View OBSERVASI KEARSIPAN JEPANG KELOMPOK 3 flipbook.
Kelompok 3 Disusun oleh;
19 Intan Novianty 20 Kanaya Salsabila 21 Lamuli Tamba 22 Maliya Ulfa 23 Niken Maulidia24 Niki Paulina Simanjuntak25 Nur Juniati26 Pradini Yuliasari Murni 27
1. UU Arsip Publik (Public Archives Law) • Public Archives Act (Act No. 115 of 1987) (Revisi UU No. 161 Tahun 1999) Undang-undang di Jepang yang mengatur tentang pentingnya melestarikan dokumen dan arsip publik sebagai bahan sejarah serta menyediakannya untuk dapat diakses dan digunakan oleh publik 2. UU Arsip Nasional (National Archives of Japan Law) • Dasar Hukum: UU No. 79 Tahun 1999. Mengatur kedudukan, fungsi, dan wewenang Arsip Nasional Jepang (NAJ) sebagai lembaga resmi pengelola dan penyedia akses arsip bersejarah publik.
3. UU Pengelolaan Dokumen Publik, dsb. • Dasar Hukum: UU No. 66 Tahun 2009. Payung hukum utama yang mengatur seluruh siklus hidup dokumen negara: penciptaan, pengorganisasian, Jadwal Retensi Arsip (JRA), pemusnahan/penyerahan, hingga pembentukan Komite Pengelolaan Arsip Publik. 4. Peraturan Komisi Manajemen Arsip Publik • Dasar Hukum: Perintah Kabinet No. 166 Tahun 2010. Mengatur struktur, keanggotaan, tata kerja Komite Pengelolaan Arsip Publik di Kantor Kabinet, serta mekanisme subkomite banding permohonan akses dokumen. 5. Peraturan Kabinet Pelaksanaan UU Pengelolaan Dokumen Publik • Dasar Hukum: Peraturan Kabinet No. 250 Tahun 2010. (Versi Terakhir: Keputusan Kabinet No. 260 Tahun 2024) Mengatur teknis pelaksanaan kearsipan: kriteria nilai sejarah, standar klasifikasi & penamaan, penetapan/perpanjangan masa simpan, serta aturan fasilitas penyimpanan dalam lingkup yang tercantum dalam undang-undang tersebut. . Sumber informasi : https://www.archives.go.jp.
Pengelolaan Arsip Dinamis di Jepang dilaksanakan secara terstruktur, transparan, dan akuntabel di bawah naungan Public Records and Archives Management Act (Undang-Undang Nomor 66 Tahun 2009), khususnya pada Bab II (Management of Administrative Documents) dan Peraturan Kabinet No. 250 Tahun 2010 (Versi Terakhir: Keputusan Kabinet No. 260 Tahun 2024). a. Pembuatan dan Pencatatan Arsip (Creation & Registration) • Prinsip Kewajiban Pencatatan: Setiap tindakan, pembuatan keputusan, dan proses konsultasi dalam penyelenggaraan pemerintahan wajib dicatat dan didokumentasikan dalam bentuk tertulis/elektronik. • Pemberian Nomor & Identitas: Dokumen baru langsung didaftarkan ke dalam sistem registrasi arsip (Record Management System) dengan identitas baku (judul, pencipta, tanggal pembuatan, tingkat kerahasiaan, serta unit kerja penanggung jawab).
b. Klasifikasi dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) • Klasifikasi & Jadwal Retensi Arsip / JRA (Classification & Retention): • Menggunakan skema klasifikasi berjenjang/hirarkis—mulai dari tingkat besar (fungsi utama), tingkat menengah (program/proyek), hingga tingkat kecil (kegiatan operasional spesifik). • Masa simpan (retention period) dan tindakan akhir (penyerahan atau pemusnahan) ditetapkan secara jelas berdasarkan nilai guna dokumen. • Dilengkapi dengan Rencana Pengelolaan Arsip berkala dan standar yang jelas di setiap instansi. c. Penataan dan Pemeliharaan (Maintenance & Storage) • Berdasarkan Pasal 6 UU No. 66/2009: Kepala suatu lembaga administrasi wajib menyimpan berkas dokumen administrasi, di lokasi yang diperlukan untuk memastikan penyimpanan dan penggunaan yang tepat dan aman. • Berdasarkan Pasal 7 UU No. 66/2009: Seluruh berkas wajib dicatat dalam Administrative Document File Management Register dan diumumkan kepada publik untuk menjamin transparansi.
d. Penilaian dan Pemindahan Arsip (Appraisal, Transfer & Disposal) Pasal 8 UU No. 66/2009: Ketika masa retensi arsip dinamis berakhir, Jika Perdana Menteri menganggap sangat perlu untuk menyimpan berkas dokumen administratif, mereka dapat meminta kepala badan administrasi yang memegang berkas tersebut untuk tidak mengambil tindakan untuk menghancurkan berkas tersebut. • Arsip yang telah mencapai akhir masa retensi harus dievaluasi sebelum ditentukan nasib akhirnya. • Arsip yang tidak lagi diperlukan dan tidak memiliki nilai permanen dapat dimusnahkan sesuai prosedur dan persetujuan yang berlaku. • Arsip yang memiliki nilai sejarah atau kepentingan jangka panjang diserahkan kepada National Archives of Japan (NAJ) untuk dipelihara sebagai arsip statis. sumber informasi https://laws.e-gov.go.jp
Pelestarian Arsip Permanen01 Pelestarian dan akses Publik02 Reproduksi dan Konversi arsip03 A. Pelaksanaan Arsip Publik Bernilai Sejarah berdasarkan Undang-Undang Pengelolaan Dokumen Publik dan Kearsipan (Public Records and Archives Management Act) (Undang-Undang Nomor 66 Tahun 2009, tanggal 1 Juli 2009; selanjutnya disebut “Undang-Undang”), organisasi pemerintahan pusat membuat dan memelihara arsip, serta menyerahkan arsip- arsip penting kepada National Archives of Japan (NAJ)), pengelolaan dokumen resmi bersejarah di Jepang berfokus pada
1 2 3 4 Konversi Media terhadap Arsip dan Catatan Publik Bersejarah Tertentu, dengan mempertimbangkan tingkat kerusakan dan frekuens penggunaannya 3 Para restorator profesional menentukan tingkat kerusakan dan memperbaiki bagian yang terkena dampak, dengan menerapkan berbagai metode restorasi, termasuk penambalan kertas, pelapisan ulang lengkap, penyisipan lapisan, dan pencetakan lembaran. 5 https://www.digital.archives.go.jp/?utm_source=chatgpt.com B Proses Penanganan Arsip Publik Bersejarah Pasca-Akuisisi Fumigation Arrangement and Shelving Penyimpanan permanen di depo vertikal tertutup matahari. Suhu dijaga konstan 22°C dan kelembapan stabil 55% untuk meredam degradasi fisik kertas. Cataloging Bosatsu Mokuroku (Katalog Berkas) Kenmeri Makuroku (Katalog rinci setiap item Microfilming Conservation Tahapan awal sebelum dokumen diproses lebih lanjut untuk memastikan arsip steril dari agen perusak biologis seperti jamur, miko organisme dan serangga https://www.digital.archi ves.go.jp/
Pengelolaan berdasarkan Public Records and Archives Management Act di bawah wewenang Kantor Kabinet Jepang. Penerapan arsitektur sistem tunggal nasional yang menghubungkan seluruh instansi kementerian dengan NAJ. Pemerintah Jepang melancarkan transformasi kearsipan nasional dari sistem berbasis dokumen fisik (paper-based) menuju tata kelola data digital terintegrasi penuh (born-digital management) yang dipandu oleh Arsip Nasional Jepang dan Badan Digital (Digital Agency). Regulasi Terpusat Sistem Terintegrasi Sumber: NAJ Digital Era Report (PDF) Standar Transfer NAJ Mewajibkan standarisasi format data dan metadata sebelum arsip bernilai guna permanen diserahkan keArsip Nasional Jepang (*NAJ*).
Penciptaan persetujuan elektronik kementerian. Dokumen diproduksi langsung secara digital (*born-digital*) melalui sistem. Penyimpanan Terisolasi Penyimpanan pada repositori server NAJ berkategori keamanan tinggi dengan redundansi backup bertingkat. Konversi Format PDF/A Standarisasi berkas ke format presisi tinggi ISO (PDF/A) untuk mencegah keusangan teknologi perangkat lunak. Checksum & Integritas Penerapan kode enkripsi hash/checksum untuk menjamin otentisitas dan keaslian berkas agar bebas dari manipulasi.
Riset & Evaluasi Pengelolaan Arsip Digital Focus Area Research NAJ • Evaluasi Sistem Kementerian: Meninjau efektivitas alur penyerahan berkas elektronik dari Cabinet Office sebelum masuk ke NAJ. • Studi Media Penyimpanan Jangka Panjang: Riset berkala keandalan media optik, cloud storage, dan pita magnetik. • Standardisasi Deskripsi Metadata: Penggunaan skema metadata yang kompatibel dengan standar internasional (ISAD(G)). Publikasi & Jurnal Kearsipan • Jurnal Public Records Management:Menerbitkan secara berkala panduan taktis bagi arsiparis kementerian. • Digital Preservation Guidebook: Menyediakan panduan praktis penanganan berkas rusak atau terenkripsi. • Simposium Kearsipan Nasional: Mengadakan konsultasi publik berkala bersama pakar IT dan akademisi kearsipan.
01 01 02 02 • Katalog dan gambar arsip dapat ditelusuri secara daring, di dalam maupun di luar lokasi NAJ. • Fitur: pencarian kata kunci, pencarian berlapis, dan pencarian lintas basis data domestik maupun internasional. • Katalog cetak/kertas tersedia di ruang baca. Prosedur Administrasi Manual dan Birokrasi Pelayanan Sumber: digital.archives.go.jp, jpsearch.go, .archives.go.jp, https://www.archives.go.jp/about/movie/index.html Observasi Pelaksanaan Layanan Informasi Kearsipan layanan informasi kearasipan di Jepang menerapkan secara Teknologi dan konvensional (non-teknologi). "Tanpa Batas dan Tanpa Biaya” PRINSIP KETERBUKAAN • Arsip bersejarah dapat dibaca setelah prosedur yang ditetapkan dipenuhi. • Pelaksanaan layanan daring menyediakan opsi bilingisme penuh (Jepang-Inggris) • Akses dapat dibatasi untuk melindungi hak dan kepentingan individu atau karena alasan wajar lainnya. Layanan Daring PENCARIAN & AKSES DARING Layanan Tatap Muka (On-Site Reading Room Services) Sistem Registrasi & Protokol Dokumentasi • Pengunjung wajib melakukan registrasi kartu identitas dan mengisi Request Form • Pengunjung di ruang baca diizinkan mengambil foto dokumen secara mandiri dengan ketentuan • Kartu Akses Fisik (User Registration) • Prosedur Penggandaan Fisik (Fotokopi)
https://www.archives.go.jp https://laws.e-gov.go.jp https://www.digital.archives.go.jp www.archives.go.jp adalah situs web resmi Nasional Archives of Japan (Lembaga Arsip Nasional Jepang). Website ini sebagai pusat informasi daring tentang Arsip Nasional Jepang. Diantaranya; informasi koleksi arsip nasional Jepang, panduan pengguna, informasi layanan kearsipan,dll. Website ini juga terhubung dengan layanan Digital Archive untuk menelusuri katalog dan mengakses dokumen sejarah yang telah didigitalisasi, serta halaman hukum dasar dan sumber lain yang menyediakan informasi mengenai dasar hukum dan peraturan terkait kearsipan di Jepang. https://laws.e-gov.go.jp dan https://www.japaneselawtranslation.go.jp/en adalah situs resmi milik Pemerintah Jepang (dikelola oleh Digital Agency / Badan Digital Jepang) . Situs ini berfungsi sebagai basis data hukum daring untuk mencari dan membaca undang-undang serta peraturan di Jepang. e-Gov menyediakan teks hukum berbahasa Jepang, sedangkan Japanese Law Translation menyediakan terjemahan berbagai peraturan Jepang ke bahasa Inggris untuk memudahkan pemahaman bagi pengguna internasional. digital.archives.go.jp adalah Arsip Digital Arsip Nasional Jepang (National Archives of Japan. Digital Archive menyediakan akses terbuka (gratis) ke katalog dan dokumen sejarah resmi yang disimpan oleh Arsip Nasional Jepang (National Archives of Japan) (dengan syarat tertentu).
Akses Situs: Buka website resmi digital.archives.go.jp. Masukkan kata kunci ke dalam kolom pencarian (Search box) yang tersedia di halaman utama. . 1 2 Pencarian Arsip Secara Digital (NADJA) NAJDA Digital Archives of Japan merupakan situs arsip digital yang dikelola oleh Arsip Nasional Jepang. Jenis Akses Arsip : Open: Dapat diakses secara umum, Application Required: Memerlukan permohonan izin, On-Site Only: Hanya dapat diakses di lokasi. Berikut langkah-langkah mengakses dan mengunduh arsip digital yang dapat diakses untuk umum : Centang opsi Open pada bagian Use Restriction Classification dan image untuk menampilkan arsip yang terbuka untuk umum dan dapat langsung diakses
Pilih dan klik Judul Berkas (Files) yang dibutuhkan untuk membuka detail dokumen 3 Tekan tombol Browse untuk menampilkan pratinjau (preview) dan lembaran arsip digital. 4 Tunggu hingga sistem selesai memuat viewer dan lembaran digital arsip dapat dilihat. 5
X (Twitter) @JPNatArchives YouTube 国立公文書館 (@JPNatArchives) Facebook 国立公文書館 (National Archives of Japan)
National Archives of Japan Digital Archive (NAJDA) Sistem arsip digital yang dikelola oleh National Archives of Japan (Arsip Nasional Jepang). Arsip digital yang menyediakan dokumen sejarah hubungan Jepang dengan negara- negara Asia. Japan Center For Asian Historical Records (JACAR)
Pengembangan Jaringan Arsip Terintegrasi Kemudahan Akses dan Pengunduhan Mandiri Standarisasi Metadata, Struktur Hierarki, dan Kode Referensi (URI)
Kelompok 3 Presented by: