WARM WELCOME TO Reception Training Manual The Art of Guest Experience Curated with love by Efrosini Kamperai Rooms Division Manager

WELCOME TO THE FRONT OFFICE BIBLE! If you’re reading this, congratulations , you are officially part of the magic behind the scenes. Also… no pressure, but you now hold the power of check-ins, upgrades, guest happiness, and occasionally… crisis management before coffee. This manual is here to guide you through our Pylon system and daily procedures and how we keep everything running smoothly while looking effortlessly fabulous doing it. Inside you’ll find: The “how-to” of everything The “what to do when things go wrong” And the “please don’t panic, we’ve got this” moments Remember: We are not just receptionists. We are problem-solvers, mood-lifters, memory-makers… and sometimes therapists (unofficially). Mistakes? Allowed. Asking questions? Encouraged. Positive attitude? Non-negotiable. Now take a deep breath, channel your inner 5-star energy and let’s make every guest feel like they’ve just arrived at their dream. Every gesture, every smile, every moment—crafted to be felt. This is the feeling of

Πεμπτη 30/04/26 Τεταρτη 29/04/26 09.00-11.30 ΟΡΓΑΝΩΣΗΥΠΟΔΟΧΗΣ (DUTIES PER SHIFT, TELEPHONE OPERATOR, ΣΤΗΣΙΜΟ 11.00-13.00 ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ + TEST) - ROOM ORIENTATION 13.00-14.00 MEETING ΜΕ Head of Drivers 14.00-14.30 ΔΙΑΛΕΙΜΜΑ 14.30-15.30 CONCIERGE ACTIVITIES 15.30-17.00 CHECK ΙΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ 09.00-11.30 11.30-13.30 MEETING ΜΕ Ιασωννα. Reservations Manager 13.30-14.00 ΔΙΑΛΕΙΜΜΑ 14.00-16.00 16.00-17.00 CHECK IN 09.00-12.00 ΠΕΡΙΗΓΗΣΗ ΣΤΟ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΟ -ROOM ORIENTATION 12.00-13.00 MEETING ΜΕ Κα. Ρουλα Executive Housekeeper 13.00-15.00 PYLON TRAINING 15.00-15.30 ΔΙΑΛΕΙΜΜΑ 15.30-17.00 CHECK IN 09.00-11.00 ΠΕΡΙΗΓΗΣΗ ΣΤΟ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΟ -ROOM ORIENTATION 11.00-12.00 MEETING ΜΕ , F&B Director 12.00-14.00 PYLON TRAINING 14.00-14.30 ΔΙΑΛΕΙΜΜΑ 14.30-15.30 CHECK OUT 15.30-17.00 CHECK IN 09.00-10.00 ΓΝΩΡΙΜΙΑ ΜΕ ΤΗΝ ΟΜΑΔΑ 10.01-11.0 ΠΕΡΙΗΓΗΣΗ ΣΤΟ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΟ -ROOM ORIENTATION 11.30-12.30 ΦΙΛΟΣΟΦΙΑ-ΣΤΟΧΟΙ-ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΜYTHIC 12.30-13.00 ΔΙΑΛΕΙΜΜΑ 13.00-17.00 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ CHECK IN & ROOMING 09.00-11.30 ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ + TEST) - ROOM ORIENTATION- CHECK OUT 11.30-14.30 CONCIERGE ACTIVITIES 14.30-15.00 ΔΙΑΛΕΙΜΜΑ 15.00-17.00 CHECK ΙΝ (Συνάντησημε Κ. Ιορδανη Δουρακη (General Manager) Σαββατο 25/04/26 Κυριακη 26/04/26 Δευτερα 27/04/26 Τριτη 28/04/26ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ 1 ΜΑΙΟΥ 26OPENING DAY

MAJESTY SPA SUITEJUNIOR SUITEDeluxe Double Sea View (20 sqm) They are 3 in total: 301,302,601. Deluxe Double Sea View with Hot Tub (20 sqm) They are 4 in total: 201,202,203,101. Junior Suite Sea View (25-32 sqm) They are 10 in total: 102,103, 303, 401,402,403,404,405,406,607,512. Cave Senior Suite Sea View (60 sqm) It is 1 in total: 304 Supreme Suite Sea View ( 42-50 sqm) They are 9 in total: 104, 105,106,107,602,603,604,605,606. Cave Suite Sea View ( 32-40 sqm) They are 4 in total: 509,510,511. Cave Suite Sea View with Hot Tub (32-40 sqm) They are 4 in total: 505,506,507,508 Cave Suite with Pool (32-40 sqm) They are 4 in total: 501,502,503,504 Signature Suite (60 sqm) Only 1 : 514 Room Categories All our 41 rooms accommodate spacious balconies or verandas, oriented to the sunset. Minimal design, neutral colors, wooden details. Μajestu Spa Suite (120 sqm) Only 1 : 108

ROOM MOVE Guest Request & Initial Response Listen to the guest’s reason for requesting a suite change. Apologize sincerely for any inconvenience caused. Notify the Front Office Manager immediately. Suite Allocation & Inspection Assign a new suite as close as possible to the existing one. Offer to show the suite to the guest before confirming the move. The Room Division Manager must inspect the new suite before presenting it to the guest. Upselling Opportunity ▪ If the guest’s request is based on preference (e.g., size, décor, view), present upgrade options and attempt an upsell. Decision Making ▪ Evaluate the issue severity and suite availability. Decide whether to offer a complimentary upgrade (not recommended) or upsell a higher- category suite. ▪ Guest Approval & Assistance ▪ Engage the guest in the decision-making process. Once approved, arrange for housekeeping and the doorman to assist with luggage and deliver the new key. ▪ Housekeeping Check ▪ Ensure all areas in the previous suite are checked for guest belongings. Confirm with Housekeeping Manager that the suite will be cleaned by the end of the day.▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Room Service & Amenities ▪ Arrange VIP amenities or service recovery if applicable. Check and restock the mini bar in the new suite▪ System & Logbook Updates ▪ Update the suite change in the Pylon system. Record details in the Incident Logbook.▪ Follow-up & Reporting ▪ Contact the guest via courtesy call or WhatsApp to ensure satisfaction. Update the guest profile in Pylon PMS. Notify Housekeeping, F&B, Front Office Manager, and Hotel Manager via email/Watsaap ▪ ▪ Laundry & Transfer List Update • • Check for any laundry items in the previous suite and update records. Update the transfer list with the new suite number. Compliance & Review • All staff must adhere to this SOP to ensure consistency. A late check out request must be followed by a standard answer: “Mr. Smith, thank you for letting us know of your late departure (or your late check out request). Kindly note that we will get back to you tomorrow after breakfast time. Please note that you need to check out by 11am, in case we won’t be able to provide you with that benefit. In that case we may store your luggage and you can use and request a booking to all our facilities before your departure time. Our Spa, courtesy rooms and showers downstairs will be available to freshen up before your trip.” Before you answer to a Guest, remember to: 1. Check for tomorrow's suite availability and ETA of the next guest for the same suite. 3. Inform your Manager and the Housekeeping manager to coordinate suite’s cleaning before the next arrival. 4. If the arrival due in (new Guests’ arrival) cannot be reallocated, then see if another suite (extra supplement may be applied) can be offered to honor the request. *Prior to confirming any late check-out, inform and seek confirmation from the Manager. LATE CHECKOUT REQUEST

Night Auditor is responsible to collect all the master cards each day. Master card keys can be used only from authorized staff members (maids, room service, mini bar, maintenance, reception,) A Master key can be assigned to managers or departments. Expiration date of 10 days is recommended for safety reasons in case of a loss. All master keys should be returned back to the front desk. Keep updated your PMS system (check out time + More fields) and your logbook with all the next day's departures. Always inform your Manager and keep updated the restaurant team and head driver. Every day please inform housekeeping and restaurant for the late check out guaranteed. Any locked safe must be opened by a reception team/HSK Manager or maintenance member together with your Manager on Duty. Items which left behind in the safety box and Guests have departed, please immediately send them a message. The safety deposit box must be opened from your Manager on Duty together and another employee. In case of an in-house Guest (safety box blocked) it can be opened only in Guests ‘presence. Inform your Manager on Duty. For security, always ensure that two employees, a Manager accompanied by an associate, are present when opening a safety box. ♦ ▪ MASTER KEY CARD OPEN SAFETY BOX ▪ ▪

Confirm full address, cell phone number or other personal data available on your PMS system received at check in. If Guest cannot reconfirm any of this information and none of your colleagues is able to identify him, please try to contact the Guest to whom the suite is assigned. If the head Guest does not answer, please ask from your Manager to escort him to suite and collect the ID. An ID, a passport or driving license may be considered as a valid document. Before picking up laundry make sure: 1. If the laundry form-list is filled in and placed inside the bag. 2. If the clothes are ready to be collected and inside the laundry bag. 3. When the guest would like to have his clothes back. 4. In case it is an express laundry inform that there is an additional charge applying. 5. In case of an urgent delivery time, please contact your Executive Housekeeper and discuss about the issue. Please inform Guest and collect his laundry. If any laundry left at the front desk, please fill in the form together with the Guest. Forms will be available at your desk too. Most laundry orders can be delivered within the same day if only have been collected no later than 12pm. Otherwise, clothes will be delivered the day after. (To be advised by HSK MANAGER) COLLECT LAUNDRY WAKE UP CALL Wake- up call - Receive request via telephone or at the front desk: When receiving a wake-up call request: Prompt Answer: Answer within 3 rings or 10 seconds. e.g. : "You've reached Reception. This is Efrosini at your service. How may I assist you, Mr. Smith? As per guest allocation or in-house status, always request a valid ID. If Guest appears and a valid ID is not available, you MUST follow the steps below: ROOM KEY

Repeat details such as room number and time. Confirm the number of wake-up calls needed and inquire about coffee or breakfast delivery. e.g. : "We would like to confirm a wake-up call for suite 114 at 7:00 AM. Is there anything else I can assist you with? Would you like a second wake-up call or a coffee? " When making a wake-up call: e.g. : "Good morning, Mr. Smith. This is Efrosini from the front desk for your 8:00 am wake-up call. Is there anything else you need? A second wake-up call, coffee, or breakfast in the room, perhaps? If guests inquire about breakfast or coffee via phone, kindly connect them with the room service team for prompt assistance and REMEMBER on Hold Protocol: Always seek guest's permission before putting them on hold. If on hold, don't exceed 30 seconds; offer a call back option if necessary. e.g. : "Certainly, Mr. Smith. To proceed with your coffee order, I will connect you with our room service team. May I put you on hold first?" However, there is no response after the first wake up call: Try with a second call again. Still no response after the second call, send someone to knock on his door to ensure the guest wakes up, maintaining the hotel's high service standards. Confirmation (*Personalized Touch):

Prioritize tomorrow's arrivals, focusing on early check-ins and giving special attention to VIPs, Repeaters, Regular and Long-staying guests. Access email correspondence and booking confirmations. Early arrivals (before 15:00) are communicated to Housekeeping and Trace Report for necessary preparations. Check traces in Pylon PMS for guests with specific requests (e.g., roses decoration, Bday cakes, extra beds, allergies etc.) are pre-communicate, guaranteeing a seamless experience upon REVIEW NEXT DAY’S ARRIVALS guest arrival. Notifications containing specific details to be sent via email to relevant departments (Housekeeping, Pastry, Reservations, etc.) one day before the guest's arrival. Inform all departments regarding the arrival of a multi-repeat guest and emphasize their preferences. Check upgrades, comment for more information. Verify reservation bookings for restaurants, beach clubs, etc., and ensure the itinerary is prepared in a PDF form. Double-check transportation details (flight numbers, vessel names) and update Opera PMS and transportation list contact guests for missing information. Coordinate transportation for arrival without any arrangement or update the time of their arrival. Prepare welcome letters. Confirm all reservation comments/Notes with the appropriate welcome amenities. Google search for guest names for any relevant information and share with the team. Organize your Guests transportation accordingly if needed. (double-check your records noted in Pylon) Special request such is many pieces of luggage - must be handled – Update the TRF list and iform driver. Check all Guests folios in case of special payment instructions (cash, special rate, etc.) Detach any charge are eligible of due to their TA benefits. Let your team know in case of any LCO request. Inform your MANAGER. LCO to be confirmed always the same day of departure (between 8 to 10 am). Note all the available information in Pylon and your logbook.

RENT A CAR Available Type of Cars:▪ Fiat Panda Manual Fiat 500 Automatic Audi Q3 (upon Request) Rental Contract Requirements For every car rental, ensurethefollowingdetailsrecordedin the contract: 1. Room Numberoftheguest. 2. Driver’s FullName. 3. Date of Birthofthedriver. 4. Driver’s LicenseDetails: a. Date of issue b. Expirationdate 5. Additional Driver(ifapplicable): a. Full name b. Date ofissueandexpirationdateoftheirdriver’s license. 6. RegistrationNumber(LicensePlates)ofthecar. 7. TypeofCar(e.g.,Fiat500Cabriolet). 8. DateOut(Check-outDate&Time)–whenthecar is picked up. 9. DueBack(ReturnDate&Time)–whenthecarmust be returned. 10. TotalDaysofrental. 11. DailyRateagreedupon. 12. TotalAmountpayablebytheguest. 13. FuelLevelatthetimeofrental. Payment Processing ALWAYS proceed with the full payment of the car rental before handing over the keys. Handing Over the Car Ensure the guest signs the rental contract. Provide the guest with a copy of the rental contract. Hand over the car keys to the guest. Recording & System Updates Update Pylon PMS with the car reservation details. Add the charge and payment to the guest’s billing account. Record the transaction in the Rental Book, including: Guest details VehicleInspection&InsuranceExplanation Conductathoroughvisualinspectionofthecartogetherwith the guest. 14. Markanddocumentanyscratches,broken,ormissing parts on the contract. Ensure theguestacknowledgesandsignsoffontheexisting condition of the vehicle. CLEARLY EXPLAINtheinsuranceterms,coverage,andany liability in case of damage.

For every car rental, ensure the following details recorded in the contract: 1. Room Numberoftheguest. 2. Driver’s FullName. 3. Date of Birth ofthedriver. 4. Driver’s LicenseDetails: a. Date of issue b. Expirationdate 5. Additional Driver(ifapplicable): a. Full name b. Date ofissueandexpirationdateoftheirdriver’s license. 6. RegistrationNumber(LicensePlates)ofthecar. 7. Type of Car(e.g.,Fiat500Cabriolet). 8. Date Out (Check-outDate&Time)–whenthecar is picked up. 9. Due Back (ReturnDate&Time)–whenthecarmust be returned. 10. Total Daysofrental. 11. Daily Rate agreedupon. 12. Total Amount payablebytheguest. 13. Fuel Level at the time of rental. Payment Processing ALWAYS proceed with the full payment of the car rental before handing over the keys. Handing Over the Car Ensure the guest signs the rental contract. Provide the guest with a copy of the rental contract. Hand over the car keys to the guest. Recording & System Updates Update Pylon PMS with the car reservation details. Add the charge and payment to the guest’s billing account. Record the transaction in the Rental Book, including: Guest details Vehicle Inspection & Insurance Explanation Conduct a thorough visual inspection of the car to get her with the guest. 14. Mark and document any scratches,broken,or missing parts on the contract. Ensure the guest acknowledges and signs off on the existing condition of the vehicle. CLEARLY EXPLAIN the insurance terms,coverage,andany liability in case of damage. Car details Your name as the rental agent Return Process Upon return, inspect the car for any new damages or missing parts. Verify the fuel level.

Example of CarRental Contract:

📌 Η Arrival List δείχνει όλες τις προγραμματισμένες αφίξεις της ημέρας. 📌 Η οθόνη Room Rack εμφανίζει το συνολικό πλάνο κρατήσεων του ξενοδοχείου με γραφική απεικόνιση των δωματίων και των κρατήσεων. 📌 Η καρτέλα Reservations μας επιτρέπει να αναζητήσουμε γρήγορα μια κράτηση χρησιμοποιώντας διάφορα φίλτρα: ▪ ▪ Όνομα πελάτη Ημερομηνία άφιξης ▪ Reference Number (Αριθμός κράτησης) 📌 Η Departure List εμφανίζει όλους τους πελάτες που έχουν προγραμματισμένη αναχώρηση για την ημέρα. Οδηγός Εκπαίδευσης PYLON για το τμημα RECEPTION PYLON PMS

Ηοθόνη Room Rack προσφέρει μια συνολική εικόνα των κρατήσεων του ξενοδοχείου σε μορφή πλάνου. → Κάθε κράτηση στο πλάνο εμφανίζεται με διαφορετικό χρώμα ανάλογα με την πηγή προέλευσης: Μπλε → Κράτηση μέσω Booking.com Μωβ → Κράτηση μέσω Expedia Υπάρχει η δυνατότητα φιλτραρίσματος βάσει κατηγορίας δωματίων μέσω της επιλογής Room Types, ώστε να βλέπουμε μόνο τις κρατήσεις που μας ενδιαφέρουν. Μπορούμε να επιλέξουμε το χρονικό διάστημα που θέλουμε να εμφανιστεί, εισάγοντας ημερομηνία έναρξης και λήξης.(Date from & Date to) → ROOMRACK

RESERVATIONS Όταν αναζητούμε μια κράτηση μέσω του Quick Search, μπορούμε να εισάγουμε είτε το όνομα του πελάτη είτε τον αριθμό αναφοράς (Reference Number) για γρηγορότερη εύρεση και πιο σωστη. Προσοχή: Στις στήλες πχ "Reservations", η πχ "Arrival", πρέπει να σύρουμε (drag & drop) το κουτάκι με το κριτήριο αναζήτησης (όνομα ή αριθμό αναφοράς) στην πρώτη στήλη, ώστε να εντοπίσουμε σωστά την κράτηση.

→ → → → → → → → → → → → → → Arrival – Ημερομηνία άφιξης του πελάτη. Departure – Ημερομηνία αναχώρησης του πελάτη. Pax Analysis – Ανάλυση ατόμων: "A" σημαίνει Αdult. Π.χ. αν είναι δύο άτομα, θα εμφανίζεται ως "AA". Pax – Συνολικός αριθμός ατόμων (π.χ. 2). Rate Type – Κατηγορία δωματίου που έχει πληρώσει ο πελάτης. Room Type – Κατηγορία δωματίου στο οποίο θα μείνει ο πελάτης. Αν διαφέρει από το Rate Type, σημαίνει ότι έχει γίνει δωρεάν αναβάθμιση (UPGRADE). Room – Αριθμός δωματίου του πελάτη. Room Price – Τιμή ανά διανυκτέρευση. Deposits – Ποσό προκαταβολής που έχει καταβληθεί. Total Room Price – Συνολικό ποσό διαμονής χωρίς τον φόρο διαμονής (Stay Over Tax). Total Tax – Ποσό φόρου διαμονής. Total Price – Συνολικό κόστος διαμονής μαζί με τον φόρο διαμονής. Notes & Traces – Πολύ σημαντικό! Περιέχει σημειώσεις για τον πελάτη που πρέπει να ελέγξουμε προσεκτικά. ΠΩΣ ΕΛΕΓΧΟΥΜΕ ΤΗΝ ΚΡΑΤΗΣΗ ΤΟΥ ΠΕΛΑΤΗ ΚΑΙ ΤΙ ΠΡΟΣΕΧΟΥΜE:

Για να ανοίξουμε το Billing του πελάτη από τη μάσκα της κράτησης, ακολουθούμε τη διαδρομή: 🔹 Actions → Billing → View Bill BILLING ΠΕΛΑΤΗ

Extra – Περιλαμβάνει όλες τις χρεώσεις εκτός από το εστιατόριο. Π.χ.: • • • • Room Arrangement Λουλούδια Ενοικιαζόμενο αυτοκίνητο Υπηρεσίες σπα κ.λπ. Tax – Εμφανίζει τις χρεώσεις του φόρου διαμονής ανά διανυκτέρευση. POS – Περιλαμβάνει μόνο τις χρεώσεις από το εστιατόριο. Διαχείριση Προβολής Παραθύρων Στα αριστερά, στο πρώτο παράθυρο, υπάρχει ένα emoji 👍 δίπλα από τα Extra, Tax και POS. Αυτό σημαίνει ότι έχουμε επιλέξει να βλέπουμε το αντίστοιχο παράθυρο. Αν πατήσουμε πάνω στο emoji 👍, θα αλλάξει σε 👎, πράγμα που σημαίνει ότι το συγκεκριμένο παράθυρο θα κλείσει και θα παραμείνουν ανοιχτά μόνο τα υπόλοιπα που έχουμε επιλέξει. Προσοχή στο Παράθυρο "Arrangement" Σε πολλές περιπτώσεις, μπορεί να υπάρχει ένα ξεχωριστό παράθυρο με την ονομασία "Arrangement". 📌 Τι σημαίνει αυτό; Η τιμή δωματίου είναι Net (καθαρή τιμή). Δεν πρέπει να τη δει ο πελάτης. Οι διανυκτερεύσεις πρέπει να καταχωρούνται στο παράθυρο "Arrangement" και όχι αλλού. Αριστερά, στην καρτέλα Billing: DEBIT → Εμφανίζονται οι χρεώσεις. • CREDIT Εμφανίζονται οι πληρωμές.→

Μπορούμε να χρεώσουμε και να περάσουμε πληρωμές μόνο αφού η κράτηση έχει γίνει Check-in στο σύστημα. Αφού γίνει Check-in, το σύστημα μας επιτρέπει να πάμε στο Manual Posting και να πραγματοποιήσουμε: • • Post a Debit (χρέωση). Post a Credit (πληρωμή).

Πώς κάνουμε Check-in μια κράτηση στο Pylon (Βήμα-Βήμα)Actions👉ReservationActionsΠώς εκτυπώνουμε το Registration Form (Απαραίτητο για το Check-in)Actions👉ReservationActions👉ReservationCheck-inForms👉

PYLON FOR CARS Επιλέγουμε Mythic Paros κατω → Work Area Info → Branch → Cars → Apply, για προβολή των αυτοκινήτων. Προσοχή στις ημερομηνίες (default μπορεί να εμφανίζει 2023). Επιλέγουμε σωστά Date From & Date To και πατάμε Apply για να εμφανιστεί το πλάνο διαθεσιμότητας της επιθυμητής περιόδου.

ΠΩΣ ΔΗΜΙΟΥΡΓΟΥΜΕ ΜΙΑ ΚΡΑΤΗΣΗ ΑΥΤΟΚΙΝΗΤΟΥ Επιλέγουμε το επιθυμητό αυτοκίνητο από την αριστερή στήλη και τις ημερομηνίες που θέλουμε. Κάνουμε δεξί κλικ στο επιλεγμένο διάστημα και επιλέγουμε “New Reservation”.Συμπληρώνουμε τα στοιχεία κράτησης ως εξής: 1.– Στο Primary Guest εισάγουμε το όνομα (απαραίτητο πεδίο) μέσω του εικονιδίου. 2.– Επιβεβαιώνουμε ότι τα Arrival & Departure είναι σωστά (οι ημέρες υπολογίζονται αυτόματα). 3.– Συμπληρώνουμε Rate Plan, Meal Plan και Pax (τυπικό πεδίο για αποθήκευση). 4.– Στο Manual Room Price καταχωρούμε την ημερήσια τιμή του αυτοκινήτου. 5.– Ορίζουμε Check-in & Check-out (ώρα παραλαβής & επιστροφής). 6.– Στα Notes αναγράφουμε “Mythic Guest” και τυχόν επιπλέον πληροφορίες. 7.– Στα Traces σημειώνουμε “Collect Payment” και οποιαδήποτε άλλη σχετική οδηγίαΠατάμε Save για αποθήκευση ή Save & Close (πάνω δεξιά) για αποθήκευση και επιστροφή στην αρχική οθόνη. ⚠ Πολύ σημαντικό: Αν δεν επιλέξουμε κάποια από τις παραπάνω ενέργειες, η κράτηση δεν αποθηκεύεται. Αυτό ισχύει για κάθε ενέργεια στο σύστημα.

Με πατημένο το πλήκτρο Alt, επιλέγουμε την κράτηση και με δεξί κλικ τη σύρουμε πάνω ή κάτω για μεταφορά. ⚠ Προσοχή: Να μην αλλάξουν κατά λάθος οι ημερομηνίες ή ο τύπος αυτοκινήτου. Το σύστημα εμφανίζει πάντα επιβεβαίωση με τις αλλαγές πριν την οριστικοποίηση. Καθημερινός έλεγχος & συντονισμός αυτοκινήτων: Πραγματοποιούμε καθημερινό έλεγχο των επόμενων ημερών για τις παραδόσεις και επιστροφές αυτοκινήτων. 1.– Ενημερώνουμε τους πελάτες μία ημέρα πριν για την ώρα επιστροφής. 2.– Υπενθυμίζουμε την ακριβή ώρα, ώστε να διασφαλιστεί ο έγκαιρος καθαρισμός και η ομαλή παράδοση στον επόμενο πελάτη. 3.– Ελέγχουμε τη διαθεσιμότητα και αν απαιτείται, συντονίζουμε τη μεταφορά αυτοκινήτων από άλλα ξενοδοχεία. Στόχος: Ομαλή ροή, σωστή προετοιμασία και έγκαιρη εξυπηρέτηση όλων των κρατήσεων.

ΑΛΛΑΓΗ ΒΑΡΔΙΑΣ- ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ Κατά την αλλαγή βάρδιας, πραγματοποιούμε πάντα έλεγχο του ταμείου και του παγίου. Επιβεβαιώνουμε ότι όλες οι εισπράξεις (μετρητά & κάρτες) είναι σωστές και έχουν καταχωρηθεί ορθά στο σύστημα. Σε περίπτωση απόκλισης, εντοπίζουμε και διορθώνουμε το λάθος πριν την παράδοση της βάρδιας. Εκτύπωση Report Payments: Ακολουθούμε τα βήματα όπως φαίνονται στην εικόνα για την εύρεση του report. Για πιο γρήγορη πρόσβαση, πληκτρολογούμε “Payments” στο πεδίο αναζήτησης (πάνω αριστερά) και το σύστημα εμφανίζει απευθείας το σχετικό report. Σημείωση: Το report περιλαμβάνει όλες τις εισπράξεις (μετρητά & κάρτες).

Επιλογή Report Payments: Στη φόρμα επιλέγουμε την ημερομηνία της ημέρας ελέγχου (σήμερα). Στο Payment Method επιλέγουμε τα εξής: – Alpha Bank Office: Πληρωμές μέσω virtual cards – Alpha Bank Transfer: Δεν αφορά τη reception (κρατήσεις) – Amex / Mastercard / Visa / Diners / Maestro: Πληρωμές με κάρτα – Cash: Μετρητά – On Credit: Πιστώσεις (πρακτορεία – τιμολόγηση σε εταιρεία, όχι στον πελάτη) – Self Consumption: Complimentary (μόνο με έγκριση απο ΜΑΝΑGER) ⚠ Σημαντικό: Ελέγχουμε πάντα σωστά τον τρόπο πληρωμής βάσει της κράτησης και των σημειώσεων. Έλεγχος Παγίου & Μετρητών: Με βάση το Cash Report (επιλογή Cashier), επιβεβαιώνουμε ότι τα μετρητά εισπράξεων συμφωνούν με το online Excel. Παράλληλα, ελέγχουμε ότι το πάγιο είναι σωστό. ⚠ Σε περίπτωση απόκλισης, εντοπίζουμε και διορθώνουμε το λάθος πριν την παράδοση της βάρδιας.

ΠΩΣ ΧΡΕΩΝΟΥΜΕ ΕΝΑ ΠΕΛΑΤΗ Ο ΟΠΟΙΟΣ ΔΕΝ ΕΧΕΙ ΔΩΜΑΤΙΟ Για πελάτες που δεν έχουν ενεργή διαμονή (check-out ή εξωτερικοί), μεταβαίνουμε στο Hotel → Guests. Στο Quick Search πληκτρολογούμε Passants. Το Passants λειτουργεί ως εικονικό δωμάτιο, όπου καταχωρούνται όλες οι χρεώσεις για πελάτες χωρίς δωμάτιο

Χρήση Billing Windows (Passants): Στην οθόνη εμφανίζονται διαφορετικά παράθυρα χρεώσεων (π.χ. Spa, Restaurant, Transfer, Yoga, Extra κ.λπ.). Δεν χρησιμοποιούνται όλα μαζί. Κάθε χρέωση καταχωρείται στο αντίστοιχο παράθυρο, ανάλογα με την υπηρεσία (π.χ. χρεώσεις Spa στο Spa, εστιατόριο στο Restaurant κ.ο.κ.), ώστε να υπάρχει σωστή οργάνωση. Στη δεξιά πλευρά (Transactions) εμφανίζονται οι κινήσεις ανά παράθυρο. Για πιο καθαρή εικόνα: Στο πεδίο View (αριστερά), επιλέγουμε Yes στο παράθυρο που θέλουμε να δούμε (π.χ. Spa) και No στα υπόλοιπα. Έτσι, στη δεξιά πλευρά εμφανίζονται μόνο οι σχετικές χρεώσεις.Καταχώρηση χρέωσης (Manual Posting): – Επιλέγουμε το επιθυμητό παράθυρο (π.χ. Spa) θέτοντας Yes στο View. – Κάνουμε κλικ στο αντίστοιχο παράθυρο μέχρι να εμφανιστεί επιλεγμένο (τονισμένο). – Μεταβαίνουμε στο Actions → Manual Posting. Στη συνέχεια: – Debit: καταχωρούμε τη χρέωση (επιλέγοντας τον κατάλληλο κωδικό υπηρεσίας). – Credit: καταχωρούμε την πληρωμή (ανάλογα με τον τρόπο πληρωμής). ⚠ Επιλέγουμε πάντα σωστά τους κωδικούς χρέωσης και πληρωμής, βάσει της υπηρεσίας και της συναλλαγής.

Manual Posting – Επιλογή Debit (Χρέωση): Στο Transaction Type επιλέγουμε: – Debit για χρέωση – Credit για πληρωμή Όταν επιλέγουμε Debit, εμφανίζονται οι διαθέσιμοι κωδικοί χρέωσης: – Car Rental: Χρέωση ενοικίασης αυτοκινήτου – Events (MYT): Χρεώσεις για δραστηριότητες (π.χ. yoga) – Extra trf: Χρέωση transfer – Laundry: Χρέωση laundry – Massage: Χρέωση υπηρεσιών spa – Mini Bar (MYT): Χρέωση minibar – Packages: Concierge υπηρεσίες (λουλούδια, τούρτες, online πακέτα κ.λπ.) – Pool Bar (MYT): Χρεώσεις pool bar – Restaurant (MYT): Χρεώσεις εστιατορίου ⚠ Σημείωση: – Οι κωδικοί με ⭐ είναι οι βασικοί που χρησιμοποιεί η reception. – Ο κωδικός Cancellation Fees χρησιμοποιείται μόνο από management/κρατήσεις. Credit (Πληρωμή) Αφού καταχωρηθεί η χρέωση, επιλέγουμε Credit για την πληρωμή: – Στο Payment επιλέγουμε τον τρόπο πληρωμής (Cash, POS, Amex, Mastercard, Visa, Diners, Maestro, Alpha Bank Office, On Credit κ.λπ.) – Δεν χρησιμοποιούμε το Alpha Bank Transfer (αφορά κρατήσεις)

Folio (Επιλογή Παραθύρου Χρέωσης/Πληρωμής) Αφού επιλέξουμε Debit ή Credit και συμπληρώσουμε τα απαιτούμενα πεδία (Payment, Amount κ.λπ.), είναι υποχρεωτικό να επιλέξουμε το Folio. Το Folio αντιστοιχεί στο παράθυρο (window) στο οποίο θα καταχωρηθεί η χρέωση ή η πληρωμή. – Στην περίπτωση του Passants, εμφανίζονται τα διαθέσιμα παράθυρα του Passants (π.χ. Spa, Restaurant, Transfer κ.λπ.). – Σε κανονική κράτηση πελάτη, εμφανίζονται συνήθως τα παράθυρα: * Extras * Tax * POS – Σε περιπτώσεις πρακτορείων (net rates), μπορεί να εμφανίζεται και το παράθυρο Arrangement. Επιλέγουμε πάντα το σωστό παράθυρο, ώστε η χρέωση/πληρωμή να καταχωρηθεί σωστά και να μην δημιουργηθούν λάθη ή ασυμφωνίες στο billing. ⚠ Σημαντικό: Λανθασμένη επιλογή Folio μπορεί να οδηγήσει σε λάθος υπόλοιπα ή μηδενισμό λάθος παραθύρου

Πριν την καταχώρηση οποιουδήποτε Debit (χρέωση) ή Credit (πληρωμή), είναι απαραίτητο να συμπληρώνονται τα πεδία Description και Notes. Η περιγραφή πρέπει να είναι σαφής και πλήρης και να καταχωρείται: – Στο Debit – Και να γίνεται copy–paste στο Credit (ίδια ακριβώς περιγραφή) Παράδειγμα (Car Rental): Καταγράφουμε: – Τύπο αυτοκινήτου (π.χ. Fiat 500 Cabrio) – Πινακίδα (π.χ. YFN7528) – Όνομα πελάτη – Ημερομηνίες ενοικίασης Γιατί είναι σημαντικό: – Διευκολύνει τον έλεγχο των συναλλαγών – Συνδέει ξεκάθαρα τη χρέωση (Debit) με την πληρωμή (Credit) – Επιτρέπει εύκολη ταυτοποίηση του τι έχει πληρωθεί και για ποια υπηρεσία Παράδειγμα: – Σε ενοικίαση αυτοκινήτου, πρέπει να υπάρχουν και το Debit (χρέωση) και το Credit (πληρωμή) με ίδια περιγραφή ⚠ Σημαντικό: Η σωστή και ίδια περιγραφή σε Debit & Credit είναι απαραίτητη για σωστό έλεγχο και αποφυγή λαθών.

Πριν την καταχώρηση οποιουδήποτε Debit (χρέωση) ή Credit (πληρωμή), είναι απαραίτητο να συμπληρώνονται τα πεδία Description και Notes. Η περιγραφή πρέπει να είναι σαφής και πλήρης και να καταχωρείται: – Στο Debit – Και να γίνεται copy–paste στο Credit (ίδια ακριβώς περιγραφή) Παράδειγμα (Car Rental): Καταγράφουμε: – Τύπο αυτοκινήτου (π.χ. Fiat 500 Cabrio) – Πινακίδα (π.χ. YFN7528) – Όνομα πελάτη – Ημερομηνίες ενοικίασης Γιατί είναι σημαντικό: – Διευκολύνει τον έλεγχο των συναλλαγών – Συνδέει ξεκάθαρα τη χρέωση (Debit) με την πληρωμή (Credit) – Επιτρέπει εύκολη ταυτοποίηση του τι έχει πληρωθεί και για ποια υπηρεσία Παράδειγμα: – Σε ενοικίαση αυτοκινήτου, πρέπει να υπάρχουν και το Debit (χρέωση) και το Credit (πληρωμή) με ίδια περιγραφή ⚠ Σημαντικό: Η σωστή και ίδια περιγραφή σε Debit & Credit είναι απαραίτητη για σωστό έλεγχο και αποφυγή λαθών.

Efrosini Kamperai With gratitude, to: Christoforos Samaras Δate: 2026 You walked in with ease— light, confident, effortlessly present. New role, new rhythm, but you carry it naturally. The night may be unfamiliar, yet it suits those who stay calm, aware and quietly in control. Trust your instinct. Stay steady. You’ll find your flow. First time doesn’t mean unready— it means the beginning of something new. You’ve got this. 🌙 Ro oms Div ision Manager