BÁO CÁO TỔNG KẾT HỌC PHẦN TƯ DUY THIẾT KẾ Nhóm 2 GVHD: THS.Vũ Tường Quyên LHP: 26D1TEC55005918
GIỚI THIỆU VẤN ĐỀ Sinh viên khó tìm kiếm và tiếp cận thông tin học vụ - đào tạo như đăng ký học phần, lịch học, lịch thi, quy chế đào tạo hay học phí... Giúp sinh viên tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin, tránh bỏ lỡ các mốc quan trọng và nâng cao trải nghiệm học tập. Vấn đề cần giải quyết: Tầm quan trọng của vấn đề: Đối tượng gặp vấn đề: Người học tại UEH, đặc biệt là những người học chưa quen với hệ thống học vụ của trường.
EMPATHIZEKẾT QUẢ Qua bước Empathize, nhóm nhận thấy người học UEH gặp khó khăn khi tra cứu thông tin học vụ vì thông tin phân tán trên nhiều kênh. Người học phải tìm kiếm, so sánh và xác nhận lại từ nhiều nguồn nên tốn thời gian và dễ lo lắng về độ chính xác của thông tin. Ý NGHĨA Bước Empathize giúp nhóm hiểu rõ hơn nhu cầu, cảm xúc và hành vi của người học khi tìm kiếm thông tin học vụ. Từ đó xác định được vấn đề cốt lõi là thiếu một nguồn thông tin tập trung, đáng tin cậy và dễ tra cứu. KHẢO SÁT Nhóm đã thu thập dữ liệu thông qua khảo sát bằng Google Form. Với mục đích đánh giá khó khăn của người học tại UEH trong việc tiếp cận và thực hiện các thủ tục học vụ, đồng thời xác định nhu cầu và mức độ sẵn sàng đối với giải pháp UEH SmartBot. Form thu về 164 người tham gia. Trong đó, đa số các đối tượng đã từng gặp khó khăn trong việc tìm hiểu và thực hiện các thủ tục học vụ - đào tạo (chiếm 94,5%)
Người học UEH gặp khó khăn khi tra cứu thông tin và thực hiện thủ tục học vụ - đào tạo do thông tin phân tán và thiếu hệ thống hỗ trợ tra cứu nhanh chóng, chính xác.Ý NGHĨA PROBLEM STATEMENTDữ liệu không tích hợp giữa các hệ thống Không có công cụ hỗ trợ tức thời (chatbot, hướng dẫn nhanh) Thông tin rải rác ở nhiều nguồn Nội dung dài, chứa ngôn từ hành chính Thiếu ví dụ minh họa cụ thể Thiếu tóm tắt trọng tâm Nhiều thông tin không phân loại theo nhu cầu cụ thể ⟶ người học phải đọc nhiều nội dung không liên quan để tìm phần mình cần Nhiều bước thao tác Không có hướng dẫn từng bước rõ ràng Chỉ cung cấp link, không giải thích Ngại hỏi hoặc sợ làm sai Website phân tán, không đồng bộ Phản hồi người học chậm Không hiểu thuật ngữ học vụ Thiếu kỹ năng tìm kiếm thông tin Không biết liên hệ đúng bộ phận Người học UEH gặp khó khăn trong việc tiếp cận, hiểu và thực hiện các thủ tục học vụ - đào tạo Người học UEH gặp khó khăn trong việc tiếp cận, hiểu và thực hiện các thủ tục học vụ - đào tạo DEFINEDEFINE Bước Define chuyển các phát hiện từ Empathize thành vấn đề rõ ràng, xác định được đối tượng, nhu cầu và mong muốn cốt lõi của người dùng. Qua đó định hướng cụ thể cho bước Ideate, tập trung vào việc xây dựng giải pháp tra cứu tập trung và đáng tin cậy. Những định hướng này trở thành nền tảng cho bước Ideate.
Xây dựng UEH SMARTBOT là một chatbot hoạt động 24/7, nhằm giúp người học tìm kiếm thông tin học vụ và đào tạo nhanh hơn, hiểu đúng quy định và thực hiện thủ tục chính xác. Pain point: Thông tin nằm rải rác ở nhiều kênh khác nhau; các văn bản, quy định dùng từ ngữ pháp lý, dài dòng và khó hiểu; thiếu tính tức thời khi cần thông tin gấp và hỗ trợ nhanh ngoài giờ hành chính. Sinh viên UEH cần một hệ thống phản hồi thông tin học vụ - đào tạo có tính tương tác cao, nhanh chóng và chính xác, hướng dẫn chi tiết lộ trình của từng bước thao tác cao So với các cách tra cứu hiện nay như website/portal UEH, group sinh viên hoặc hỏi trực tiếp phòng ban, UEH SmartBot cung cấp một điểm truy cập duy nhất với thông tin chính thống, phản hồi nhanh 24/7 và hướng dẫn rõ ràng hơn, giúp sinh viên tìm và thực hiện thông tin học vụ - đào tạo nhanh và chính xác hơn. Người dùng: Tiết kiệm 70–80% thời gian tra cứu thông tin. Không cần đọc hết quy chế dài 20–30 trang. Không cần chờ phản hồi email 1–2 ngày. Giảm nguy cơ sai sót như đăng ký sai học phần,...Giảm được cảm giác lo lắng, bối rối trong quá trình học tập tại UEH IDEATENEEDSAPPROACHBENEFITCOMPETITION So với cách tra cứu hiện tại vốn phân tán, tốn thời gian và thiếu tính xác thực, SmartBot cung cấp một phương thức tra cứu tập trung, nhanh chóng và đáng tin cậy hơn. Giải pháp không thay thế hệ thống thông tin hiện có mà đóng vai trò là lớp trung gian thông minh giúp người học UEH tiếp cận thông tin hiệu quả hơn, từ đó cải thiện trải nghiệm học tập tổng thể.
Ý nghĩa: Mẫu thử được xây dựng nhằm mô phỏng trải nghiệm sử dụng UEH SMARTBOT để hỗ trợ người học tra cứu thông tin học vụ - đào tạo một cách nhanh chóng và thuận tiện. Thông qua việc trải nghiệm mẫu thử, người học có thể đưa ra phản hồi và đánh giá, từ đó giúp nhóm hoàn thiện và cải thiện giải pháp trong các bước phát triển tiếp theo. PROTOTYPE Nhóm phát triển một phiên bản prototype với mức độ hoàn thiện Medium Fidelity. Prototype mô phỏng trải nghiệm sử dụng chatbot trên hai nền tảng là điện thoại và máy tính. Quét QR để xem video hướng dẫn
Sau khi xây dựng ý tưởng và mẫu thử cho UEH SMARTBOT - trợ lý ảo hỗ trợ tra cứu thông tin học vụ và đào tạo, nhóm tiến hành bước Test nhằm kiểm tra xem giải pháp có thực sự giải quyết được vấn đề mà người dùng đang gặp phải hay không. Mục tiêu của bước này là thu thập phản hồi từ người dùng thực tế, từ đó đánh giá tính hiệu quả của giải pháp và tìm ra những điểm cần cải thiện. THỬ NGHIỆM (TEST)
MỤC TIÊU THỬ NGHIỆMQuá trình thử nghiệm được thực hiện nhằm đánh giá các yếu tố sau: Mức độ dễ sử dụng của UEH SMARTBOT khi người học đặt câu hỏi và khả năng cung cấp thông tin chính xác và dễ hiểu so với cách tra cứu truyền thống. Kiểm tra mức độ hữu ích của các chức năng và trải nghiệm tổng thể của người học khi sử dụng chatbot để giải quyết các vấn đề học vụ. Thông qua quá trình thử nghiệm, nhóm mong muốn xác định liệu UEH SMARTBOT có giúp sinh viên tiết kiệm thời gian, giảm bối rối khi tra cứu thông tin và tăng sự tự tin khi thực hiện các thủ tục học vụ hay không.Đối tượng khảo sát: Sinh viên đang học tại UEH từ năm 1 - 4, độ tuổi từ 18 - 22 CÁCH TIẾN HÀNH THỬ NGHIỆM Phương pháp: Lập biểu mẫu khảo sát bằng Google Form Lập biểu mẫu sử dụng Google Form, thông qua các hình ảnh về giao diện mẫu và giải thích cách hoạt động, sử dụng UEH Smartbot, sinh viên đọc và đánh giá qua việc trả lời các câu hỏi trong form. Sau đó phân tích dữ liệu từ form khảo sát bao gồm những câu hỏi định lượng và câu hỏi mở (ý kiến, mong muốn/kỳ vọng) và thu thập phản hồi Người tham gia được giới thiệu về UEH SMARTBOT và cách thức tương tác với chatbot thông qua việc đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên.
KẾT QUẢ VÀ PHẢN HỒI TỪ NGƯỜI DÙNGNhìn chung, kết quả thử nghiệm cho thấy giải pháp UEH SmartBot có tính khả thi cao về mặt chuyên môn và vận hành. Người dùng đánh giá cao việc có thể đặt câu hỏi trực tiếp và nhận được hướng dẫn từng bước cho các thủ tục học vụ. Kết quả khảo sát 124 sinh viên cho thấy UEH SmartBot được đánh giá tích cực. 98,4% cho rằng mục đích dễ hiểu, 95,2% thấy việc tìm thông tin dễ dàng và 98,3% cho rằng SmartBot giúp tìm thông tin nhanh hơn. Đồng thời, 97,5% sinh viên sẵn sàng sử dụng nếu hệ thống được triển khai.ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN Mở rộng phạm vi câu hỏi và câu trả lời, cải thiện cách trình bày thông tin để phù hợp với nhiều tình huống khác nhau hay xử lý nhiều tình huống học vụ hơn. Bổ sung ví dụ minh họa thực tế cho các thủ tục phức tạp. Thiết kế thêm giao diện gợi ý câu hỏi phổ biến để giúp người dùng dễ dàng đặt câu hỏi. Tiếp tục kiểm thử với số lượng sinh viên lớn hơn để hoàn thiện hệ thống trước khi triển khai rộng rãi. Giải pháp có thể được triển khai dựa trên các nền tảng chatbot và tích hợp vào hệ thống thông tin của UEH.KẾT LUẬN Kết quả thử nghiệm cho thấy UEH SMARTBOT có tiềm năng trở thành một công cụ hữu ích giúp sinh viên UEH tra cứu thông tin học vụ một cách nhanh chóng, chính xác và dễ hiểu. Việc áp dụng giải pháp này không chỉ giúp giảm bớt sự bối rối và áp lực khi thực hiện các thủ tục học tập, mà còn góp phần nâng cao trải nghiệm học tập của sinh viên trong môi trường đại học số. Bước thử nghiệm giúp đánh giá mức độ khả thi và hiệu quả của UEH SmartBot thông qua phản hồi thực tế từ người dùng. Kết quả thu được là cơ sở để nhóm xác định các điểm cần cải thiện và tiếp tục hoàn thiện giải pháp. Ý NGHĨA