View Presentación Calidad, Control y Seguridad 2026 flipbook.
INDUCCIÓN CALIDAD, CONTROL Y SEGURIDAD
MISIÓN En Magnum Logistics S.A.S, Agencia de Aduanas ML S.A.S. Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S., entregamos un servicio superior mediante el gerenciamiento de los procesos logísticos con responsabilidad y seguridad, a través del conocimiento, innovación y tecnología, generando desarrollo, mejores condiciones a nuestros empleados y rentabilidad para los clientes y los accionistas. VISIÓN Logística integral y en línea. PROPÓSITO SUPERIOR Servir al mundo, generando oportunidades y conectando soluciones. SLOGAN Hacerlo Simple Los invitamos a acceder a la siguiente ruta para consultar mayor información Soul /Herramientas / Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/ Planificación Estratégica y de Gestión Integral/Manual del Sistema del Gestión Integral/ Manual del Sistema del Gestión Integral M-PE-01
VALORES CORPORATIVOS Los invitamos a acceder a las siguientes rutas para consultar mayor información: - Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Planificación Estratégica y de Gestión Integral/Manual del Sistema del Gestión Integral/Manual del Sistema de Gestión Integral M-PE-01 - Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Planificación Estratégica y de Gestión Integral /Procedimientos y Programas/Programa de Transparencia y Ética Empresarial P-PE-07 RESPETO Es actuar reconociendo los derechos y la dignidad de las personas, las instituciones y el entorno. INTEGRIDAD Hacer las cosas bien, siendo coherentes en lo que se piensa, se dice y se hace, así nadie nos esté viendo. HUMILDAD Consiste en callar nuestras virtudes y permitir a los demás descubrirlas. CONFIANZA Es la base de toda relación. Es la seguridad que transmitimos a nuestros clientes porque tomaremos la mejor decisión posible. R I C H
POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Magnum Logistics S.A.S., Agencia de Aduanas M.L. S.A.S. Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S. y Logística S.A.S., se comprometen a satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas que tiene relación y se benefician con los servicios de manejo, administración y asesoramiento en las áreas de transporte de carga internacional, transporte terrestre de carga, operador de transporte multimodal, intermediación aduanera y servicios logísticos. Conscientes de nuestra responsabilidad social empresarial, del deber de mantener la integridad de los procesos y de cumplir los requisitos normativos, legales, reglamentarios, organizacionales y contractuales, declaramos nuestra intención de gestionar integralmente los Sistemas de Gestión en Calidad, Control y Seguridad, Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo y Seguridad Vial, a través de los siguientes compromisos: El desarrollo de un talento humano competente y confiable; El suministro de recursos tecnológicos e infraestructura que sean adecuados a las exigencias de los sistemas de gestión; La protección de la organización y nuestras partes interesadas, mediante la implementación de controles que minimicen los riesgos de la cadena de suministro internacional tales como: contrabando, contaminación de la carga, terrorismo, lavado de activos, corrupción, soborno, tráfico de estupefacientes, tráfico de sustancias para el procesamiento de narcóticos, financiación del terrorismo, tráfico de armas y la proliferación de armas de destrucción masiva, y en general cualquier tipo de acción ilícita; El conocimiento de los asociados de negocio que aseguren confiabilidad; La conservación de la información documentada que permita trazabilidad de la operación; SST y Seguridad Vial La promoción de la salud y protección de la integridad física y mental del personal directo y partes interesadas, mediante la gestión de peligros y riesgos, la adecuación del ambiente laboral, incluyendo el compromiso con la seguridad vial en los desplazamientos laborales y en los trayectos hacia y desde el lugar de trabajo “in itinere”; Gestión Ambiental La implementación de medidas para prevenir, mitigar y controlar los aspectos e impactos ambientales significativos relacionados con las actividades de los servicios, promoviendo el uso eficiente de los recursos, la gestión responsable de residuos y el desarrollo sostenible. El fomento de la participación activa de todos los trabajadores y sus representantes, en diferentes espacios para opinar, proponer y ayudar a mejorar las condiciones laborales, la seguridad y la salud en el trabajo. Esta participación puede darse en comités como el COPASST, el Comité de Convivencia Laboral, el Comité de Seguridad Vial y también en reuniones, encuestas, grupos de trabajo u otros espacios que la organización disponga. Calidad, Control y Seguridad Control y Seguridad Calidad, Control y Seguridad Control y Seguridad Control y Seguridad SST y Seguridad Vial Los invitamos a acceder a la siguiente ruta para consultar información: Soul /Herramientas / Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/ Planificación Estratégica y de Gestión Integral/Otros Documentos/Política del Sistema de Gestión Integral OD-PE-01
Satisfacción del cliente Mejorar la satisfacción de nuestras partes interesadas. Cumplimiento normativo Talento humano Vincular talento humano con las medidas de seguridad establecidas por la compañía, que garanticen idoneidad y confiabilidad en el desarrollo de los procesos. Seguridad de la información Velar para que el talento humano continue cumpliendo con las medidas de seguridad establecidas por la compañía, con el fin de garantizar confiabilidad en el desarrollo de los procesos. Formación Implementar programas de formación en la compañía, con el fin de aumentar las competencias técnicas y de seguridad en el personal, que les permitan saber cómo actuar frente a cualquier actividad delictiva. Competencias Mejorar continuamente las competencias y el desempeño del personal de la organización. Seguridad física Garantizar la seguridad física y controlar los accesos a las instalaciones, para proteger a la organización de personas no autorizadas. Sistemas de información Asegurar la operación de los sistemas de información y plataforma tecnológica crítica de la compañía, para dar continuidad a los servicios prestados en la cadena de suministro internacional. Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, normativos y reglamentarios aplicables al Sistema de Gestión Integral. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL Los invitamos a acceder a la siguiente ruta para consultar la información: Soul /Herramientas / Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/ Planificación Estratégica y de Gestión Integral/Otros Documentos/ Objetivos del Sistema de Gestión Integral OD-PE-20
Formación Implementar programas de formación en seguridad informática al personal de la compañía, con el fin de brindar conocimientos y habilidades para identificar, prevenir y mitigar los riesgos y amenazas que afectan la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información. Controles Generar controles para minimizar los riesgos de actos ilícitos tales como: contrabando, contaminación de la carga, terrorismo, lavado de activos, corrupción, soborno, tráfico de estupefacientes, tráfico de sustancias para el procesamiento de narcóticos, financiación del terrorismo, tráfico de armas y la proliferación de armas de destrucción masiva, y en general cualquier tipo de acciones ilícitas que pueda afectar la organización y a nuestras partes interesadas. Comercio exterior seguro Desarrollar operaciones de comercio exterior, conforme a la legislación y de forma segura; con el fin de prevenir infracciones aduaneras. Cuidados del trabajador Implementar los programas para promover el cuidado individual y colectivo de la población trabajadora. Gestión del riesgo laboral Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos, a través de la implementación de controles, que aporten a la disminución de la probabilidad de ocurrencia de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedad laboral y las consecuencias asociadas. Sostenibilidad Promover la salud y proteger la integridad física y mental del personal directo y de las partes interesadas, mediante la identificación, evaluación y control de los peligros y riesgos, la adecuación de ambientes de trabajo seguros y saludables; y la gestión de la seguridad vial en los desplazamientos laborales y en los trayectos hacia y desde el lugar de trabajo (in itinere). Asociados confiables Vincular asociados de negocio confiables, legalmente constituidos, para proteger a la organización de actos ilícitos. Comercio exterior seguro Generar operaciones de comercio exterior seguras y transparentes, conservando la información documentada, que permita la trazabilidad de la operación. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL Los invitamos a acceder a la siguiente ruta para consultar la información: Soul /Herramientas / Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/ Planificación Estratégica y de Gestión Integral/Otros Documentos/ Objetivos del Sistema de Gestión Integral OD-PE-20
Participación Promover la participación activa de los trabajadores y sus representantes en la gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante su intervención en los mecanismos definidos por la organización —COPASST, Comité de Convivencia Laboral, Comité de Seguridad Vial y otros—, fomentando el cumplimiento del cronograma de reuniones, la participación en los espacios de consulta y el seguimiento a las acciones de mejora generadas. Uso eficiente de recursos Promover el uso eficiente y racional de los recursos naturales mediante el seguimiento periódico de los consumos de agua y energía, de acuerdo con la información disponible por sede, y la gestión para el fortalecimiento de los mecanismos de medición. Gestión de residuos Promover la gestión responsable de los residuos generados en la organización, mediante su identificación, registro, entrega a gestores autorizados y, cuando aplique, la valorización de residuos aprovechables. Controles ambientales Implementar y mantener controles operacionales para los aspectos e impactos ambientales significativos identificados en la organización. Sostenibilidad Definir los lineamientos iniciales de sostenibilidad en la organización, mediante la identificación y documentación de las prácticas existentes relacionadas con criterios ambientales, sociales y económicos, como insumo para su integración progresiva en el Sistema de Gestión Integral. Gestión de residuos Identificación, registro y entrega responsable a gestores autorizados. Procesos Gerenciar los procesos del SGI para sostener la eficiencia, eficacia y efectividad de los mismos, según aplique. Los invitamos a acceder a la siguiente ruta para consultar la información: Soul /Herramientas / Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/ Planificación Estratégica y de Gestión Integral/Otros Documentos/ Objetivos del Sistema de Gestión Integral OD-PE-20 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
ISO 9001:2015, destaca el enfoque en riesgos dirigido a aprovechar las oportunidades y prevenir resultados no deseados. Las amenazas, incertidumbres y los riesgos son inherentes a cualquier actividad y organización. ISO 28001:2007, proporciona apoyo para que las organizaciones establezcan y documenten niveles razonables de seguridad, centrándose en los aspectos críticos para gestionar y garantizar los riesgos que atenten contra la cadena de suministro. OEA (Operador Económico Autorizado), garantiza los niveles mínimos de seguridad y facilita el flujo del comercio internacional, forjando alianzas sólidas entre el sector público y privado que permitan garantizar la seguridad de toda la cadena de suministro y construir relaciones de confianza. ¡¡¡ Autorización que otorga la DIAN!!! NORMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Los invitamos acceder a las siguiente ruta para consultar la información Soul /Herramientas / Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/ Planificación Estratégica y de Gestión Integral/Manual del Sistema del Gestión Integral/ Mapa de Procesos M-PE-02 MAPA DE PROCESOS Es la representación gráfica de los procesos que están presentes en la organización y en los Sistemas de Gestión, mostrando la interacción entre ellos y sus partes interesadas, contribuyendo de forma significativa al logro de un resultado. El resultado puede ser un servicio o un producto.
Mejora continua Optimización de costos y gastos Talento humano Valores y ética empresarial Rentabilidad Calidad del servicio Confianza y responsabilidad Soluciones integrales Información oportuna Seguridad Excelentes líderes Desarrollo financiero y administrativo Adopción de tendencias futuras Entrega de todos los servicios Experiencia de clientes Necesidades Expectativas Ruta Soul: Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Planificación Estratégica y de Gestión Integral/Anexo/Necesidades y Expectativas Generales AN-PE-02
CLIENTES PROVEEDORES I-SC-02 Selección y Documentación de Clientes P-CP-01 Procedimiento de Compras Metodología Calificación Controles Seguridad T-SC-01 Calificación de Riesgo Clientes T-CP-02 Calificación de Riesgo para Proveedores Operativos y Administrativos SAGRILAFT P-PE-08 Consulta Bases de Datos Clientes I-SC-03 Realización Estudios de Seguridad Clientes y Proveedores I-PE-01 Consulta Bases de Datos para Proveedores I-CP-04 NO CRÍTICO MEDIANAMENTE CRÍTICO CRÍTICO NO CRÍTICO CRITICIDAD MODERADA CRÍTICO ASOCIADOS DE NEGOCIO EVALUACIÓN DE PROVEEDORES F-GC-02 Identificación de Clientes/ F-CP-01 Selección de proveedores CLIENTES Y PROVEEDORES ✔ Acuerdo de Seguridad/Manifestación suscrita y/o Declaración de aplicación de requisitos de seguridad ✔ Compromiso de contar procedimientos seguros y cadenas de suministro limpias que nos protejan de actividades ilícitas. ✔ Compromiso de implementar prácticas de seguridad al interior de sus organizaciones, para mitigar las amenazas o vulnerabilidades a las que puede estar expuesto. No aplica Evaluación para los proveedores de Infraestructura Física (Módulos, puesto de trabajo, reformas, construcciones…), Bienes y Servicios (Hoteles, Arrendamientos, papelería, cafetería, aseo, servicios, insumos varios de tecnología, financieros…) y Bienes y Servicios (seguros). Los invitamos a acceder a las siguientes rutas para consultar información: - Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/ Servicio al Cliente/Instructivos/Selección y Documentación de Clientes I-SC-02 - Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Compras/Procedimientos y Programas/Compras P-CP-01 NO CRÍTICO CRÍTICO CRITICIDAD MODERADA 1 año 2 años
Los invitamos a acceder a las siguientes rutas para consultar mayor información: - Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Recursos Físicos/Tablas y Matrices/Matriz de Oportunidades T-PE-05 - Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Talento Humano/Tablas y Matrices/Matriz Requisitos de Seguridad T-TH-04 - Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Planificación Estratégica y de Gestión Integral /Tablas y Matrices/ T-PE-01 Tabla Documentos Normativos, Legales Y Reglamentarios. Matriz de Calificación de Riesgo para CargosT-TH- 04: Permite identificar los cargos de los empleados por niveles de criticidad de acuerdo al riesgo que pueden generar en la organización. Tabla Documentos Normativos, Legales y Reglamentarios T-PE-01: Plantilla en la cual van relacionados todos los documentos que rigen las operaciones y procesos, como por ejemplo, leyes, decretos, resoluciones, entre otros. Matriz de Oportunidades T-PE-05: Permite aplicar parámetros para identificar y evaluar oportunidades en los procesos, además de planificar, verificar y dar seguimiento a los planes de acción para su ejecución.
Los invitamos a acceder a las siguientes rutas para consultar mayor información: - Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Recursos Físicos/Tablas y Matrices/Matriz Áreas Críticas Oficinas T-RF-02 - Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Recursos Físicos/Tablas y Matrices/Matriz Áreas Críticas Zona Franca T-RF-01 ÁREA MODERADA ÁREA NO CRITICA Cafetín, Sala de juntas de reuniones, Baños, entre otros. ÁREA CRITICA Archivos (documentos soporte de operación), Precintos y Cintas de Seguridad, entre otros. Acceso restringido Monitoreo por cámaras de seguridad Custodiadas bajo llave Registro de acceso en formatos, según corresponda. Registro en formato F-RF-07 Control de Ingresos Visitantes. Sistema biométrico huellas o Registro en el Formato Control de Apertura y Cierres Instalaciones F- RF-06 (empleados) Monitoreo por cámaras de seguridad Puestos de trabajo, sellos de recibo de correspondencia, entre otros. MATRIZ ÁREAS CRÍTICAS El registro, control y préstamo de las llaves asignadas, se debe realizar en los formatos: F-RF-03 “Registro de Llaves”, F-RF-08 “Responsabilidad Manejo Llaves” y F-RF-04 “Préstamos de Llaves”
CONTROL DE DOCUMENTOS Todos los documentos identificados en el Sistema de Gestión Integral deben tener el siguiente encabezado: • Logo de la compañía • Título del documento • Código • Fecha de emisión • Fecha de vigencia • Número de versión y paginado A B C TIPO DE DOCUMENTO PROCESO CONSECUTIVO Manual M Planificación Estratégica y del SGI PE Es el número asignado empezando en 01 hasta… de acuerdo con las necesidad y cantidad de documentos generados en cada proceso. Caracterizaciones de Proceso C Revisión Gerencial RG Procedimiento P Mejora Continua MC Instructivo I Gestión Comercial GC Descripciones de Cargo D Aduana Importaciones ADI Tablas y Matrices T Aduana Exportaciones ADE Formatos para Registros F Transporte Importaciones TI Otros Documentos OD Transporte Exportaciones TE Anexos AN Servicios Logísticos SL Talento Humano TH Recursos Físicos RF Recursos Tecnológicos RT Contabilidad CT Compras CP Gestión Financiera GF Servicio al Cliente SC P-PE-01 Los invitamos acceder a las siguiente ruta para consultar la información Soul /Herramientas / Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/ Planificación Estratégica y de Gestión Integral /Procedimientos y Programas / P-PE-01 Control de Documentos Todos los documentos se deben consultar directamente desde el Soul. No está permitido imprimir ni guardar documentos del Sistema de Gestión tales como: procedimientos, instructivos, políticas y demás, en los equipos electrónicos. Únicamente está permitido imprimir los formatos que se utilizan para registrar información de cada uno de los procesos, según corresponda.
Sirve para consultar documentos del Sistema de Gestión Integral tales como: Manual, Caracterizaciones, Procedimiento, Instructivo, Descripciones de Cargo, Tablas y Matrices, Formato/Registro, Documentos Externos. MÓDULO: SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Los invitamos acceder a las siguiente ruta para consultar la información Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos
RUTA DE INGRESO
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Los invitamos acceder a las siguiente ruta para consultar la información Soul /Herramientas / Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Lista Maestra
En caso de detectar una persona desconocida en las instalaciones sin identificación de visitante, se debe abordar e indagar el motivo de su presencia en las oficinas y llevarlo a la sala de espera, mientras se esclarece el ingreso de esta persona (llamada a la portería, consulta por chat interno, vía telefónica a otros compañeros o a la persona que dice que viene a visitar, entre otras). ¿QUÉ HACER EN CASO DE IDENTIFICAR UNA PERSONA DEAMBULANDO?
GESTIÓN DEL RIESGO MATRIZ DE RIESGOS T-PE-02 Sirve para identificar, evaluar y valorar los riesgos existentes en la cadena de suministro e implementar controles para la evitar su materialización. ALGUNOS RIESGOS SON… ERROR OMISIÓN INEXACTITUD HURTO, ROBO O SAQUEO DEMORAS (tiempos) CONTRABANDO INCUMPLIMIENTOS ACCIDENTES DE TRABAJO FALSIFICACIÓN DE DOCUMENTOS CONTAMINACIÓN AVERIAS LAVADO DE ACTIVOS Los invitamos a acceder a las siguientes rutas para consultar mayor información - Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Planificación Estratégica y de Gestión Integral /Procedimientos/Gestión del Riesgo P-PE-03 - Soul /Herramientas / Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/ Planificación Estratégica y de Gestión Integral /Tablas y Matrices/ Matriz de Riesgos T-PE-02
PLANES DE CONTINGENCIA Conjunto de acciones y medidas de seguridad diseñadas previamente para hacer frente a situaciones imprevistas que puedan afectar la normalidad de las operaciones Los invitamos acceder a las siguientes rutas para conocer mayor información: - Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Transporte Importación/Anexo/Plan de Contingencia Transporte Internacional AN-TI-07 - Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Aduana Exportación/Anexo/Plan de Continuidad en las Operaciones de Agencia de Aduanas ML SAS Nivel 1 AN-ADE-07 - Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Transporte Terrestre (DTA-OTM- Planilla)/Anexo/Plan de Contingencia Operaciones Propias Transporte Terrestre AN-TT-02 - Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Servicios Logísticos/Anexo/Planes de Contingencia en la Operación de Servicios Logísticos AN-SL-06 - Hurto, robo o saqueo - Averías particulares/gruesas - Pérdida de documento de transporte - Violación de sellos de seguridad - Demoras - Hurto, robo o saqueo - Averías - Error, omisión e inexactitud - Riesgos jurídicos - Incidente/Accidente de tránsito - Hurto, robo o saqueo - Falla mecánica - Desvío de ruta - Violación de sellos de seguridad - Paro de conductores - Ausencia de vehículos - Contaminación de un vehículo o carga. - Hurto, robo o saqueo - Estafa, fraude o engaño - Intrusión/Suplantación de personas - Avería particular - Presencia de plagas - Incumplimientos - Errores u omisiones Transporte Internacional Aduana Importación y Exportación Transporte TerrestreServicios Logísticos Ejemplos de Posibles Situaciones Inesperadas
Los invitamos acceder a las siguientes rutas para conocer mayor información: -Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Aduana Exportación/Instructivos/Control de Sellos y/o Precintos de Seguridad I-ADE-01 -Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Aduanas Exportación/Instructivos/Contaminación o Contrabando de la Mercancía I-ADE-04 -Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Recursos Físicos/Instructivos/Reporte de Actividades Sospechosas y Programa de Incentivos I-RF-03 - Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Anexo Listado de Teléfonos Actividades Sospechosas y Emergencias AN-RF-03 -Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Talento Humano/Anexos/Empleado Contactados para Ilícitos AN-TH-11 -Soul /Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Recursos Tecnológicos/Instructivos/Fuga de información - Robo de información privilegiada I-RT-03 ALGUNOS PROTOCOLOS DE SEGURIDAD SON… I-ADE-01 Control de Sellos y/o Precintos De Seguridad I-ADE-04 Contaminación o Contrabando en la mercancía I-RF-03 Reporte de Actividades Sospechosas y Programa de Incentivos AN-RF-03 Anexo Listado de Teléfonos Actividades Sospechosas y Emergencias AN-TH-11 Empleados Contactados para Ilícitos I-RT-03 Fuga de información - Robo de información privilegiada
ALGUNAS RESPONSABILIDADES DE CALIDAD Y SEGURIDAD SON… 1. Conocer y cumplir las normas, políticas y objetivos de seguridad de las empresas Magnum. 2. Participar activamente en los programas de capacitación y formación. 3. Reportar cualquier actividad sospechosa que sea detectada. 4. Conocer y aplicar los Protocolos de Seguridad, Planes de Contingencia y demás relacionado con gestión del riesgo. 5. Manejar responsablemente la información sensible. 6. Colaborar con las autoridades competentes y entes reguladores. Los invitamos a acceder a las siguientes rutas para consultar mayor información: Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Descripción de Cargos
CLIC K AQUI El carné es un documento de identificación ante otras instituciones como representante de las empresas Magnum Logistics S.A.S., Agencia de Aduanas ML S.A.S. Nivel 1, Magnum Zona Franca S.A.S y Logística S.A.S, el uso es de carácter obligatorio, dentro de la compañía y fuera de esta cuando se encuentre en cumplimiento de sus funciones y es personal e intransferible. En caso de pérdida o robo el empleado deberá reportar el suceso al Área de Talento Humano, anexando la copia del denuncio en caso de robo, para que se inicie el proceso de reasignación del carné nuevo. xxxxxxxxx CC xxxxxx RESPONSABILIDADES DE SEGURIDAD
MÓDULO: MEJORA CONTINUA Los invitamos acceder a las siguiente ruta para consultar la información: Soul /Herramientas / Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Mejora Continua/Procedimientos y Programas/ NC, SNC, AP, AC, AM P-MC-02 1 2 3CAUSAS ACCIONES SEGUIMIENTO No Conformidad: (NC) Incumplimiento de un requisito. Acción para Aprovechar Oportunidades: Pueden estar relacionadas con el logro de resultados y transformaciones positivas. Salida no conforme: Cualquier resultado relacionado con productos, servicios o sus combinaciones que presenten no conformidades frente a los requisitos aplicables. Corrección: Acción tomada para eliminar una no- conformidad detectada. Acción Correctiva: Elimina la causa de una NC detectada u otra situación indeseable Reclamo: Expresión de insatisfacción referida a la prestación de un servicio o la deficiente atención de una actividad del mismo. Tiene implicaciones de dinero. Queja: Expresión de insatisfacción con la acción o conducta de servicios prestados. Petición: Solicitud que se puede dirigir para reclamar algo que estimen justo y conveniente, con respecto a un servicio prestado de alto costo. Sirve para registrar y dar tratamiento a los casos generados por:
¿SABES COMO ACTUAR FRENTE A UNA PQRSF? 1. Redirigir al correo corporativo pqrsf@magnum.com.co, Director Servicio al Cliente o Líder del Sistema de Gestión de la Regional, máximo 1 día laboral después de haber recibido la PQRSF 2. Primera respuesta al cliente máximo 1 día laboral después de haber recibido la PQRSF 3. Respuesta final al cliente máximo 10 días hábiles (aplica si es a causa de las empresas Magnum) Nota: En caso de ser una PQR por causa de los proveedores se debe registrar la novedad en la hoja de vida del proveedor (Soul). Nota: En todos los casos de reconocimiento de sumas de dinero a cliente o proveedores deberá suscribirse por las partes un acuerdo transaccional (contrato de transacción AN-PE-07), este documento debe reposar en el FILE respectivo y en la PQR. Nota: Si es una reclamación a causa de las empresas Magnum deberán ser registrados por el Jefe inmediato en el módulo del SOUL “Registro de Eventos por empleado”. Los invitamos a acceder a las siguientes rutas para consultar mayor información: Soul/Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Mejora Continua/Procedimientos y Programas/Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones (PQRSF) P-MC-01
Recordemos... GESTIÓN DEL CAMBIO P-PE-04 Los invitamos acceder a la siguiente ruta para consultar mayor la información Soul /Herramientas / Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/ Planificación Estratégica y de Gestión Integral/Procedimientos y Programas/Gestión del Cambio P-PE-04 Fuentes de cambio: Condiciones que originan un proceso de gestión del cambio tales como actualización de la tecnología, exigencias legales, contractuales, competitividad y organizacional. Definición de Cambio: Modificación representativa en la estructura organizacional, procesos, uso de materiales, productos, servicios, u otro elemento representativo del SGI. Ejemplos: Cambios regulatorios (normas, decretos), aperturas o traslados de oficinas. El formato para esta actividad es el F-PE-13 Gestión del Cambio. Este procedimiento permite evaluar el impacto sobre el Sistema de Gestión Integral, que puedan generar los cambios de origen interno y externo, tanto en alguno de los sistemas de gestión, en sus procesos, estructura organizacional u otro componente de las empresas . Es responsabilidad de Líderes de Procesos identificar e informar los diferentes cambios que se presenten en sus áreas a las partes interesadas.
POLITICA MATRIZ DE FIRMAS Y SELLOS La compañía cuenta con una Matriz de Firmas y Sellos F-PE-10, donde se especifica qué documentos se autorizan con firma y que sellos se utilizan, también se define el responsable de cada sello. Los sellos que son utilizados en la organización son manejados por el personal directamente involucrado en cada proceso. Estos incluyen un sello con el logotipo de la empresa y otros que son usados de acuerdo al tipo de documento. En caso de pérdida del sello, el empleado deberá enviar un correo electrónico o comunicación física al jefe inmediato y/o Analista de Mercadeo y Comunicaciones informando la pérdida del sello. En caso de hurto, deberá acercarse a las oficinas de la policía nacional o fiscalía, formular una denuncia y entregarla al Analista de Mercadeo y Comunicaciones quien es la persona encargada de la emisión de un nuevo sello. Nota: En caso de poderse realizar la denuncia virtualmente, también es válido. En caso de daño del sello, el empleado solicitará el respectivo cambio teniendo en cuenta que no se hace denuncia pero si se deja acta contando lo sucedido. Los invitamos acceder a la siguiente ruta para consultar mayor la información Soul /Herramientas / Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/ Planificación Estratégica y de Gestión Integral / Procedimientos y Programas / P-PE-01 Control de Documentos del SGI / Numeral 5.9 Cuando se presenten ingresos de personal y/o cambios en la estructura física del sello, el responsable deberá actualizar la Matriz de Firmas y Sellos F-PE-10.
CADENA LOGÍSTICA… Fábrica Proveedores Clientes Patio de Contenedores Transportadoras Terminales Agentes de Carga Agentes de Aduana Depósitos Zonas Francas Ruta Soul: Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Planificación Estratégica y de Gestión Integral/Anexo/Cadena de Suministro todas las Empresas AN-PE-04
Verificar la integridad física de su estructura Asegurar el cumplimiento de los requisitos de seguridad y calidad para el transporte de la carga. Detectar y prevenir la manipulación indebida que pueda afectar la seguridad de la carga. Nota: se deben tener registros disponibles. TRAZABILIDAD… Inspección de Contenedores Registro Fotográfico Evidenciar la trazabilidad de los procesos. Registrar irregularidades como: contaminación, faltantes, sobrantes, etc. Evidenciar los daños en las unidades de carga y/o mercancía. Precintos y Cintas de Seguridad 1. Control del inventario 2. Almacenamiento seguro 3. Registros disponibles Ruta Soul: Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos… Servicios Logísticos/Instructivos/Inspección de Contenedores, remolques, camión o tractor, vehículos furgonados y o carpados I-SL-15 Aduana Exportación/Instructivos: Especificaciones para la toma de fotografías I-ADE-03, Control de Sellos y/o Precintos de Seguridad I-ADE-01, Control de Sellos y/o Precintos de Seguridad I-ADE-01
COMUNICACIÓN, CONSULTA Y PARTICIPACIÓN Ruta Soul: Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Planificación Estratégica y de Gestión Integral/Procedimientos y Programas/Comunicación Consulta y Participación P-PE-06 Comunicación Proceso para compartir e intercambiar información Consulta Diálogo continuo con las partes interesadas Participación Participación activa para influir en los resultados Recordemos… Se debe elaborar un plan de comunicación donde se consigne qué, a quién, quién y en qué medio comunicar.
PAQUETES Y CORRESPONDENCIAS Ruta Soul: Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Recursos Físicos/Instructivos/Revisión de Correspondencia y Paquetes I-RF-02 Verificación de Uniforme Verificación del Destinatario Entregas Inusuales Inspección del Empaque Verificación de Alambres Sobresalientes Peso Excesivo Atención a Objetos Llamativos Identificación del Remitente Observación de Manchas Verificación de Estampillas Etiquetas Restrictivas Conocimiento del Destinatario Algunas Recomendaciones…
Ruta Soul: Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Planificación Estratégica y de Gestión Integral/Otros Documentos/Políticas de Seguridad y Privacidad de la Información OD-PE-10 SEGURIDAD INFORMÁTICA Los equipos deben ser utilizados solo para fines laborales. Así mismo, se debe mantener la confidencialidad de la información. El antivirus corporativo debe mantenerse actualizado (Bloqueos adicionales). Contraseñas individuales, intransferibles y cambiadas periódicamente (30 días). No se deben guardar en los equipos de computo o estar escritas a la vista. Todo el personal debe tener restricción de páginas prohibidas. Así mismo, se tienen roles y perfilamientos para accesos restringidos. Bloqueo de USB en los equipos. Así mismo, está prohibido la instalación de Software. Se debe bloquear la estación o cerrar la sesión, al ausentarse del puesto de trabajo.
Ruta Soul: Herramientas/Sistema de Gestión Integral (SGI)/Administración y Consulta de Documentos/Talento Humano/Procedimientos y Programas/ Programa Manejo de Situaciones de Pánico P-TH-21 MANEJO DEL PÁNICO Pánico Colectivo Pánico Individual Tipos de Pánico Algunas situaciones de pánico Toma de Rehenes Tiroteo Activo Explosión Accidente Laboral Fuga de Material Peligroso Desastres Naturales Incendio Estructural Robo/ Asalto ¿Sabes cuáles son los síntomas físicos y emocionales del pánico? ¿Cómo debemos prepararnos y responder ante una situación de pánico? Preparación Previa Preparación emocional Conocer los planes de contingencia y emergencia. Mantener comunicación y calma Aplicar planes de contingencia y emergencia Durante el Suceso ¿Qué hacer en caso de identificar una persona en situación de pánico? Calmarse y recuperarse Evaluar la eficacia de las acciones tomadas Formación continua Después del Suceso
Ruta Soul: Hoja de vida Información Personal Información Académica Antecedentes Experiencia laboral previa Referencias personales Antecedentes penales (anual) Títulos obtenidos Instituciones educativas Cursos adicionales o certificaciones Nombre completo Dirección Número de teléfono Fecha de nacimiento Estado civil Archivo fotográfico SEGURIDAD DEL PERSONAL
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