Cuốn cẩm nang này hướng đến các thư ký văn phòng, tập trung vào nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác. Tài liệu được chia thành các phần: hiểu đúng về người thư ký, chuẩn bị trước chuyến đi, điều phối và hỗ trợ trong chuyến đi, khép lại chu trình sau chuyến đi. Ngoài ra, sách còn đề cập đến năng lực và phẩm chất cần có, cách sử dụng AI hợp lý trong công việc, bộ checklist thực hành và các tình…
Cuốn cẩm nang này dành cho thư ký văn phòng, hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác. Tài liệu nhấn mạnh vai trò của thư ký trong việc lập kế hoạch, phối hợp và theo dõi toàn bộ quá trình từ chuẩn bị đến hoàn tất.
Phần I giới thiệu khái niệm thư ký văn phòng theo TS. Vũ Thị Phụng, phân biệt với các chức danh thư ký khác. Phần II hướng dẫn chuẩn bị trước chuyến đi: xác định mục đích, xây dựng lịch trình, chuẩn bị giấy tờ, tài liệu, phương tiện, nơi ăn ở và dự trù kinh phí.
Phần III tập trung vào điều phối và hỗ trợ trong chuyến đi, bao gồm xử lý thay đổi và tình huống phát sinh. Phần IV đề cập đến các công việc sau chuyến đi: theo dõi tiến độ, hoàn thiện báo cáo, chứng từ, thư cảm ơn và lưu trữ hồ sơ.
Phần V trình bày cách sử dụng AI hợp lý trong nghiệp vụ, như tự động hóa tìm kiếm, tổng hợp, soạn thảo và kiểm tra thông tin. Phần VI cung cấp bộ checklist thực hành, phần VIII đưa ra các tình huống thực tế và cách tư duy xử lý.
Phụ lục bao gồm các mẫu kế hoạch công tác và dự toán kinh phí, thư cảm ơn đối ngoại song ngữ, biên bản bàn giao công việc, cùng thuật ngữ và căn cứ tham khảo. Tài liệu được thiết kế dễ hiểu, dễ tra cứu và áp dụng vào thực tế.