Rancangan Aktualisasi Sabna Sabiha

Belum Optimalnya Kegiatan Pencatatan, Penataan dan Penyimpanan Surat Masuk dan Surat Keluar di Puskesmas Simonis RANCANGAN AKTUALISASI Sabna Sabiha, A.Md. Akun Arsiparis Terampil Sumes Gianto, SKM Mentor Dr. Hironymus Ghodang, M.si, M. Psi Coach

RANCANGAN AKTUALISASI Puji syukur penulis panjatkan Kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kesehatan serta kesempatan kepada penulis untuk mengikuti Pelatihan Dasar (LATSAR) Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) Golongan II angkatan XXX Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Sumatera Utara Kabupaten Labuhabatu Utara Tahun 2026 dengan tujuan memahami nilai-nilai Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif (Ber-AKHLAK) serta mengetahui dan memahami peran dan kedudukan Aparatus Sipil Negara (ASN). Selama pembuatan Rancangan Aktualisasi penulis banyak menerima dan mendapat bantuan dari berbagai pihak, maka pada kesempatan yang berharga ini penulis mengucapkan terima kasih kepada: Bapak Dr. Agustinus, S.SiT, M.T selaku Kepala BPSDM Provinsi Sumatera Utara Bapak H. Hendri Yanto Sitorus, S.E., M.M selaku Bupati Kabupaten Labuhanbatu Utara Bapak Sumes Gianto, SKM selaku Mentor yang telah mengarahkan dan membimbing penulis Bapak Dr. Hironymus Ghodang,M.Si.,M.Psi. selaku coach yang dengan penuh kesabaran memberikan saran, motivasi, dan pedampingan selama proses aktualisasi. Bapak selaku penguji Bapak Dame Hasiholan Simamora selaku LO yang telah memberikan arahan dan saran yang mendukung dalam proses pembelajaran dan pelatihan dasar CPNS Seluruh Bapak/Ibu Widyaiswara yang telah banyak membantu dalam memberikan pemahaman teknis dan non teknis. Para Peserta Pelatihan Dasar CPNS 2026 yang telah bekerjasama dalam proses pelatihan ini. Keluarga besar UPTD Puskesmas Simonis yang telah memberikan dukungan, doa, dan semangat agar terselesaikan dengan baik proses pelatihan dasar CPNS ini Penulis menyadari bahwa laporan ini masih memiliki keterbatasan dan kekurangan. Oleh karena itu, saran dan masukan yang membangun sangat diharapkan demi penyempurnaan rancangan ini. Semoga rancangan aktualisasi ini dapat memberikan manfaat dan kontribusi positif bagi peningkatan kinerja unit kerja serta pelayanan publik. Akhir kata penulis berharap semoga Rancangan Aktualisasi ini dapat memberikan manfaat bagi UPTD Puskesmas Simonis Kabupaten Labuhanbatu Utara. I SERASI KATA PENGANTAR Medan , 29 Juni 2026 Sabna Sabiha, A.Md. Akun NIP. 199402012025052001

Bagian III : Strategi Penyelesaian Isu Terpilih II SERASI DAFTAR ISI Lembar Persetujuan Bagian I : Pendahuluan Kata Pengantar Daftar Isi 1.1 Latar Belakang I II III 1 RANCANGAN AKTUALISASI 1.2 Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi 5 1.3 Tujuan 1.4 Manfaat 7 Bagian II : Identifikasi dan Analisis Isu 2.1 Identifikasi Isu 8 2.2 Analisis Isu, Penetapan Isu dan Penyebabnya 9 2.3 Dampak Isu Terpilih 2.4 Role Model 17 2 10 11 15 16 3.1 Penetapan gagasan dan kegiatan kreatif 18 3.2 Relevansi Agenda 2 dengan Rencana Kegiatan 19 3.3 Relevansi Agenda 3 dengan Rencana Kegiatan 22 3.4 Rancangan Aktualisasi 24 3.4 Rencana Jadwal Kegiatan Kegiatan Aktualisasi 28 Bagian IV : Penutup 31 4.1 Simpulan 32 334.2 Komitmen Pelaksaan Aktualisasi 4.3 Rencana Keberlanjutan dan Pengembangan 34

RANCANGAN AKTUALISASI III LEMBAR PERSETUJUAN RANCANGAN AKTUALISASI PELATIHAN DASAR CPNS SERASI Belum Optimalnya Kegiatan Pencatatan, Penataan dan Penyimpanan Surat Masuk dan Surat Keluar di UPTD Puskesmas Simonis NAMA Sabna Sabiha, A.Md. Akun NIP 199402012025052001 PANGKAT/GOL. RUANG Pengatur / II c JABATAN Arsiparis Terampi INSTANSI Dinas Kesehatan Labuhanbatu Utara, UPTD Puskesmas Simonis ANGKATAN XXX ( Tiga Puluh ) Telah diseminarkan pada hari , tanggal dihadapan Coach, Penguji dan Mentor dengan Metode Distance Learning Coach, Penguji, Mentor, Dr. Hironymus Ghodang, M.Si., M.Psi. Dr. Agustinus, S.SiT, MT Sumes Gianto, SKM Pembina Utama Pembina Utama Muda Penata TK. I NIP : 197007061998011001 NIP : 197608111999031003 NIP : 197605232008011002 Mengetahui: a.n. KEPALA BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PROVINSI SUMATERA UTARA KEPALA UPTD PENGEMBANGAN KOMPETENSI SUMBER DAYA MANUSIA

BAGIAN I PENDAHULUAN 1

Dari kelima isu yang telah saya identifikasi, isu yang menjadi fokus utama saya yaitu “Belum Optimalnya Kegiatan Pencatatan, Penataan dan Penerimaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Puskesmas Simonis”. Unsur negasi dari isu ini adalah “belum Optimalnya”, fokus adalah “Kegiatan Pencatatan, Penataan dan Penyimpanan”, dan lokus adalah “”UPTD Puskesmas Simonis”. Isu Belum Optimalnya Kegiatan Pencatatan, Penataan dan Penerimaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Puskesmas Simonis,saya pilih karena memenuhi kriteria APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak) serta USG (Urgency, Seriousness, dan Growth) yang akan dijelaskan lebih lengkap pada bagian 3. 2 SERASI 1.1 LATAR BELAKANG Berdasarkan pengamatan informasi dari pimpinan, arahan dan diskusi Bersama dengan pimpinan maka, saya mengambil lima isu aktual yang akan saya angkat yaitu: Belum Optimalnya Kegiatan Pencatatan, Penataan dan Penerimaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Puskesmas Simonis Belum Optimalnya Penyimpanan dan Penataan Dokumen Keuangan di Puskesmas Simonis Belum Terlaksana Kegiatan Jadwal Retensi Arsip di Puskesmas Simonis. Belum Tersedianya Ruangan Khusus Kearsipan di Puskesmas Simonis Belum Optimalnya kegiatan Penataan dan penyimpanan Dokumen Kepegawaian di Puskesmas Simonis Adapun kelima isu aktualisasi ini muncul disebabkan oleh adanya masalah yang terjadi di lingkungan kerja UPTD Puskesmas Simonis Kabupaten Labuhanbatu Utara. Sumber informasi yang mendasari adanya isu tersebut berasal dari fakta lapangan yang sudah diobservasi secara langsung . RANCANGAN AKTUALISASI

3 SERASI Isu belum optimalnya kegiatan pencatatan, penataan dan penyimpanan surat masuk dan surat keluar di Puskesmas Siimonis ini saya pilih karena memperoleh nilai tertinggi dalam analisis APKL dan USG. Berdasarkan APKL, isu ini aktual karena surat masuk dan surat keluar di Puskesmas Simonis masih tercatat manual dan bukunya rentan hilang sehingga proses pencatatan, penataan hingga penyimpanan sangat tidak efektif dan bisa menyebabkan dikemudian hari Puskesmas akan kehilangan data data surat tersebut dan layak untuk diselesaikan dengan tugas bidang. Berdasarkan USG, isu ini memiliki tingkat urgensi dan keseriusan tinggi serta berpotensi berkembang jika tidak segera ditangani, mengingat kegiatan administrasi surat menyurat setiap hari selalu ada. Bukti pendukung kualitatif yang memperkuat isu belum optimalnya kegiatan pencatatan, penataan dan penyimpanan surat keluar dan surat masuk di Puskesmas Simonis dapat dilihat dari hasil observasi yaitu : Pencatatan di register surat keluar tidak berjalan, surat masuk pencatatan nya juga tidak ada, dalam beberapa tahun terakhir surat masuk sering dalam bentuk elektronik dan belum ada pencatatan secara manual maupun digital,surat masuk dan surat keluar tersebut masih tersimpan dan berantakan di dalam lemari, tidak ada sistem penyimpanan yang sesuai standart Secara ideal, pengelolaan persuratan seharusnya dilakukan melalui mekanisme yang terstruktur, meliputi pencatatan pada buku register dengan tertib , klasifikasi berdasarkan kode arsip, hingga penyimpanan yang sistematis sesuai dengan SOP. Hal ini bertujuan agar setiap informasi yang ada dapat dilacak dengan cepat , aman dan terjaga kerahasiannya RANCANGAN AKTUALISASI

4 SERASI Apabila isu belum optimalnya kegiatan pencatatan, penataan dan penyimpanan surat masuk dan surat keluar di Puskesmas Simonis ini tidak segera diselesaikan, maka risiko yang dapat terjadi adalah risiko kehilangan dokumen , ketika mencari dokuemn yang dibutuhkan memakan waktu yang lama atau tidak efisien waktu, terhambatnya alur informasi atau bahkan tidak sampai ketujuan ,kegagalan dalam bukti dukung saat proses akreditasi Puskesmas. Jika dibiarkan tanpa perbaikan dampak nya adalah “Manajemen yang kacau”. Puskesmas akan kehilangan kendali atas informasi yang masuk maupun keluar, yang pada akhirnya akan menghambat tercapainya target-target Puskesmas. Pihak yang terdampak dalam belum optimalnya kegiatan pencatatan, penataan dan penyimpanan surat masuk dan surat keluar di Puskesmas Simonis ini bukan hanya satu orang saja,melainkan melibatkan berbagai pihak dalam ekosistem kerja Puskesmas, seperti staf Tata Usaha yang akan kesulitan mencari dokumen surat ketika dibutuhkan dengan segera, ada juga seluruh pegawai Puskesmas / Pemegang program yang akan ketinggalan informasi tentang info surat masuk maupun keluar dan hal ini juga bisa melibatkan Instansi vertikal seperti Dinas Kesehatan yang akan menyebabkan koordinasi terhambat jika mereka membutuhkan data atau informasi dari Puskesmas. Berdasarkan uraian diatas , dapat disimpulkan bahwa isu belum optimalnya kegiatan pencatatan, penataan dan penyimpanan surat masuk dan surat keluar di Puskesmas Simonis ini layak untuk diprioritaskan dalam rancangan aktualisasi. Analisis lebih rinci mengenai penetapan isu ini , termasuk penggunaan instrumen APKL, USG dan Fishbone akan dijelaskan secara lebih detail pada Bagian II. RANCANGAN AKTUALISASI

S e b a g a i s e o r a n g A r s i p a r i s d i P u s k e s m a s S i m o n i s , p e r a n s a y a s a n g a t k r u s i a l d a l a m m e n j a g a a l u r k o m u n i k a s i d a n d o k u m e n t a s i o r g a n i s a s i . M e r u j u k p a d a u r a i a n t u g a s d a n j a b a t a n , t a n g g u n g j a w a b s a y a m e l i p u t i : M a n a j e m e n a d m i n i s t r a s i P e r s u r a t a n , y a i t u d e n g a n m e l a k s a n a k a n k e g i a t a n p e n e r i m a a n , r e g i s t r a s i , p e n d i s t r i b u s i a n h i n g g a p e n g a r s i p a n s u r a t m a s u k m a u p u n s u r a t k e l u a r a g a r a l u r i n f o r m a s i t e r t i b P e n g e l o l a a n S i s t e m K e a r s i p a n , y a i t u d e n g a n m e n a t a , m e m e l i h a r a , m e n y i m p a n d o k u m e n / a r s i p d e n g a n s i s t e m p e n g k l a s i f i k a s i a n y a n g s t a n d a r g u n a m e n j a m i n k e a m a n a n d a n k e m u d a h a n a k s e s K o o r d i n a s i A d m i n i s t r a t i f , y a i t u p e g h u b u n g i n f o r m a s i a n t a r a p i m p i n a n , u n i t i n t e r n a l m a u p u n e k s t e r n a l m e l a l u i p e n g e l o l a a n s u r a t y a n g e f e k t i f . P u s k e s m a s S i m o n i s m e r u p a k a n u n i t p e l a k s a n a t e k n i s d i b a w a h D i n a s K e s e h a t a n y a n g m e m i l i k i p e r a n s t r a t e g i s s e b a g a i p u s a t p e n g e m b a n g a n m a s y a r a k a t . M e r u j u k p a d a P e r a t u r a n M e n t e r i K e s e h a t a n N o m o r 4 3 T a h u n 2 0 1 9 t e n t a n g P u s a t K e s e h a t a n M a s y a r a k a t , P u s k e s m a s m e m i l i k i t u g a s p o k o k m e l a k s a n a k a n k e b i j a k a n k e s e h a t a n u n t u k m e n c a p a i t u j u a n p e n g e m b a n g a n k e s e h a t a n d i w i l a y a h k e r j a n y a . F u n g s i A d m i n i s t r a s i t e r s e b u t m e r u p a k a n f o n d a s i o p e r a s i o n a l b a g i s e l u r u h k e g i a t a n d i P u s k e s m a s S i m o n i s . K e l a n c a r a n k e g i a t a n k l i n i s m a u p u n n o n k l i n i s s a n g a t b e r g a n t u n g b a g a i m a n a i n f o r m a s i ( s u r a t ) d i k e l o l a . K o n d i s i s a a t i n i , d i m a n a s i s t e m p e n c a t a t a n t i d a k b e r j a l a n d a n p e n y i m p a n a n a r s i p b e l u m t e r s t a n d a r i s a s i , m e n u n j u k k a n a d a n y a k e s a l a h a n d a r i f u n g s i a d m i n i s t r a t i f y a n g s e h a r u s n y a d i j a l a n k a n . O l e h k a r e n a i t u , o p t i m a l i s a s i s i s t e m k e a r s i p a n d a n r e g i s t r a s i b u k a n s e k e d a r k e g i a t a n t e k n i s , m e l a i n k a n u p a y a m e n g e m b a l i k a n f u n g s i o r g a n i s a s i a g a r b e r j a l a n s e s u a i d e n g a n t a t a k e l o l a m a n a j e m e n y a n g a k u n t a b e l , e f i s i e n d a n t r a n s p a r a n . 5 1.2 Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi SERASIRANCANGAN AKTUALISASI

6 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI S T R U K T U R O R G A N I S A S I U P T D P U S K E S M A S S I M O N I S K A B U P A T E N L A B U H A N B A T U U T A R A Kepala UPTD Puskesmas Simonis Sumes Gianto, SKM Klaster 1 Manajemen Ketua Agus Hervina Klaster 2 Ibu dan Anak Ketua Ramauli SinagaKlaster 3 Usia Dewasa dan Lansia Ketua Nikmah PasaribuKlaster 4 PPM Ketua BasriLintas Klaster Ketua dr. Muhammad Fauzi Ketatausahaan Siti Aisyah Munthe Manajemen Sumber Daya Ahmad Jumiran Manajemen Mutu dan Keselamatan Rismawati Manajemen Jejaring Puskesmas Rahmiaty Siregar Sistem Informasi Puskesmas Fitri Yani Ibu Hamil dan Bersalin SALMAH Balita dan Anak Pra Sekolah Nurmiati Anak Usia Sekolah dan Remaja Nurhayati Usia Dewasa Fatimah Nasution Lanjut Usia Norbani MuntheKesehatan Lingkungan Siti Yanti Surveilans Herlilawati Pelayanan Gawat Darurat dr. Roma Ardiansyah Pelayanan Rawat Inap Jamin Pelayanan Laboratorium Irpan Efendi Pelayanan Kefarmasian Nazaruddin

7 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI 1 . 3 . T U J U A N Tujuan umum aktualisasi ini adalah mengoptimalisasikan pencatatan, penataan dan penyimpanan surat masuk dan surat keluar di Puskesmas Simonis. Dengan demikian, ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya dapat terjamin sesuai target perbaikan terukur Tujuan Khusus : Meningkatkan kedisiplinan dan tanggungjawab pegawai dalam pengelolaan arsip surat Menyediakan sistem pencatatan surat secara digital sebagai pengganti buku register masuk Menata dan mengklasifikasikan seluruh surat masuk dan surat keluar yang tersimpan didalam lemari arsip Menyediakan media penyimpanan arsip yang lebih tertib dan terstruktur Meningkatkan pemahaman pegawai terhadap SOP pencatatan dan penataan surat yang benar Tujuan yang saya tetapkan sejalan dengan nilai dasar ASN BERAKHLAK, khususnya berorientasi pelayanan dengan memastikan surat sampai kepada pihak yang membutuhkan dengan cepat dan tepat, akuntabel dengan menjamin setiap dokumen memiliki jejak digital yang jelas, aman dan dapat dipertanggungjawabkan, kompeten dengan meningkatkan keterampilan petugas dalam mengoperasikan sistem kearsipan modern,adaptif dengan beralih sdari sistem manual kearah digitalisasi untuk menjawab tantangan efisiensi kerja serta Harmonis dengan membangun koordinasi yang baik antar unit kerja dalam alur disposisi surat sehingga tidak ada hambatan komunikasi informasi.

8 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI 1 . 4 M A N F A A TManfaat bagi saya sendiri sebagai CPNS adalah supaya saya mampu menerapkan kompetensi kearsipan secara nyata dan terukur di lingkungan kerja,melalui kegiatan ini saya akan terdorong untuk mempelajri teknik baru misalnya literasi digital dan menerapkannya dalam panduan core values ASN BerAkhlak.Dengan sistem perbaikan ini tidak hanya bermanfaat bagi pribadi namun juga sangat bermanfaat bagi rekan kerja , yaitu rekan kerja tidak perlu lagi menghabiskan waktu lama untuk mencari dokumen yang terselip atau bertanya tanya dimana posisi surat terakhir dan dengan sistem yang tertata , aliran informasi menjadi transparan rekan kerja akan mendapatkan kepastian mengenai status surat ( misalnya : apakah sudah di disposisi, sudah ditindaklanuti atau masih dalam proses). Manfaat untuk unit kerja yaitu unit kerja memiliki sistem pengelolaan kearsipan surat yang tertib dan efisien, sistem pengarsipan menjadi rapi sehingga ruangkerja menjadi lebih nyaman serta meningkatkan citra dan kualitas pelayanan publik, kerapian administrasi mencerminkan kredibilitas sebuah organisasi.

BAGIAN II IDENTIFIKASI DAN ANALISIS ISU 9

10 SERASI 2.1 Identifikasi isu Berdasarkan pengamatan, arahan pimpinan serta diskusi dengan rekan kerja,terdapat 5 isu utama yang saya identifikasi di lingkungan UPTD Puskesmas Simonis Kabupaten Labuhanbatu Utara, yaitu : Belum Optimalnya Kegiatan Pencatatan, Penataan dan Penerimaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Puskesmas Simonis Belum Optimalnya Penyimpanan dan Penataan Dokumen Keuangan di Puskesmas Simonis Belum Terlaksana Kegiatan Jadwal Retensi Arsip di Puskesmas Simonis. Belum Tersedianya Ruangan Khusus Kearsipan di Puskesmas Simonis Belum Optimalnya kegiatan Penataan dan penyimpanan Dokumen Kepegawaian di Puskesmas Simonis Kelima isu tersebut saya peroleh melalui beberapa metode: Pertama, pengamatan langsung pada bagian Tatausaha Puskesmas Simonis Kedua, melalui masukan dan diskusi dengan rekan kerja, yang menyampaikan kendala dalam menemukan bahwa register surat masuk tidak ada. Ketiga, melalui konsultasi dengan mentor, saya mendapatkan arahan dalam mengidentifikasi dan memetakan permasalahan berdasarkan urgensi dan dampaknya terhadap kinerja organisasi . Keempat, melalui penelaahan dokumen yang menunjukkan belum adanya prosedur yang standar tentang proses surat, mulai dari penerimaan hingga penyimpanan dan pengarsipan RANCANGAN AKTUALISASI Dengan metode tersebut, isu-isu yang dirumuskan tidak bersifat dugaan, melainkan didasarkan pada kondisi nyata yang terjadi di lingkungan kerja.

11 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI Seluruh isu yang iidentifikasi berkaitan langsung dengan tupoksi UPTD Puskesmas Simonis,khususnya pada bagian keadministrasian. Isu Belum Optimal nya kegiatan Pencatatan, Penataan dan Penyimpanan surat masuk dan surat keluar berkaitan dengan fungsi ketatausahaan yang merupakan tulang punggung administrasi dalam mendukung kelancaran informasi Isu Belum Optimalnya Penyimpanan dan Penataan Dokumen keuangan berkaitan dengan tupoksi pengelolaan yang akuntabel dan transparan yang sangat krusial bagi operasional puskesmas. Isu Belum terlaksananya kegiatan jadwal retensi arsip terkait dengan tupoksi manajemen kearsipan yang wajib dilakukan oleh instansi untuk menjami ketersedian arsip sebagai bukti autentik Isu Belum tersedianya ruangan khusus kearsipan terkait dengan pemenuhan sarana dan prasarana yang mendukung efektivitas tata kelola organisasi agar dokumen penting tersimpan dengan aman dan mudah diakses. Isu Belum optimalnya kegiatan penataan dan penyimpanan dokumen kepegawaian terkait dengan tupoksi fungsi administrasi kepegawaian yang harus tertib untuk menjamin hak,kewajiban dan pengembangan karier. Secara keseluruhan, kelima isu ini berkaitan dengan fungsi pendukung ( supportimg system ). Meskipun fokus utama Puskesmas adalah pelayanan kesehatan, efektivitas pelayan tersebut sangat bergantung pada tertib administrasi, manajemen keuangan yang baik dan pengelolaan sumber daya ( arsip dan kepegawaian) yang efisien agar organisasi dapat berjalan optimal. 2.2 Analisis Isu, Penetapan Isu dan Penyebabnya Berdasarkan analisis APKL, kelima isu yang diidentifikasi seluruhnya bersifat aktual karena sedang terjadi dan dirasakan dalam pelaksanaa kegiatan administrasi organisasi di Puskesmas. Namun, isu belum optimalnya kegiatan pencatatan, penataan dan penyimpanan surat masuk dan surat keluar di UPTD Puskesmas Simonis lebih utama karena lebih problematik dalam mempengaruhi kelancaran administrasi karena kegiatan tata kelola surat terjadi setiap hari di Puskesmas, jika tertunda 1 hari saja dapat menghambat distribusi informasi pelayanan kesehatan . Dari segi kekhalayakan, berdampak luas karena menyangkut koordiansi sistematik yang melayani kebutuhan operasional Puskesmas sehari-hari,Dari segi kelayakan, isu ini juga lebih memungkinkan untuk ditangani dengan sumber daya yang ada tanpa memerlukan sumber daya tambahan yang lebih besar.

No Isu A P K L 1 Belum Optimalnya Kegiatan Pencatatan, Penataan dan Penerimaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Puskesmas Simonis Ya Ya Ya Ya 2 Belum Optimalnya Penyimpanan dan Penataan Dokumen Keuangan di Puskesmas Simonis Ya Ya Ya Ya 3 Belum Terlaksana Kegiatan Jadwal Retensi Arsip di Puskesmas Simonis. Ya Tidak Ya Ya 4 Belum Tersedianya Ruangan Khusus Kearsipan di Puskesmas Simonis Ya Tidak Ya Ya 5 Belum Optimalnya kegiatan Penataan dan penyimpanan Dokumen Kepegawaian di Puskesmas Simonis Ya Ya Ya Ya 12 SERASI TABEL IDENTIFIKASI ISU MENGGUNAKAN APKL RANCANGAN AKTUALISASI A (Aktual) : Isu benar terjadi dan relevan saat ini P (Problematik) : Menimbulkan masalah nyata bagi organisasi dan pelayanan K (Khalayak) : Berdampak pada banyak orang L (Layak) : Realistis ditangani sesuai kewenangan dan sumber daya

No Isu U S G Total 1 Belum Optimalnya Kegiatan Pencatatan, Penataan dan Penerimaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Puskesmas Simonis 5 5 5 15 2 Belum Optimalnya Penyimpanan dan Penataan Dokumen Keuangan di Puskesmas Simonis 5 5 4 14 3 Belum Optimalnya kegiatan Penataan dan penyimpanan Dokumen Kepegawaian di Puskesmas Simonis 5 4 4 13 13SERASIRANCANGAN AKTUALISASI Hasil analisis USG terhadap tiga isu menunjukkan bahwa Belum Optimalnya Kegiatan Pencatatan, Penataan dan Penerimaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Puskesmas Simonis memiliki tingkat prioritas tertinggi dibandingkan isu lainnya. Dari sisi urgency, isu ini mendesak karena masalah ini memerlukan penanganan yang mendesak atau segera agar tidak menghambat operasional Puskesmas. Dari sisi seriousness, isu ini juga tinggi karena dampaknya cukup serius terhadap organisasi jika tidak segera ditangani, terutama mengingat surat-menyurat merupakan bagian dari kegiatan rutin sehari-hari. Dari sisi Growth juga tinggi karena jika tidak segera diselesaikan masalah dalam penataan surat ini berisiko memburuk dari waktu ke waktu karena volumenya yang selalu ada dalam kegiatan rutin. Berdasarkan hasil analisis APKL dan USG, isu yang saya tetapkan sebagai isu terpilih adalah Belum Optimalnya Kegiatan Pencatatan, Penataan dan Penerimaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Puskesmas Simonis. Unsur negasi dari isu ini adalah "belum opyimalnya", unsur fokus adalah " kegiatan pencatatan, penataan dan penyimpanan", dan unsur lokus adalah " UPTD Puskesmas Simonis ". Isu ini dipilih karena memiliki urgensi yang tinggi, dampak serius terhadap kelancaran kegiatan administrasi persuratan yang dimana frekuensi kegiatan nya selalu rutin setiap hari dan akan menghambat proses administrasi Puskesmas. Tabel Identifikasi Metode USG

M A N M E T H O D E M A C H I N E M A T E R I A L M E A S U R E M E N TTidak ada kontrol pemeriksaan secara berkala terhadap buku register surat Belum ada indikator kinerja yang mengukur kertertiban pengelolaan arsip E N V I R O N M E N T 14 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI Diagram FishboneKurangnya kedisiplinan dan rasa tanggung jawab pegawai dalam mengelola arsip surat Belum ada pegawai yang kompeten dibidangnyaSurat Masuk dan Surat keluar tidak diterima melalui 1 pintu sehingga menyulitkan pencatatan Kurangnya sosialisasi tentang pemahaman SOP suratBelum ada pencatatan secara digital Buku register manual rawan hilang dan tidak terawatLemari arsip penuh dan surat berantakan tanpa klasifikasi belum tersedia sarana penyimpanan arsip yang memadaiBelum ada budaya tertib arsip dilingkungan kerjaB E L U M O P T I M A L N YA K E G I A T A N P E N C A T A T A N , P E N A T A A N D A N P E N Y I M P A N A N S U R A T K E L U A R D A N S U R A T M A S U K D I P U S K E S M A S S I M O N I S Berdasarkan analisis masalah menggunakan fishbone untuk permasalahan belum optimalnya kegiatan pencatatan, penataan dan penyimpanan surat masuk dan surat keluar di puskesmas simonis ditemukan beberapa penyebabnya yaitu : Dari aspek MAN (SDM), kurangnya kedisiplinan dan rasa tanggung jawab pegawai dalam mengelola arsip,dan belum ada pegawai yang kompeten di bidang kearsipan. Dari aspek proses , Surat keluar maupun surat masuk tidak diterima melalui 1 pintu dan kurangnya sosialisasi tentang SOP surat Dari aspek Teknologi, belum ada sistem pencatatan digital dan buku manual rawan hilang Dari aspek sarana, lemari arsip sudah penuh dan surat berantakan tanpa klasifikasi serta belum tersedia sarana penyimpanan arsip yang memadai. Dari segi indikator, tidak adanya kontrol pemeriksaan berkala terhadap buku register dan belum ada indikator kinerja untuk pengelolaan arsip Dari segi lingkungan , belum ada budaya tertib arsip.

15 SERASI 2.3 Dampak isu terpilih Apabila Isu belum optimalnya kegiatan pencatatan, penataan dan penyimpanan surat masuk dan surat keluar di Puskesmas Simonis ini tidak segera diselesaikan, maka dalam jangka pendek akan terjadi penumpukan dokumen surat karena mengingat frekuensi surat masuk dan surat keluar selalu ada dalam kegiatan sehari-hari sehingga lingkungan administrasi menjadi tidak teratur dan menyebabkan terhambatnya arus informasi dan kesulitan dalam pencarian dokumen sehingga menghambat proses pelayanan administrasi. Secara garis besar jika tidak segera ditangani makan akan terjadi penurunan efisiensi kerja dibagian administrasi , dimana alur komunikasi internal dan eksternal Puskesmas menjadi tidak efektif , beresiko menyebabkan kehilangan dokumen yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dimasa mendatang. Terhadap Individu Sebagai arsiparis, saya bertanggung jawab atas keteraturan informasi. Ketika sistem administrasi tidak berjalan optimal, maka beban kerja menjadi tidak efektif, alih-alih berfokus pada pengembangan sistem arsip modern justru akan terjebak dalam “pekerjaan untuk mencari dokumen surat yang tercecer atau memperbaiki kesalahan administratif masa lalu, sehingga produktivitas. Terhadap Unit Kerja Dampak Paling nyata dalam isu ini adalah kegagalan sistem temu balik, ketika surat tidak tercatat dengan ditata sesuai SOP maka akan menghambat alur disposisi surat ,jika sistem administrasi tidak optimal, surat tersebut bisa “sangkut” ditumpukan dokumen sebelum sempat disposisi pimpinan . Hal ini menyebabkan respon Puskesmas terhdap instruksi misalnya dari Dinas Kesehatan atau pihak lainnya menjadi lambat Terdahadap Organisasi Bagi Puskesmas, isu ini mengakibatkan inefisiensi sistematik, dampak terbesarnya adlah terganggunya rantai kerja instansi yang menyebabkan pelayanan menjadi lamban dan resiko kesalahan administratif meningkat, yang akhirnya menyebabkan capaian kinerja Puskesmas menjadi menurun Terhadap Stakeholder Dampak isu pengelolaan surat ini juga merambat kepada stakeholder ( pemangku kepentingan ), misalnya saat ada kegiatan Akreditasi Puskesmas ,tata kelola surat yang tidak optimal akan menyebabkan penilaian pada Puskesmas akan berkurang RANCANGAN AKTUALISASI

16 SERASI 2.4 role modelRole model yang saya pilih adalah Kepala Puskesmas Simonis Kabupaten Labuhanbatu Utara, yaitu Bapak Sumes Gianto, SKM. Beliau saya jadikan panutan karena selalu menunjukkan kepemimpinan yang tegas, responsif dalam memberikan solusi terhadap kendala pekerjaan, serta konsisten mendorong pemanfaatan teknologi informasi untuk meningkatkan mutu administrasi. Figur ini relevan dengan isu yang saya angkat karena berhubungan langsung dengan administrasi surat-menyurat RANCANGAN AKTUALISASI Nilai dan prinsip yang saya teladani dari Kepala Puskesmas Simonis adalah komitmen terhadap akuntabilitas, yaitu dorongan dari beliau kepada seluruh pegawai untuk menyusun dokumen secara lengkap, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu, beliau juga menunjukkan sikap berorientasi pelayanan melalui upaya memastikan bahwa setiap kegiatan yang dilakukan oleh Puskemas bisa bermanfaat bagi masyarakat denga ikut terjun langsung ke lapangan memastikan bahwa pelayanan dapat maksimal di lapangan. Selain itu, beliau memiliki karakter adaptif terhadap pengembangan sistem dan pemanfaatan teknologi untuk mempermudah pengelolaan administrasi. Saya akan mengadopsi perilaku positif role model tersebut dengan meningkatkan Berorientasi pelayanan dengan memastikan dokumen surat tersedia dengan tertib sehingga siapapun yang membutuhkannya bisa memperolehnya dengan segera serta meningkatkan sikap akuntabilitas dengan memberikan informasi kepada siapapun yang membutuhkan namun dengan SOP yang benar.

BAGIAN III STRATEGI PENYELESAIAN ISU TERPILIH 17

18 SERASI 3.1 Penetapan gagasan dan kegiatan kreatif Gagasan utama dalam penyelesaian isu belum optimalnya kegiatan pencatatan, penataan dan penyimpanan surat masuk dan surat keluar di Puskesmas SImonis adalah melakukan upaya pencatatan, penataan dan penyimpanan surat masuk dan surat keluar dengan lebih optimal, dengan melakukan pencatatan baik secara manual maupun digital , melakukan penataan dokumen surat sesuai dengan SOP dan sistem klasifikasi yang benar sehingga mengurangi penumpukan dan melakukan penyimpanan secara manual maupun digitalisasi untuk mencegagah kehilangan atau kerusakan pada dokumen surat, dan diharapkan dengan kegiatan ini bisa membuat tertib administrasi surat guna menunjang kegiatan sehari-hari Puskesmas Kelima kegiatan tersebut saya pilih karena seluruhnya mendukung penyelesaian isu secara komprehensif. Menyusun buku pedoman pencatatan surat berbasis visual sebagai langkah awal dilakukan agar pegawai memiliki panduan dalam mencatat surat yang benar. Dengan mendesain lembar kerja pencatatan surat digital otomatis diharapkan memberikan manfaat supaya pencatatan surat menjadi lebih cepat dan rapi tanpa manual. Dengan membuat papan klasifikasi surat tematik bergambar diharapkan pengklasifikasian surat dapat dilakukan dengan cepat dan tepat sesuai kategori,lalu dengan menyusun daftar inventaris arsip surat berbasis warna diharapkan pencarian arsip menjadi lebih mudah berdasarkan kode warna dan yang terakhir dengan membuat jadwal pemeliharaan arsip surat diharapkan arsip surat dapat terjaga kerapian dan keutuhannya secara berkala. RANCANGAN AKTUALISASI Untuk mewujudkannya, saya menetapkan 5 kegiatan kreatif: Menyusun buku pedoman pencatatan surat berbasis visual ( Pemberdayaan ) Mendesain lembar kerja pencatatan surat digital otomatis ( digitalisasi ) Membuat papan klasifikasi surat tematik bergambar ( Kolaboratif ) Menyusun daftar Inventaris arsip surat berbasis warna ( Tata kelola ) Membuat jadwal pemeliharaan arsip surat sederhana ( Pengembangan Kompetensi ).

19 SERASI Untuk Kegiatan 1 : Menyusun buku pedoman pencatatan surat berbasis visual, relevansinya yaitu : 1) Relevansi Core Value Berorientasi Pelayanan terhadap kegiatan 1 sebanyak 4, yaitu : a) Melayani masyarakat sesuai tupoksi, b) Menyediakan informasi yang aktual dan akurat, c) Melayani dengan standar yang sama kepada semua pihak, tanpa memandang kedudukan, jabatan, suku, agama, ras dan jenis kelamin, d) Menindaklanjuti setiap kritik dan saran; 2) Relevansi Core Value Akuntabel terhadap kegiatan 1 sebanyak 4, yaitu : a) Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, b) Bertanggung jawab atas hasil kerja dan bersedia dievaluasi, c) Mengutamakan kepentingan masyarakat di atas kepentingan pribadi atau golongan, d) Mengambil keputusan dengan objektif saat terjadi konflik kepentingan; 3) Relevansi Core Value Kompeten terhadap kegiatan 1 sebanyak 5, yaitu : a) Meningkatkan kapasitas dan kompetensi diri secara terus- menerus, b) Belajar secara mandiri maupun kolaboratif dengan antusias, c) Membagikan pengetahuan dan pengalaman melalui diskusi, dialog dengan rekan kerja, bawahan dan atasan, d) Menyusun rencana kerja/ anggaran dengan spesifik, e) Menyelesaikan masalah secara komprehensif dan tuntas; 4) Relevansi Core Value Kolaboratif terhadap kegiatan 1 sebanyak 4, yaitu : a) Menerima pendapat dan saran dalam menyelesaikan pekerjaan, b) Membagi tugas, tanggung jawab, hak dan kewajiban kepada setiap anggota tim kerja secara proporsional, c) Bersinergi dengan pihak-pihak terkait dalam menyelesaikan pekerjaan, d) Membangun komunikasi yang efektif dalam berkoordinasi dengan tim kerja. Untuk Kegiatan 2 : Mendesain lembar kerja pencatatan surat digital otomatis, relevansinya yaitu: 1) Relevansi Core Value Adaptif terhadap kegiatan 2 sebanyak 6, yaitu : a) Menyesuaikan diri di berbagai lingkungan kerja, b) Beradaptasi dengan dinamika perubahan lingkungan, c) Menguasai dinamika perkembangan teknologi, d) Menyampaikan ide dan gagasan untuk kemajuan instansi dengan berani, e) Membuat inovasi yang mendukung tujuan instansi secara konsisten, f) Menjalankan sistem kerja yang berbasis teknologi informasi; 2) Relevansi Core Value Akuntabel terhadap kegiatan 2 sebanyak 4, yaitu : a) Memenuhi janji dan komitmen, b) Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, c) Bertanggung jawab atas hasil kerja dan bersedia dievaluasi, d) Mencari alternatif cara penggunaan sarana prasarana, bahan, dan alat kerja yang lebih hemat; 3) Relevansi Core Value Kompeten terhadap kegiatan 2 sebanyak 4, yaitu : a) Meningkatkan kapasitas dan kompetensi diri secara terusmenerus, b) Belajar secara mandiri maupun kolaboratif dengan antusias, c) Menyusun rencana kerja/ anggaran dengan spesifik, d) Melaksanakan rencana kerja/anggaran sesuai target yang ditetapkan; 4) Relevansi Core Value Berorientasi Pelayanan terhadap kegiatan 2 sebanyak 4, yaitu : a) Mengidentifikasi kebutuhan masyarakat dengan proaktif, b) Memenuhi kebutuhan masyarakat dengan responsif, c) Melayani masyarakat sesuai tupoksi, d) Menyediakan informasi yang aktual dan akurat. RANCANGAN AKTUALISASI 3.2. Relevansi Agenda 2 dengan Rencana Kegiatan

20 SERASIRANCANGAN AKTUALISASIUntuk Kegiatan 3 : Membuat papan klasifikasi surat tematik bergambar, relevansinya yaitu : 1) Relevansi Core Value Harmonis terhadap kegiatan 3 sebanyak 4, a) Berlaku adil kepada setiap orang tanpa memandang kedudukan, jabatan, latar belakang, suku, agama, ras dan jenis kelamin, b) Menjaga hubungan yang baik dengan rekan kerja, atasan, bawahan dan stakeholder, c) Menghormati gagasan yang disampaikan orang lain, d) Membantu orang lain dengan responsif; 2) Relevansi Core Value Kolaboratif terhadap kegiatan 3 sebanyak 5, yaitu : a) Menerima pendapat dan saran dalam menyelesaikan pekerjaan, b) Membagi tugas, tanggung jawab, hak dan kewajiban kepada setiap anggota tim kerja secara proporsional, c) Bersinergi dengan pihakpihak terkait dalam menyelesaikan pekerjaan, d) Mendorong rekan kerja, atasan dan bawahan untuk dapat terlibat aktif dalam pencapaian tujuan instansi, e) Membangun komunikasi yang efektif dalam berkoordinasi dengan tim kerja; 3) Relevansi Core Value Akuntabel terhadap kegiatan 3 sebanyak 4, yaitu : a) Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, b) Bertanggung jawab atas hasil kerja dan bersedia dievaluasi, c) Mengutamakan kepentingan masyarakat di atas kepentingan pribadi atau golongan, d) Mengambil keputusan dengan objektif saat terjadi konflik kepentingan; 4) Relevansi Core Value Loyal terhadap kegiatan 3 sebanyak 4, yaitu : a) Menyebarkan informasi yang mendukung keutuhan NKRI, b) Bersikap dan berperilaku yang melindungi nama baik serta citra instansi, c) Melaksanakan keputusan pimpinan yang sesuai dengan norma dan ketentuan yang berlaku, d) Menyebarkan informasi positif tentang ASN, Pemimpin Instansi dan Negara.Untuk Kegiatan 4 : Menyusun daftar inventaris arsip surat berbasis warna, relevansinya yaitu 1) Relevansi Core Value Akuntabel terhadap kegiatan 4 sebanyak 5, yaitu : a) Memenuhi janji dan komitmen, b) Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, c) Bertanggung jawab atas hasil kerja dan bersedia dievaluasi, d) Memanfaatkan fasilitas BMN sesuai dengan peruntukannya, e) Mencari alternatif cara penggunaan sarana prasarana, bahan, dan alat kerja yang lebih hemat; 2) Relevansi Core Value Berorientasi Pelayanan terhadap kegiatan 4 sebanyak 4, yaitu : a) Melayani masyarakat sesuai tupoksi, b) Menyelesaikan keluhan masyarakat dengan pendekatan komunikasi yang persuasif, c) Menyediakan informasi yang aktual dan akurat, d) Memperbaiki tata kelola layanan manajemen ASN dengan inovatif; 3) Relevansi Core Value Kompeten terhadap kegiatan 4 sebanyak 4, yaitu : a) Meningkatkan kapasitas dan kompetensi diri secara terusmenerus, b) Belajar secara mandiri maupun kolaboratif dengan antusias, c) Menyusun rencana kerja/ anggaran dengan spesifik, d) Melaksanakan rencana kerja/anggaran sesuai target yang ditetapkan; 4) Relevansi Core Value Adaptif terhadap kegiatan 4 sebanyak 4, yaitu : a) Menyesuaikan diri di berbagai lingkungan kerja, b) Beradaptasi dengan dinamika perubahan lingkungan, c) Menyampaikan ide dan gagasan untuk kemajuan instansi dengan berani, d) Membuat inovasi yang mendukung tujuan instansi secara konsisten.

NoCore ValuesKe-1Ke-2Ke-3Ke-4Ke-5Rencana Jumlah Aktualisasi Penilai1Berorientasi Pelayanan44-4-122Akuntabel44454213Kompeten54-44174Harmonis--4-485Loyal--4-486Adaptif-6-4-107Kolaboratif4-5--9Jumlah Kegiatan Per- MP17181717168521 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI Tabel Rekapitulasi Relevansi Core Values Untuk Kegiatan 5 : Membuat jadwal pemeliharaan arsip surat sederhana, relevansinya yaitu 1) Relevansi Core Value Loyal terhadap kegiatan 5 sebanyak 4, yaitu : a) Menyebarkan informasi yang mendukung keutuhan NKRI, b) Bersikap dan berperilaku yang melindungi nama baik serta citra instansi, c) Melaksanakan keputusan pimpinan yang sesuai dengan norma dan ketentuan yang berlaku, d) Menyebarkan informasi positif tentang ASN, Pemimpin Instansi dan Negara; 2) Relevansi Core Value Akuntabel terhadap kegiatan 5 sebanyak 4, yaitu : a) Memenuhi janji dan komitmen, b) Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, c) Bertanggung jawab atas hasil kerja dan bersedia dievaluasi, d) Mengutamakan kepentingan masyarakat di atas kepentingan pribadi atau golongan;3) Relevansi Core Value Harmonis terhadap kegiatan 5 sebanyak 4, yaitu : a) Berlaku adil kepada setiap orang tanpa memandang kedudukan, jabatan, latar belakang, suku, agama, ras dan jenis kelamin, b) Menjaga hubungan yang baik dengan rekan kerja, atasan, bawahan dan stakeholder, c) Menghormati gagasan yang disampaikan orang lain, d) Membantu orang lain dengan responsif; 4) Relevansi Core Value Kompeten terhadap kegiatan 5 sebanyak 4, yaitu : a) Meningkatkan kapasitas dan kompetensi diri secara terus-menerus, b) Belajar secara mandiri maupun kolaboratif dengan antusias, c) Menyusun rencana kerja/anggaran dengan spesifik, d) Melaksanakan rencana kerja/anggaran sesuai target yang ditetapkan.

22 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI 3.3 Relevansi Agenda 3 dengan Rencana KegiatanUntuk Kegiatan 1 : Menyusun buku pedoman pencatatan surat berbasis visual, keterkaitan Agenda 3 tampak pada aspek 1) Profesionalisme, 2) Penguasaan TIK dan literasi digital, dan 3) Entrepreneurship dan inovasi karena a) menyusun pedoman visual menunjukkan profesionalisme dalam menyediakan panduan kerja yang jelas, b) meskipun visual, proses penyusunannya dapat memanfaatkan aplikasi desain gratis sebagai bentuk literasi digital, c) pembuatan buku pedoman ini merupakan inovasi sederhana untuk mengatasi masalah pencatatan surat. Relevansi Manajemen ASN pada kegiatan 1 mencakup aspek 1) Pengembangan kompetensi dan 2) Disiplin, kode etik, dan pembinaan perilaku karena a) buku pedoman ini menjadi sarana pengembangan kompetensi pegawai dalam pencatatan surat dan b) pedoman ini mendukung pembinaan perilaku disiplin dalam melaksanakan prosedur. Untuk Kegiatan 2 : Mendesain lembar kerja pencatatan surat digital otomatis, keterkaitan Agenda 3 tampak pada aspek 1) Penguasaan TIK dan literasi digital, 2) Profesionalisme, dan 3) Entrepreneurship dan inovasi karena a) pembuatan lembar kerja digital menunjukkan penguasaan TIK dan literasi digital secara langsung, b) penggunaan spreadsheet untuk otomatisasi mencerminkan profesionalisme dalam bekerja, c) kegiatan ini merupakan inovasi digital untuk menggantikan pencatatan manual yang rentan hilang. Relevansi Manajemen ASN pada kegiatan 2 mencakup aspek 1) Pengembangan kompetensi dan 2) Penilaian kinerja karena a) kegiatan ini mengembangkan kompetensi digital pegawai dan b) lembar kerja digital memudahkan penilaian kinerja pencatatan surat secara objektif. Untuk Kegiatan 3 : Membuat papan klasifikasi surat tematik bergambar, keterkaitan Agenda 3 tampak pada aspek 1) Networking dan kolaborasi, 2) Profesionalisme, dan 3) Entrepreneurship dan inovasi karena a) pembuatan papan ini melibatkan kolaborasi dengan staf administrasi dan arsiparis, b) papan klasifikasi yang jelas meningkatkan profesionalisme dalam pengelolaan surat, c) papan tematik bergambar merupakan inovasi visual untuk memudahkan pemahaman alur surat. Relevansi Manajemen ASN pada kegiatan 3 mencakup aspek 1) Pengembangan kompetensi dan 2) Disiplin, kode etik, dan pembinaan perilaku karena a) papan ini mengembangkan kompetensi pegawai dalam mengklasifikasikan surat dan b) papan ini membina perilaku disiplin dalam mengikuti alur surat yang benar.

23 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI Untuk Kegiatan 4 : Menyusun daftar inventaris arsip surat berbasis warna, keterkaitan Agenda 3 tampak pada aspek 1) Profesionalisme, 2) Entrepreneurship dan inovasi, dan 3) Penguasaan TIK dan literasi digital karena a) sistem kode warna menunjukkan profesionalisme dalam penataan arsip, b) penggunaan kode warna merupakan inovasi sederhana untuk mempercepat pencarian arsip, c) pembuatan daftar inventaris dapat didukung dengan aplikasi spreadsheet digital sebagai literasi digital. Relevansi Manajemen ASN pada kegiatan 4 mencakup aspek 1) Pengembangan kompetensi dan 2) Penilaian kinerja karena a) kegiatan ini mengembangkan kompetensi pegawai dalam mengelola inventaris arsip dan b) daftar inventaris yang rapi memudahkan penilaian kinerja pengelolaan arsip. Untuk Kegiatan 5 : Membuat jadwal pemeliharaan arsip surat sederhana, keterkaitan Agenda 3 tampak pada aspek 1) Profesionalisme, 2) Entrepreneurship dan inovasi, dan 3) Networking dan kolaborasi karena a) jadwal pemeliharaan mencerminkan profesionalisme dalam menjaga aset arsip, b) penyusunan jadwal sederhana merupakan inovasi manajemen waktu untuk perawatan arsip, c) pelaksanaan jadwal memerlukan kolaborasi seluruh pegawai yang terkait. Relevansi Manajemen ASN pada kegiatan 5 mencakup aspek 1) Disiplin, kode etik, dan pembinaan perilaku dan 2) Penilaian kinerja karena a) jadwal ini membina perilaku disiplin dalam merawat arsip secara rutin dan b) pelaksanaan jadwal dapat menjadi indikator penilaian kinerja pemeliharaan arsip.

24 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI 3.4 Rancangan Aktualisasi Untuk Kegiatan 1 : Menyusun buku pedoman pencatatan surat berbasis visual, tahapannya yaitu :mengumpulkan contoh format pencatatan surat yang benar ,mendesain ilustrasi langkah pencatatan surat di kertas, menuliskan petunjuk singkat pencatatan surat di buku,menyatukan ilustrasi dan petunjuk menjadi buku saku, menempelkan buku saku di meja kerja petugas surat, dan mengevaluasi penggunaan buku pedoman visual untuk pencatatan surat . Untuk Kegiatan 2 : Mendesain lembar kerja pencatatan surat digital otomatis, tahapannya yaitu : membuka spreadsheet dan membuat kolom data surat ,menulis rumus otomatis untuk nomor urut surat, mengunci sel rumus agar tidak terhapus secara tidak sengaja, menguji coba memasukkan data surat contoh ke spreadsheet , menyimpan file spreadsheet di folder khusus surat digital ,lalu mengevaluasi kemudahan penggunaan lembar kerja digital untuk pencatatan Untuk kegiatan 3 : Membuat papan klasifikasi surat tematik bergambar, tahapannya yaitu: mendaftar kategori surat yang sering masuk dan keluar , menggambar bagan alur penerimaan dan pengiriman surat, menempelkan gambar kategori pada papan besar , menambahkan label nama kategori pada setiap gambar, meletakkan papan di dinding ruang tata usaha, lalu mengevaluasi pemahaman pegawai terhadap papan klasifikasi surat bergambar .

25 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI Untuk Kegiatan 4 : Menyusun daftar inventaris arsip surat berbasis warna, tahapannya yaitu : mengelompokkan surat berdasarkan tahun penerbitan surat , menentukan kode warna untuk setiap tahun surat, menempelkan stiker warna pada folder arsip sesuai tahun, membuat daftar isi folder berdasarkan kode warna , menyusun folder arsip di lemari sesuai urutan warna , lalu mengevaluasi kemudahan pencarian arsip dengan sistem warna Untuk Kegiatan 5 : Membuat jadwal pemeliharaan arsip surat sederhana, tahapannya yaitu : mendata semua arsip surat yang perlu dirawat secara rutin , menentukan frekuensi pemeliharaan setiap minggu atau bulan, menulis jadwal di buku agenda pemeliharaan arsip , menempelkan jadwal di papan pengumuman ruang kerja, melaksanakan pemeliharaan sesuai jadwal yang telah ditentukan, lalu Mengevaluasi pelaksanaan jadwal pemeliharaan arsip surat sederhana

No Nama Kegiatan Output Utama dan Manfaat Tahapan Kegiatan 1 Menyusun buku pedoman pencatatan surat berbasis visual Buku pedoman pencatatan surat visual ; Memiliki panduan mudah untuk mencatat surat dengan benar 1.Mengumpulkan contoh format pencatatan surat yang benar 2.Mendesain ilustrasi langkah pencatatan surat dikertas 3.Menuliskan petujuk singkat pencatatan surat dibuku 4.Menyatukan ilustrasi dan petunjuk menjadi buku saku 5.Menempelkan buku saku di meja kerja petugas surat 6.Mengevaluasi penggunaan buku pedoman visual untuk pencatatan surat. 2 Mendesain lembar kerja pencatatan surat digital otomatis Lembar kerja pencatatan surat digital ; Pencatatan surat menjadi lebih cepat dan rapi tanpa manual 1.Membuka spreadsheet dan membuat kolom data surat 2.Menulis rumus otomatis untuk nomor surat 3.Mengunci sel rumus agar tidak terhapus secara tidak sengaja 4.Menguji coba memasukkan data surat contoh ke spreadsheet 5.Menyimpan file spreadsheet di folder khusus surat digital 6.Mengevaluasi kemudahan penggunaan lembar kerja digital untuk pencatatan 3 Membuat papan klasifikasi surat tematik bergambar Papan Klasifikasi surat tematik bergambar ; Surat dapat diklasifikasikan dengan cepat dan tepat sesuai kategori 1.Mendaftar kategori surat yang sering masuk dan keluar 2.Menggambar bagan alur penerimaan dan pengiriman surat 3.Menempelkan gambar kategori pada papan 4.Menambahkan label nama kategori pada tiap gambar 5.Meletakkan papan di dinding ruang tata usaha 6.Mengevaluasi pemaham pegawai terhadap papan klasifikasi surat bergambar 4 Menyusun daftar Inventaris arsip surat berbasis warna Daftar inventaris arsip surat berwarna ; Pencarian arsip surat menjadi lebih mudah berdasarkan kode warna 1.Mengelompokkan surat berdasarkan tahun penerbitan surat 2.Menentukan kode warna untuk setiap tahun surat 3.Menempelkan stiker warna pada folder arsip sesuai tahun 4.Membuat daftar isi folder berdsarkan kode warna 5.Menyusun folder arsip dilemari sesuai urutan warna 6.Mengevaluasi kemudahan pencarian arsip dengan sistem warna 5 Membuat jadwal pemeliharaan arsip surat sederhana. Jadwal pemeliharaan arsip surat sederhana ; Arsip tetap terjaga kerapian dan keutuhannya secara berkala 1.Mendata semua arsip surat yang perlu dirawat secara rutin 2.Menentukan frekuensi pemeliharaan , tiap minggu atau bulan 3.Menulis jadwal di buku agenda pemeliharaan arsip 4.Menempelkan jadwal dipapan pengumuman ruang kerja 5.Melaksanakan pemeliharaan sesuai jadwal yang sudah ditentukan 6.Mengevaluasi pelaksanaan jadwal pemeliharaan 26 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI MATRIKS RANCANGAN

Output Per Tahapan Nilai BerAKHLAK Kontribusi Terhadap Misi Organisasi Kontribusi Terhadap Nilai Organisasi 1.Kumpulan format pencatatan surat 2.Sketsa ilustrasi langkah pencatatan 3.Petunjuk singkat pencatatan surat 4.Buku saku pedoman visual 5.Buku saku terpasang dimeja kerja 6.Catatan evaluasi penggunaan buku pedoman Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten , Kolaboratif Mendukung peningkatan manajemen puskesmas yang berkualitas dengan langkah nyata dalam perbaikan manajemen administrasi surat dan meningkatkan profesionalisme dan keterampilan SDM Kegiatan ini memperkuat nilai mutu melalui upaya peningkatan kualitas dan akurasi pekerjaan melalui penyusunan langkah-langkah pencatatan yang tersruktur 1.Spreadsheet dengan kolom data surat 2.Nomor urut surat otomatis 3.Sel rumus terkunci aman 4.Data surat contoh berhasil masuk 5.File spreadsheet tersimpan di folder 6.Catatan evaluasi kemudahan lembar kerja digital Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten , Adaptif Mendukung misi tata kelola administrasi yang efisien dengan mempercepat proses pencatatan surat secara digital . Kegiatan ini memperkuat nilai akuntabilitas dengan meningkatkan efektivitas dan efisiensi dengan tetap menjaga kepastian data agar tidak hilang dengan mengunci rumusnya 1.Daftar kategori surat 2.Bagan alur surat 3.papan dengan gambar kategori 4.Label nama kategori pada papan 5.Papan terpasang di dinding 6.Catatan evaluasi pemahaman papan klasifikasi Akuntabel, Harmonis, Loyal, Kolaboratif Mendukung misi tata kelola administrasi yang efektif dengan berkontribusi pada penciptaan sistem klasifikasi sehingga pengelolaan menjadi lebih mudah Untuk meningkatkan nilai mutu melalui keteraturan dan kemudahan akses dengan meletakkan papan di dinding ruang tata usaha. 1.Kelompok surat per tahun 2.Kode warna per tahun 3.Folder arsip dengan stiker warna 4.Daftar isi folder berwarna 5.Folder tersusun rapi di lemari 6.Catatan evaluasi pencarian arsip berwarna Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Adaptif Mendukung peningkatan kualitas pelayanan yang profesional dengan menampilkan folder arsip yang sudah tertata rapi Untuk meningkatkan nilai mutu dengan menerapkan keteraturan dan ketertiban dalam tata kelola adminstrasi , serta perbaikan yang berkelanjutan 1.Daftar arsip surat 2.Frekuensi pemeliharaan arsip 3.Jadwal dibuku agenda 4.Jadwal terpasang di papan pengumuman 5.Arsip surat terpelihara sesuai jadwal 6.Catatan evaluasi jadwal pemeliharaan arsip Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal Mendukung peningkatan kualitas pelayanan yang profesional dengan menjaga kerapian dan keutuhan arsip secara berkala Untuk meningkatkan nilai akuntabilitas dengan bertanggungjawab melalui dalam menjaga aset informasi organisasi 27 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI KEGIATAN AKTUALISASI

Kegiatan pertama yaitu menyusun buku pedoman pencatatan surat berbasis visual dilakukan pada minggu kedua bulan Juli 2026 dengan tahapan mengumpulkan contoh format pencatatan surat yang benar, mendesain ilustrasi langkah pencatatan surat dikertas, menuliskan petunjuk singkat pencatatan surat dibuku, menyatukan ilustrasi dan petunjuk menjadi buku saku, menempelkan buku saku di meja kerja petugas surat, mengevaluasi penggunaan buku pedoman visual untuk pencatatan surat. 28 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI 3.5 Rencana Jadwal Kegiatan Aktualisasi Kegiatan kedua yaitu mendesain lembar kerja pencatatan surat digital otomatis dilakukan pada minggu ketiga bulan juli 2026 dengan tahapan membuka spreadsheet dan membuat kolom data surat, menulis rumus otomatis untuk nomor surat, mengunci sel rumus agar tidak terhapus secara tidak sengaja, menguji coba memasukkan data surat contoh ke spreadsheet, menyimpan file spreadsheet di folder khusus surat digital, mengevaluasi kemudahan penggunaan lembar kerja digital untuk pencatatanKegiatan ke 3 yaitu membuat papan klasifikasi surat tematik bergambar dilakukan pada minggu keempat bulan Juli 2026 dengan tahapan mendaftar kategori surat yang sering masuk dan keluar, menggambar bagan alur penerimaan dan pengiriman surat, menempelkan gambar kategori pada papan, menambahkan label nama kategori pada tiap gambar, meletakkan papan di dinding ruang tata usaha, mengevaluasi pemaham pegawai terhadap papan klasifikasi surat bergambar Kegiatan ke 4 yaitu menyusun daftar Inventaris arsip surat berbasis warna dilakukan pada minggu pertama bulan Agustus 2026 dengan tahapan Mengelompokkan surat berdasarkan tahun penerbitan surat, menentukan kode warna untuk setiap tahun surat, menempelkan stiker warna pada folder arsip sesuai tahun, membuat daftar isi folder berdsarkan kode warna, menyusun folder arsip dilemari sesuai urutan warna, mengevaluasi kemudahan pencarian arsip dengan sistem warna Kegiatan ke 5 yaitu membuat jadwal pemeliharaan arsip surat sederhana dilakukan pada minggu kedua bulan Agustus 2026 dengan tahapan Mendata semua arsip surat yang perlu dirawat secara rutin, menentukan frekuensi pemeliharaan , tiap minggu atau bulan, menulis jadwal di buku agenda pemeliharaan arsip, menempelkan jadwal dipapan pengumuman ruang kerja, melaksanakan pemeliharaan sesuai jadwal yang sudah ditentukan, mengevaluasi pelaksanaan jadwal pemeliharaan

No Nama Kegiatan Tahapan Kegiatan Tanggal Pelaksanaan Pihak Terlibat 1 Menyusun buku pedoman pencatatan surat berbasis visual Mengumpulkan contoh format pencatatan surat yang benar Mendesain ilustrasi langkah pencatatan surat dikertas Menuliskan petujuk singkat pencatatan surat dibuku Menyatukan ilustrasi dan petunjuk menjadi buku saku Menempelkan buku saku di meja kerja petugas surat Mengevaluasi penggunaan buku pedoman visual untuk pencatatan surat. 08- 15 Juli 2026 Pegawai 2 Mendesain lembar kerja pencatatan surat digital otomatis Membuka spreadsheet dan membuat kolom data surat Menulis rumus otomatis untuk nomor surat Mengunci sel rumus agar tidak terhapus secara tidak sengaja Menguji coba memasukkan data surat contoh ke spreadsheet Menyimpan file spreadsheet di folder khusus surat digital Mengevaluasi kemudahan penggunaan lembar kerja digital untuk pencatatan 16- 23 Juli 2026 Pegawai 3 Membuat papan klasifikasi surat tematik bergambar Mendaftar kategori surat yang sering masuk dan keluar Menggambar bagan alur penerimaan dan pengiriman surat Menempelkan gambar kategori pada papan Menambahkan label nama kategori pada tiap gambar Meletakkan papan di dinding ruang tata usaha Mengevaluasi pemaham pegawai terhadap papan klasifikasi surat bergambar 24- 30 Juli 2026 Pegawai 29 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI Tabel Jadwal Kegiatan Aktualisasi

No Nama Kegiatan Tahapan Kegiatan Tanggal Pelaksanaan Pihak Terlibat 4 Menyusun daftar Inventaris arsip surat berbasis warna Mengelompokkan surat berdasarkan tahun penerbitan surat Menentukan kode warna untuk setiap tahun surat Menempelkan stiker warna pada folder arsip sesuai tahun Membuat daftar isi folder berdsarkan kode warna Menyusun folder arsip dilemari sesuai urutan warna Mengevaluasi kemudahan pencarian arsip dengan sistem warna 01- 07 Agustus 2026 Pegawai 5 Membuat jadwal pemeliharaan arsip surat sederhana. Mendata semua arsip surat yang perlu dirawat secara rutin Menentukan frekuensi pemeliharaan , tiap minggu atau bulan Menulis jadwal di buku agenda pemeliharaan arsip Menempelkan jadwal dipapan pengumuman ruang kerja Melaksanakan pemeliharaan sesuai jadwal yang sudah ditentukan Mengevaluasi pelaksanaan jadwal pemeliharaan 08- 15 Agustus 2026 Pegawai 30 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI

BAGIAN IV PENUTUP 31

32 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI 4.1 Simpulan Kondisi isu yang dihadapi adalah belum optimalnya pencatatan, penataan, dan penyimpanan surat masuk dan surat keluar di Puskesmas Simonis yang didukung data kualitatif tentang hilangnya buku register, belum ada pencatatan digital, dan surat berantakan di lemari arsip. Tujuan umum aktualisasi ini adalah mengoptimalkan kegiatan tersebut sehingga ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya terjamin. Manfaat dari aktualisasi ini dirasakan oleh masyarakat, unit kerja, dan peserta. Dampak jika isu tidak ditangani adalah sulitnya menemukan arsip, terhambatnya pelayanan, dan tidak terjaminnya keotentikan arsip.Analisis akar penyebab melalui fishbone mengidentifikasi lima prioritas yaitu kurangnya kedisiplinan pegawai, belum ada pegawai kompeten, belum ada pencatatan digital, lemari arsip penuh tanpa klasifikasi, dan tidak ada kontrol berkala. Untuk mengatasinya disusun lima kegiatan kreatif yaitu menyusun buku pedoman visual, mendesain lembar kerja digital, membuat papan klasifikasi bergambar, menyusun daftar inventaris berbasis warna, dan membuat jadwal pemeliharaan arsip. Setiap kegiatan memiliki tahapan implementasi yang akan dilaksanakan dalam Agenda Habituasi selama 40 hingga 45 hari. Keseluruhan rancangan aktualisasi ini memiliki keterkaitan erat dengan nilai- nilai ASN BerAKHLAK yang tercermin dalam setiap kegiatan melalui perwujudan perilaku Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif. Selain itu, rancangan ini juga relevan dengan Agenda 3 Smart ASN dan Manajemen ASN, terutama pada aspek profesionalisme, penguasaan TIK, inovasi, pengembangan kompetensi, dan pembinaan disiplin. Dengan demikian, rancangan ini merupakan solusi terpadu yang logis, realistis, dan berdampak langsung pada peningkatan kualitas pengelolaan arsip surat di unit kerja.

33 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI 4.2 Komitmen Pelaksanaan Aktualisasi Saya berkomitmen untuk melaksanakan seluruh rancangan aktualisasi secara disiplin, bertanggung jawab, dan sesuai dengan kewenangan sebagai Arsiparis Terampil selama Agenda Habituasi yang berlangsung 40 hingga 45 hari. Setiap kegiatan akan dijalankan sesuai tahapan yang telah ditetapkan tanpa ada pengurangan esensi atau penundaan yang tidak perlu. Komitmen ini didasari oleh kesadaran penuh terhadap tugas utama dalam mengelola arsip surat di Puskesmas Simonis. Untuk menjaga integritas dan kualitas pelaksanaan setiap kegiatan kreatif saya berkomitmen dengan mengedepankan nilai-nilai kejujuran dan tanggung jawab. Kolaborasi dengan pihak-pihak yang terlibat akan dijaga secara efektif agar dampak layanan kepada masyarakat dapat dirasakan secara optimal. Setiap output yang dihasilkan akan dipastikan bermanfaat sesuai dengan tujuan yang telah dirumuskan. Saya juga berkomitmen untuk menuntaskan seluruh tahapan aktualisasi secara konsisten dan terukur tanpa menyimpang dari nilai- nilai ASN BerAKHLAK serta tuntutan tugas jabatan. Proses evaluasi pada setiap kegiatan akan dijalankan dengan objektif untuk memastikan perbaikan berkelanjutan. Komitmen ini menjadi landasan untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih baik di Puskesmas Simonis.

34 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI 4.3 Rencana Keberlanjutan dan Pengembangan Setelah Agenda Habituasi selesai, saya berencana untuk menjaga keberlanjutan hasil aktualisasi dengan terus menggunakan buku pedoman visual, lembar kerja digital, papan klasifikasi, daftar inventaris berwarna, dan jadwal pemeliharaan secara rutin. Semua media yang telah dibuat akan dirawat dan diperbarui jika diperlukan agar fungsinya tetap optimal. Keberlanjutan ini akan dipastikan melalui pembiasaan diri dan pengingat bersama dengan rekan kerja di unit. Peluang penguatan dan pengembangan kegiatan yang paling relevan adalah pada sistem pencatatan digital yang dapat ditingkatkan menjadi aplikasi berbasis database sederhana jika sumber daya memungkinkan. Papan klasifikasi dan daftar inventaris berwarna juga dapat direplikasi untuk jenis arsip lain di luar surat masuk dan surat keluar. Replikasi ini dapat diinisiasi bersama dengan staf tata usaha lainnya di Puskesmas Simonis. Arah pengembangan lanjutan yang realistis dan kontekstual adalah mengintegrasikan seluruh media yang telah dibuat ke dalam satu sistem informasi kearsipan sederhana yang dapat diakses oleh pihak yang berwenang. Pengembangan ini tetap selaras dengan tugas pokok sebagai arsiparis dan tidak memerlukan biaya besar karena dapat memanfaatkan alat bantu gratis yang sudah ada. Rencana ini akan disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi di unit kerja.

35 SERASIRANCANGAN AKTUALISASI TERIMA KASIH