View Buku Panduan Google Calendar Viewer Version flipbook.
BUKU PANDUAN PENGGUNAAN GOOGLE CALENDAR UNTUK PENJADWALAN AGENDA KEPALA DINAS VERSI VIEWER Muhammad Rafli NIP 200011012025061004 Dinas Perumahan rakyat dan Kawasan Permukiman Provinsi DKI Jakarta 2026
Kata Pengantar Puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena buku Panduan Penggunaan Google Calendar untuk Penjadwalan Agenda Kepala Dinas ini dapat disusun dengan baik sebagai salah satu upaya mendukung pengelolaan informasi agenda Kepala Dinas yang lebih tertib, terintegrasi, dan mudah diakses oleh pihak yang berkepentingan. Panduan ini disusun untuk membantu pengguna dalam mengakses, melihat, dan memahami informasi agenda Kepala Dinas melalui Google Calendar. Pengguna dalam panduan ini diberikan hak akses sebagai Viewer, sehingga dapat memperoleh informasi agenda tanpa melakukan penambahan, perubahan, maupun penghapusan terhadap agenda yang telah ditetapkan. Melalui panduan ini, diharapkan pengguna dapat memanfaatkan informasi agenda secara optimal untuk mendukung koordinasi, persiapan kegiatan, dan kelancaran pelaksanaan tugas. Semoga panduan ini dapat memberikan manfaat serta mendukung terciptanya pengelolaan agenda Kepala Dinas yang lebih efektif, tertib, dan akuntabel. Jakarta, 20 Juli 2026 Muhammad Rafli NIP 200011012025061004 Dinas Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman Provinsi DKI Jakartai
Daftar Isi Kata Pengantar iii Daftar Isi ii BAB I Pendahuluan 1 BAB II Pengenalan Google Calendar 2 BAB III Tampilan Google Calendar 3 BAB IV Ketentuan Penggunaan Google Calendar 5 BAB V Penutup 7
BAB I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Pengelolaan agenda Kepala Dinas memerlukan penyampaian informasi yang tertib, akurat, dan mudah diakses untuk mendukung kelancaran koordinasi dan pelaksanaan tugas kedinasan. Beragamnya kegiatan dan pihak yang terlibat membutuhkan media yang dapat menyajikan informasi agenda secara terpusat. Google Calendar digunakan sebagai media penjadwalan dan penyampaian informasi agenda Kepala Dinas. Pengguna dengan hak akses Viewer dapat melihat informasi agenda, seperti waktu, lokasi, dan keterangan kegiatan, tanpa memiliki kewenangan untuk menambahkan, mengubah, maupun menghapus agenda. Untuk mendukung penggunaan kalender digital secara efektif dan seragam, panduan ini disusun sebagai acuan praktis bagi pengguna dalam mengakses, membaca, memahami, dan memanfaatkan informasi agenda serta menangani kendala yang mungkin terjadi. 1.2 Tujuan Panduan ini bertujuan memberikan petunjuk praktis kepada pengguna dalam mengakses, melihat, memahami, dan memanfaatkan informasi agenda Kepala Dinas melalui Google Calendar dengan hak akses sebagai Viewer. 1.3 Ruang Lingkup Panduan ini mencakup tata cara akses dan penggunaan Google Calendar, pengenalan tampilan, pembacaan dan pencarian agenda, pemahaman kategori serta pemanfaatan informasi agenda, ketentuan hak akses Viewer, dan penanganan kendala yang mungkin terjadi.1
BAB II Pengenalan Google Calendar 2.1 Apa itu Google Calendar ? Google Calendar adalah layanan kalender digital untuk membuat, mengatur, dan memantau kegiatan berdasarkan tanggal dan waktu. Dalam konteks ini, Google Calendar digunakan sebagai media penjadwalan agenda Kepala Dinas. 2.2 Manfaat Google Calendar Terorganisasi Agenda tersusun berdasarkan tanggal dan waktu; Mudah dipantau Agenda dapat dilihat dengan mudah; Mudah diperbarui Perubahan jadwal dapat segera disesuaikan; Mendukung koordinasi Kalender dapat dibagikan sesuai hak akses; Pengingat Pengguna dapat memperoleh notifikasi sebelum agenda. 2.3 Cara Akses Google Calendar 1.Buka browser yang tersedia 2.Masuk akun Google yang telah ditentukan 3.Buka Google Calendar 4.Pastikan kalender agenda Kepala Dinas tersedia dan dapat diakses. Note: Google Calendar juga dapat digunakan melalui aplikasi Google Calendar pada perangkat Android maupun iOS.2
Navigasi tanggal Berpindah ke tanggal tertentu. Pilihan tampilan Memilih tampilan hari, minggu, bulan, dan lainnya. Buat Membuat agenda baru. Menu utama Membuka menu navigasi. Daftar kalender Menampilkan kalender yang tersedia. Area kalender Menampilkan agenda berdasarkan tanggal dan waktu BAB III Tampilan Google Calendar 3.1 Tampilan Utama Tampilan Bulan (Month) Menampilkan agenda selama satu bulan. Cocok untuk melihat gambaran umum jadwal. 3.2 Pilihan Tampilan Tampilan Minggu (Week) Menampilkan agenda selama satu minggu. Cocok untuk melihat kepadatan dan rangkaian agenda. Tampilan Hari (Day) Menampilkan agenda dalam satu hari secara lebih rinci. Cocok untuk melihat rangkaian agenda Kepala Dinas pada hari berjalan.3
Pilih tanggal pelaksanaan kegiatan pada kalender. Klik tanggal detail agenda kegiatan akan ditampilkan Judul agenda Lokasi Pengundang Rincian Acara Link zoom meeting Pejabat yang hadir File undangan Notifikasi pengingat agenda Kategori agenda Judul agenda Pengundang Kategori agenda File undangan Pejabat yang hadir 3.3 Melihat Agenda Rincian Acara Email untuk akses agenda Lokasi Notifikasi pengingat agenda Email untuk akses agenda Link Zoom meeting4 Note: Agenda yang ditampilkan adalah agenda disposisi Kepala Dinas kepada bidang terkait saja.
4.1 Kategori Agenda a. Agenda Kepala Dinas Agenda yang dihadiri secara langsung oleh Kepala Dinas. Contoh: Rabat Terbatas Gubernur, Rapat bersama Instansi Pusat/Kementerian, Rapat Pimpinan Dinas, dll b. Agenda Perwakilan Bidang/UKPD Agenda yang diwakilkan oleh bidang atau unit kerja terkait. Contoh: Rapat Teknis, Rapat Koordinasi Bidang, Undangan kegiatan yang dapat diwakili, dll5 BAB IV Ketentuan Penggunaan 4.2 Batasan Pengguna Pengguna dengan hak akses Viewer hanya memiliki kewenangan untuk melihat informasi agenda yang dibagikan. Pengguna (Viewer) tidak diperkenankan untuk: membuat agenda baru; mengubah waktu agenda; mengubah nama kegiatan; mengubah lokasi; menghapus agenda; atau melakukan perubahan lain terhadap informasi agenda. Pembatasan tersebut diterapkan untuk menjaga ketertiban dan keakuratan informasi agenda Kepala Dinas. 4.3 Ketentuan Penggunaan Google Calendar Dalam menggunakan Google Calendar, pengguna diharapkan memperhatikan ketentuan berikut: 1. Menggunakan Akun yang Telah Diberikan Akses; 2. Tidak Mengubah Informasi Agenda; 3. Tidak Menghapus Agenda; 4. Menjaga Kerahasiaan Informasi; 5. Menyampaikan Informasi yang Tidak Sesuai.
4.4 Mekanisme Penyampaian Perubahan Apabila pengguna memperoleh informasi mengenai perubahan jadwal, waktu, lokasi, atau informasi lain yang berkaitan dengan agenda, pengguna tidak melakukan perubahan secara langsung. Informasi tersebut disampaikan kepada pengelola Google Calendar melalui mekanisme komunikasi yang telah ditetapkan. Informasi yang disampaikan sebaiknya mencakup: nama kegiatan; tanggal agenda; informasi yang perlu diperbaiki; informasi perubahan; dan sumber atau pihak yang memberikan informasi perubahan. Hal ini dilakukan untuk memastikan setiap perubahan agenda dapat diverifikasi sebelum diperbarui pada Google Calendar.6 4.5 Kontak Pengelola Apabila pengguna mengalami kendala dalam mengakses atau menggunakan Google Calendar, dapat menghubungi: Sekretariat Kepala Dinas Subbagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perumahan Rakyat dan Kawasan Permukiman Provinsi DKI Jakarta Kontak: Muhammad Rafli 085702007864 / dprkp.kadis@gmail.com
7Penggunaan Google Calendar sebagai media penjadwalan agenda Kepala Dinas diharapkan dapat membantu menyediakan informasi agenda secara lebih terstruktur, mudah diakses, dan mendukung koordinasi pelaksanaan tugas. Melalui hak akses sebagai Viewer, pengguna dapat memperoleh informasi mengenai agenda Kepala Dinas tanpa melakukan perubahan terhadap data yang telah dikelola oleh pengelola Google Calendar. Oleh karena itu, pengguna diharapkan dapat memanfaatkan informasi agenda secara tepat serta mengikuti ketentuan penggunaan yang telah ditetapkan. Panduan ini diharapkan dapat menjadi acuan praktis bagi pengguna dalam mengakses, membaca, memahami, dan memanfaatkan informasi agenda Kepala Dinas secara efektif. BAB V Penutup