View Учебные материалы ГХО flipbook.
Ведение учета в 1с: Отель Руководителем службы ГХО
Руководитель службы ГХО в рамках своей деятельности регулярно решает следующие задачи: - Составление наряда для горничных, - Заказ ТМЦ на складе, передача его в производство, - Внесение данных для расчета заработной платы сотрудников прачечной,, - Подготовка к проведению инвентаризации и участие в ней. Для их выполнения Руководителю службы ОПХО необходимо познакомится с правилами и методами ведения учета представленными в данном пособии. Перечень учетных программ в которых предстоит работать: - 1с: Отель - Google-таблицы. В первую очередь рекомендуется ознакомится с общей схемой работы службы эксплуатации в программе 1с Отель, которая доступна по ссылке: https://dah-sl.bitrix24.ru/bitrix/tools/disk/focus.php?objectId=491340&cmd=show&action=showObjectInGrid&ncc=1
Учет заработной платы персонала. Учет движения ТМЦ. Организация складов. Инвентаризация. Дополнительные материалы. Создание наряда горничным. Документ "План работ".
Основным документом в работе руководителя службы ГХО является документ "План работ" в программе 1с:Отель. Инструкция по его формированию доступна по ссылке: https://dah-sl.bitrix24.ru/bitrix/tools/disk/focus.php?objectId=491352&cmd=show&action=showObjectInGrid&ncc=1 Создавать документ “План работ” необходимо ежедневно заполняя его на следующий день, но оставляя непроведенным. После заселения всех гостей сотрудник СПиР обновляет список работ и вносит все необходимые корректировки, такие как, например, заменяет автоматически назначенную Выездную работу на Срочную Выездную (если планируется заселения в номер из которого в этот день выезжают гости) и добавляет необходимые комментарии для горничных, после чего сохраняет изменения. Руководитель службы ГХО в начале дня проверяет заполненный документ, добавляет в него необходимые работы, которые не заполнились автоматически (работы по территории, установка доп. мест и прочие), назначает горничных, после чего обязательно его проводит, это необходимо для исключения всевозможных правок другими сотрудниками после распределения наряда, так как до момента проведения документ доступен для корректировки любому пользователю базы. В течении всего дня руководитель службы ОПХО может вносить в наряд изменения при необходимости, но после каждого раза его необходимо проводить. На следующий день необходимо еще раз проверить “План работ” за предыдущий день (31-го за 30-е, 2-го за 1-е), если в нем все отражено верно, то наряд за предыдущий день можно считать закрытым.
Заработная плата горничных начисляется на основании данных программы 1с: Отель, полученных из проведенных нарядов (документов "План работ"). Заработная плата сотрудников прачечной начисляется на основании данных из google-таблицы. Период за который начисляется заработная плата: с 26 числа предыдущего месяца по 25 число месяца начисления заработной платы. В 1с: Отель данные по заработной плате горничных можно проверить в отчетах "Обороты по работам персонала" (№341, №342, №343). Инструкция по формированию отчета доступна по ссылке: https://dah-sl.bitrix24.ru/bitrix/tools/disk/focus.php?objectId=491334&cmd=show&action=showObjectInGrid&ncc=1 Важно ежедневно формировать данный отчет после окончательного проведения документа "План работ", это позволит своевременно выявлять ошибки, если они случились, оперативно отслеживать заработную плату и делать выводы о необходимости перераспределений нагрузки среди горничных чтобы избежать конфликтов из-за большой разницы в заработной плате среди сотрудников подразделения.
Для расчета заработной платы сотрудникам прачечной создается google-таблица путем копирования её из шаблона доступного по ссылке: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tW0AGn0D0dEGkNsHMgCI4id9PIUtuBbM5GXvhQvaSZo/edit?usp=sharing Образец наименования созданной таблицы: "11. Ноябрь 2025 ОПХО ЗП" - заработная плата за ноябрь 2025 года. После создания таблицы необходимо добавить права доступа для пользователя: buhgalter@dah-sl.ru с правом для чтения. Инструкция по заполнению таблицы доступна по ссылке: https://dahsl.bitrix24.ru/bitrix/tools/disk/focus.php?objectId=491360&cmd=show&action=showObjectInGrid&ncc=1
Основной учет ТМЦ ведется в программе 1с: Общепит. Для учета ТМЦ по подразделению ОПХО мы используем три основных склада: - (ИП) Склад Основной (далее Основной склад)- это склад на которые поступают ТМЦ от Центрального Склада и с которого затем осуществляется отгрузка на склады территорий. - (ИП) Склад Отель (далее склад Отель)- это склад на который передаются ТМЦ из Основного склада для нужд основной территории (1, 2 и 4 корпуса и общественная территория относящаяся к ним). - (ИП) 4 звезды (хоз.материалы) (далее склад 4 звезды) - это склад на который передаются ТМЦ из Основного склада для нужд 4 - х звезд (3, 5 корпуса и Малый замок (Спа корпус)) Также в программе есть склады на которых отражается имущество в каждом из корпусов ((ИП) Склад 1-й корпус (инвентарь), (ИП) Склад 2-й корпус (инвентарь) и другие). Склад - (ИП) Склад Ресепшн, (ИП)Склад текстиль, (ИП) Склад Прачка, (ИП) Склад Детская комната (инвентарь). Еженедельно формируется заявка на основной склад исходя из потребности на будущую неделю. Расчет необходимого количества осуществляется в таблице доступной по ссылке: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1QJ_2FOkNcZRgacQg33BMmmNpvHrkwJG91kBV1vfYT8Y/edit?usp=sharing
Каждое поступление материалов с Основного склада на склады территорий обязательно сопровождается накладной по которой происходит приемка, если товар передается в полном объеме и надлежащем качестве сопроводительная накладная подписывается получателем. Выдача ТМЦ с Основного склада проводится один раз в неделю согласно норм расходования ТМЦ и прогноза загрузки на ближайшую неделю. Списание ТМЦ в производство производится на ежемесячной основе по результатам инвентаризации. Имущество передаваемое в номера, в корпуса (манежи, отпариватели, гладильные доски, кулеры) передаются на склад соответствующего корпуса.
Списание хоз. материалов прачечной проводится однократно в конце каждого календарного месяца, на основании данных предоставленных Старшей прачкой. Форма для заполнения данных Старшей прачкой доступна по ссылке: https://dah-sl.bitrix24.ru/bitrix/tools/disk/focus.php?objectId=491348&cmd=show&action=showObjectInGrid&ncc=1 (ее необходимо отправлять в прачечную для заполнения ежемесячно) Инструкция по списанию ТМЦ израсходованных прачечной доступна по ссылке: https://dah-sl.bitrix24.ru/bitrix/tools/disk/focus.php?objectId=491332&cmd=show&action=showObjectInGrid&ncc=1
График проведения инвентаризаций устанавливается ежегодно в декабре на будущий год, с ним можно ознакомится перейдя по ссылке: https://dah-sl.bitrix24.ru/bitrix/tools/disk/focus.php?folderId=201986&action=openFolderList&ncc=1 В случае изменения даты инвентаризации руковдители подразделений извещаются дополнительно. Инвентаризация проводится ежемесячно, пересчету подвергаются ТМЦ на складах закрепленных за подразделением (Основной склад, Склад Отель и Склад 4 звезды) и весь текстиль (на складе в Прачечной, на складах в корпусах и застеленный в номерах). Инвентаризация текстиля и других ТМЦ проводится в разные дни. Подготовка к инвентаризации ТМЦ на складах (Основной склад, Склад Отель, Склад 4 звезды): - по всем ТМЦ пришедшим в негодность в отчетный месяц подготавливается акт на списание, который необходимо подписать руководителем подразделения ГХО, главным инженером (если речь идет о технике (чайники, утюги и пр.) или оснащении номеров (манежы, сейфы, кровати, шкафы и пр.). В процессе инвентаризации ТМЦ пришедшие в негодность демонстрируются сотруднику бухагалтерии, который ставит подпись на акте и в дальнейшем отражает его в учете. Форма акта на списание доступна по ссылке: https://dah-sl.bitrix24.ru/bitrix/tools/disk/focus.php?objectId=210430&cmd=show&action=showObjectInGrid&ncc=1 не допускается совместное хранение уже списанных материалов с ТМЦ учтенных на складах. Посуда списанная на наполнение номеров также не должна храниться в служебных помещениях и учитываться при инвентаризации.
Инвентаризация текстиля: - текстиль переданный из прачечной в отель накануне инвентаризации пересчитывается в прачечной и не считается в Отеле при инвентаризации - на момент проведения инвентаризации весь текстиль за исключением текстиля находящегося в пользовании у гостей и застреленного в номерах должен находится в закрепленном для него месте хранения. - расчет текстиля застреленного в номерах и находящегося в пользовании гостей ведется в таблице доступной по ссылке: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1uDZiNXG04x_eK3m9rRbGO_sdfrR61Whrk6whb9zRZYY/edit?us p=sharing Важно: добавление к видеоинструкции: отчет в 1с: Отель формируется за предыдущий день, чтобы получить данные на утро. инструкция по заполнению таблицы доступна по ссылке: https://dah- sl.bitrix24.ru/bitrix/tools/disk/focus.php?objectId=491356&cmd=show&action=showObjectInGrid&ncc=1 - все данные после перерасчета вносятся в таблицу ссылка на которую высылается руководителю ОПХО накануне инвентаризации. инструкция по заполнению: https://dah- sl.bitrix24.ru/bitrix/tools/disk/focus.php?objectId=491368&cmd=show&action=showObjectInGrid&ncc=1 Порядок проведения инвентаризации текстиля доступен по ссылке: https://docs.google.com/document/d/1u6E2iras7HkYbY2NhxpIiT4Kqb0Q0zh_7vAyF_V7w1c/edit?usp=sharing
Процесс инвентаризации в Битрикс24: Ежемесячно, двадцатого числа, всем руководителям подразделения в битрикс24 ставится задача по запуску процесса инвентаризации, в которой описаны все действия которые необходимо выполнить. При запуске процесса необходимо указать месяц за который проводится инвентаризация и подразделение. Также, в случае если есть ТМЦ которые необходимо списать по причине порчи или износа необходимо в строку "Акт на списание ТМЦ по причине порчи, износа, окончания срока годности" прикрепить скан. копию подготовленного ранее Акта на списание, если акта на списание нет, с строке "Комментарий в случае, когда нет актов на списание" необходимо указать, что материалов к списанию нет. Инструкция по процессу доступна по ссылке: https://dah-sl.bitrix24.ru/bitrix/tools/disk/focus.php?objectId=491338&cmd=show&action=showObjectInGrid&ncc=1 Описание этапов процесса инвентаризации: - на первом этапе запускается процесс в Битрикс24 руководителем подразделения. - на втором этапе сотрудник бухгалтерии рассматривает прикрепленные акты на списание, если ошибок нет, то он согласовывает их и указывает дату проведения инвентаризации, если в акте на списание есть ошибки, он отправляет его на доработку указав причину, после чего руководитель подразделения должен исправить ошибки, загрузить новый акт продолжить процесс. - на третьем этапе, после пересчета ТМЦ сотрудник бухгалтерии в течении трех рабочих дней отражает его результат в учетной программе и загружает в битрикс24 ведомость по инвентаризации. - на четвертом этапе руководитель подразделения ознакамливается с результатами, в случае наличия отклонений пишет объяснительную записку в свободной форме на имя Индивидуального предпринимателя Сапегиной Юлии Викторовны и прикрепляет ее в процесс.
- на пятом этапе Главный Бухгалтер рассматривает присланную объяснительную и согласовывает её и сотрудник бухгалтерии вносит корректировки в ведомость по инвентаризации при необходимости, после чего либо загружает обновленную инвентаризационную ведомость, либо указывает что корректировка не требуется. - на шестом этапе руководитель подразделения загружает решение по инвентаризации (служебная записка в свободной форме на имя Индивидуального предпринимателя Сапегиной Юлии Викторовны) в котором отражает информацию принятых мерах по ее итогам, и прикрепляет ее в процесс. - После выполнения шестого этапа процесс инвентаризации считается завершенным. Важно: на каждый из этапов, за исключением обработки результатов пересчета и формирования инвентаризационной ведомости, отводится один рабочий день.
Ответы на часто задаваемые вопросы: - Могу ли я вносить изменения в проведенные документы "задним числом"? Да, такое право у вас есть, но следует помнить что любое изменение в программе сохраняется в истории изменений и в случае возникновения вопросов со стороны бухгалтерии вы должны быть готовы на них ответить. Также запрещается вносить изменения в документы после начисления заработной платы, так как они повлияют на результат. - Кому я могу задавать возникающие вопросы по учету? Вопросы можно задавать заместителю главного бухгалтера на ежедненых координациях.
Успехов в работе!