UNIVERSIDADE PRIVADA DE ANGOLA SISTEMA INTERNO DE GARANTIA DA QUALIDADE (SIGQ-UPRA) MANUAL DE PROCEDIMENTOS DIRECÇÃO FINANCEIRA SECRETARIO-GERAL Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado Luanda 2026

SIGQ-UPRA | Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado Ficha Técnica do Documento Designação Manual de Procedimentos da Direcção Financeira Código do documento MP.FIN.01 Versão 1.0 Estado Aprovado Macroprocesso Gestão de Recursos Processo Gestão Orçamental, Financeira e Contabilística Elaborado por Direcção Financeira e Secretaria-Geral, com apoio técnico da Pró-Reitoria para a Qualidade e Avaliação Institucional Aprovado por Senado Data de Aprovação 19/08/2026 Próxima revisão No âmbito do SIGQ-UPRA, no prazo máximo de três anos ou sempre que o R.RIDF.01 seja alterado Documentos associados R.RIDF.01; RGA.02; R.RGPGA.01; VRAA.RGABE.02; R.RIPC.01; MP.PATC.01; R.RIAL.01; R.PLM.01; MP.CH.01; tabela de propinas e emolumentos; POL.01 (Capítulo III) Base legal Estatuto Orgânico da UPRA (artigos 8.º, 10.º e 44.º); Decreto Presidencial n.º 310/20; Decreto n.º 82/01 (Plano Geral de Contabilidade); Código do IVA (Lei n.º 7/19); Lei n.º 22/11; legislação fiscal e de segurança social aplicável Histórico ------

SIGQ-UPRA | Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado | Página 1 Índice Introdução ................................................................................................................................... 2 PROCEDIMENTO 1: Elaborar e executar o orçamento .................................................................... 2 PROCEDIMENTO 2: Facturar e cobrar propinas e emolumentos..................................................... 3 PROCEDIMENTO 3: Registar recebimentos, gerir a tesouraria e reconciliar as contas bancárias ..... 4 PROCEDIMENTO 4: Pagar a fornecedores ..................................................................................... 5 PROCEDIMENTO 5: Gerir o fundo de maneio ................................................................................. 6 PROCEDIMENTO 6: Processar a contabilidade e fechar o mês ....................................................... 7 PROCEDIMENTO 7: Cumprir as obrigações fiscais ........................................................................ 7 PROCEDIMENTO 8: Controlar as dívidas de estudantes ................................................................. 8 PROCEDIMENTO 9: Elaborar o relatório e contas anuais ................................................................ 9 PROCEDIMENTO 10: Preparar e acompanhar a auditoria externa ................................................... 9 PROCEDIMENTO 11: Mobilizar e controlar fontes de financiamento ............................................. 10 PROCEDIMENTO 12: Processar incentivos à investigação e à extensão ........................................ 11 Boas práticas ............................................................................................................................. 12 Indicadores de desempenho ...................................................................................................... 12 ANEXO I – Fluxogramas dos procedimentos ................................................................................ 13 ANEXO II – Modelos e registos ..................................................................................................... 19

SIGQ-UPRA | Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado | Página 2 Introdução Este manual reúne, passo a passo, os procedimentos da Direcção Financeira da Universidade Privada de Angola (UPRA): orçamento, facturação e cobrança de propinas, tesouraria, pagamentos, fundo de maneio, contabilidade, obrigações fiscais, controlo de dívidas de estudantes, prestação de contas, auditoria, mobilização de fundos e incentivos à investigação e à extensão. O manual desenvolve o Regulamento Interno da Direcção Financeira (R.RIDF.01) e a Política de Planeamento, Financiamento e Afectação de Recursos (Capítulo III do POL.01). Como a principal receita da Universidade resulta das propinas e emolumentos, os procedimentos de receita articulam-se com o Regulamento Geral Académico (RGA.02) e com o Regulamento Geral da Pós- Graduação Académica (R.RGPGA.01), que fixam os prazos de pagamento, a penalização por mora e as consequências académicas do incumprimento. A base normativa é o Estatuto Orgânico da UPRA, o Plano Geral de Contabilidade (Decreto n.º 82/01, de 16 de Novembro), o Código do IVA e a legislação fiscal e de segurança social aplicável. Adoptam- se como boas práticas de referência o COSO (2013), a ISO 31000:2018 e a ISO 37001:2016, bem como as práticas internacionais de gestão de contas a receber em instituições de ensino superior: cobrança antecipada, notificações sucessivas documentadas, bloqueio de actos académicos em caso de dívida e tratamento prudente das dívidas de cobrança duvidosa. Em todos os procedimentos vale a regra da segregação de funções: quem propõe, quem autoriza, quem executa, quem regista e quem controla são pessoas distintas (R.RIDF.01, artigo 38.º e Anexo II). Os montantes dos níveis de autorização constam do despacho do Reitor previsto no artigo 18.º do R.RIDF.01. Siglas utilizadas: Sigla Significado DF Direcção Financeira DSA Direcção dos Serviços Académicos DSG Direcção de Serviços Gerais DCH Direcção de Capital Humano/Recursos Humanos SG Secretário-Geral PROQAI Pró-Reitoria para a Qualidade e Avaliação Institucional PRCE Pró-Reitoria para a Cooperação e Extensão Universitária VRACP Vice-Reitoria para os Assuntos Científicos e Pós-Graduação PROCEDIMENTO 1: Elaborar e executar o orçamento Quando usar: anualmente, na preparação do plano de actividades orçamentado, e ao longo do exercício, no acompanhamento da execução e nas alterações orçamentais. Responsável: Director Financeiro (Secção de Orçamento e Planeamento Financeiro). Intervenientes: SG, PROQAI, Decanos e responsáveis dos serviços, Conselho de Direcção, Senado, Reitor, Entidade Promotora. Base normativa: R.RIDF.01, artigos 19.º a 24.º; POL.01, Capítulo III.

SIGQ-UPRA | Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado | Página 3 Passo 1 - Enviar às Unidades Orgânicas e serviços, segundo o calendário fixado por despacho do Reitor, as orientações de preparação, os critérios de afectação e o modelo de proposta. Passo 2 - Receber as propostas, cada actividade com objectivo do PDI, responsável, indicador, custo estimado e rubrica. Passo 3 - Verificar a inscrição das dotações obrigatórias: ensino, investigação, extensão, formação de docentes e PTA, garantia da qualidade, manutenção e substituição de equipamentos. Passo 4 - Consolidar a proposta de orçamento com a PROQAI e estimar as receitas por fonte, em articulação com a Secção de Propinas. Passo 5 - Submeter ao SG, que a apresenta ao Reitor para apreciação pelo Conselho de Direcção e pelo Senado e aprovação pela Entidade Promotora. Passo 6 - Carregar o orçamento aprovado no sistema financeiro e comunicar as dotações a cada Unidade Orgânica e serviço, conservando a prova da comunicação. Passo 7 - Registar o cabimento de cada despesa antes do compromisso e recusar, por escrito, as requisições sem dotação. Passo 8 - Instruir as alterações orçamentais com fundamentação do responsável e submetê-las à autorização competente. Passo 9 - Elaborar o relatório trimestral de execução, com desvios por rubrica e por finalidade, e remetê-lo ao SG. Registos: orientações de preparação; propostas sectoriais; orçamento aprovado; comunicações das dotações; registo de cabimentos; alterações autorizadas; relatórios trimestrais. Dica: a comunicação das dotações e a apresentação do plano orçamentado aos docentes e ao PTA são evidências do indicador 2.2 do INAAREES; guarde as actas e circulares. PROCEDIMENTO 2: Facturar e cobrar propinas e emolumentos Quando usar: no início de cada ano lectivo e mensalmente, na emissão das propinas, e sempre que seja requerido um acto sujeito a emolumento. Responsável: Secção de Propinas e Receitas Académicas. Intervenientes: DSA, estudante ou representante financeiro, entidade financiadora. Base normativa: R.RIDF.01, artigo 26.º; RGA.02; R.RGPGA.01; VRAA.RGABE.02; Código do IVA. Passo 1 - Carregar no sistema a tabela de propinas e emolumentos aprovada e as bolsas e isenções formalmente comunicadas. Passo 2 - Verificar, antes da confirmação da matrícula ou inscrição pela DSA, a regularidade financeira do estudante. Passo 3 - Emitir as facturas e as referências de pagamento do período, com o enquadramento em IVA aplicável.

SIGQ-UPRA | Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado | Página 4 Passo 4 - Registar cada pagamento recebido, até ao dia 15 de cada mês ou no prazo fixado no RGA.02, e emitir recibo em nome do estudante ou da entidade financiadora. Passo 5 - Confirmar o pagamento do emolumento antes de a DSA emitir declarações, certificados ou diplomas. Passo 6 - Encaminhar as prestações não pagas no prazo para o Procedimento 8. Regras académicas com efeito financeiro: Regra (RGA.02 R.RGPGA.01) Acção da DF Matrícula e inscrição dependem da regularidade financeira Validar a situação antes da confirmação Prestações pagas até ao dia 15 de cada mês Emitir referências e acompanhar os recebimentos por prazo Penalização por mora sobre o montante em dívida; nos mestrados, acréscimo fixado no R.RGPGA.01 Calcular e registar a mora Emissão de documentos sujeita ao pagamento do emolumento Confirmar o pagamento antes da emissão Contrato de prestação de serviços educacionais com representante financeiro Identificar o responsável financeiro para cobrança Taxas e emolumentos pagos não são reembolsáveis, salvo excepção regulamentar Tratar os pedidos de reembolso à luz da regra Registos: tabela aprovada; facturas; recibos; registo de bolsas e isenções; confirmações de regularidade enviadas à DSA. Nota: as bolsas de entidades externas seguem o mesmo controlo, dependendo o registo da comunicação formal da atribuição. PROCEDIMENTO 3: Registar recebimentos, gerir a tesouraria e reconciliar as contas bancárias Quando usar: diariamente, nos recebimentos e na conciliação de receitas; semanalmente, na previsão de tesouraria; mensalmente, na reconciliação bancária. Responsável: Tesoureiro (execução); técnico da Secção de Contabilidade e Fiscalidade (revisão). Intervenientes: Secção de Propinas, SG. Base normativa: R.RIDF.01, artigos 28.º e 31.º. Passo 1 - Importar diariamente os movimentos bancários e identificar cada recebimento pelo estudante, cliente ou projecto. Passo 2 - Conciliar diariamente as receitas com os recibos emitidos e com o sistema de gestão académica, tratando os valores não identificados no prazo de cinco dias úteis. Passo 3 - Depositar os recebimentos em numerário no prazo máximo de dois dias úteis.

SIGQ-UPRA | Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado | Página 5 Passo 4 - Actualizar semanalmente a previsão de tesouraria, com recebimentos e pagamentos previstos, e apresentar o ponto de situação ao SG. Passo 5 - Preparar, até ao quinto dia útil de cada mês, a reconciliação de cada conta bancária do mês anterior. Passo 6 - Submeter a reconciliação à revisão de técnico da Contabilidade, que assina, e regularizar as diferenças no mês seguinte. Campos da reconciliação bancária: Campo Preenchimento Conta e período Banco, número da conta, mês Saldo do extracto Valor no último dia do mês Saldo contabilístico Valor da conta de depósitos à ordem Diferenças Movimentos em trânsito, não identificados ou por registar Acções Regularização prevista e responsável Assinaturas Preparado por, revisto por, data Registos: diário de recebimentos; conciliação diária; previsão de tesouraria; reconciliações bancárias assinadas. Atenção: quem executa pagamentos não revê a reconciliação bancária. PROCEDIMENTO 4: Pagar a fornecedores Quando usar: sempre que seja necessário adquirir um bem ou serviço e pagar a respectiva factura. Responsável: Secção de Orçamento (cabimento e liquidação) e Tesoureiro (pagamento). Intervenientes: serviço requisitante, DSG (aquisição e recepção), titular com competência para autorizar, SG, Entidade Promotora (homologação, quando prevista). Base normativa: R.RIDF.01, artigos 22.º, 29.º e 36.º; R.RIPC.01; MP.PATC.01. Passo 1 - Receber a requisição do serviço, encaminhada pelo circuito de compras, e registar o cabimento na rubrica respectiva. Passo 2 - Confirmar a autorização da despesa pelo titular competente e, quando previsto, a homologação da Entidade Promotora. Passo 3 - Receber da DSG a nota de encomenda ou o contrato e, após o fornecimento, a guia de recepção ou o auto de conformidade. Passo 4 - Conferir a factura com a encomenda e a recepção (quantidades, preços, IVA, dados fiscais do fornecedor) e liquidar a despesa. Passo 5 - Incluir o pagamento no plano de pagamentos e obter a autorização de pagamento do SG ou do titular delegado.

SIGQ-UPRA | Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado | Página 6 Passo 6 - Executar o pagamento por transferência, com duas assinaturas autorizadas, na data programada. Passo 7 - Marcar a factura como paga, registar contabilisticamente e arquivar o processo completo. Verificações obrigatórias antes do pagamento: Verificação Evidência Cabimento Número de cabimento Autorização da despesa Despacho ou assinatura do titular Recepção do bem ou serviço Guia de recepção ou auto de conformidade Factura válida Factura com requisitos fiscais Dados bancários Ficha de fornecedor confirmada Registos: requisição; cabimento; nota de encomenda ou contrato; guia de recepção; factura conferida; autorização de pagamento; comprovativo de transferência. Importante: a alteração de dados bancários de um fornecedor exige pedido escrito e confirmação por contacto independente antes de qualquer pagamento. PROCEDIMENTO 5: Gerir o fundo de maneio Quando usar: na constituição, utilização, reposição e encerramento de um fundo de maneio. Responsável: responsável do fundo designado no despacho de constituição. Intervenientes: SG, Secção de Contabilidade e Fiscalidade, Tesoureiro. Base normativa: R.RIDF.01, artigo 30.º. Passo 1 - Constituir o fundo por despacho do SG, com montante, responsável, finalidade e limite por despesa. Passo 2 - Pagar apenas despesas urgentes e de pequeno valor, dentro da finalidade e do limite, contra factura ou recibo. Passo 3 - Registar cada despesa na folha de caixa do fundo no próprio dia. Passo 4 - Apresentar a prestação de contas sempre que o saldo atinja o nível mínimo fixado ou, pelo menos, mensalmente. Passo 5 - Conferir a prestação de contas pela Contabilidade e repor o fundo pelo valor das despesas aceites. Passo 6 - Realizar a contagem física mensal e contagens surpresa, com auto assinado. Passo 7 - Saldar o fundo e repor o saldo na Tesouraria até ao último dia útil do ano. Registos: despacho de constituição; folha de caixa; documentos de despesa; prestações de contas conferidas; autos de contagem.

SIGQ-UPRA | Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado | Página 7 Atenção: é proibido fraccionar despesas para contornar o limite e utilizar o fundo para adiantamentos pessoais. PROCEDIMENTO 6: Processar a contabilidade e fechar o mês Quando usar: diariamente, no registo das operações, e mensalmente, no fecho até ao décimo dia útil. Responsável: Secção de Contabilidade e Fiscalidade. Intervenientes: Técnico-Administrativo, Tesoureiro, Secção de Controlo Patrimonial, DCH. Base normativa: R.RIDF.01, artigos 32.º e 33.º; Decreto n.º 82/01. Passo 1 - Receber as pastas de documentos, verificar a validade e numerar cada documento. Passo 2 - Classificar e registar as operações segundo o Plano Geral de Contabilidade, com imputação ao centro de custo. Passo 3 - Registar as remunerações com base na folha validada pela DCH e nos pagamentos efectuados. Passo 4 - Verificar as reconciliações bancárias revistas e as conciliações das contas de estudantes, fornecedores e pessoal. Passo 5 - Registar a especialização de custos e proveitos, as amortizações e as provisões do mês. Passo 6 - Emitir o balancete e analisar os saldos anómalos. Passo 7 - Submeter o pacote de fecho ao Director até ao décimo dia útil e bloquear o período no sistema. Lista de verificação do fecho mensal: Verificação Responsável Todos os documentos do mês registados Contabilidade Reconciliações bancárias revistas Contabilidade Conta corrente de estudantes conciliada com o sistema académico Secção de Propinas Remunerações conciliadas com a folha da DCH Contabilidade Amortizações e provisões lançadas Contabilidade Balancete analisado e aprovado Director Financeiro Registos: diário contabilístico; balancete mensal; lista de verificação assinada. PROCEDIMENTO 7: Cumprir as obrigações fiscais Quando usar: ao longo do ano, segundo o calendário fiscal, e sempre que surja uma obrigação declarativa ou de pagamento. Responsável: Secção de Contabilidade e Fiscalidade.

SIGQ-UPRA | Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado | Página 8 Intervenientes: DCH (rendimentos do trabalho), Tesoureiro, Director Financeiro. Base normativa: R.RIDF.01, artigo 34.º; Código do IVA; legislação fiscal e de segurança social aplicável. Passo 1 - Elaborar, no início do ano, o calendário fiscal com todas as obrigações, prazos legais e responsáveis. Passo 2 - Apurar mensalmente o IVA, distinguindo as operações tributadas e isentas, e preparar a declaração. Passo 3 - Apurar as retenções na fonte e as contribuições sobre remunerações e serviços, com base nos dados da DCH e dos pagamentos. Passo 4 - Submeter as declarações a validação do Director pelo menos três dias úteis antes do prazo legal. Passo 5 - Submeter as declarações e efectuar os pagamentos dentro do prazo, arquivando os comprovativos. Passo 6 - Registar no calendário a data efectiva de cada submissão e pagamento e reportar ao SG qualquer atraso. Registos: calendário fiscal; apuramentos; declarações submetidas; comprovativos de pagamento. Dica: um calendário fiscal partilhado, com alertas automáticos, previne coimas e juros. PROCEDIMENTO 8: Controlar as dívidas de estudantes Quando usar: mensalmente, após o fim do prazo de pagamento das propinas, e até à regularização ou abate da dívida. Responsável: Secção de Propinas e Receitas Académicas. Intervenientes: DSA, estudante e representante financeiro, Gabinete Jurídico, Reitor. Base normativa: R.RIDF.01, artigo 27.º; RGA.02; R.RGPGA.01. Passo 1 - Emitir, após o dia 15, o mapa de antiguidade das prestações em atraso, por estudante e curso. Passo 2 - Enviar a primeira notificação ao estudante e ao representante financeiro e registar a mora nos termos do RGA.02 ou do R.RGPGA.01. Passo 3 - Enviar a segunda e a terceira notificações em intervalos de quinze dias, guardando a prova de envio. Passo 4 - Comunicar à DSA o bloqueio dos actos académicos e da emissão de documentos enquanto subsistir a dívida. Passo 5 - Propor e formalizar por escrito um plano de regularização, quando solicitado, e acompanhar o seu cumprimento. Passo 6 - Persistindo o incumprimento nos termos regulamentares, propor a suspensão ou a anulação da matrícula; nos mestrados, aplicar o prazo fixado no R.RGPGA.01.

SIGQ-UPRA | Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado | Página 9 Passo 7 - Classificar como de cobrança duvidosa as dívidas vencidas há mais de cento e oitenta dias sem plano cumprido e informar a Contabilidade para constituição de provisão. Passo 8 - Instruir o processo de abate das dívidas irrecuperáveis, com parecer do Gabinete Jurídico, para autorização do Reitor. Registos: mapa de antiguidade; notificações; comunicações à DSA; planos de regularização; propostas de anulação; processos de abate. Nota: quem regista os recebimentos não conduz a cobrança nem propõe o abate; a informação sobre dívidas é comunicada apenas ao estudante, ao representante financeiro e aos serviços que dela necessitam. PROCEDIMENTO 9: Elaborar o relatório e contas anuais Quando usar: no encerramento de cada exercício. Responsável: Director Financeiro. Intervenientes: Secções da DF, DSG (inventário), SG, Conselho de Direcção, Senado, Reitor, Entidade Promotora. Base normativa: R.RIDF.01, artigos 33.º, 35.º e 40.º; POL.01, Capítulo III. Passo 1 - Aprovar, em Novembro, o plano de encerramento do exercício, com tarefas, responsáveis e datas. Passo 2 - Realizar com a DSG a verificação física do inventário e conciliá-lo com os registos contabilísticos. Passo 3 - Confirmar saldos com bancos, principais fornecedores e entidades financiadoras. Passo 4 - Registar as amortizações, as provisões e a especialização dos exercícios e fechar as contas. Passo 5 - Preparar as demonstrações financeiras, a execução orçamental anual por finalidade e as notas explicativas. Passo 6 - Identificar as receitas extraordinárias, donativos e liberalidades, para declaração no relatório. Passo 7 - Entregar o relatório de contas ao SG até ao final do primeiro trimestre, para integração no relatório anual de actividades e de contas. Passo 8 - Acompanhar a apreciação pelo Conselho de Direcção e pelo Senado e a submissão à Entidade Promotora. Registos: plano de encerramento; auto de inventário; confirmações de saldos; demonstrações financeiras; relatório de contas. PROCEDIMENTO 10: Preparar e acompanhar a auditoria externa Quando usar: sempre que a Entidade Promotora ou o Reitor determine a auditoria das contas, ou quando exigida por lei.

SIGQ-UPRA | Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado | Página 10 Responsável: Director Financeiro. Intervenientes: auditor independente, SG, secções da DF, DCH, DSG. Base normativa: R.RIDF.01, artigo 39.º. Passo 1 - Receber o plano e o pedido de documentação do auditor e designar um interlocutor da DF. Passo 2 - Preparar o dossier de auditoria: balancetes, demonstrações, reconciliações, contratos, inventário e actas relevantes. Passo 3 - Responder aos pedidos do auditor no prazo acordado, registando o que é entregue. Passo 4 - Analisar o projecto de relatório e apresentar os comentários da gestão. Passo 5 - Elaborar o plano de acção para as recomendações, com responsáveis e prazos, aprovado pelo SG. Passo 6 - Acompanhar trimestralmente a execução do plano e reportar ao SG e à PROQAI. Registos: plano de auditoria; registo de pedidos e entregas; relatório do auditor; comentários da gestão; plano de acção e relatórios de seguimento. PROCEDIMENTO 11: Mobilizar e controlar fontes de financiamento Quando usar: na preparação de candidaturas, protocolos ou prestações de serviços com receitas próprias, e na sua execução. Responsável: Secção de Orçamento e Planeamento Financeiro. Intervenientes: PRCE e Polo Universitário (identificação de oportunidades), VRACP, Gabinete Jurídico, SG, Reitor. Base normativa: R.RIDF.01, artigo 25.º; POL.01, Capítulo III. Passo 1 - Manter o mapa de fontes de financiamento, com a origem, o montante e o peso de cada fonte. Passo 2 - Emitir informação financeira prévia sobre encargos, contrapartidas e comparticipação de cada candidatura ou protocolo, no prazo de cinco dias úteis. Passo 3 - Após a aprovação institucional e a celebração do instrumento, abrir centro de custo próprio para o projecto. Passo 4 - Registar os recebimentos e as despesas no centro de custo e verificar a elegibilidade das despesas face às regras do financiador. Passo 5 - Elaborar os relatórios financeiros exigidos pelo financiador e o relatório interno de execução. Passo 6 - Actualizar o mapa de fontes e reportar a diversidade de financiamento no relatório anual.

SIGQ-UPRA | Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado | Página 11 Registos: mapa de fontes de financiamento; informações financeiras prévias; centros de custo; relatórios de execução. Dica: o mapa de fontes é a evidência da diversidade de financiamento exigida pelo indicador 2.2 do INAAREES. PROCEDIMENTO 12: Processar incentivos à investigação e à extensão Quando usar: em cada edital anual de incentivos à produção científica e às acções de extensão. Responsável: Secção de Orçamento e Planeamento Financeiro (cabimento e controlo); Tesoureiro (pagamento). Intervenientes: VRACP (produção científica), PRCE (extensão), Unidades Orgânicas, PROQAI. Base normativa: R.RIDF.01, artigo 21.º; POL.01, Capítulo III, n.os 10 e 11. Passo 1 - Confirmar a dotação específica para investigação e extensão inscrita no orçamento e comunicá-la à VRACP e à PRCE. Passo 2 - Verificar o cabimento do edital antes da sua publicação, distinguindo docentes, investigadores e discentes. Passo 3 - Receber a lista de incentivos aprovada pela VRACP ou pela PRCE, com beneficiário, categoria e montante. Passo 4 - Processar o pagamento de cada incentivo, aplicando as retenções legais quando devidas. Passo 5 - Registar a execução por beneficiário, categoria (docente, investigador, discente) e finalidade. Passo 6 - Enviar à PROQAI o mapa anual de execução, como evidência dos indicadores 7.5 e 8.5. Evidências produzidas: Indicador do INAAREES Evidência 7.5.1 e 8.5.1 — orçamento prevê investigação e extensão Rubricas próprias no orçamento aprovado 7.5.2 e 8.5.2 — incentivos a docentes Edital, lista aprovada e pagamentos 7.5.3 e 8.5.3 — incentivos a investigadores Edital, lista aprovada e pagamentos 7.5.4 e 8.5.4 — incentivos a discentes Edital, lista aprovada e pagamentos Registos: confirmação de dotação; cabimento do edital; listas aprovadas; comprovativos de pagamento; mapa anual de execução.

SIGQ-UPRA | Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado | Página 12 REGRAS GERAIS Boas práticas • Nenhuma despesa sem cabimento e autorização; nenhum pagamento sem factura, recepção e autorização. • Separar sempre quem autoriza, quem paga, quem regista e quem reconcilia. • Movimentar as contas bancárias sempre com duas assinaturas autorizadas. • Conciliar diariamente as receitas e mensalmente as contas bancárias. • Fechar o mês até ao décimo dia útil e cumprir todos os prazos fiscais. • Numerar e arquivar todos os documentos, em suporte físico e digital, por exercício. • Não aceitar ofertas de fornecedores ou estudantes e declarar qualquer conflito de interesses (CEC.01). • Tratar a informação sobre dívidas de estudantes com confidencialidade (Lei n.º 22/11). • Conservar as evidências financeiras exigidas pelo INAAREES de forma organizada e acessível. • Indicadores de desempenho Indicador Fórmula Meta Periodicidade Taxa de cobrança de propinas Receita recebida receita facturada × 100 A definir no Plano Anual Mensal Taxa de inadimplência Dívida vencida receita facturada × 100 A definir no Plano Anual Mensal Prazo médio de recebimento Dias médios entre a facturação e o recebimento A definir no Plano Anual Trimestral Prazo médio de pagamento Dias médios entre a recepção da factura e o pagamento A definir no Plano Anual Trimestral Taxa de execução orçamental Orçamento executado orçamento aprovado × 100 A definir no Plano Anual Trimestral Fecho mensal no prazo Meses fechados até ao 10.º dia útil 12 × 100 A definir no Plano Anual Anual Prazos fiscais cumpridos Obrigações cumpridas no prazo obrigações do período × 100 A definir no Plano Anual Trimestral Diversidade de fontes de financiamento Receitas não provenientes de propinas receitas totais × 100 A definir no Plano Anual Anual Execução dos incentivos Incentivos pagos dotação para incentivos × 100 A definir no Plano Anual Anual Recomendações de auditoria implementadas Recomendações implementadas recomendações emitidas × 100 A definir no Plano Anual Semestral

SIGQ-UPRA | Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado | Página 13 ANEXO I FLUXOGRAMAS DOS PROCEDIMENTOS Os fluxogramas seguintes representam, de forma resumida, a sequência de cada procedimento descrito no presente manual.

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SIGQ-UPRA | Código: MP.FIN.01 | Versão: 1.0 Documento Controlado | Página 19 ANEXO II MODELOS E REGISTOS Pedido de cabimento Campo Preenchimento Serviço requisitante Designação e responsável Descrição da despesa Bem ou serviço, quantidade, finalidade Valor estimado Montante com IVA Rubrica e centro de custo Conforme o orçamento aprovado Actividade do Plano Anual Referência da actividade Cabimento Número, data e assinatura da Secção de Orçamento Autorização de pagamento Campo Preenchimento Fornecedor e factura Nome, número de contribuinte, número e data da factura Valor a pagar Montante líquido e retenções Referências Cabimento, encomenda, guia de recepção Liquidação Técnico que conferiu, data Autorização Titular competente, data e assinatura Execução Data de pagamento, meio, assinaturas bancárias Prestação de contas do fundo de maneio Campo Preenchimento Fundo e responsável Despacho de constituição, nome Período Datas de início e fim Despesas Data, documento, descrição, valor Saldo Saldo inicial, despesas, saldo final em caixa Conferência Técnico da Contabilidade, data e assinatura Plano de regularização de dívida Campo Preenchimento Estudante e representante financeiro Nome, número de estudante, curso, contacto Montante em dívida Capital e mora à data Calendário Número, valor e datas das prestações Consequência do incumprimento Vencimento imediato e retoma do procedimento de cobrança Assinaturas Estudante, representante financeiro, Director Financeiro