View Draft SOP Keuangan & Akuntansi Relawan Pro Purbaya 2029 flipbook.
Nomor Dokumen: SOP-Keu/Rel.Pby/01/2026 Versi: 1.0 Tanggal Berlaku: __________ Disahkan oleh: __________________
halaman identitas dokumen : Nomor Dokumen: SOP-Keu/Rel.Pby/01/2026 Versi: 1.0 Status: Dokumen Terkendali Tanggal Berlaku: __________ Pemilik Dokumen: Pengurus Pusat Relawan Pro Purbaya 2029 Disahkan Oleh: Ketua Umum Nasional Relawan Pro Purbaya 2029
KATA PENGANTAR KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya, sehingga Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Keuangan Organisasi Relawan Pro Purbaya 2029 ini dapat disusun sebagai pedoman bersama dalam melaksanakan pengelolaan keuangan organisasi secara tertib, transparan, akuntabel, profesional, dan bertanggung jawab. Pengelolaan keuangan merupakan salah satu unsur penting dalam menjaga keberlangsungan dan kepercayaan terhadap sebuah organisasi sosial. Dana yang dikelola oleh organisasi pada hakikatnya merupakan amanah yang harus digunakan secara tepat sasaran, efisien, efektif, dan dapat dipertanggungjawabkan kepada organisasi, anggota, relawan, serta pihak-pihak yang memberikan dukungan. SOP ini disusun untuk memberikan pedoman yang jelas mengenai mekanisme perencanaan anggaran, pengajuan dana, persetujuan, pencairan, penggunaan, pencatatan, penyimpanan bukti transaksi, pelaporan, pertanggungjawaban, serta pemeriksaan/audit keuangan dari tingkat pusat sampai dengan provinsi, kabupaten/kota, dan setiap kegiatan organisasi. Dengan adanya SOP ini, diharapkan tidak terjadi perbedaan pemahaman dalam pengelolaan keuangan di setiap tingkatan organisasi. Seluruh pengurus, bendahara, panitia kegiatan, dan pihak yang diberikan amanah mengelola dana diharapkan dapat menjalankan tugas berdasarkan prinsip integritas, transparansi, akuntabilitas, profesionalisme, kehati-hatian, dan kepatuhan terhadap ketentuan organisasi serta peraturan yang berlaku. Kami menyadari bahwa SOP ini masih dapat disempurnakan sesuai dengan perkembangan organisasi, kebutuhan program, serta hasil evaluasi pelaksanaan di lapangan. Oleh karena itu, masukan dan saran yang konstruktif dari seluruh pengurus dan relawan sangat diperlukan untuk meningkatkan kualitas tata kelola organisasi. Akhir kata, semoga SOP ini dapat menjadi instrumen yang bermanfaat dalam membangun tata kelola keuangan yang sehat, terpercaya, dan profesional, sehingga setiap sumber daya yang dimiliki organisasi dapat memberikan manfaat sebesar-besarnya bagi pelaksanaan program dan kegiatan sosial. Jakarta, __________ 2026 PENGURUS PUSAT RELAWAN PRO PURBAYA 2029 Ketua Umum, Bendahara Umum, i
DAFTAR ISI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN KEUANGAN ORGANISASI RELAWAN PRO PURBAYA 2029 No. Materi Halaman KATA PENGANTAR ...................................................................................................................... i DAFTAR ISI ................................................................................................................................... ii-iv BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................. 1 1. Tujuan ........................................................................................................................................... 1 2. Ruang Lingkup .............................................................................................................................. 1 3. Prinsip Pengelolaan Keuangan ................................................................................................... 2 BAB II STRUKTUR DAN KEWENANGAN KEUANGAN .............................................................. 3 4. Struktur dan Kewenangan Pengelolaan Keuangan ....................................................................... 3 5. Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus ...................................................................................... 3-4 6. Pembagian Kewenangan Keuangan ............................................................................................ 4-5 BAB III SUMBER DAN PENGELOLAAN DANA ......................................................................... 6 7. Sumber Dana Organisasi .......................................................................................................... 6 8. Rekening dan Kas Organisasi ......................................................................................................... 6-7 9. Prinsip Penggunaan Dana ............................................................................................................... 7 BAB IV PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN ................................................................... 8 10. Perencanaan Program dan Anggaran ......................................................................................... 8 11. Rencana Anggaran Biaya (RAB) ................................................................................................. 8 12. Batas Kewenangan dan Persetujuan ............................................................................................. 9 BAB V PENGAJUAN DAN PENCAIRAN DANA ....................................................................... 10 13. Mekanisme Pengajuan Dana ....................................................................................................... 10 14. Verifikasi Proposal dan RAB ........................................................................................................ 11 ii
15. Persetujuan Pencairan ................................................................................................................ 11 16. Mekanisme Pencairan Dana ......................................................................................................... 11-12 BAB VI PELAKSANAAN DAN PENGGUNAAN DANA ............................................................. 13 17. Ketentuan Pengeluaran ............................................................................................................... 13 18. Bukti Transaksi ............................................................................................................................ 13 19. Pengelolaan Kas Besar dan Kas Kecil ........................................................................................ 14 20. Perubahan Anggaran ................................................................................................................. 14 BAB VII PENCATATAN DAN PEMBUKUAN ........................................................................... 15 21. Buku Kas ..................................................................................................................................... 15 22. Register Transaksi dan Tahapan Pencatatan Transaksi Keuangan ............................................ 15-16 23. Rekonsiliasi Bank ............................................................................................................................ 16 BAB VIII PELAPORAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN .................................................... 17 24. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) ............................................................................................ 17 25. Laporan Keuangan Bulanan ...................................................................................................... 18 26. Pengembalian Sisa Dana ........................................................................................................... 18 27. Transparansi Keuangan .............................................................................................................. 18 BAB IX PENGAWASAN DAN AUDIT ....................................................................................... 19 28. Mekanisme Pengawasan ............................................................................................................ 19 29. Mekanisme Audit .......................................................................................................................... 19 30. Checklist Audit ............................................................................................................................. 20 31. Klasifikasi Temuan Audit ............................................................................................................. 20 32. Tindak Lanjut Temuan ................................................................................................................ 21-22 BAB X LARANGAN DAN PENGENDALIAN ............................................................................. 23 33. Larangan Penggunaan Dana ...................................................................................................... 23 34. Pencegahan Penyalahgunaan Dana ......................................................................................... 23 35. Konflik Kepentingan ................................................................................................................... 23-24 iii
BAB XI PENUTUP ...................................................................................................................... 25 LAMPIRAN SOP ......................................................................................................................... 26 Lampiran 1 Format Proposal Permohonan Dana ................................................................. 26 Lampiran 2 Format RAB ........................................................................................................ 27 Lampiran 3 Formulir Pencairan Dana ................................................................................... 28 Lampiran 4 Format Kuitansi ............................................................................................... 29 Lampiran 5 Format Buku Kas ................................................................................................ 30-31 Lampiran 6 Format LPJ Kegiatan ...................................................................................... 32-33 Lampiran 7 Format Laporan Keuangan Bulanan ................................................................. 34-35 Lampiran 8 Format Register Transaksi dan Tahapan Pencatatan .................................... 36 Lampiran 9 Checklist Audit .............................................................................................. 36 Lampiran 10 Berita Acara Pemeriksaan Keuangan .......................................................... 36 Lampiran 11 Matriks Dokumen Keuangan ........................................................................... 37 PENGESAHAN SOP ............................................................................................................. 37 iv
BAB I - PENDAHULUAN 1. Tujuan SOP ini menjadi pedoman agar seluruh penerimaan, penyimpanan, pencairan, penggunaan, pencatatan, pelaporan, dan pemeriksaan dana organisasi dilakukan secara tertib, transparan, akuntabel, efisien, dan dapat ditelusuri. Tujuan utamanya adalah: menjadi pedoman pengelolaan keuangan seluruh tingkatan organisasi; memastikan setiap dana digunakan sesuai peruntukannya; menciptakan pengelolaan keuangan yang transparan; mencegah penyalahgunaan dana; memastikan setiap transaksi dapat dipertanggungjawabkan; menyeragamkan prosedur keuangan Pusat, Provinsi, Kabupaten/Kota dan kegiatan. Intinya: setiap pengurus mempunyai pedoman yang sama dalam mengelola uang organisasi. 2. Ruang Lingkup Berlaku bagi Pengurus Pusat, Pengurus Provinsi, Kabupaten/Kota, panitia kegiatan, bendahara, serta pihak lain yang menerima atau menggunakan dana organisasi. siapa saja dan kegiatan apa saja yang wajib mengikuti SOP ini. Mencakup: Pengurus Pusat; Pengurus Provinsi; Pengurus Kabupaten/Kota; pengurus tingkat bawah apabila dibentuk; panitia kegiatan; bendahara; koordinator program; penerima atau pengelola dana organisasi. Ruang lingkup juga mencakup seluruh proses: penerimaan → penyimpanan → pencairan → penggunaan → pencatatan → pelaporan → pemeriksaan. 1
3. Prinsip Pengelolaan Keuangan Transparansi: informasi keuangan dapat dijelaskan kepada pengurus dan pihak yang berhak mengetahuinya. Akuntabilitas: setiap penerimaan dan pengeluaran memiliki dasar, bukti, dan penanggung jawab. Pemisahan fungsi: pengaju, penyetuju, pemegang uang, dan pemeriksa tidak seluruhnya dirangkap satu orang. Efisiensi: dana digunakan sesuai prioritas program dan tidak untuk kepentingan pribadi. Kepatuhan: seluruh transaksi mengikuti AD/ART, keputusan organisasi, dan ketentuan hukum yang berlaku. Traceability: setiap transaksi dapat ditelusuri dari proposal/RAB sampai bukti pembayaran dan LPJ. Note : Bendahara tidak boleh mengeluarkan uang hanya berdasarkan perintah lisan tanpa dasar kegiatan dan pencatatan. 2
BAB II STRUKTUR DAN KEWENANGAN KEUANGAN 4. Struktur dan Kewenangan Tingkat/Jabatan Tanggung Jawab Utama Ketua Umum/Pengurus Pusat Menetapkan kebijakan dan menyetujui penggunaan dana strategis. Bendahara Pusat Mengelola rekening/kas pusat, pembukuan, pencairan, rekonsiliasi dan laporan pusat. Pengawas/Audit Melakukan pemeriksaan berkala dan pemeriksaan khusus bila diperlukan. Ketua Provinsi Mengendalikan program dan mengesahkan pengajuan kegiatan provinsi. Bendahara Provinsi Mengelola rekening/kas provinsi, pencatatan, pembayaran dan laporan. Ketua Kegiatan Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dana sesuai RAB. Bendahara Kegiatan Memegang kas kegiatan, membayar kebutuhan, mengumpulkan bukti dan menyusun LPJ. 5. Tugas dan Tanggung Jawab Pengurus Menjelaskan tugas masing-masing jabatan terkait keuangan. Yaitu : Ketua Umum memberikan arah kebijakan; menyetujui penggunaan dana strategis. Bendahara Umum mengelola keuangan pusat; mencatat penerimaan dan pengeluaran; membuat laporan. Ketua Provinsi mengawasi penggunaan dana di wilayahnya. Bendahara Provinsi mengelola kas provinsi; membuat laporan keuangan provinsi. 3
Bendahara Kegiatan mengelola dana kegiatan; menyimpan bukti transaksi; membuat LPJ. 6. Pembagian Kewenangan Keuangan Wewenang persetujuan pengeluaran berdasarkan nilai dan jenisnya. Nilai Dana Persetujuan ≤ Rp5 juta Ketua + Bendahara Provinsi > Rp5–20 juta Provinsi + Pusat > Rp20 juta Pusat/Pengurus sesuai ketentuan Angka tersebut dapat disesuaikan kembali melalui keputusan organisasi. Tujuannya agar tidak ada satu orang yang mempunyai kewenangan tidak terbatas atas uang organisasi. Bagan Alur Keuangan SUMBER DANA ↓ REKENING/KAS PUSAT ↓ PERENCANAAN PROGRAM ↓ PROPOSAL + RAB ↓ VERIFIKASI ADMINISTRASI & KEUANGAN ↓ PERSETUJUAN SESUAI BATAS KEWENANGAN ↓ PENCAIRAN DANA ↓ PROVINSI / KAB-KOTA / PANITIA KEGIATAN ↓ PELAKSANAAN + BUKTI TRANSAKSI ↓ LPJ + REKONSILIASI ↓ PEMERIKSAAN / AUDIT 4
↓ LAPORAN BULANAN PUSAT ↓ LAPORAN TRANSPARANSI ORGANISASI 5
BAB III - SUMBER DAN PENGELOLAAN DANA 7. Sumber Dana Organisasi Sumber Pendapatan Organisasi terdiri dari : iuran; donasi dan sumbangan masyarakat sponsorship; bantuan kegiatan; CSR; penggalangan dana; sumber lain yang sah. Bagian ini juga dapat mengatur bahwa organisasi menolak sumber dana yang bertentangan dengan hukum atau prinsip organisasi. 8. Rekening dan Kas Organisasi Mengatur: rekening pusat; rekening provinsi; kas besar; kas kecil; batas maksimum kas; siapa yang berwenang melakukan transaksi. Prinsip penting: Uang organisasi harus dipisahkan dari uang pribadi pengurus. Rekening dan Kas Rekening organisasi diprioritaskan menggunakan nama organisasi atau bentuk rekening yang secara resmi ditetapkan organisasi. Rekening pribadi tidak digunakan sebagai rekening utama organisasi. Kas tunai dibatasi sesuai keputusan organisasi dan disimpan secara aman. 6
Saldo buku harus dapat direkonsiliasi dengan saldo bank dan kas fisik. Setiap penerimaan dan pengeluaran dicatat segera atau paling lambat pada hari kerja berikutnya 9. Prinsip Penggunaan Dana Menjelaskan untuk apa dana organisasi boleh digunakan. Dana harus digunakan untuk: program sosial; kegiatan relawan; operasional organisasi; administrasi; komunikasi; pendidikan/pelatihan; kegiatan lain yang disetujui. Dana tidak boleh digunakan untuk kepentingan pribadi. . 7
BAB IV — PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN 10. Perencanaan Program dan Anggaran Sebelum kegiatan dilakukan, harus ditentukan: tujuan kegiatan; bentuk kegiatan; jumlah peserta; lokasi; waktu; kebutuhan; sumber dana; perkiraan biaya. Dengan demikian organisasi tidak menjalankan kegiatan tanpa perencanaan keuangan. 11. Rencana Anggaran Biaya (RAB) RAB adalah dokumen yang menjelaskan berapa biaya yang diperlukan untuk setiap kebutuhan kegiatan. Contoh: Kebutuhan Jumlah Konsumsi Rp4.000.000 Transportasi Rp3.000.000 Perlengkapan Rp2.500.000 Dokumentasi Rp1.500.000 Total Rp11.000.000 RAB menjadi dasar untuk meminta dana. 8
12. Batas Kewenangan dan Persetujuan Menjelaskan siapa yang harus menyetujui anggaran tertentu. Tujuannya: mencegah pengeluaran tanpa izin; mencegah keputusan sepihak; menciptakan kontrol; memastikan pengeluaran sesuai program. Batas Kewenangan dan Persetujuan Nilai Pengajuan Persetujuan Minimum Catatan ≤ Rp5.000.000 Ketua Provinsi + Bendahara Provinsi Untuk kegiatan rutin sesuai program. > Rp5.000.000 s.d. Rp25.000.000 Ketua Provinsi + Bendahara Provinsi + persetujuan Pusat Proposal dan RAB diverifikasi. > Rp25.000.000 Ketua Provinsi + Bendahara Pusat + Ketua Umum/Pengurus Pusat Dapat meminta pemeriksaan tambahan. Angka di atas adalah contoh batas kewenangan yang dapat disesuaikan melalui keputusan resmi organisasi 9
BAB V — PENGAJUAN DAN PENCAIRAN DANA 13. Mekanisme Pengajuan Dana Menjelaskan langkah pengajuan: Rencana Kegiatan ↓ Proposal ↓ RAB ↓ Pengajuan ↓ Verifikasi 14. Verifikasi Proposal dan RAB Sebelum uang dicairkan, bendahara/pejabat keuangan memeriksa: apakah kegiatan benar-benar ada; apakah anggaran masuk akal; apakah harga wajar; apakah jumlah peserta sesuai; 10
apakah dana tersedia; apakah proposal sudah disetujui. 15. Persetujuan Pencairan Pengajuan Proposal Kegiatan dan RAB nya bisa dilakukan melalui KORCAM atau KORDA, lalu di cek dan diverifikasi oleh KORWIL lalu di cek dan di verifikasi oleh KORNAS dan terakhir di setujui oleh Ketua Koordinator Nasional sebelum uang keluar. Dalam Pengajuan Proposal Kegiatan atau Program Kerja diperlukan adanya dokumen pelengkap untuk memberikan informasi rencana dan pelaksanaan serta anggaran dana yang diperlukan. Adapun lampiran tersebut terdiri dari : a. Proposal yang dibuat Tim Kegiatan b. Proposal Permohonan Dana ( PPD ) - ( Form 1A ) c. Rencana Anggaran Biaya ( RAB ) – ( Form 2A ) d. Form Pencairan Dana ( FPD ) – ( Form 3A ) e. Kuitansi – ( Form 4A ) Formulir Pencairan Dana (FPD). menjadi bukti bahwa pengeluaran tersebut sudah mendapatkan persetujuan dan Kuitansi menjadi bukti bahwa uang sudah dikeluarkan untuk melaksanakan kegiatan tersebut 16. Mekanisme Pencairan Dana Prioritas: Transfer bank → bukti transfer → dicatat dalam buku bank. Untuk kebutuhan kecil dapat menggunakan kas tunai. Untuk kegiatan besar, pencairan dapat dilakukan bertahap sesuai pertimbangan dan kondisi keuangan yang tersedia. SOP Pengajuan dan Pencairan Dana 1. Unit/panitia menyusun proposal dan RAB. 2. Ketua unit memeriksa tujuan, waktu, peserta dan kebutuhan. 3. Bendahara memeriksa kelayakan anggaran dan ketersediaan dana. 4. Pejabat berwenang memberikan persetujuan. 5. Bendahara menyiapkan Formulir Pencairan Dana. 6. Dana ditransfer ke rekening organisasi/unit yang ditetapkan atau dibayarkan langsung kepada pihak ketiga bila memungkinkan. 11
7. Panitia melaksanakan kegiatan sesuai RAB. 8. Seluruh bukti transaksi dikumpulkan. 9. LPJ disampaikan maksimal 7–14 hari kalender setelah kegiatan, kecuali ditentukan lain. 10. Sisa dana dikembalikan atau dicatat sebagai saldo program berdasarkan persetujuan. 12
BAB VI — PELAKSANAAN DAN PENGGUNAAN DANA 17. Ketentuan Pengeluaran Menjelaskan bahwa uang hanya boleh digunakan sesuai: proposal; RAB; persetujuan; kebutuhan program. Contoh: Jika RAB menyetujui konsumsi Rp4 juta, panitia tidak boleh menggunakan Rp4 juta tersebut untuk membeli barang pribadi. Ketentuan Pengeluaran Pengeluaran harus berkaitan langsung dengan program/kegiatan. Pengeluaran di luar RAB yang material harus mendapat persetujuan perubahan anggaran sebelum dilakukan. Pengeluaran tanpa bukti hanya dapat diproses sebagai pengecualian terbatas dengan surat pernyataan dan persetujuan pejabat berwenang 18. Bukti Transaksi Setiap pengeluaran harus mempunyai bukti. Contohnya: kuitansi; nota; invoice; bukti transfer; tanda terima; daftar penerima bantuan; data program kerja / kegiatan. Tujuannya agar auditor dapat menjawab: Uang keluar untuk apa, kepada siapa, kapan, berapa jumlahnya, dan siapa yang bertanggung jawab? 13
19. Pengelolaan Kas Besar dan Kas Kecil - Kas Besar digunakan untuk kebutuhan operasional yang nilainya relatif besar - Kas Besar digunakan untuk menambah dana pada kas kecil ketika saldo kas kecil sudah sama dengan atau dibawah Rp 1.000.000,- (satu juta rupiah) - Dalam 1 kali penambahan dari Kas Besar ke Kas Kecil maksimal senilai Rp 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah). Contoh Pengeluaran menggunakan Kas Besar : pembelian peralatan dan perlengkapan kantor yang nilainya besar akomodasi atau sewa kendaraan dan lainnya - Kas kecil digunakan untuk kebutuhan operasional yang nilainya relatif kecil. Contoh: parkir; fotokopi; ATK; konsumsi rapat; transport lokal. Dan lainnya Kas Besar dan Kas kecil harus dicatat dalam kertas kerja yang sudah di sediakan Pengurus Nasional, harus ada catatan : saldo awal + penerimaan – pengeluaran = saldo akhir. 20. Perubahan Anggaran Mengatur kondisi ketika realisasi berbeda dari RAB. Contoh: RAB konsumsi: Rp4.000.000 Ternyata membutuhkan: Rp4.800.000, Maka tambahan Rp800.000 harus mendapatkan persetujuan sesuai kewenangan. Tujuannya agar panitia tidak bebas mengubah anggaran setelah dana diterima. 14
BAB VII — PENCATATAN DAN PEMBUKUAN 21. Buku Kas Besar dan Kas Kecil Buku kas merupakan catatan seluruh: uang masuk; uang keluar; saldo. 22. Register Transaksi dan Pencatatan Transaksi Keuangan A. Register Transaksi Register transaksi adalah daftar seluruh transaksi secara lebih rinci. Biasanya berisi: tanggal; nomor bukti dokumen; uraian; jumlah; metode pembayaran; keterangan. Register memudahkan pencarian transaksi ketika audit. B. Tahapan Pencatatan Transaksi Keuangan : 1.Pencatatan transaksi keuangan dimulai dari Jurnal Umum yang sudah disediakan dalam Template Kertas Kerja yaitu pada worksheet Jurnal Umum. 2. Pindahkan data yang diperlukan dari Jurnal Umum ke worksheet Slip Jurnal Harian. Pada Slip Jurnal Harian ini bisa digunakan untuk menjurnal transaksi Penerimaan dan Pengeluaran maupun Jurnal Umum. 3. Jurnal Harian dilakukan satu kali dalam satu hari, yaitu a. Slip Jurnal Penerimaan boleh dicatat satu kali dalam satu hari atau lebih sesuai kebutuhan b. Slip Jurnal Pengeluaran boleh dicatat satu kali dalam satu hari atau lebih sesuai kebutuhan c. Jurnal umum boleh dicatat satu kali dalam satu hari atau lebih sesuai kebutuhan 4. Kolom Judul Jurnal Harian bisa diubah sesuai dengan kebutuhan, yaitu : 15
a. Slip Jurnal Penerimaan, digunakan untuk mencatatat semua uang masuk pada kas besar, kas kecil maupun bank b. Slip Jurnal Pengeluaran, digunakan untuk mencatat semua uang keluar pada kas besar, kas kecil maupun bank c. Jurnal umum khusus digunakan untuk mencatat penyesuaian, koreksi, penjurnalan akumulasi penyusutan aset kendaraan, peralatan dan perlengkapan kantor dan aset lainnya d. Pindahkan data yang diperlukan dari worksheet Jurnal Umum ke worksheet Buku Besar pada nama akun pencatatan masing-masing 5. Isi data-data yang diperlukan pada worksheet lainnya yang disediakan untuk keperluan operasional kerja, seperti : a. Worksheet kuitansi (KWT-Form 4A) b. Formulir Pencairan Dana (FPD-Form 3A) c. Rencana Anggaran Biaya (RAB-Form 2A) d. Invoice (INV-Form 1A) e. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ-Form 5A) dan Rekapannya f. .... 23. Rekonsiliasi Bank Rekonsiliasi adalah proses mencocokkan: Saldo pembukuan dengan Saldo rekening bank + kas fisik. Contoh: Saldo buku: Rp20 juta Saldo bank: Rp18 juta Kas fisik: Rp2 juta Berarti: Rp18 juta + Rp2 juta = Rp20 juta Jika tidak sama, harus dicari penyebab selisihnya. 16
BAB VIII — PELAPORAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN 24. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) LPJ menjelaskan: kegiatan yang telah dilaksanakan; hasil kegiatan; jumlah peserta; penggunaan dana; sisa dana; bukti transaksi; dokumentasi. LPJ merupakan bukti bahwa dana yang diterima telah digunakan sesuai tujuan. 25. Laporan Keuangan Bulanan Setiap bulan bendahara membuat laporan: Saldo awal + penerimaan – pengeluaran = saldo akhir. Laporan juga menunjukkan: sumber dana; penggunaan; kegiatan; saldo; dana yang masih harus dipertanggungjawabkan. 26. Pengembalian Sisa Dana Jika dana yang diterima: Rp15 juta tetapi realisasi: Rp13 juta maka terdapat: 17
Rp2 juta saldo/sisa dana. Sisa tersebut harus: dikembalikan ke rekening organisasi; atau ditetapkan sebagai saldo program berdasarkan persetujuan dan dicatat secara resmi. 27. Transparansi Keuangan Pengelolaan keuangan organisasi memberikan informasi keuangan kepada pihak yang berhak dan transparansi. Contohnya laporan ringkas: Dana masuk: Rp100 juta Program sosial: Rp60 juta Operasional: Rp20 juta Program relawan: Rp10 juta Saldo: Rp10 juta Transparansi tidak berarti seluruh data pribadi donatur harus dipublikasikan. 18
BAB IX — PENGAWASAN DAN AUDIT 28. Mekanisme Pengawasan Pengawasan dilakukan untuk memastikan: dana digunakan sesuai tujuan; tidak terjadi penyalahgunaan; laporan dibuat tepat waktu; bukti transaksi tersedia; saldo sesuai. Pengawasan dapat dilakukan oleh Pengawas/Audit Internal organisasi. MEKANISME AUDIT/PENGAWASAN 1. Pemeriksaan rutin dilakukan minimal secara berkala sesuai keputusan organisasi; disarankan triwulanan untuk unit aktif dan minimal tahunan secara menyeluruh. 2. Auditor/pengawas memeriksa saldo bank, kas, buku kas, bukti transaksi, proposal, RAB, FPD, LPJ, dan kesesuaian dengan persetujuan. 3. Lakukan rekonsiliasi: saldo buku = saldo bank + kas fisik + dana yang masih harus dipertanggungjawabkan. 4. Ambil sampel transaksi dan telusuri dari laporan sampai bukti asli. 5. Periksa transaksi tanpa bukti, transaksi pihak terkait, pengeluaran di luar RAB, duplikasi bukti, dan selisih kas. 6. Hasil pemeriksaan dituangkan dalam Berita Acara/Temuan Audit. 7. Temuan diberi status: selesai, perlu perbaikan, atau perlu pemeriksaan khusus. 8. Tindak lanjut dipantau sampai selesai. 29. Mekanisme Audit Audit dilakukan dengan memeriksa: 1. rekening bank; 2. kas; 3. buku kas; 4. proposal; 5. RAB; 6. formulir pencairan; 7. kuitansi; 8. bukti transfer; 19
9. LPJ; 10. laporan bulanan. Audit dapat dilakukan secara: berkala; tahunan; mendadak; khusus apabila terdapat indikasi masalah. 30. Checklist Audit Checklist digunakan agar pemeriksa tidak melewatkan bagian penting. Contoh: ☐ Rekening sesuai ☐ Saldo sesuai ☐ Bukti transaksi lengkap ☐ LPJ tersedia ☐ RAB sesuai realisasi ☐ Sisa dana telah dipertanggungjawabkan 31. Klasifikasi Temuan Audit Temuan dibagi berdasarkan tingkat masalah. Minor: kesalahan administratif kecil. Sedang: ada ketidaksesuaian yang perlu diperbaiki. Berat: dana tidak dapat dipertanggungjawabkan atau terdapat indikasi penyalahgunaan/fraud. Klasifikasi ini membantu menentukan tindakan berikutnya. KLASIFIKASI TEMUAN AUDIT Kategori Contoh Tindak Lanjut Minor Bukti kurang lengkap tetapi transaksi dapat diverifikasi Lengkapi maksimal 7 hari. Sedang Pengeluaran tidak sesuai RAB tanpa persetujuan Klarifikasi dan koreksi/pengembalian bila perlu. Berat Dana tidak dapat dipertanggungjawabkan, bukti fiktif, atau penyalahgunaan Pemeriksaan khusus dan tindakan sesuai aturan organisasi/hukum. 20
32. Tindak Lanjut Temuan Setiap temuan harus mempunyai: penanggung jawab; tindakan koreksi; batas waktu; status penyelesaian. Contoh: Temuan: kuitansi Rp500.000 belum tersedia. Tindakan: melengkapi bukti transaksi. PIC: Bendahara Kegiatan. Batas waktu: 7 hari. PENGENDALIAN KHUSUS Setiap perubahan RAB material harus disetujui sebelum pengeluaran. Pembayaran bernilai besar diprioritaskan melalui transfer agar mudah ditelusuri. Untuk bantuan sosial, gunakan daftar penerima dan bukti serah terima. Untuk pembelian barang, dokumentasikan barang yang diterima. Jika ada konflik kepentingan, pihak terkait wajib mengungkapkan dan tidak menjadi satu-satunya pengambil keputusan. Dokumen keuangan disimpan secara tertib, baik fisik maupun digital, sesuai masa simpan yang ditetapkan organisasi dan ketentuan hukum. FORMAT BERITA ACARA AUDIT BERITA ACARA PEMERIKSAAN KEUANGAN Nomor: .................... Pada hari/tanggal .................... telah dilakukan pemeriksaan keuangan: Unit: Periode: Saldo menurut pembukuan: Saldo menurut bank: Kas fisik: Selisih: Temuan: 1. ................................................................. 2. ................................................................. Rekomendasi: 1. ................................................................. 2. ................................................................. 21
Status tindak lanjut: [ ] Selesai [ ] Dalam proses [ ] Pemeriksaan lanjutan Pengawas/Auditor __________ Bendahara __________ Ketua Unit __________ 22
BAB X — LARANGAN DAN PENGENDALIAN 33. Larangan Penggunaan Dana Bagian ini menjelaskan secara tegas apa yang tidak boleh dilakukan. Misalnya: menggunakan dana untuk kepentingan pribadi; mencampur uang organisasi dengan uang pribadi; membuat kuitansi fiktif; menggelembungkan harga; menggunakan dana kegiatan lain tanpa izin; meminjam uang organisasi tanpa persetujuan; menyembunyikan transaksi. 34. Pencegahan Penyalahgunaan Dana Berisi sistem pencegahan agar penyalahgunaan tidak terjadi. Contohnya: dua pihak dalam persetujuan transaksi tertentu; rekonsiliasi rutin; audit; pembatasan kas tunai; bukti transaksi; pemisahan fungsi; laporan berkala. Prinsipnya: Jangan hanya mengandalkan kejujuran; organisasi juga harus memiliki sistem pengendalian. 35. Konflik Kepentingan Mengatur kondisi ketika pengurus mempunyai hubungan pribadi/bisnis dengan transaksi organisasi. 23
Contoh: Panitia membutuhkan jasa percetakan dan ternyata perusahaan percetakan tersebut milik keluarga pengurus. Maka hubungan tersebut harus diungkapkan, dan pengurus yang memiliki kepentingan tidak boleh menjadi satu- satunya pihak yang memutuskan transaksi. Tujuannya menjaga objektivitas dan kepercayaan. 24
BAB XI — PENUTUP KATA PENUTUP Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Keuangan Organisasi Relawan Pro Purbaya 2029 ini disusun sebagai pedoman bersama untuk mewujudkan tata kelola keuangan organisasi yang transparan, akuntabel, profesional, tertib, efektif, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan. SOP ini tidak hanya mengatur mengenai bagaimana dana diterima dan dibelanjakan, tetapi juga menegaskan bahwa setiap dana yang dipercayakan kepada organisasi merupakan amanah yang harus dikelola dengan penuh integritas dan tanggung jawab. Oleh karena itu, seluruh pengurus dari tingkat Pusat, Provinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan maupun pelaksana kegiatan wajib memahami dan melaksanakan ketentuan dalam SOP ini sesuai dengan kewenangan masing-masing. Setiap pengeluaran harus memiliki tujuan yang jelas, memperoleh persetujuan sesuai kewenangan, didukung bukti transaksi yang sah, dicatat dalam pembukuan, serta dipertanggungjawabkan melalui laporan yang dapat diperiksa. Pengelolaan keuangan yang baik diharapkan dapat mencegah terjadinya kesalahan administrasi, pemborosan, konflik kepentingan, penyalahgunaan dana, serta berbagai bentuk tindakan yang dapat merugikan organisasi dan mengurangi kepercayaan masyarakat. SOP ini juga menjadi instrumen untuk membangun budaya organisasi yang menjunjung tinggi: INTEGRITAS – TRANSPARANSI – AKUNTABILITAS – PROFESIONALISME – TANGGUNG JAWAB Apabila dalam pelaksanaannya terdapat ketentuan yang belum diatur atau diperlukan penyesuaian dengan perkembangan organisasi, maka SOP ini dapat dilakukan evaluasi dan penyempurnaan melalui mekanisme yang ditetapkan oleh Pengurus Pusat. Dengan tata kelola keuangan yang baik, kami berharap seluruh sumber daya organisasi dapat digunakan secara tepat sasaran dan memberikan manfaat nyata bagi pelaksanaan kegiatan sosial serta tujuan organisasi. Bersama membangun organisasi yang terpercaya, profesional, dan memberikan dampak yang nyata bagi masyarakat. Jakarta, __________ 2026 PENGURUS PUSAT RELAWAN PRO PURBAYA 2029 Ketua Umum Sekretaris Jenderal Bendahara Umum (________________) (________________) (________________) 25
LAMPIRAN SOP Lampiran 1 — Format Proposal Permohonan Dana 26
Lampiran 2 — Format RAB Catatan: volume, harga satuan dan total harus realistis. 27
Lampiran 3 — Formulir Pencairan Dana Dokumen yang digunakan bendahara untuk meminta pencairan uang berdasarkan proposal yang telah disetujui. 28
Lampiran 4 — Format Kuitansi 29
Lampiran 5 — Format Buku Kas dan Bank Digunakan untuk mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran. Formula: Saldo Awal + Penerimaan – Pengeluaran = Saldo Akhir. 30
Rumus: Saldo akhir = Saldo awal + seluruh penerimaan – seluruh pengeluaran 31
Lampiran 6 — Format LPJ Kegiatan dan Rekapan 32
33
Lampiran 7 — Format Laporan Keuangan Bulanan Digunakan oleh bendahara pusat/provinsi/kabupaten/kota untuk melaporkan kondisi keuangan setiap bulan. HALAMAN 1 : HALAMAN 2 : 34
HALAMAN 3 : HALAMAN 4 : DOKUMENTASI 35
Lampiran 8 — Format Register Transaksi dan Pencatatan Transaksi Daftar seluruh transaksi secara detail untuk mempermudah pelacakan dan audit. Tanggal No. Bukti Program Penerimaan Pengeluaran Metode PIC Keterangan Transfer/Tunai Transfer/Tunai Lampiran 9 — Checklist Audit Daftar pemeriksaan yang digunakan auditor/pengawas untuk memastikan seluruh aspek keuangan telah diperiksa. CHECKLIST AUDIT Item Pemeriksaan Ya Tidak Catatan Rekening menggunakan rekening resmi/ditetapkan organisasi Saldo bank cocok dengan pembukuan Kas fisik cocok dengan buku kas Seluruh transaksi memiliki nomor bukti Proposal dan RAB tersedia Pencairan telah disetujui pejabat berwenang Bukti transaksi lengkap LPJ tepat waktu Sisa dana telah dikembalikan/dicatat Tidak ada transaksi pribadi Lampiran 10 — Berita Acara Pemeriksaan Keuangan Dokumen resmi yang menyatakan bahwa pemeriksaan telah dilakukan dan mencatat: saldo; transaksi; temuan; rekomendasi; tindak lanjut. 36
Lampiran 11 — Matriks Dokumen Keuangan Menjelaskan dokumen apa yang dibuat, siapa yang membuat, siapa yang menyetujui, dan kapan dibuat. MATRIKS DOKUMEN KEUANGAN Dokumen Dibuat Oleh Disetujui Oleh Waktu Proposal kegiatan Ketua/Bendahara Kegiatan Ketua Unit/Pusat sesuai batas Sebelum kegiatan RAB Bendahara Kegiatan Pejabat berwenang Sebelum pencairan Form pencairan Bendahara Pejabat berwenang Sebelum pencairan Kuitansi/bukti Penerima/Bendahara Bendahara Saat transaksi Buku kas Bendahara Ketua/Bendahara atasan Harian/berkala LPJ Ketua + Bendahara Kegiatan Ketua Unit 7–14 hari setelah kegiatan Laporan bulanan Bendahara Unit Ketua Unit Setiap bulan Audit Pengawas/Auditor Ketua/Pengurus sesuai mekanisme Berkala Pengesahan SOP SOP ini merupakan pedoman dasar pengelolaan keuangan organisasi. Ketentuan lebih rinci dapat dituangkan dalam keputusan pengurus, peraturan organisasi, dan ketentuan hukum yang berlaku. Dalam hal terdapat pertentangan, ketentuan hukum dan ketentuan organisasi menjadi rujukan utama. Kolom Pengesahan Jabatan Nama Tanda Tangan Tanggal Ketua Umum Sekretaris Jenderal Bendahara Umum 37