến chuyến công tác. Các giấy tờ cần kiểm tra có thể gồm: ● Vé và chứng từ phương tiện đi lại. ● Hóa đơn, chứng từ về nơi ở và các khoản chi liên quan. ● Giấy tờ xác nhận hoặc các tài liệu cần thiết khác. ● Các chứng từ phát sinh trong quá trình công tác. Những khoản chi và việc thanh toán cần được thực hiện theo quy định của cơ quan và phối hợp với bộ phận tài chính. Lưu ý: Cần kiểm tra chứng từ ngay sau chuyến đi để hạn chế trường hợp thất lạc hoặc thiếu thông tin khi thực hiện thanh toán. 3. Thư cảm ơn và liên hệ sau chuyến đi Nếu chuyến công tác có sự hỗ trợ, tiếp đón hoặc phối hợp của cơ quan, tổ chức, đối tác bên ngoài, thư ký có thể được giao chuẩn bị thư cảm ơn hoặc văn bản liên quan.

12 Trước khi gửi, cần kiểm tra: ● Tên và thông tin của đơn vị, cá nhân nhận. ● Nội dung và mức độ phù hợp của lời cảm ơn. ● Người ký và hình thức gửi. ● Các nội dung cần tiếp tục trao đổi sau chuyến đi. Đối với những vấn đề đã được thống nhất trong chuyến công tác, thư ký tiếp tục theo dõi và phối hợp xử lý theo phân công. 4. Lưu trữ hồ sơ Sau khi hoàn thành chuyến công tác, thư ký tập hợp và sắp xếp các tài liệu liên quan thành hồ sơ để thuận tiện cho việc tra cứu và sử dụng về sau. Có thể lưu trữ theo nhóm: ● Kế hoạch và chương trình chuyến đi. ● Lịch trình và thông tin liên hệ. ● Giấy tờ, văn bản liên quan. ● Tài liệu phục vụ các buổi làm việc. ● Tài liệu nhận được trong chuyến đi. ● Báo cáo và các văn bản sau chuyến đi. ● Chứng từ và tài liệu phục vụ thanh toán. Kiểm tra nhanh: Hồ sơ cần được sắp xếp theo cách dễ tìm lại, đồng thời bảo đảm các tài liệu có tính bảo mật được lưu giữ theo quy định của cơ quan. 5. Đánh giá và rút kinh nghiệm Sau khi hoàn tất các công việc trên, thư ký có thể rà soát lại toàn bộ quá trình tổ chức chuyến đi để ghi nhận những vấn đề cần cải thiện cho các lần sau. Có thể xem xét: ● Nội dung nào được chuẩn bị thuận lợi? ● Nội dung nào phát sinh vấn đề? ● Nguyên nhân của vấn đề là gì? ● Việc phối hợp giữa các bên có điểm nào cần cải thiện? ● Có khoản chi hoặc thủ tục nào cần lưu ý cho những chuyến sau? ● Những thông tin hoặc liên hệ nào cần được cập nhật? Nếu cần, các nội dung này có thể được tổng hợp thành bảng ngắn:

13 Nội dung Kết quả Vấn đề phát sinh Kinh nghiệm/lần sau Lịch trình ... ... ... Phương tiện ... ... ... Nơi ở ... ... ... Làm việc ... ... ... Hồ sơ, chứng từ ... ... ... Việc rà soát sau chuyến đi giúp hồ sơ được hoàn thiện và những kinh nghiệm thực tế được ghi nhận để phục vụ cho các chuyến công tác tiếp theo.

14 PHẦN V. SỬ DỤNG AI HỢP LÝ TRONG NGHIỆP VỤ THƯ KÍ . 1. Gợi ý những việc AI có thể hỗ trợ Trong quá trình chuẩn bị chuyến đi công tác, AI có thể được sử dụng để hỗ trợ các công việc mang tính phác thảo, tổng hợp, sắp xếp thông tin và xử lý ngôn ngữ, cụ thể: - Lập kế hoạch: phác thảo lịch trình, checklist công việc, timeline và các mốc thời gian cần chuẩn bị. - Chuẩn bị tài liệu: gợi ý cấu trúc chương trình, kế hoạch công tác và danh mục giấy tờ, tài liệu cần chuẩn bị. - Tổng hợp thông tin: hệ thống hóa thông tin đã có về người tham gia, lịch họp, phương tiện, nơi lưu trú và các đầu việc liên quan. - Soạn thảo: tạo bản nháp email xác nhận, email phối hợp, thư cảm ơn và các thông báo liên quan đến chuyến công tác. - Xử lý ngôn ngữ: hỗ trợ dịch, biên tập và điều chỉnh cách diễn đạt trong email, lịch trình và tài liệu phục vụ chuyến đi. - Xử lý tình huống: đề xuất các phương án khi lịch trình thay đổi hoặc phát sinh vấn đề cần xử lý. - Trình bày thông tin: chuyển dữ liệu đã có thành bảng, checklist hoặc timeline để thuận tiện theo dõi. Nguyên tắc: AI chỉ hỗ trợ quá trình chuẩn bị và xử lý công việc. Thư ký phải kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh kết quả của AI trước khi sử dụng hoặc thực hiện. 2. Trách nhiệm của thư kí Thư ký chịu trách nhiệm kiểm soát tính chính xác, phù hợp, bảo mật và tính hợp lệ của thông tin được sử dụng trong công việc. Khi sử dụng AI, thư ký cần: Trách nhiệm Yêu cầu thực hiện Xác định mục đích sử dụng Sử dụng AI cho các công việc phù hợp như lập danh sách, tổng hợp, soạn thảo, xử lý ngôn ngữ và đề xuất phương án. Kiểm soát thông tin đầu vào Kiểm tra dữ liệu trước khi cung cấp cho AI; chỉ cung cấp những thông tin cần thiết và được phép sử dụng. Đánh giá kết quả Kiểm tra nội dung AI tạo ra để phát hiện thông tin thiếu, sai, lỗi thời hoặc không phù hợp với yêu cầu thực tế. Đối chiếu thông tin quan trọng Xác nhận giờ bay, lịch họp, địa chỉ, chi phí, tình trạng đặt chỗ, quy định nhập cảnh và các thông tin quan trọng khác từ nguồn chính thức hoặc bên liên quan.

15 Điều chỉnh kết quả Sửa đổi hoặc loại bỏ nội dung AI đề xuất để phù hợp với kế hoạch, quy định của cơ quan và chỉ đạo của lãnh đạo. Bảo đảm bảo mật Không cung cấp thông tin mật, tài liệu nội bộ, dữ liệu cá nhân hoặc dữ liệu nhạy cảm cho AI khi chưa được phép hoặc chưa có biện pháp bảo vệ phù hợp. Tuân thủ thẩm quyền Báo cáo và xin ý kiến lãnh đạo đối với các vấn đề vượt quá thẩm quyền, đặc biệt là thay đổi về lịch trình, chi phí hoặc phương án xử lý sự cố. Kiểm tra trước khi thực hiện Kiểm tra lần cuối trước khi gửi, đặt, ký, thanh toán, xác nhận hoặc cung cấp thông tin cho bên ngoài. 3. Những gì không nên giao phó hoàn toàn cho AI AI không được xem là nguồn xác nhận hoặc quyết định cuối cùng đối với các nội dung sau: - Thông tin chuyến đi: giờ bay, lịch họp, địa chỉ, giá dịch vụ, tình trạng đặt chỗ và điều kiện thay đổi hoặc hủy dịch vụ. - Thủ tục và quy định: visa, xuất nhập cảnh, quy định của cơ quan chức năng và các thủ tục hành chính, pháp lý. - Quyết định nghiệp vụ: lịch trình cuối cùng, ngân sách, phương án di chuyển, lựa chọn dịch vụ và phương án xử lý rủi ro. - Thông tin bảo mật: tài liệu nội bộ, thông tin cá nhân, thông tin tài chính và các dữ liệu nhạy cảm khi chưa xác định được điều kiện sử dụng phù hợp. - Hành động chính thức: gửi thông tin chính thức, ký, đặt dịch vụ, thanh toán hoặc xác nhận nếu chưa hoàn tất quy trình kiểm tra và phê duyệt. Nguyên tắc: AI có thể đề xuất và hỗ trợ xử lý, nhưng thư ký phải là người kiểm tra, xác nhận và thực hiện trong phạm vi thẩm quyền; những vấn đề thuộc thẩm quyền của lãnh đạo phải được báo cáo để quyết định. 4. Quy trình 6 bước sử dụng AI Bước 1. AI ĐỀ XUẤT Sử dụng AI để phác thảo, tổng hợp thông tin, lập checklist hoặc đề xuất phương án phù hợp với yêu cầu công việc. Bước 2. THƯ KÝ SÀNG LỌC Xác định nội dung có thể sử dụng, nội dung cần kiểm chứng và nội dung không phù hợp để sử dụng.

16 Bước 3. ĐỐI CHIẾU Kiểm tra các thông tin quan trọng với nguồn chính thức, tài liệu gốc hoặc bên liên quan. Bước 4. ĐIỀU CHỈNH Sửa đổi kết quả của AI theo yêu cầu thực tế của chuyến công tác, quy định của cơ quan và các thông tin đã được xác nhận. Bước 5. BÁO CÁO VÀ XIN Ý KIẾN Đối với những vấn đề thuộc thẩm quyền của lãnh đạo, thư ký tổng hợp thông tin, trình bày các phương án và báo cáo để lãnh đạo xem xét, quyết định. Bước 6. XÁC NHẬN VÀ THEO DÕI Sau khi có quyết định hoặc phê duyệt cần thiết, thư ký thực hiện công việc, theo dõi tiến độ và kiểm tra kết quả để bảo đảm chuyến công tác được triển khai đúng kế hoạch. Ghi nhớ: AI hỗ trợ tốc độ; thư ký bảo đảm tính chính xác và chịu trách nhiệm về việc sử dụng kết quả AI. Bài học quan trọng không phải là “đừng dùng AI”, mà là “phải có trách nhiệm nghiệp vụ khi sử dụng AI”.

17 PHẦN VII. BỘ CHECKLIST THỰC HÀNH . A. Checklist trước chuyến đi ● Mục đích và kết quả cần đạt ● Thành phần đoàn và trách nhiệm từng người ● Lịch làm việc với đối tác ● Vé và thời gian di chuyển ● Hộ chiếu/giấy tờ cần thiết ● Khách sạn và phương tiện tại điểm đến ● Tài liệu chuyên môn và văn bản cần ký ● Kinh phí đã dự trù; chứng từ cần thiết ● Thông tin văn hóa, thời tiết, an ninh và các lưu ý cần thiết ● Lịch trình đã gửi cho các bên liên quan ● Email/thông báo mới nhất từ đối tác ● Phương án dự phòng cho các mốc quan trọng B. Checklist trong chuyến đi ● Theo dõi lịch trình hằng ngày ● Nhắc lãnh đạo trước các mốc quan trọng ● Kiểm tra tài liệu trước từng cuộc họp ● Cập nhật thay đổi từ đối tác ● Ghi nhận các vấn đề phát sinh ● Đánh giá ảnh hưởng và đề xuất phương án ● Theo dõi đến khi vấn đề được xử lý C. Checklist sau chuyến đi ● Tổng hợp kết quả và diễn biến công việc ● Thu nhận và kiểm tra chứng từ ● Hoàn tất thủ tục thanh toán/quyết toán ● Soạn và gửi thư cảm ơn phù hợp ● Lưu trữ hồ sơ, tài liệu và thư tín ● Ghi nhận bài học và đề xuất điều chỉnh cho chuyến sau

18 PHẦN VIII. MỘT SỐ TÌNH HUỐNG VÀ CÁCH TƯ DUY . Tình huống 1 – Chuyến bay bị chậm Ưu tiên: xác định mức độ ảnh hưởng đến cuộc họp; kiểm tra phương tiện thay thế; liên hệ các bên nếu lịch trình có nguy cơ thay đổi; báo cáo lãnh đạo; cập nhật toàn bộ lịch trình thay vì chỉ xử lý riêng chuyến bay. Tình huống 2 – Đối tác đổi giờ họp Không chỉ sửa một dòng trong lịch. Cần kiểm tra toàn bộ chuỗi hoạt động trước và sau cuộc họp: phương tiện, địa điểm, tài liệu, thời gian nghỉ và các cuộc hẹn liên quan. Tình huống 3 – Thiếu tài liệu quan trọng Xác định tài liệu đang thiếu, kiểm tra bản điện tử/bản dự phòng, liên hệ đầu mối tại cơ quan nếu cần, đánh giá khả năng gửi/chuẩn bị lại và báo cáo lãnh đạo phương án khả thi. Tình huống 4 – Khác biệt văn hóa Giữ thái độ tôn trọng, quan sát bối cảnh, tránh áp dụng máy móc thói quen giao tiếp trong nước. Thư ký nên chuẩn bị trước kiến thức văn hóa và một số cách chào hỏi, ứng xử phù hợp với đối tác. Tình huống 5 – Vấn đề sức khỏe của lãnh đạo Ưu tiên an toàn và sức khỏe; đồng thời nhanh chóng đánh giá ảnh hưởng đến lịch trình, liên hệ hỗ trợ cần thiết và điều chỉnh chương trình. Các quyết định quan trọng cần được báo cáo lãnh đạo và xử lý trong phạm vi trách nhiệm.

19 LỜI KẾT . Nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác nước ngoài cho thấy rõ vị trí của người thư ký trong hoạt động quản lý. Từ một nhiệm vụ tưởng như thiên về hậu cần, người thư ký phải vận dụng đồng thời khả năng lập kế hoạch, quản lý thời gian và thông tin, giao tiếp, tổ chức, xử lý tình huống và bảo mật. Một chuyến công tác thành công không chỉ được đo bằng việc lãnh đạo đến đúng nơi hay cuộc họp diễn ra đúng giờ. Thành công còn nằm ở khả năng chuẩn bị đầy đủ, phối hợp thông suốt, ứng phó linh hoạt và hoàn tất công việc sau chuyến đi. Trong môi trường có AI, yêu cầu đó không biến mất mà càng trở nên rõ hơn. Công cụ có thể hỗ trợ người thư ký xử lý nhanh hơn, nhưng người thư ký vẫn phải là người hiểu mục tiêu, kiểm chứng thông tin, đánh giá phương án và chịu trách nhiệm về công việc mình triển khai. THÔNG ĐIỆP: Một thư ký chuyên nghiệp không phải là người làm mọi thứ một mình; đó là người biết huy động đúng công cụ, đúng thông tin và đúng con người để công việc đạt đúng mục tiêu.

20