Created in Canva
PENGELOLAAN REKOD AKTIF Kelompok 3 - PRA B Studi Kasus:
Bunga Jolazia R. 2506600032 KELOMPOK 3 Khairunnisa Tefana 2506603324 Ardwian Rizky 2506601823 Farrel Zanuar R. 2506602126 Anjani Zulfa Al. 2506603980 Christ Diati Sitorus 2506604314
MENGAPA PEMBERKASAN ARSIP HARUS TERATUR?📁 Memudahkan pencarian informasi Arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat saat dibutuhkan 🗂 Menjaga kerapian dan keteraturan dokumen Arsip tersusun sistematis sesuai kegiatan atau masalah🔒 Mencegah kehilangan dan kerusakan arsip Arsip lebih aman dan terjaga ⚡ Mendukung efisiensi kerja Tidak membuang waktu mencari arsip yang tercecer 🗑 Mempermudah penyusutan arsip Mudah memilah arsip yang masih digunakan atau tidak
DAMPAK DARI TIDAK TERSEDIANYA SARANA PRASARANA KEARSIPAN YANG MEMADAI Tersedianya sarana dan prasarana kearsipan yang memadai di suatu instansi sangat penting. Jika tidak, hal itu berisiko memberikan dampak negatif terhadap proses pengelolaan arsip, seperti kegiatan kearsipan berpotensi berlangsung secara tidak efektif, tidak efisien, serta kurang akurat. Kondisi ini dapat menimbulkan: 1.Ketidakteraturan dalam penataan arsip 2.Risiko kehilangan dokumen 3.Kemungkinan terjadinya penyalahgunaan informasi 4.Menyulitkan dalam penelusuran serta akses informasi arsip yang dibutuhkan, sehingga proses pengambilan keputusan menjadi terhambat
SOLUSI MENGATASI PENUMPUKAN ARSIPMenyortir berkas sesuai dengan fungsi/kategori umum. Langsung memberkaskan arsip aktif yang telah tercipta dengan desk tray (folder berkas). Merawat dan menyediakan central file yang sesuai dengan standar kearsipan. Melakukan pemeriksaan ketersediaan sarana dan pembiasaan kearsipan secara berkala.
JUDUL BERITA: PENYUSUNAN DAN PENATAAN ARSIP AKTIFBalai Wilayah Sungai Sumatera VII melaksanakan kegiatan penyusunan dan penataan arsip sebagai lanjutan dari kegiatan pendampingan arsip. Permasalahan yang terjadi seperti arsip aktif & inaktif yang masih bercampur di ruang kerja, pemberkasan tidak menggunakan klasifikasi arsip, hanya menggunakan nomor urut agenda, penulisan indeks berkas secara manual tanpa klasifikasi, serta penumpukan arsip inaktif di ruang kerja . Dengan adanya kegiatan ini diharapkan pengelolaan arsip dapat terkelola lebih baik lagi di masa mendatang. Link: https://sda.pu.go.id/balai/bwssumatera7/berita/penyusunan-dan-penataan- arsip-aktif
Sistem kearsipan OPD di Kalimantan Timur masih belum tertata dengan baik, ditandai dengan pengelolaan arsip yang masih manual, belum tersedianya record center, serta administrasi arsip yang tidak optimal. Kondisi ini berisiko menyebabkan arsip sulit ditemukan hingga hilang. “Berkas tidak disimpan di dalam gudang begitu, dicari susah dan ditemukan secara mutilasi atau terpisah-pisah dari berkas arsipnya,” kata Arsiparis Ahli Muda Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Dewi Susanti Sebagai upaya perbaikan, DPK Kaltim mendorong digitalisasi melalui aplikasi Srikandi serta pembenahan sistem kearsipan, seperti penyediaan record center dan penataan administrasi arsip. Link: https://nusantaraplus.id/lokal/sistem-kearsipan-opd-kaltim-masih-berantakan-dpk-kaltim- siapkan-solusinya/JUDUL BERITA: SISTEM KEARSIPAN OPD KALTIM MASIH BERANTAKAN, DPK KALTIM SIAPKAN SOLUSINYA
REFERENSIBalai Wilayah Sungai Sumatera VII. Penyusunan dan penataan arsip aktif. https://sda.pu.go.id/balai/bwssumatera7/berita/penyusunan-dan-penataan-arsip-aktif Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kalimantan Timur. Sistem kearsipan OPD Kaltim masih berantakan, DPK Kaltim siapkan solusinya. Nusantara+. https://nusantaraplus.id/lokal/sistem-kearsipan-opd-kaltim-masih-berantakan-dpk-kaltim-siapkan-solusinya/ Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. Pemberkasan arsip aktif. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia. https://setkab.go.id/pemberkasan-arsip-aktif/ Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. (2012). Politeknik Negeri Manado. [Dokumen repository]. https://repository.polimdo.ac.id/958/1/text.pdf Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi LAN. [Dokumen repository]. http://repository.stialan.ac.id/id/eprint/337 Universitas Airlangga. Pentingnya skema klasifikasi arsip dalam suatu organisasi. https://dip.fisip.unair.ac.id/pentingnya-skema- klasifikasi-arsip-dalam-suatu-organisasi/ Universitas Negeri Padang. [Dokumen repository]. https://share.google/p32nc1TD4bwcTPizj Universitas Pendidikan Indonesia. [Dokumen repository]. https://nusantaraplus.id/lokal/sistem-kearsipan-opd-kaltim-masih- berantakan-dpk-kaltim-siapkan-solusinya/
TERIMA KASIH