EBRD/PRO/2026/001 ENTERPRISE BUSINESS REQUIREMENTS DOCUMENT (BRD) INTELLIGENT PROCUREMENT MANAGEMENT PLATFORM (i-PROCURE) AI-Driven Intelligent Enterprise Procurement Ecosystem Dokumen ini menjadi asas kepada pembangunan Enterprise Intelligent Procurement Management Platform (i-PROCURE), iaitu platform pengurusan perolehan strategik yang menyokong keseluruhan ekosistem pengurusan perolehan LHDNM melalui keupayaan kecerdasan, automasi dan analitik.
EBRD/PRO/2026/001 i KANDUNGAN 1. VISI DAN OBJEKTIF TRANSFORMASI ........................................................... 1 1.1 Pengenalan ............................................................................................... 1 1.2 Visi Transformasi....................................................................................... 2 1.3 Misi Transformasi ...................................................................................... 2 1.4 Aspirasi Transformasi ................................................................................ 3 1.5 Matlamat Transformasi .............................................................................. 5 1.6 Objektif Transformasi ................................................................................ 5 1.7 Prinsip Reka Bentuk (Design Principles) ................................................... 6 2. CURRENT BUSINESS CHALLENGES .......................................................... 10 2.1 Pengenalan ............................................................................................. 10 2.2 Cabaran Operasi Semasa ....................................................................... 11 2.3 Cabaran Tadbir Urus ............................................................................... 13 2.4 Cabaran Pengurusan Data ...................................................................... 15 2.5 Cabaran Teknologi .................................................................................. 16 2.6 Cabaran Pengurusan Strategik ............................................................... 18 2.7 Rumusan Cabaran Semasa .................................................................... 19 3. BUSINESS OBJECTIVES ............................................................................... 21 3.1 Pengenalan ............................................................................................. 21 3.2 Objektif Pembangunan ............................................................................ 21 3.3 Kriteria Kejayaan Transformasi ............................................................... 30 4. ENTERPRISE PROCUREMENT BUSINESS CAPABILITIES ........................ 32 4.1 Pengenalan ............................................................................................. 32 4.2 Prinsip Pembangunan Enterprise Procurement Business Capabilities ... 33 4.3 Enterprise Procurement Business Capabilities........................................ 34 4.4 Hubungan Enterprise Procurement Business Capabilities (Architecture View) ................................................................................................................ 55
EBRD/PRO/2026/001 ii 4.5 Keupayaan Transformasi yang Diharapkan (Business Value View) ........ 57 5. BUSINESS REQUIREMENTS ......................................................................... 59 5.1 Pengenalan ............................................................................................. 59 5.2 Prinsip Pembentukan Business Requirements........................................ 59 5.3 Pengenalan Business Requirements ...................................................... 60 5.4 Struktur Business Requirements ............................................................. 61 5.5 Business Requirement Mengikut Domain................................................ 61 6. SOLUTION CAPABILITY REQUIREMENTS .................................................. 79 6.1 Pengenalan ............................................................................................. 79 6.2 Pendekatan Penyediaan Solution Capability Requirements ................... 79 6.3 Prinsip Pembangunan Solution Capability Requirement ......................... 80 6.4 Domain Solution Capability Requirements .............................................. 82 7. FUNCTIONAL REQUIREMENTS .................................................................. 102 7.1 Pengenalan ........................................................................................... 102 7.2 Pendekatan Penyediaan Functional Requirements ............................... 102 7.3 Struktur Funtional Requirements ........................................................... 103 7.4 Functional Requirements....................................................................... 104 8. NON-FUNCTIONAL REQUIREMENTS ......................................................... 135 8.1 Pengenalan ........................................................................................... 135 8.2 Performance and Scalability .................................................................. 135 8.3 Availability and Reliability ...................................................................... 136 8.4 Security ................................................................................................. 137 8.5 Privacy and Personal Data Protection ................................................... 138 8.6 Auditability and Traceability ................................................................... 139 8.7 Interoperability ....................................................................................... 139 8.8 Accessibility and Usability ..................................................................... 140 8.9 Maintainability and Configurability ......................................................... 141
EBRD/PRO/2026/001 iii 8.10 Business Continuity and Disaster Recovery .......................................... 142 9. DATA REQUIREMENTS ............................................................................... 144 9.1 Pengenalan ........................................................................................... 144 9.2 Master Data Management ..................................................................... 144 9.3 Transaction Data Management ............................................................. 145 9.4 Document and Metadata Management ................................................. 146 9.5 Data Quality Management ..................................................................... 147 9.6 Data Governance .................................................................................. 147 9.7 Data Retention and Archival .................................................................. 148 9.8 Data Migration ....................................................................................... 149 10. IMPLEMENTATION CONSIDERATIONS ..................................................... 151 10.1 Pengenalan ........................................................................................... 151 10.2 Business Continuity During Implementation .......................................... 151 10.3 Data Migration Considerations .............................................................. 153 10.4 Integration Readiness ........................................................................... 155 10.5 Change Management and User Adoption ............................................. 156 10.6 Training and Knowledge Transfer ......................................................... 158 10.7 Testing and Quality Assurance .............................................................. 160 10.8 Deployment and Transition .................................................................... 161 10.9 Post-Implementation Support ................................................................ 163 11. PENUTUP ...................................................................................................... 166
EBRD/PRO/2026/001 iv PANDUAN PENGGUNAAN DOKUMEN BAB FOKUS PENERANGAN RINGKAS Bab 1 Enterprise Procurement Vision Visi dan Objektif Transformasi) Apakah hala tuju pembangunan i-PROCURE. Bab ini menerangkan hala tuju pembangunan Enterprise i-PROCURE, matlamat transformasi, prinsip pelaksanaan serta manfaat yang ingin dicapai bagi memperkukuh pengurusan perolehan LHDNM melalui pendigitalan secara menyeluruh. Bab 2 Current Business Challenges (Isu dan cabaran Semasa) Mengapakah i-PROCURE perlu dibangunkan. Bab ini menghuraikan isu, cabaran, kelemahan, kekangan dan risiko dalam pengurusan perolehan sedia ada yang menjadi pendorong kepada pelaksanaan transformasi pengurusan perolehan di LHDNM. Bab 3 Business Objectives (Matlamat Transfomasi) Apakah hasil yang ingin dicapai melalui pembangunan i-PROCURE. Bab ini menjelaskan hasil yang ingin dicapai melalui pembangunan i- PROCURE, termasuk meningkatkan kecekapan pengurusan perolehan, memperkukuh tadbir urus, memperluas pendigitalan proses, meningkatkan penggunaan data dalam membuat keputusan serta menggalakkan penggunaan teknologi digital dan kecerdasan buatan dalam pengurusan perolehan. Bab 4 Enterprise Business Capabilities (Keupayaan Pengurusan Perolehan Masa Hadapan) Apakah bidang yang diperlukan bagi membentuk pengurusan perolehan yang lebih berkesan. Bab ini menerangkan bidang-bidang utama yang perlu diperkukuh bagi membentuk ekosistem pengurusan perolehan yang lebih cekap, bersepadu, telus dan bersedia memenuhi keperluan LHDNM pada masa hadapan. Bab 5 Business Requirements (Keperluan LHDNM) Apakah keperluan LHDNM yang perlu dipenuhi. Bab ini menghuraikan keperluan LHDNM yang perlu dipenuhi bagi memastikan pengurusan perolehan dapat dilaksanakan dengan lebih cekap, teratur dan selaras dengan hala tuju transformasi yang telah ditetapkan tanpa memperincikan kaedah penyelesaiannya. Bab 6 Solution Capability Requirements (Keperluan Penyelesaian) Apakah penyelesaian yang perlu disediakan bagi memenuhi keperluan LHDNM. Bab ini menerangkan skop penyelesaian yang hendaklah disediakan oleh Penyedia Penyelesaian bagi memenuhi keperluan LHDNM. Tumpuan diberikan kepada komponen penyelesaian yang perlu disediakan tanpa menghuraikan fungsi aplikasi atau reka bentuk teknikal secara terperinci. Bab 7 Functional Requirements (Keperluan Kefungsian) Apakah fungsi yang perlu disediakan dalam platform i-PROCURE. Bab ini memperincikan fungsi bagi setiap modul yang perlu dibangunkan supaya semua urusan perolehan dapat dilaksanakan secara lebih teratur, bersepadu, telus dan berkesan.
EBRD/PRO/2026/001 v BAB FOKUS PENERANGAN RINGKAS Bab 8 Non-Functional Requirements (Keperluan Bukan Kefungsian) Apakah keperluan teknikal dan kualiti yang perlu dipenuhi oleh platform i-PROCURE. Bab ini menerangkan keperluan berkaitan prestasi, keselamatan, ketersediaan, kebolehpercayaan, kebolehcapaian, kebolehselenggaraan serta keperluan teknikal lain bagi memastikan platform dapat beroperasi dengan stabil, selamat dan memenuhi keperluan LHDNM. Bab 9 Data Requirements (Keperluan Data) Bagaimanakah data perlu diurus dalam platform i-PROCURE. Bab ini menerangkan keperluan berkaitan pengurusan data, meliputi data induk, data transaksi, kualiti data, tadbir urus data, penyimpanan, pengarkiban dan migrasi data bagi memastikan data sentiasa teratur, tepat, lengkap dan boleh dipercayai. Bab 10 Implementation Considerations (Pertimbangan Pelaksanaan) Apakah perkara yang perlu diberi perhatian semasa melaksanakan i- PROCURE. Bab ini menghuraikan perkara-perkara yang perlu dipenuhi oleh Penyedia Penyelesaian bagi memastikan pelaksanaan i-PROCURE berjalan dengan lancar dan teratur. Ia merangkumi aspek kesinambungan pelaksanaan, migrasi data, integrasi sistem, pengurusan perubahan, latihan, pengujian, pelaksanaan Go-Live, peralihan kepada operasi serta sokongan selepas pelaksanaan sehingga sistem dapat digunakan sepenuhnya oleh LHDNM.
EBRD/PRO/2026/001 1 1. VISI DAN OBJEKTIF TRANSFORMASI 1.1 Pengenalan Transformasi digital sektor awam kini memberi penekanan kepada pendigitalan proses, pemerkasaan tadbir urus, penggunaan data secara strategik serta penyampaian perkhidmatan yang lebih cekap, telus dan bersepadu. Selaras dengan aspirasi tersebut, LHDNM perlu mentransformasikan pengurusan perolehan melalui pembangunan sebuah platform digital yang mampu menyokong keseluruhan kitar hayat perolehan secara lebih sistematik, responsif dan berorientasikan data. Perkembangan teknologi digital membuka peluang kepada organisasi untuk memperkukuh kecekapan operasi, meningkatkan produktiviti, mempertingkat ketepatan maklumat serta menyokong pembuatan keputusan yang lebih pantas dan berasaskan data. Teknologi seperti Artificial Intelligence (AI), Machine Learning (ML), Data Analytics, Intelligent Automation dan Cloud Computing merupakan antara pemacu yang membolehkan organisasi membangunkan penyelesaian digital yang lebih pintar, bersepadu dan mampan. Seiring dengan perkembangan tersebut, pengurusan perolehan LHDNM perlu diperkasakan daripada pelaksanaan proses yang tertumpu kepada pengurusan transaksi kepada sebuah platform pengurusan perolehan digital yang menyeluruh. Platform ini hendaklah mengintegrasikan keseluruhan proses perolehan, memperkukuh tadbir urus, meningkatkan kecekapan operasi serta menyediakan maklumat yang tepat, lengkap dan menepati masa bagi menyokong perancangan, pemantauan dan pembuatan keputusan. Pembangunan Enterprise Intelligent Procurement Management Platform (i- PROCURE) merupakan inisiatif strategik LHDNM untuk mentransformasikan pengurusan perolehan daripada pendekatan yang berorientasikan transaksi kepada pengurusan perolehan digital yang lebih
EBRD/PRO/2026/001 2 bersepadu, berasaskan data dan menyokong pembuatan keputusan. Transformasi ini bukan sekadar melibatkan pendigitalan proses, malah memperkukuh tadbir urus, meningkatkan kecekapan operasi serta menyediakan asas kepada penambahbaikan berterusan dalam pengurusan perolehan. Melalui pembangunan i-PROCURE, keseluruhan proses perolehan dapat diurus secara lebih cekap, telus dan bersepadu, di samping menyediakan platform yang menyokong pelaksanaan tadbir urus yang baik, pengurusan risiko yang lebih proaktif, penggunaan data secara strategik serta penyampaian maklumat yang menyeluruh kepada semua pihak berkepentingan. 1.2 Visi Transformasi Menjadikan Enterprise Intelligent Procurement Management Platform (i- PROCURE) sebagai platform pengurusan perolehan digital LHDNM yang moden, bersepadu, cekap, telus dan berdaya saing bagi memperkukuh tadbir urus, meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatan serta menyokong agenda pendigitalan sektor awam. 1.3 Misi Transformasi Bagi merealisasikan visi tersebut, pembangunan i-PROCURE dilaksanakan dengan memberi tumpuan kepada perkara berikut: a) Mendigitalkan keseluruhan proses pengurusan perolehan melalui satu platform yang bersepadu dan menyeluruh; b) Menyeragamkan proses kerja bagi meningkatkan kecekapan, memperkukuh tadbir urus dan memastikan pematuhan kepada dasar dan peraturan yang berkuat kuasa;
EBRD/PRO/2026/001 3 c) Memanfaatkan teknologi digital bagi memudahkan pelaksanaan urusan perolehan dan mengurangkan proses manual yang berulang; d) Memperkasakan penggunaan data sebagai asas kepada perancangan, pemantauan, pelaporan dan pembuatan keputusan; e) Menyediakan platform yang fleksibel bagi menyokong perubahan dasar, keperluan organisasi dan penambahbaikan proses secara berterusan; dan f) Membangunkan platform yang mampu berkembang seiring dengan perubahan teknologi dan keperluan pengurusan perolehan pada masa hadapan. Transformasi ini tidak hanya memberi tumpuan kepada pembangunan sebuah sistem baharu, tetapi melibatkan perubahan menyeluruh terhadap cara pengurusan perolehan dirancang, dilaksanakan, dipantau dan dinilai. Pendekatan ini membolehkan proses kerja diperkemas, tadbir urus diperkukuh, penggunaan data dipertingkat serta penyampaian maklumat dipercepatkan bagi menyokong pengurusan perolehan yang lebih cekap, telus dan berkesan. 1.4 Aspirasi Transformasi Transformasi ini bertujuan mewujudkan sebuah platform pengurusan perolehan yang mempunyai ciri-ciri berikut: a) Intelligent Procurement Platform yang menyediakan keupayaan sokongan keputusan pintar bagi membantu pegawai melaksanakan analisis, mengenal pasti risiko, menjana cadangan serta menyokong pembuatan keputusan berdasarkan data dan maklumat yang berkaitan.
EBRD/PRO/2026/001 4 b) Integrated Procurement Platform yang mengintegrasikan keseluruhan proses pengurusan perolehan, bermula daripada perancangan sehingga pengurusan kontrak, di samping berupaya berinteraksi dengan sistem dalaman LHDNM dan agensi luar yang berkaitan. c) Automated Procurement Platform yang mengurangkan kebergantungan kepada proses manual melalui automasi proses kerja seperti semakan pematuhan, penjanaan dokumen, pemberitahuan, kelulusan dan pemantauan. d) Predictive Procurement Platform yang berupaya mengenal pasti risiko lebih awal melalui analisis corak data, termasuk risiko kelewatan perolehan, prestasi pembekal, perubahan harga pasaran serta keperluan perubahan kontrak. e) Data Driven Procurement Platform yang menjadikan data sebagai asas kepada pemantauan prestasi, pelaporan, analisis dan pembuatan keputusan melalui penyediaan maklumat yang tepat, lengkap dan boleh dipercayai. f) Trusted Procurement Platform yang mengutamakan keselamatan maklumat, integriti data, pematuhan kepada peraturan, kebolehkesanan rekod serta tadbir urus digital bagi meningkatkan keyakinan semua pihak terhadap pengurusan perolehan.
EBRD/PRO/2026/001 5 1.5 Matlamat Transformasi Pembangunan i-PROCURE adalah bertujuan untuk mencapai matlamat berikut: a) Meningkatkan kecekapan pengurusan perolehan melalui pelaksanaan proses yang lebih teratur, bersepadu dan sistematik; b) Memperkukuh tadbir urus, pematuhan dan integriti dalam setiap peringkat pengurusan perolehan; c) Meningkatkan ketelusan dan akauntabiliti melalui pendigitalan proses serta pemantauan yang lebih menyeluruh; d) Mempertingkat kualiti perancangan, pemantauan dan pembuatan keputusan melalui penggunaan data yang lebih berkesan; e) Mengoptimumkan penggunaan sumber melalui automasi proses serta penyelarasan pengurusan maklumat perolehan; dan f) Menyediakan platform yang mampu memenuhi keperluan semasa serta menyokong perkembangan pengurusan perolehan LHDNM pada masa hadapan. 1.6 Objektif Transformasi Bagi mencapai matlamat di atas, pembangunan i-PROCURE hendakalah memenuhi objeketif berikut: a) Membangunkan platform pengurusan perolehan yang merangkumi keseluruhan proses perolehan daripada perancangan sehingga pengurusan kontrak;
EBRD/PRO/2026/001 6 b) Mengintegrasikan pengurusan perolehan, pengurusan kontrak, pengurusan prestasi pembekal, pemantauan projek dan pelaporan dalam satu platform bersepadu; c) Menyediakan kemudahan automasi proses kerja bagi meningkatkan kecekapan pelaksanaan serta mengurangkan kebergantungan kepada proses manual; d) Menyediakan keupayaan analitik dan sokongan keputusan pintar bagi membantu analisis, mengenal pasti risiko serta menyokong pembuatan keputusan; e) Menyediakan kemudahan pemantauan dan pelaporan yang membolehkan pihak pengurusan memperoleh maklumat yang tepat, terkini dan menyeluruh bagi menyokong pembuatan keputusan; f) Memperkukuh kawalan dalaman melalui pelaksanaan keupayaan keselamatan, kawalan akses, rekod audit dan pemantauan pematuhan secara berterusan; g) Menyediakan platform yang mudah diintegrasikan dengan sistem dalaman LHDNM serta sistem agensi luar yang berkaitan; dan h) Membangunkan platform yang fleksibel, mudah diperkembangkan dan bersedia menerima perubahan dasar, keperluan organisasi serta teknologi baharu tanpa menjejaskan operasi sedia ada. 1.7 Prinsip Reka Bentuk (Design Principles) Bagi memastikan aspirasi, matlamat dan objektif transformasi dapat direalisasikan secara konsisten, pembangunan i-PROCURE hendaklah berpandukan prinsip reka bentuk yang menjadi asas kepada pembangunan, konfigurasi, integrasi, pelaksanaan dan penambahbaikan platform. Prinsip-prinsip ini bertujuan memastikan penyelesaian yang
EBRD/PRO/2026/001 7 dibangunkan memenuhi keperluan semasa organisasi, mudah diselenggara, fleksibel untuk diperkembangkan serta mampu menyesuaikan diri dengan perubahan dasar, proses dan teknologi pada masa hadapan. a) User-Centric Platform hendaklah mengutamakan keperluan pengguna melalui reka bentuk yang intuitif, mudah digunakan dan konsisten bagi meningkatkan pengalaman pengguna serta memudahkan pelaksanaan proses perolehan secara cekap dan berkesan. b) Digital by Default Platform hendaklah melaksanakan proses perolehan secara digital sebagai kaedah utama penyampaian perkhidmatan bagi mengurangkan kebergantungan kepada proses manual, mempercepatkan urusan serta meningkatkan kecekapan operasi. c) Configurable Before Customisation Platform hendaklah dibangunkan dengan keupayaan konfigurasi yang fleksibel supaya perubahan terhadap dasar, peraturan, aliran kerja, had nilai dan keperluan organisasi dapat dilaksanakan tanpa memerlukan pengubahsuaian kepada kod aplikasi, kecuali bagi keperluan yang benar-benar memerlukan pembangunan baharu. d) Secure by Design Platform hendaklah menerapkan keperluan keselamatan maklumat bermula dari peringkat reka bentuk bagi melindungi kerahsiaan, integriti dan ketersediaan data. Keupayaan keselamatan seperti kawalan akses, pengesahan identiti, penyulitan data dan rekod audit hendaklah disediakan bagi memastikan maklumat diurus secara selamat.
EBRD/PRO/2026/001 8 e) Governance by Design Platform hendaklah menerapkan prinsip tadbir urus bermula dari peringkat reka bentuk bagi memastikan setiap proses perolehan dilaksanakan secara telus, teratur dan bertanggungjawab. Keupayaan seperti hierarki kelulusan, pengasingan tugas (Segregation of Duties), kawalan akses mengikut peranan (Role- Based Access Control), rekod audit (Audit Trail) dan pemantauan berterusan hendaklah disediakan bagi memastikan setiap tindakan dapat dijejaki, disahkan dan dipertanggungjawabkan. f) Compliance by Design Platform hendaklah mengintegrasikan keperluan pematuhan terhadap akta, dasar, pekeliling, prosedur, garis panduan dan peraturan yang berkuat kuasa ke dalam setiap proses perolehan. Platform hendaklah melaksanakan semakan pematuhan secara automatik dan memastikan sesuatu proses, kelulusan atau penawaran tender hanya boleh diteruskan apabila semua keperluan mandatori yang telah ditetapkan dipenuhi. Sekiranya terdapat keperluan yang tidak dipenuhi, sistem hendaklah menghalang pengguna atau pembekal daripada meneruskan proses sehingga semua keperluan pematuhan dipenuhi. g) Data as a Strategic Asset Data perolehan hendaklah diurus secara bersepadu, berkualiti dan konsisten supaya dapat dimanfaatkan bagi tujuan pelaporan, analisis, pemantauan dan pembuatan keputusan. Platform hendaklah mengurus data perolehan sebagai aset strategik organisasi bagi memastikan data adalah tepat, lengkap, konsisten dan boleh dipercayai. Data yang berkualiti hendaklah dimanfaatkan bagi menyokong analisis, pelaporan, pemantauan prestasi dan pembuatan keputusan yang lebih berkesan.
EBRD/PRO/2026/001 9 h) Interoperability by Design Platform hendaklah dibangunkan dengan keupayaan integrasi yang membolehkan pertukaran data dan maklumat secara selamat, lancar dan bersepadu dengan sistem dalaman LHDNM serta platform digital sektor awam yang berkaitan melalui standard integrasi yang ditetapkan. i) Intelligent Decision Support Platform hendaklah menyediakan keupayaan sokongan keputusan pintar yang membantu analisis data, mengenal pasti corak, menjana cadangan dan menyokong proses membuat keputusan berdasarkan maklumat yang berkaitan. Walau bagaimanapun, setiap cadangan yang dijana hendaklah disemak, dinilai dan disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa sebelum sesuatu keputusan dimuktamadkan. j) Future-Ready Platform Platform hendaklah dibangunkan menggunakan reka bentuk yang fleksibel, berskala dan mudah diperkembangkan bagi memastikan ia sentiasa bersedia menyesuaikan diri dengan perubahan dasar, keperluan organisasi, teknologi baharu dan keperluan operasi pada masa hadapan tanpa memerlukan pembangunan semula secara menyeluruh. Hala tuju transformasi yang digariskan melalui visi, misi, aspirasi, matlamat, objektif dan prinsip reka bentuk menjadi asas kepada pembangunan Enterprise Intelligent Procurement Management Platform (i-PROCURE). Hala tuju ini seterusnya diterjemahkan kepada Business Requirements, Solution Capability Requirements, Functional Requirements, Data Requirements, Non-Functional Requirements serta pertimbangan pelaksanaan bagi memastikan setiap keperluan LHDNM dipenuhi melalui penyelesaian yang menyeluruh, bersepadu dan boleh dilaksanakan. Pendekatan ini memastikan pembangunan i- PROCURE dilaksanakan secara terancang, konsisten dan selaras dengan aspirasi transformasi pengurusan perolehan LHDNM.
EBRD/PRO/2026/001 10 2. CURRENT BUSINESS CHALLENGES 2.1 Pengenalan Pengurusan perolehan merupakan salah satu fungsi strategik yang menyokong keberkesanan operasi LHDNM melalui penyediaan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diperlukan oleh jabatan pengguna. Keberkesanan pengurusan perolehan bukan sahaja mempengaruhi kecekapan pelaksanaan sesuatu program atau projek, malah menjadi faktor penting dalam memastikan tadbir urus yang baik, pengurusan kewangan yang berhemah, pematuhan terhadap peraturan serta kesinambungan penyampaian perkhidmatan LHDNM. Seiring dengan perkembangan organisasi, skop dan kompleksiti pengurusan perolehan turut meningkat. Pengurusan perolehan kini melibatkan pelbagai kategori perolehan, kaedah pelaksanaan, pihak berkepentingan, keperluan pematuhan terhadap peraturan yang berubah- ubah serta pengurusan kontrak yang memerlukan penyelarasan secara menyeluruh. Dalam masa yang sama, Pengurusan Atasan memerlukan maklumat yang lebih tepat, menyeluruh dan terkini bagi menyokong perancangan, pemantauan prestasi serta pembuatan keputusan di peringkat strategik. Walaupun LHDNM telah melaksanakan pelbagai inisiatif pendigitalan bagi menyokong pengurusan perolehan, perubahan persekitaran operasi, peningkatan kompleksiti keperluan organisasi serta perkembangan teknologi digital menuntut satu pendekatan yang lebih menyeluruh. Pengurusan perolehan masa kini bukan lagi sekadar memastikan pematuhan terhadap proses dan peraturan, malah perlu menyediakan maklumat strategik, menyokong pembuatan keputusan, memperkukuh tadbir urus serta meningkatkan keupayaan organisasi untuk bertindak secara lebih proaktif dan berasaskan data.
EBRD/PRO/2026/001 11 Sehubungan itu, cabaran yang dikenal pasti melangkaui isu operasi harian dan turut merangkumi aspek tadbir urus, pengurusan data, penggunaan teknologi, pengurusan risiko serta keupayaan membuat keputusan. Kesemua cabaran ini saling berkait dan memerlukan pendekatan yang menyeluruh bagi memastikan pengurusan perolehan LHDNM kekal cekap, responsif dan berupaya memenuhi keperluan LHDNM yang sentiasa berkembang. 2.2 Cabaran Operasi Semasa 2.2.1 Proses Perolehan Masih Berorientasikan Pemprosesan Transaksi Pengurusan perolehan pada masa ini masih memberi tumpuan kepada pelaksanaan aktiviti dan pemprosesan transaksi seperti permohonan, semakan, kelulusan, pelantikan pembekal serta penyimpanan rekod. Walaupun proses asas tersebut dapat dilaksanakan dengan baik, keupayaan untuk menyokong perancangan, analisis dan pemantauan secara menyeluruh masih terhad. Dalam kebanyakan keadaan, pegawai masih perlu membuat semakan terhadap dokumen terdahulu, mendapatkan maklumat daripada pelbagai sumber serta bergantung kepada pengalaman bagi menyediakan spesifikasi, menentukan kaedah perolehan, menganggarkan Harga Indikatif Jabatan (HIJ) dan melaksanakan penilaian awal. Keadaan ini menyebabkan tempoh penyediaan sesuatu perolehan menjadi lebih panjang serta mewujudkan ketidakseragaman dalam pelaksanaan antara jabatan atau pegawai.
EBRD/PRO/2026/001 12 2.2.2 Data Perolehan Tidak Bersepadu Maklumat berkaitan perancangan perolehan, kontrak, prestasi pembekal, pelaksanaan projek dan pelaporan pengurusan masih disimpan dalam pelbagai sistem, aplikasi serta dokumen yang berasingan. Keadaan ini menyukarkan pegawai memperoleh maklumat yang lengkap dalam tempoh yang singkat kerana data perlu dikumpulkan, disemak dan diselaraskan sebelum boleh digunakan. Selain meningkatkan tempoh penyediaan maklumat, keadaan ini turut meningkatkan risiko ketidakselarasan data serta menyukarkan penyediaan pelaporan yang konsisten. Akibatnya, proses pemantauan dan pembuatan keputusan sering bergantung kepada usaha penyelarasan secara manual, khususnya apabila melibatkan maklumat yang merentas fungsi atau jabatan. 2.2.3 Ketergantungan Kepada Proses Manual Walaupun sebahagian urusan telah dilaksanakan secara digital, masih terdapat beberapa aktiviti yang memerlukan tindakan manual, termasuk penyediaan dokumen, semakan maklumat, penyelarasan antara pihak berkaitan, penyediaan laporan serta pemantauan pelaksanaan kontrak. Keadaan ini meningkatkan tempoh pemprosesan, menambah beban kerja pegawai dan mewujudkan risiko kesilapan yang boleh menjejaskan kualiti sesuatu proses perolehan. Di samping itu, pelaksanaan proses yang banyak bergantung kepada pengalaman individu turut menyebabkan pengetahuan sukar dikongsi secara konsisten. Sekiranya berlaku pertukaran pegawai atau perubahan tanggungjawab, proses penyesuaian memerlukan tempoh yang lebih panjang dan berpotensi menjejaskan kelancaran operasi.
EBRD/PRO/2026/001 13 2.2.4 Pemantauan Bersifat Reaktif Pemantauan pelaksanaan perolehan dan kontrak pada masa ini lebih tertumpu kepada pelaporan status semasa dan tindakan susulan selepas sesuatu isu dikenal pasti. Pendekatan ini mengehadkan keupayaan LHDNM untuk mengesan petunjuk awal yang boleh memberi kesan kepada pelaksanaan perolehan, seperti kelewatan proses, kontrak yang menghampiri tarikh tamat, perubahan skop atau prestasi pembekal yang semakin merosot. Akibatnya, tindakan pembetulan lazimnya hanya dilaksanakan selepas isu berlaku, sekali gus mengurangkan ruang untuk mengambil langkah pencegahan lebih awal. Keadaan ini boleh menjejaskan kelancaran pelaksanaan perolehan serta meningkatkan risiko terhadap kesinambungan penyampaian perkhidmatan organisasi. 2.3 Cabaran Tadbir Urus 2.3.1 Pematuhan Peraturan Bergantung Kepada Semakan Manual Pengurusan perolehan LHDNM tertakluk kepada pelbagai akta, peraturan, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perolehan Kerajaan, Surat Arahan Jabatan serta dasar dan tatacara dalaman yang perlu dipatuhi sepanjang kitar hayat perolehan. Walaupun proses semakan dilaksanakan secara teratur, sebahagian besar pengesahan pematuhan masih bergantung kepada penelitian dan pertimbangan pegawai. Keadaan ini meningkatkan risiko ketidakseragaman dalam pelaksanaan, khususnya apabila melibatkan pelbagai kategori perolehan, perubahan peraturan atau tafsiran yang berbeza antara pegawai. Selain menambah tempoh semakan, ia turut meningkatkan kemungkinan sesuatu ketidakpatuhan hanya
EBRD/PRO/2026/001 14 dikenal pasti semasa proses audit atau semakan selepas pelaksanaan. 2.3.2 Penumpuan kepada Kawalan Proses Keupayaan tadbir urus sedia ada lebih memberi tumpuan kepada kawalan terhadap pelaksanaan proses seperti semakan dan kelulusan mengikut bidang kuasa yang ditetapkan. Walau bagaimanapun, keupayaan untuk menyediakan gambaran menyeluruh mengenai status pematuhan, keberkesanan kawalan dalaman serta tahap pematuhan di semua peringkat masih terhad. Keadaan ini menyukarkan Pengurusan Atasan menilai keberkesanan pelaksanaan tadbir urus secara menyeluruh, mengenal pasti kelemahan kawalan yang berulang serta mengambil tindakan penambahbaikan secara lebih terancang. 2.3.3 Kebolehkesanan Maklumat Yang Terhad Maklumat berkaitan pelaksanaan sesuatu perolehan direkodkan melalui pelbagai dokumen dan rekod transaksi. Walau bagaimanapun, proses untuk menelusuri sejarah sesuatu keputusan, perubahan dokumen, justifikasi yang diberikan atau tindakan yang telah diambil masih memerlukan semakan terhadap pelbagai sumber maklumat. Keadaan ini menyukarkan proses semakan, audit dan siasatan apabila diperlukan, di samping meningkatkan tempoh yang diperlukan untuk mendapatkan maklumat yang lengkap dan tepat. Kebolehkesanan maklumat yang lebih menyeluruh amat penting bagi memperkukuh akauntabiliti, ketelusan serta keyakinan terhadap keseluruhan proses pengurusan perolehan.
EBRD/PRO/2026/001 15 2.3.4 Pemantauan Risiko Tidak Menyeluruh Pengurusan risiko dalam perolehan masih banyak bergantung kepada pengalaman pegawai serta pemantauan secara berterusan terhadap pelaksanaan sesuatu perolehan atau kontrak. Walaupun pendekatan ini membantu mengurangkan risiko operasi, ia belum membolehkan risiko dikenal pasti secara lebih awal berdasarkan analisis terhadap data dan petunjuk prestasi. Akibatnya, risiko seperti kelewatan pelaksanaan, prestasi pembekal yang merosot, keperluan pelanjutan kontrak atau perubahan skop lazimnya hanya diberi perhatian apabila telah mula memberi kesan kepada pelaksanaan. Keadaan ini mengehadkan keupayaan LHDNM untuk mengambil langkah pencegahan lebih awal serta mengurus risiko secara lebih sistematik. 2.4 Cabaran Pengurusan Data 2.4.1 Data Belum Dimanfaatkan Sebagai Aset Strategik LHDNM memiliki sejumlah besar data berkaitan perancangan perolehan, pelaksanaan kontrak, prestasi pembekal, nilai perolehan dan pelbagai maklumat lain yang terhasil sepanjang kitar hayat perolehan. Walau bagaimanapun, data tersebut masih digunakan terutamanya bagi memenuhi keperluan operasi dan pelaporan, sedangkan potensinya sebagai sumber maklumat strategik masih belum dimanfaatkan sepenuhnya. Keadaan ini menyebabkan peluang untuk mengenal pasti corak, menilai prestasi, menyokong perancangan dan memperkukuh proses membuat keputusan tidak dapat dimanfaatkan secara optimum.
EBRD/PRO/2026/001 16 2.4.2 Kualiti dan Keseragaman Data Data yang diperoleh daripada pelbagai sumber sering menggunakan format, struktur dan kaedah penyimpanan yang berbeza. Perbezaan ini memerlukan proses semakan dan penyelarasan sebelum data boleh digunakan bagi tujuan analisis atau pelaporan. Selain meningkatkan tempoh penyediaan maklumat, keadaan ini turut memberi kesan kepada ketepatan analisis dan keyakinan terhadap maklumat yang digunakan sebagai asas kepada pembuatan keputusan. 2.4.3 Kekurangan Analitik Ramalan Maklumat yang disediakan pada masa ini lebih tertumpu kepada pelaporan status semasa seperti bilangan perolehan, nilai kontrak, pencapaian pelaksanaan dan prestasi semasa. Walaupun maklumat ini penting untuk tujuan pemantauan, ia masih belum mencukupi bagi menyokong perancangan yang lebih strategik. LHDNM memerlukan keupayaan untuk mengenal pasti kecenderungan, menjangka keperluan pada masa hadapan, menilai prestasi secara menyeluruh serta mengesan petunjuk awal yang boleh mempengaruhi keberkesanan pengurusan perolehan. Keupayaan ini penting bagi membolehkan keputusan dibuat secara lebih proaktif dan berasaskan maklumat yang menyeluruh. 2.5 Cabaran Teknologi 2.5.1 Keupayaan teknologi yang terhad Pelaksanaan pendigitalan telah membantu meningkatkan kecekapan sebahagian proses perolehan. Walau bagaimanapun, keupayaan teknologi sedia ada masih tertumpu kepada pelaksanaan fungsi tertentu dan belum menyokong keseluruhan keperluan pengurusan perolehan secara bersepadu. Keadaan ini
EBRD/PRO/2026/001 17 menyebabkan sebahagian proses masih memerlukan tindakan manual, penyelarasan antara pelbagai sistem serta semakan berulang bagi melengkapkan sesuatu urusan. Selain itu, maklumat yang diperlukan bagi menyokong sesuatu proses sering diperoleh daripada pelbagai sumber yang berasingan. Keadaan ini mengehadkan keupayaan pegawai untuk memperoleh maklumat yang lengkap dan tepat pada masa yang diperlukan, sekali gus mempengaruhi kelancaran pelaksanaan sesuatu perolehan. 2.5.2 Keupayaan automasi masih terhad Masih terdapat pelbagai aktiviti yang memerlukan tindakan berulang seperti penyediaan dokumen, semakan maklumat, penyediaan laporan, pemantauan pelaksanaan kontrak, penghantaran peringatan serta penyelarasan antara pihak yang terlibat. Pelaksanaan secara manual bukan sahaja meningkatkan beban kerja pegawai, malah memerlukan tempoh pemprosesan yang lebih panjang dan memberi ruang kepada berlakunya kesilapan yang boleh dielakkan. Peningkatan keupayaan automasi amat penting bagi membolehkan pegawai memberi tumpuan kepada tugas yang memerlukan pertimbangan profesional, analisis serta pembuatan keputusan yang memberi nilai tambah kepada organisasi. 2.5.3 Keupayaan sokongan keputusan yang terhad Pelaksanaan sesuatu perolehan memerlukan pelbagai pertimbangan seperti pemilihan kaedah perolehan, penyediaan spesifikasi, semakan harga, pematuhan kepada peraturan serta penilaian terhadap risiko pelaksanaan. Pada masa ini, kebanyakan pertimbangan tersebut masih bergantung kepada pengalaman pegawai, rujukan kepada dokumen terdahulu serta semakan secara manual. Keadaan ini bukan sahaja memerlukan tempoh penyediaan yang lebih panjang, malah boleh menyebabkan
EBRD/PRO/2026/001 18 pendekatan yang berbeza digunakan bagi situasi yang hampir sama. LHDNM memerlukan keupayaan yang dapat membantu pegawai membuat penilaian secara lebih konsisten berdasarkan maklumat dan pengalaman organisasi yang telah tersedia. 2.6 Cabaran Pengurusan Strategik 2.6.1 Pembuatan keputusan berantung kepada pengumpulan maklumat secara berasingan Pengurusan Atasan memerlukan maklumat yang tepat, menyeluruh dan terkini bagi menyokong keputusan berkaitan perancangan perolehan, penggunaan peruntukan, prestasi kontrak, prestasi pembekal serta pengurusan risiko. Walau bagaimanapun, penyediaan maklumat tersebut masih memerlukan pengumpulan dan penyelarasan daripada pelbagai sumber sebelum dapat dibentangkan kepada pihak pengurusan. Keadaan ini menyebabkan proses penyediaan maklumat mengambil masa yang lebih lama, di samping mengehadkan keupayaan pengurusan untuk bertindak dengan pantas terhadap perubahan yang berlaku. Dalam persekitaran operasi LHDNM yang sentiasa berkembang, maklumat yang tepat pada masanya merupakan elemen penting bagi memastikan setiap keputusan dapat dibuat dengan lebih yakin dan berkesan. 2.6.2 Tiada Enterprise Procurement Intelligence LHDNM masih belum mempunyai Enterprise Procurement Intelligence yang berupaya menghimpunkan data perolehan, maklumat operasi, analisis prestasi, pemantauan risiko dan sokongan kepada pembuatan keputusan dalam satu ekosistem pengurusan yang menyeluruh. Keadaan ini menyebabkan maklumat yang diperlukan masih diperoleh daripada pelbagai sumber dan dianalisis secara berasingan, sekali gus mengehadkan
EBRD/PRO/2026/001 19 keupayaan organisasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh terhadap prestasi, risiko dan keutamaan pengurusan perolehan. Akibatnya, potensi penggunaan data dan teknologi digital sebagai pemacu kepada transformasi pengurusan perolehan serta penyampaian maklumat strategik kepada Pengurusan Atasan LHDNM masih belum dapat dimanfaatkan secara optimum. 2.7 Rumusan Cabaran Semasa Analisis terhadap cabaran semasa menunjukkan bahawa isu yang dihadapi oleh LHDNM bukan hanya melibatkan pelaksanaan proses perolehan, malah merangkumi aspek tadbir urus, pengurusan data, penggunaan teknologi, pengurusan risiko serta keupayaan organisasi untuk membuat keputusan secara strategik. Kesemua cabaran ini saling berkait dan memberi kesan secara langsung kepada kecekapan pelaksanaan perolehan, pematuhan terhadap peraturan, keberkesanan kawalan dalaman, pengurusan prestasi serta kualiti penyampaian perkhidmatan LHDNM. Sehubungan itu, transformasi pengurusan perolehan memerlukan pendekatan yang lebih menyeluruh dan bukan sekadar mendigitalkan proses sedia ada. LHDNM memerlukan sebuah platform yang mampu menghubungkan proses kerja, data, maklumat, tadbir urus dan sokongan keputusan dalam satu ekosistem pengurusan perolehan yang bersepadu. Pendekatan ini akan membolehkan organisasi meningkatkan kecekapan operasi, memperkukuh pematuhan, mengoptimumkan penggunaan data, mengurus risiko secara lebih proaktif serta memperkasakan pembuatan keputusan yang lebih tepat, pantas dan berasaskan maklumat. Cabaran yang dikenal pasti menjadi asas kepada pembangunan Business Requirements, yang kemudiannya diterjemahkan kepada Solution Capability Requirements, Functional Requirements, Data Requirements, Non-Functional Requirements serta pertimbangan pelaksanaan bagi memastikan setiap penyelesaian yang dibangunkan dapat menangani
EBRD/PRO/2026/001 20 cabaran organisasi secara menyeluruh, memenuhi keperluan semasa dan menyokong transformasi pengurusan perolehan LHDNM secara mampan. CABARAN SEMASA IMPAK KEPADA LHDNM KEUPAYAAN YANG DIPERLUKAN Proses perolehan masih berorientasikan pemprosesan transaksi Pelaksanaan perolehan kurang menyokong perancangan dan pemantauan strategik Pengurusan perolehan yang menyokong keseluruhan kitar hayat perolehan Maklumat perolehan berada dalam pelbagai sumber Maklumat sukar diperoleh secara menyeluruh dan tepat pada masanya Pengurusan maklumat yang bersepadu Kebergantungan kepada proses manual Tempoh pemprosesan lebih panjang dan risiko kesilapan meningkat Automasi proses yang lebih menyeluruh Pemantauan masih bersifat reaktif Risiko hanya dikenal pasti selepas memberi kesan kepada pelaksanaan Pemantauan berterusan dan amaran awal Pematuhan bergantung kepada semakan manual Risiko ketidakpatuhan dan ketidakseragaman pelaksanaan Pengurusan pematuhan yang lebih sistematik Data belum dimanfaatkan sepenuhnya Potensi data sebagai asas kepada perancangan dan analisis tidak dapat dioptimumkan Pengurusan data sebagai aset strategik Pembuatan keputusan bergantung kepada pengumpulan maklumat daripada pelbagai sumber Penyediaan maklumat mengambil masa dan kurang responsif Sokongan keputusan berasaskan maklumat yang menyeluruh
EBRD/PRO/2026/001 21 3. BUSINESS OBJECTIVES 3.1 Pengenalan Transformasi pengurusan perolehan LHDNM merupakan satu inisiatif strategik bagi memastikan fungsi perolehan terus relevan, berdaya saing dan mampu memenuhi keperluan organisasi yang semakin kompleks. Selaras dengan aspirasi pendigitalan sektor awam, pengurusan perolehan perlu berkembang daripada sekadar melaksanakan proses transaksi kepada satu ekosistem yang menyokong perancangan, tadbir urus, pengurusan data, pemantauan prestasi dan pembuatan keputusan secara menyeluruh. Pembangunan Enterprise i-PROCURE bukan sekadar bertujuan menggantikan atau menambah baik sistem sedia ada. Sebaliknya, ia merupakan pemangkin kepada transformasi cara LHDNM merancang, melaksanakan, memantau dan menilai keseluruhan kitar hayat perolehan melalui pendekatan yang lebih bersepadu, sistematik dan berasaskan maklumat yang boleh dipercayai. Pendekatan ini akan memperkukuh keupayaan organisasi dalam mengurus sumber, memastikan pematuhan terhadap peraturan serta meningkatkan keberkesanan penyampaian perkhidmatan. 3.2 Objektif Pembangunan Objektif pembangunan i-PROCURE dirangka bagi merealisasikan aspirasi transformasi pengurusan perolehan LHDNM melalui pembangunan sebuah ekosistem pengurusan perolehan yang lebih bersepadu, cekap, telus dan berasaskan data. Transformasi ini memberi tumpuan kepada usaha memperkukuh pengurusan operasi, tadbir urus, pengurusan data, pengurusan risiko, pengurusan pembekal serta keupayaan organisasi untuk membuat keputusan secara lebih strategik, proaktif dan berkesan.
EBRD/PRO/2026/001 22 Bagi memastikan transformasi ini dilaksanakan secara menyeluruh, objektif pembangunan diterjemahkan kepada lapan (8) teras transformasi yang saling melengkapi. Setiap teras menggambarkan perubahan strategik yang ingin dicapai oleh LHDNM serta menjadi asas kepada pembangunan Business Requirements bagi memastikan setiap penyelesaian yang dibangunkan memenuhi keperluan organisasi dan menyokong aspirasi transformasi pengurusan perolehan secara menyeluruh. Keperluan tersebut kemudiannya diterjemahkan kepada Solution Capability Requirements, Functional Requirements, Data Requirements, Non- Functional Requirements serta pertimbangan pelaksanaan bagi memastikan setiap penyelesaian yang dibangunkan menyokong aspirasi transformasi pengurusan perolehan LHDNM secara bersepadu, mampan dan berorientasikan nilai. 3.2.1 Teras 1: Pendigitalan Menyeluruh Kitar Hayat Perolehan (Digital Procurement Transformation) Transformasi ini bertujuan untuk mewujudkan pengurusan perolehan yang dilaksanakan secara menyeluruh merangkumi keseluruhan kitar hayat perolehan, bermula daripada perancangan perolehan sehingga pengurusan kontrak dan penilaian prestasi. Pendekatan ini memastikan setiap aktiviti perolehan saling berkaitan, diselaraskan dan diurus dalam satu ekosistem yang menyokong kelancaran operasi serta meningkatkan keberkesanan penyampaian perkhidmatan. Di samping memperkukuh pelaksanaan proses perolehan, transformasi ini turut memberi penekanan kepada penyelarasan maklumat, pengurangan pertindihan proses serta pewujudan rekod perolehan yang lengkap dan konsisten. Pendekatan ini membolehkan maklumat diperoleh dengan lebih mudah, meningkatkan ketelusan pengurusan serta memperkukuh
EBRD/PRO/2026/001 23 kebolehkesanan setiap keputusan dan tindakan yang diambil sepanjang kitar hayat perolehan. Melalui teras ini, LHDNM berhasrat mewujudkan pengurusan perolehan yang lebih cekap, sistematik dan bersepadu, sekali gus meningkatkan produktiviti organisasi, mempercepatkan pelaksanaan perolehan serta menyediakan asas yang kukuh kepada tadbir urus, pengurusan data dan pembuatan keputusan yang lebih berkesan. 3.2.2 Teras 2: Pemerkasaan Pegawai Perolehan Berpandukan Kecerdasan Buatan (Intelligent Procurement) Transformasi ini bertujuan memperkukuh keupayaan Pegawai Perolehan dalam melaksanakan tugas secara lebih konsisten, tepat dan berasaskan maklumat yang menyeluruh. Pengurusan perolehan yang semakin kompleks memerlukan pegawai membuat pelbagai pertimbangan berkaitan spesifikasi, kaedah perolehan, penilaian harga, pematuhan terhadap peraturan, pengurusan risiko serta penyediaan dokumen dalam tempoh yang ditetapkan. Bagi merealisasikan hasrat tersebut, LHDNM berhasrat membangunkan Enterprise Procurement Knowledge Intelligence iaitu satu keupayaan yang menghimpunkan pengetahuan organisasi, pengalaman pelaksanaan terdahulu, amalan terbaik, peraturan, garis panduan serta data perolehan sebagai asas kepada penyediaan cadangan dan analisis yang lebih berkualiti. Pendekatan ini membolehkan pengetahuan organisasi dipelihara, dikongsi dan dimanfaatkan secara konsisten tanpa bergantung sepenuhnya kepada pengalaman individu. Melalui pemanfaatan teknologi kecerdasan buatan, Pegawai Perolehan akan memperoleh cadangan, analisis dan rujukan yang lebih relevan bagi menyokong penyediaan dokumen, semakan
EBRD/PRO/2026/001 24 pematuhan, analisis spesifikasi, penilaian perolehan serta proses membuat keputusan. Walau bagaimanapun, pertimbangan profesional Pegawai Perolehan akan terus menjadi asas kepada setiap keputusan, manakala teknologi berperanan sebagai pemudah cara yang meningkatkan kualiti analisis, mempercepatkan penyediaan dokumen dan menyokong pembuatan keputusan yang lebih objektif, konsisten dan berasaskan fakta. 3.2.3 Teras 3: Data Sebagai Aset Strategik Organisasi (Enterprise Data Intelligence) Transformasi ini bertujuan memperkukuh pengurusan data perolehan sebagai aset strategik organisasi yang menyokong operasi, tadbir urus dan pembuatan keputusan. Bagi merealisasikan hasrat tersebut, LHDNM berhasrat mewujudkan Enterprise Procurement Data Repository iaitu satu repositori data perolehan berpusat yang menghimpunkan maklumat berkaitan perancangan perolehan, proses perolehan, kontrak, pembekal, prestasi pelaksanaan serta maklumat lain yang berkaitan sepanjang keseluruhan kitar hayat perolehan. Pewujudan Enterprise Procurement Data Repository akan memastikan data diurus secara lebih sistematik, konsisten dan bersepadu, sekali gus mengurangkan pertindihan maklumat, meningkatkan kualiti data serta menyediakan satu sumber rujukan yang boleh dipercayai. Pendekatan ini membolehkan data dimanfaatkan secara lebih berkesan bagi tujuan pemantauan prestasi, analisis, pengurusan risiko, perancangan dan penyediaan maklumat kepada Pengurusan Atasan. Melalui teras ini, LHDNM berhasrat membudayakan penggunaan data sebagai asas kepada setiap keputusan dan tindakan, di samping memperkukuh keupayaan organisasi dalam menghasilkan analisis yang lebih berkualiti, menyokong pembuatan keputusan yang berasaskan
EBRD/PRO/2026/001 25 fakta serta meningkatkan keberkesanan pengurusan perolehan secara menyeluruh. 3.2.4 Teras 4: Pengurusan Perolehan Secara Proaktif (Predictive Procurement Management) Transformasi ini bertujuan meningkatkan keupayaan LHDNM dalam mengenal pasti risiko, perubahan dan keperluan perolehan lebih awal sebelum memberi kesan kepada pelaksanaan operasi. Pendekatan ini membolehkan organisasi beralih daripada pengurusan yang bersifat reaktif kepada pengurusan yang lebih proaktif melalui penggunaan maklumat dan analisis yang menyokong tindakan pencegahan serta perancangan yang lebih berkesan. Bagi merealisasikan hasrat tersebut, LHDNM berhasrat membangunkan Early Warning System yang berupaya mengesan petunjuk awal terhadap isu-isu yang boleh menjejaskan pengurusan perolehan, termasuk kelewatan pelaksanaan, kontrak yang menghampiri tarikh tamat, prestasi pembekal yang merosot, perubahan keperluan perolehan serta risiko lain yang memerlukan perhatian pihak pengurusan. Keupayaan ini membolehkan tindakan pembetulan atau mitigasi dilaksanakan lebih awal sebelum isu tersebut memberi impak kepada operasi organisasi. Di samping itu, transformasi ini turut memberi penekanan kepada pembangunan Forecast Analytics bagi menyokong perancangan perolehan, pengurusan kontrak, peruntukan kewangan dan penggunaan sumber secara lebih strategik. Melalui analisis terhadap data serta corak pelaksanaan perolehan, LHDNM akan dapat mengenal pasti kecenderungan, menjangka keperluan masa hadapan dan merancang tindakan yang lebih tepat bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan perolehan.
EBRD/PRO/2026/001 26 Melalui teras ini, LHDNM berhasrat memperkukuh keupayaan organisasi dalam mengurus risiko secara lebih sistematik, meningkatkan ketangkasan organisasi terhadap perubahan serta memastikan setiap keputusan dan tindakan disokong oleh maklumat yang lebih awal, tepat dan boleh dipercayai. 3.2.5 Teras 5: Tadbir Urus Perolehan Bersepadu (Enterprise Governance) Transformasi ini bertujuan memperkukuh tadbir urus perolehan melalui pelaksanaan proses yang lebih telus, berintegriti, konsisten dan mematuhi peraturan yang berkuat kuasa. Tadbir urus yang mantap merupakan asas kepada pengurusan perolehan yang berakauntabiliti serta mampu meningkatkan keyakinan pihak berkepentingan terhadap setiap keputusan dan tindakan yang diambil. Bagi merealisasikan hasrat tersebut, LHDNM berhasrat membangunkan Enterprise Governance Framework sebagai kerangka tadbir urus yang mengintegrasikan dasar, peraturan, bidang kuasa, keupayaan kelulusan, kawalan dalaman, pengurusan risiko serta pemantauan pematuhan ke dalam satu pendekatan yang seragam di seluruh organisasi. Kerangka ini akan memastikan setiap proses perolehan dilaksanakan secara konsisten, telus dan mematuhi peraturan yang berkuat kuasa, di samping memudahkan proses pemantauan, semakan dan audit. Di samping itu, transformasi ini turut memberi penekanan kepada pelaksanaan Compliance Monitoring bagi membolehkan pematuhan terhadap dasar dan peraturan dipantau secara berterusan serta mengenal pasti potensi ketidakpatuhan pada peringkat awal. Pendekatan ini akan membantu organisasi mengambil tindakan pembetulan dengan lebih cepat, memperkukuh budaya pematuhan, meningkatkan keberkesanan
EBRD/PRO/2026/001 27 kawalan dalaman serta mengurangkan risiko yang boleh menjejaskan integriti pengurusan perolehan. Melalui teras ini, LHDNM berhasrat mewujudkan persekitaran pengurusan perolehan yang lebih berdisiplin, telus dan boleh diaudit, sekali gus memastikan prinsip integriti, akauntabiliti dan tadbir urus yang baik terus menjadi teras kepada keseluruhan pengurusan perolehan. 3.2.6 Teras 6: Pembuatan Keputusan Strategik (Intelligent Decision Support) Transformasi ini bertujuan memperkukuh keupayaan Pengurusan Atasan memperoleh maklumat yang menyeluruh, tepat dan menepati masa bagi menyokong pembuatan keputusan yang lebih strategik. Dalam persekitaran pengurusan perolehan yang semakin kompleks, setiap keputusan memerlukan akses kepada maklumat yang berkualiti, analisis yang komprehensif serta gambaran yang jelas mengenai prestasi, risiko dan keutamaan organisasi. Bagi mencapai matlamat tersebut, LHDNM berhasrat mewujudkan Executive Procurement Intelligence Dashboard sebagai medium penyampaian maklumat strategik kepada Pengurusan Atasan. Dashboard ini bukan sekadar memaparkan status semasa pengurusan perolehan, malah menyediakan pandangan yang lebih menyeluruh terhadap prestasi perolehan, pelaksanaan kontrak, prestasi pembekal, penggunaan peruntukan, pematuhan serta risiko yang memerlukan perhatian pihak pengurusan. Dashboard ini turut menyediakan petunjuk prestasi utama (Key Performance Indicators/KPI), analisis trend, status pelaksanaan perolehan, prestasi kontrak, prestasi pembekal, pematuhan, risiko serta unjuran yang membolehkan Pengurusan Atasan menilai prestasi organisasi secara menyeluruh dan membuat keputusan dengan lebih yakin.
EBRD/PRO/2026/001 28 Pendekatan ini akan membolehkan Pengurusan Atasan memperoleh maklumat yang lebih bermakna melalui analisis prestasi, pemantauan trend, simulasi senario serta cadangan tindakan yang menyokong proses membuat keputusan secara lebih proaktif. Dengan adanya maklumat yang lebih komprehensif dan berasaskan data, keputusan dapat dibuat dengan lebih pantas, konsisten dan berimpak tinggi kepada organisasi. Melalui teras ini, LHDNM berhasrat membudayakan pembuatan keputusan yang berasaskan data dan analisis, sekali gus memperkukuh keupayaan organisasi dalam merancang, memantau dan mengurus pengurusan perolehan secara lebih strategik, proaktif dan berorientasikan nilai. 3.2.7 Teras 7: Ekosistem Pengurusan Pembekal Strategik (Intelligent Supplier Ecosystem) Transformasi ini bertujuan memperkukuhkan pengurusan pembekal sebagai rakan strategik yang menyumbang kepada kejayaan penyampaian bekalan, perkhidmatan dan kerja kepada LHDNM. Pendekatan ini mengiktiraf bahawa keberkesanan pengurusan perolehan bukan sahaja bergantung kepada proses dalaman organisasi, malah dipengaruhi oleh prestasi, keupayaan dan tahap pematuhan pembekal sepanjang tempoh kontrak. Bagi merealisasikan hasrat tersebut, LHDNM berhasrat mewujudkan Digital Vendor Profile yang menghimpunkan maklumat berkaitan latar belakang, prestasi kontrak, rekod pematuhan, penilaian prestasi, kompetensi serta tahap risiko setiap pembekal dalam satu profil digital yang komprehensif. Pendekatan ini membolehkan pembekal dinilai secara lebih objektif, konsisten dan berasaskan prestasi sebenar sepanjang tempoh hubungan mereka dengan organisasi.
EBRD/PRO/2026/001 29 Transformasi ini turut memperkukuh pelaksanaan Supplier Relationship Management (SRM) bagi mengurus hubungan dengan pembekal secara lebih strategik melalui pemantauan prestasi, komunikasi, tindakan penambahbaikan dan pembangunan pembekal secara berterusan. Di samping itu, pelaksanaan Supplier Performance Management, Supplier Risk Management dan Supplier Segmentation akan membolehkan pembekal dikenal pasti, dinilai dan diurus berdasarkan prestasi, tahap risiko serta kepentingannya kepada organisasi Melalui teras ini, LHDNM berhasrat membangunkan ekosistem pengurusan pembekal yang lebih strategik, telus dan berasaskan prestasi bagi memastikan setiap pembekal mampu memberikan nilai terbaik kepada organisasi, meningkatkan kualiti penyampaian bekalan, perkhidmatan dan kerja serta menyokong pencapaian prinsip value for money dalam setiap proses perolehan. 3.2.8 Teras 8: Kelestarian Platform Perolehan (Future Ready Procurement Platform) Transformasi ini bertujuan memastikan platform pengurusan perolehan sentiasa mampu menyokong perubahan keperluan organisasi, perkembangan dasar kerajaan serta kemajuan teknologi tanpa menjejaskan kesinambungan operasi. Pendekatan ini penting bagi memastikan pelaburan pembangunan i-PROCURE memberikan manfaat yang berterusan dan kekal relevan dalam jangka panjang selaras dengan perubahan persekitaran perniagaan serta transformasi digital sektor awam. Bagi mencapai matlamat tersebut, LHDNM berhasrat membangunkan sebuah platform digital bertaraf enterprise yang fleksibel, mudah diperkembangkan dan mampu menyesuaikan diri dengan perubahan proses kerja, dasar, struktur organisasi serta
EBRD/PRO/2026/001 30 keperluan pengguna. Platform ini akan berasaskan Modular Digital Platform yang membolehkan peluasan fungsi, penyesuaian proses kerja dan penerapan inovasi baharu dilaksanakan secara berperingkat tanpa memerlukan pembangunan semula platform secara menyeluruh. Di samping itu, platform ini akan dibangunkan berasaskan Enterprise Integration Framework bagi membolehkan perkongsian data dan integrasi dengan sistem dalaman LHDNM serta aplikasi Kerajaan yang berkaitan dilaksanakan secara lebih lancar, selamat dan berkesan. Pendekatan ini memastikan maklumat dapat dikongsi secara bersepadu, mengurangkan pertindihan data serta memperkukuh kesinambungan proses pengurusan perolehan. Platform ini juga direka bentuk untuk menyokong peluasan keupayaan pada masa hadapan, termasuk penerapan teknologi baharu, peningkatan keupayaan analitik serta inovasi digital tanpa menjejaskan operasi sedia ada. Pendekatan ini memastikan i- PROCURE kekal relevan, mampan dan bersedia menyokong keperluan transformasi organisasi yang sentiasa berkembang Melalui teras ini, LHDNM berhasrat mewujudkan sebuah platform pengurusan perolehan bertaraf enterprise yang mampan, fleksibel dan bersedia menyokong transformasi organisasi secara berterusan, selaras dengan perubahan dasar, perkembangan teknologi dan keperluan operasi pada masa hadapan. 3.3 Kriteria Kejayaan Transformasi Kejayaan transformasi i-PROCURE akan dinilai berdasarkan sejauh mana platform ini berjaya memperkukuh pengurusan perolehan LHDNM melalui peningkatan kecekapan operasi, pengukuhan tadbir urus, pemerkasaan penggunaan data, pengurusan risiko yang lebih proaktif, pengurusan pembekal yang lebih strategik serta keupayaan organisasi
EBRD/PRO/2026/001 31 untuk membuat keputusan secara lebih pantas, tepat dan berasaskan maklumat. Di samping itu, kejayaan transformasi turut diukur berdasarkan keupayaan i-PROCURE mewujudkan ekosistem pengurusan perolehan yang bersepadu, membolehkan perkongsian data dan maklumat secara menyeluruh, memperkukuh pemantauan prestasi, meningkatkan pematuhan terhadap dasar dan peraturan serta menyokong penyampaian maklumat strategik kepada pihak berkepentingan. Petunjuk kejayaan yang lebih terperinci hendaklah ditetapkan semasa fasa pelaksanaan berdasarkan Business Requirements, garis dasar (baseline) semasa, sasaran transformasi yang dipersetujui oleh LHDNM serta petunjuk prestasi yang dibangunkan sebagai sebahagian daripada mekanisme pemantauan, penilaian prestasi dan penambahbaikan berterusan.
EBRD/PRO/2026/001 32 4. ENTERPRISE PROCUREMENT BUSINESS CAPABILITIES 4.1 Pengenalan Objektif pembangunan i-PROCURE yang digariskan melalui lapan (8) teras transformasi diterjemahkan kepada Enterprise Procurement Business Capabilities, iaitu bidang keupayaan organisasi yang perlu diwujudkan bagi memastikan aspirasi transformasi pengurusan perolehan LHDNM dapat direalisasikan secara menyeluruh, bersepadu dan mampan. Pendekatan ini memastikan setiap objektif transformasi disokong oleh kebolehan organisasi yang jelas sebagai asas kepada pembangunan penyelesaian yang memenuhi keperluan operasi, tadbir urus dan pengurusan strategik. Enterprise Procurement Business Capabilities mentakrifkan kebolehan yang perlu dimiliki oleh LHDNM untuk merancang, melaksanakan, memantau, mengawal dan menambah baik keseluruhan kitar hayat perolehan. Ia memberi tumpuan kepada apa yang perlu mampu dilakukan oleh organisasi, dan bukan kepada bagaimana proses dilaksanakan, struktur organisasi dibentuk atau teknologi yang digunakan. Pendekatan ini memastikan setiap bidang keupayaan kekal relevan walaupun berlaku perubahan dasar, proses kerja, struktur organisasi, keperluan operasi atau perkembangan teknologi. Setiap Enterprise Procurement Business Capability mewakili satu bidang pengurusan yang saling melengkapi dalam membentuk ekosistem pengurusan perolehan yang menyeluruh. Gabungan kesemua bidang ini membolehkan LHDNM memperkukuh tadbir urus, meningkatkan kecekapan operasi, mengoptimumkan penggunaan data, mempertingkat keberkesanan pengurusan risiko serta memperkasakan pembuatan keputusan yang lebih tepat, telus dan berasaskan maklumat. Enterprise Procurement Business Capabilities seterusnya menjadi asas kepada pembangunan Business Requirements, yang kemudiannya
EBRD/PRO/2026/001 33 diterjemahkan kepada Solution Capability Requirements, Functional Requirements, Data Requirements, Non-Functional Requirements serta pertimbangan pelaksanaan bagi memastikan setiap penyelesaian yang dibangunkan menyokong objektif transformasi pengurusan perolehan LHDNM secara menyeluruh. 4.2 Prinsip Pembangunan Enterprise Procurement Business Capabilities Bagi memastikan Enterprise Procurement Business Capabilities dibangunkan secara konsisten, menyeluruh dan selaras dengan hala tuju transformasi organisasi, beberapa prinsip pembangunan dijadikan sebagai panduan. Prinsip-prinsip ini memastikan setiap capability yang dibangunkan mempunyai skop yang jelas, saling melengkapi serta mampu menyokong pengurusan perolehan LHDNM secara mampan tanpa bergantung kepada struktur organisasi, teknologi atau penyelesaian tertentu. BIL. PRINSIP RASIONAL IMPLIKASI 1 Enterprise-Centric Enterprise Procurement Business Capabilities hendaklah dibangunkan berdasarkan keperluan strategik organisasi secara menyeluruh dan tidak terhad kepada fungsi sesuatu bahagian, unit atau proses kerja tertentu. Setiap capability hendaklah menyokong keperluan organisasi secara menyeluruh, menggalakkan kolaborasi merentas fungsi serta mewujudkan nilai kepada pengurusan perolehan di peringkat strategik, taktikal dan operasi. 2 Business Capability Driven Enterprise Procurement Business Capabilities hendaklah dibangunkan berdasarkan keupayaan yang perlu dimiliki oleh organisasi tanpa bergantung kepada struktur organisasi, proses kerja, teknologi atau penyelesaian tertentu. Setiap capability hendaklah menerangkan keupayaan yang perlu dimiliki oleh organisasi dan bukannya kaedah pelaksanaan atau teknologi yang digunakan untuk menyokong capability tersebut. 3 Clearly Defined Business Capability Boundary Setiap capability hendaklah mempunyai skop, fungsi dan sempadan tanggungjawab yang jelas bagi mengelakkan pertindihan serta memastikan hubungan antara capability dapat dikenal pasti dengan mudah. Setiap capability hendaklah mempunyai objektif, skop dan peranan yang jelas serta saling melengkapi bagi membentuk ekosistem pengurusan perolehan yang bersepadu. 4 End-to-End Procurement Lifecycle Enterprise Procurement Business Capabilities hendaklah merangkumi keseluruhan kitar hayat pengurusan perolehan bagi memastikan setiap aktiviti saling berkaitan dan menyokong penyampaian perkhidmatan secara menyeluruh. Setiap capability hendaklah menyokong keseluruhan kitar hayat perolehan bermula daripada perancangan perolehan sehingga pengurusan kontrak, pemantauan prestasi dan penambahbaikan berterusan.
EBRD/PRO/2026/001 34 BIL. PRINSIP RASIONAL IMPLIKASI 5 Integrated Business Capability Enterprise Procurement Business Capabilities hendaklah dibangunkan sebagai satu ekosistem yang saling berhubung, saling menyokong dan berkongsi maklumat secara bersepadu bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan perolehan. Setiap capability hendaklah mempunyai hubungan yang jelas dengan capability lain bagi memastikan pengurusan perolehan dilaksanakan secara bersepadu, konsisten dan menyeluruh. 6 Single Source of Truth Enterprise Procurement Business Capabilities hendaklah menggunakan sumber data yang konsisten, tepat dan boleh dipercayai sebagai rujukan utama bagi menyokong operasi, pemantauan prestasi dan pembuatan keputusan. Setiap capability hendaklah menyokong penggunaan data yang standard, konsisten dan dikawal melalui tadbir urus data yang berkesan bagi memastikan integriti maklumat organisasi. 7 Data-Driven Decision Making Enterprise Procurement Business Capabilities hendaklah menyokong pembuatan keputusan berdasarkan data, analisis dan maklumat yang tepat bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan perolehan di semua peringkat. Setiap capability hendaklah berupaya menyediakan maklumat yang relevan, tepat dan boleh dipercayai bagi menyokong analisis, pemantauan prestasi serta pembuatan keputusan yang lebih objektif dan proaktif. 8 Compliance by Design Enterprise Procurement Business Capabilities hendaklah dibangunkan dengan menerapkan keperluan tadbir urus, pematuhan, akauntabiliti dan pengurusan risiko sebagai sebahagian daripada reka bentuk capability. Setiap capability hendaklah menyokong pematuhan terhadap dasar, peraturan, prosedur dan kawalan dalaman serta menyediakan jejak audit yang mencukupi bagi tujuan pemantauan dan semakan. 9 Future-Ready by Design Enterprise Procurement Business Capabilities hendaklah dibangunkan supaya fleksibel, mudah disesuaikan dan mampu berkembang seiring dengan perubahan dasar, keperluan organisasi, amalan terbaik serta perkembangan teknologi. Setiap capability hendaklah mempunyai ciri kebolehskalaan, kebolehsuaian dan menyokong penambahbaikan berterusan bagi memastikan pengurusan perolehan kekal relevan dan mampan pada masa hadapan. 4.3 Enterprise Procurement Business Capabilities Enterprise Procurement Business Capabilities yang dicadangkan merangkumi 10 domain utama. 4.3.1 Procurement Planning Procurement Planning merupakan keupayaan LHDNM untuk merancang, menyelaras dan mengurus keseluruhan keperluan perolehan secara strategik, sistematik dan bersepadu bagi memastikan setiap perolehan dilaksanakan selaras dengan hala tuju organisasi, keutamaan strategik, peruntukan kewangan serta
EBRD/PRO/2026/001 35 keperluan operasi. Keupayaan ini membolehkan LHDNM mengenal pasti keperluan perolehan lebih awal, menetapkan keutamaan pelaksanaan serta memastikan sumber organisasi dimanfaatkan secara optimum bagi menyokong penyampaian perkhidmatan yang berkesan. Bagi menyokong perancangan yang komprehensif, LHDNM hendaklah membangunkan Pelan Perolehan Tahunan (Annual Procurement Planning) dan Pelan Perolehan Pelbagai Tahun (Multi-Year Procurement Planning) sebagai keupayaan utama dalam merancang keperluan perolehan untuk jangka pendek, sederhana dan panjang. Perancangan ini hendaklah diselaraskan dengan perancangan strategik organisasi serta peruntukan kewangan yang diluluskan bagi memastikan setiap cadangan perolehan mempunyai justifikasi, keutamaan dan sumber kewangan yang mencukupi. Procurement Planning turut merangkumi keupayaan melaksanakan unjuran permintaan (Demand Forecasting) berdasarkan analisis trend penggunaan, prestasi kontrak sedia ada, keperluan operasi, perubahan persekitaran perniagaan serta perancangan strategik organisasi. Berdasarkan maklumat tersebut, Kalendar Perolehan (Procurement Calendar) dibangunkan sebagai rujukan utama bagi menyelaras jadual pelaksanaan aktiviti perolehan, mengoptimumkan penggunaan sumber, mengurangkan pertindihan aktiviti serta meminimumkan kelewatan dan keperluan perolehan secara ad hoc. Keupayaan ini juga merangkumi penentuan keutamaan perolehan (Procurement Prioritisation) berdasarkan nilai strategik, impak kepada operasi, tahap kritikal, risiko serta kesediaan sumber organisasi. Di samping itu, Pengurusan Portfolio Perolehan (Procurement Portfolio Management) membolehkan keseluruhan inisiatif perolehan dipantau secara holistik bagi memastikan
EBRD/PRO/2026/001 36 keseimbangan antara keutamaan organisasi, kapasiti pelaksanaan, penggunaan peruntukan kewangan dan pencapaian objektif strategik. Pelaksanaan Procurement Planning akan memperkukuh keupayaan LHDNM dalam mengurus perancangan perolehan secara lebih proaktif, bersepadu dan berasaskan keutamaan organisasi. Keupayaan ini dijangka meningkatkan keberkesanan penyelarasan antara keperluan perolehan dan peruntukan kewangan, mengoptimumkan penggunaan sumber, mengurangkan pelaksanaan perolehan secara ad hoc serta memperkukuh tadbir urus, pematuhan dan keberkesanan penyampaian fungsi perolehan di semua peringkat. 4.3.2 Procurement Governance Procurement Governance merupakan keupayaan LHDNM untuk mentadbir keseluruhan fungsi perolehan secara bersepadu bagi memastikan setiap aktiviti perolehan dilaksanakan secara telus, teratur, konsisten dan mematuhi semua dasar, pekeliling, peraturan serta punca kuasa yang berkuat kuasa. Keupayaan ini memperkukuh tadbir urus melalui pelaksanaan keupayaan kawalan, akauntabiliti dan pemantauan yang sistematik bagi memastikan integriti, ketelusan dan kebolehpercayaan proses perolehan sentiasa terpelihara. Bagi menyokong tadbir urus yang berkesan, LHDNM hendaklah mempunyai keupayaan untuk mengurus aliran kerja (Workflow Management) secara berstruktur bagi memastikan setiap proses perolehan dilaksanakan mengikut tatacara, turutan dan bidang kuasa yang ditetapkan. Keupayaan ini turut merangkumi pengurusan kelulusan (Approval Management) bagi memastikan setiap permohonan, semakan, perakuan dan kelulusan dilaksanakan oleh pegawai yang bertanggungjawab serta
EBRD/PRO/2026/001 37 direkodkan secara sistematik mengikut hierarki kelulusan yang diluluskan. Procurement Governance juga merangkumi pengurusan penurunan kuasa (Delegation of Authority) bagi memastikan setiap tindakan dan keputusan perolehan dilaksanakan mengikut had kuasa, tanggungjawab dan akauntabiliti yang telah ditetapkan. Di samping itu, pengurusan dasar dan peraturan (Policy Management) memastikan keseluruhan proses perolehan sentiasa selaras dengan perubahan dasar, pekeliling, peraturan dan punca kuasa yang berkuat kuasa, sekali gus mewujudkan pelaksanaan perolehan yang seragam di seluruh organisasi. Keupayaan ini turut meliputi pengurusan pematuhan (Compliance Management) yang membolehkan pematuhan terhadap keperluan tadbir urus dipantau secara berterusan, di samping menyediakan jejak audit (Audit Trail) yang lengkap bagi merekod setiap aktiviti, keputusan dan perubahan yang berlaku sepanjang kitar hayat perolehan. Maklumat ini seterusnya disepadukan ke dalam Dashboard Tadbir Urus (Governance Dashboard) bagi membolehkan Pengurusan Atasan memantau tahap pematuhan, keberkesanan kawalan, prestasi tadbir urus serta mengenal pasti isu yang memerlukan tindakan secara lebih proaktif. Pelaksanaan Procurement Governance akan memperkukuh amalan tadbir urus perolehan LHDNM melalui pelaksanaan kawalan dalaman yang lebih sistematik, peningkatan tahap pematuhan terhadap dasar dan peraturan, pengukuhan akauntabiliti dalam setiap keputusan perolehan serta penyediaan maklumat yang telus dan boleh diaudit. Keupayaan ini turut meningkatkan keyakinan terhadap proses perolehan organisasi serta menyokong pengurusan risiko dan pembuatan keputusan yang lebih berintegriti, konsisten dan berkesan.
EBRD/PRO/2026/001 38 4.3.3 Procurement Operations Procurement Operations merupakan keupayaan LHDNM untuk mengurus dan melaksanakan keseluruhan proses perolehan secara sistematik, bersepadu dan konsisten, bermula daripada pelaksanaan kaedah perolehan sehingga keputusan perolehan dimuktamadkan serta direkodkan. Keupayaan ini membolehkan LHDNM memastikan setiap aktiviti perolehan dilaksanakan mengikut dasar, peraturan dan tatacara yang berkuat kuasa, di samping meningkatkan kecekapan operasi, ketelusan proses serta kualiti penyampaian perkhidmatan perolehan. Keupayaan ini membolehkan LHDNM mengurus pelbagai kaedah perolehan, termasuk Pembelian Terus, Sebut Harga, Tender dan Rundingan Terus, mengikut keperluan perolehan, had nilai, punca kuasa dan peraturan yang berkuat kuasa. Setiap kaedah perolehan hendaklah dilaksanakan melalui proses yang standard dan konsisten bagi memastikan tadbir urus yang baik, layanan yang adil kepada pembekal serta pematuhan terhadap keperluan perundangan dan organisasi. Selain itu, Procurement Operations merangkumi pengurusan aliran kerja penilaian (Evaluation Workflow) bagi memastikan setiap proses penilaian dilaksanakan secara teratur, telus dan objektif berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Keupayaan ini turut meliputi pengurusan jawatankuasa (Committee Management) yang membolehkan pelantikan ahli jawatankuasa, pengurusan mesyuarat, penyediaan rekod keputusan serta pemantauan tindakan susulan dilaksanakan secara sistematik bagi memperkukuh integriti dan akauntabiliti dalam proses membuat keputusan. Di samping itu, Procurement Operations meliputi pengurusan syor keputusan perolehan (Award Recommendation Management) bagi
EBRD/PRO/2026/001 39 memastikan setiap syor keputusan disokong oleh hasil penilaian yang lengkap, telus dan boleh dipertanggungjawabkan. Keupayaan ini juga merangkumi pengurusan dokumentasi perolehan (Procurement Documentation Management) bagi memastikan semua dokumen perolehan direkod, disimpan, diurus dan mudah diakses secara sistematik sepanjang kitar hayat perolehan, selaras dengan keperluan tadbir urus serta pengurusan rekod organisasi. Pelaksanaan Procurement Operations akan memperkukuh keupayaan LHDNM dalam mengurus operasi perolehan secara lebih cekap, konsisten dan berintegriti. Keupayaan ini dijangka meningkatkan produktiviti operasi, menyeragamkan pelaksanaan proses perolehan, memperkukuh pematuhan terhadap tatacara yang ditetapkan, meningkatkan ketepatan pengurusan maklumat serta menyokong penyampaian perkhidmatan perolehan yang lebih berkualiti, telus dan berkesan. 4.3.4 Supplier Relationship Management Supplier Relationship Management merupakan keupayaan LHDNM untuk mengurus hubungan dengan pembekal secara strategik, sistematik dan berterusan sepanjang kitar hayat pembekal bagi memastikan pembekal yang berurusan dengan LHDNM mempunyai keupayaan, kapasiti, prestasi dan tahap pematuhan yang memenuhi keperluan organisasi. Keupayaan ini membolehkan LHDNM membangunkan ekosistem pembekal yang kompeten, berdaya saing dan berintegriti, sekali gus menyokong pelaksanaan perolehan serta pengurusan kontrak yang lebih berkesan. Keupayaan ini membolehkan LHDNM mengurus pendaftaran pembekal (Supplier Registration) secara berpusat bagi memastikan maklumat pembekal direkod, disahkan, dikemas kini
EBRD/PRO/2026/001 40 dan diselenggara sebagai sumber rujukan rasmi organisasi. Di samping itu, pemprofilan pembekal (Supplier Profiling) membolehkan profil pembekal dibangunkan secara komprehensif berdasarkan maklumat syarikat, bidang kepakaran, pengalaman, kapasiti, prestasi terdahulu, pensijilan, kelayakan serta rekod pelaksanaan kontrak. Selain itu, Supplier Relationship Management merangkumi pengurusan prestasi pembekal (Supplier Performance Management) bagi menilai pencapaian pembekal secara objektif dan konsisten berdasarkan KPI, kualiti penyampaian, pematuhan terhadap spesifikasi, tahap perkhidmatan, pengurusan masa serta maklum balas pengguna. Keupayaan ini membolehkan LHDNM memantau prestasi pembekal secara berterusan dan mengenal pasti peluang penambahbaikan bagi meningkatkan keberkesanan penyampaian perkhidmatan. Keupayaan ini turut meliputi pengurusan prestasi pelaksanaan kontrak pembekal (Supplier Contract Performance Management) bagi memastikan setiap pembekal memenuhi obligasi kontrak, syarat perjanjian, Service Level Agreement (SLA), jadual pelaksanaan serta petunjuk prestasi yang telah dipersetujui. Rekod prestasi kontrak hendaklah direkod dan dianalisis sebagai asas dalam membuat pertimbangan berkaitan pelanjutan kontrak, tindakan penambahbaikan prestasi serta perancangan perolehan pada masa hadapan. Di samping itu, Supplier Relationship Management meliputi penilaian risiko pembekal (Supplier Risk Assessment) bagi mengenal pasti, menilai dan memantau risiko yang boleh menjejaskan pelaksanaan kontrak, kesinambungan bekalan, kestabilan kewangan atau pematuhan pembekal terhadap keperluan organisasi. Keupayaan ini juga merangkumi pengurusan komunikasi dengan pembekal (Supplier Communication) bagi
EBRD/PRO/2026/001 41 memastikan semua urusan, makluman, pertanyaan, penjelasan dan interaksi dengan pembekal diurus serta direkod secara sistematik bagi mewujudkan hubungan yang lebih telus, profesional dan berkesan. Selain memperkukuh hubungan dengan pembekal, Supplier Relationship Management turut merangkumi pembangunan pembekal (Supplier Development) melalui pelaksanaan program peningkatan keupayaan, perkongsian amalan terbaik, sesi libat urus dan inisiatif penambahbaikan berterusan bagi membantu pembekal meningkatkan prestasi, daya saing dan keupayaan mereka dalam memenuhi keperluan LHDNM. Pelaksanaan Supplier Relationship Management akan memperkukuh keupayaan LHDNM dalam mengurus hubungan dengan pembekal secara lebih strategik, bersepadu dan berasaskan prestasi. Keupayaan ini dijangka meningkatkan kualiti pengurusan maklumat pembekal, memperkukuh pemantauan prestasi dan pelaksanaan kontrak, membolehkan risiko pembekal dikenal pasti lebih awal, menggalakkan pembangunan pembekal secara berterusan serta menyokong proses membuat keputusan yang lebih tepat dalam pemilihan pembekal, pengurusan kontrak dan perancangan perolehan pada masa hadapan. 4.3.5 Contract Lifecycle Management Contract Lifecycle Management merupakan keupayaan LHDNM untuk mengurus keseluruhan kitar hayat kontrak secara sistematik, bersepadu dan berterusan bermula daripada pewujudan rekod kontrak, pelaksanaan, pemantauan, penilaian prestasi, pembaharuan, pelanjutan sehingga penamatan kontrak. Keupayaan ini membolehkan LHDNM memastikan setiap kontrak diurus secara teratur, dipantau secara berterusan serta mematuhi
EBRD/PRO/2026/001 42 semua syarat, obligasi dan peraturan yang berkuat kuasa sepanjang tempoh kontrak. Keupayaan ini membolehkan LHDNM mengurus repositori kontrak (Contract Repository) sebagai pusat penyimpanan rasmi bagi semua maklumat dan dokumen kontrak secara berpusat. Di samping itu, pengurusan fail kontrak digital (Digital Contract File Management) memastikan setiap dokumen kontrak direkod, disimpan, dikemas kini dan mudah diakses sebagai sumber rujukan rasmi organisasi sepanjang kitar hayat kontrak. Selain itu, Contract Lifecycle Management merangkumi pemantauan kontrak (Contract Monitoring) bagi memastikan setiap kontrak dilaksanakan mengikut skop kerja, jadual pelaksanaan, pencapaian milestone, obligasi kontrak dan tahap perkhidmatan yang telah dipersetujui. Keupayaan ini turut meliputi pengurusan pencapaian milestone kontrak (Contract Milestone Management) bagi memantau kemajuan setiap fasa pelaksanaan serta pengurusan obligasi kontrak (Contract Obligation Management) bagi memastikan semua komitmen dan tanggungjawab kedua-dua pihak dipenuhi mengikut terma kontrak. Di samping itu, amaran tamat tempoh kontrak (Contract Expiry Alert) membolehkan tindakan susulan dirancang dan dilaksanakan lebih awal bagi memastikan kesinambungan penyampaian perkhidmatan. Keupayaan ini juga meliputi pengurusan prestasi kontrak (Contract Performance Management) melalui pemantauan pencapaian KPI, pematuhan terhadap syarat kontrak, pengurusan isu, pelaksanaan tindakan pembetulan serta penilaian prestasi pembekal sepanjang tempoh kontrak. Maklumat prestasi yang direkod dan dianalisis menjadi asas kepada penilaian keberkesanan pelaksanaan kontrak serta menyokong keputusan berkaitan pembaharuan, pelanjutan dan perancangan perolehan pada masa hadapan.
EBRD/PRO/2026/001 43 Di samping itu, Contract Lifecycle Management merangkumi pengurusan pembaharuan kontrak (Contract Renewal Management) dan pengurusan pelanjutan kontrak (Contract Extension Management) bagi memastikan setiap keputusan dibuat berdasarkan prestasi kontrak, keperluan operasi, peruntukan kewangan serta pematuhan terhadap dasar, peraturan dan punca kuasa yang berkuat kuasa. Keupayaan ini membantu memastikan kesinambungan penyampaian perkhidmatan tanpa menjejaskan prinsip tadbir urus dan akauntabiliti dalam pengurusan kontrak. Pelaksanaan Contract Lifecycle Management akan memperkukuh keupayaan LHDNM dalam mengurus keseluruhan portfolio kontrak secara lebih sistematik, proaktif dan berintegriti. Keupayaan ini dijangka meningkatkan keberkesanan pemantauan pelaksanaan kontrak, memastikan tindakan susulan dilaksanakan dalam tempoh yang tepat, memperkukuh pematuhan terhadap obligasi kontrak, menyediakan maklumat kontrak yang lengkap dan boleh dipercayai serta menyokong pembuatan keputusan yang lebih tepat dalam pengurusan kontrak dan perancangan perolehan. 4.3.6 Procurement Intelligence Procurement Intelligence merupakan keupayaan LHDNM untuk mengumpul, mengintegrasikan, menganalisis dan mempersembahkan maklumat perolehan secara bersepadu bagi menyokong pemantauan prestasi, perancangan strategik dan pembuatan keputusan yang lebih tepat. Keupayaan ini membolehkan LHDNM membangunkan pusat analitik perolehan yang mengintegrasikan data daripada keseluruhan ekosistem perolehan bagi menghasilkan maklumat yang tepat, menyeluruh, konsisten dan masa nyata untuk menyokong pengurusan strategik organisasi.
EBRD/PRO/2026/001 44 Keupayaan ini membolehkan LHDNM menyediakan Dashboard Eksekutif (Executive Dashboard) yang memaparkan maklumat strategik berkaitan prestasi perolehan, pencapaian KPI, status pelaksanaan perolehan, pengurusan kontrak, prestasi pembekal dan perbelanjaan secara bersepadu. Di samping itu, Pelaporan Enterprise (Enterprise Reporting) membolehkan laporan pengurusan, laporan prestasi, laporan pematuhan, laporan audit, laporan jawatankuasa serta laporan analisis dijana secara konsisten bagi memenuhi keperluan pelaporan di semua peringkat pengurusan. Selain itu, Procurement Intelligence merangkumi analitik perolehan (Procurement Analytics) bagi menilai prestasi keseluruhan aktiviti perolehan, analitik perbelanjaan (Spend Analytics) bagi mengenal pasti corak dan trend perbelanjaan, analitik kontrak (Contract Analytics) bagi menilai status dan prestasi kontrak serta analitik pembekal (Supplier Analytics) bagi menilai prestasi, risiko dan keupayaan pembekal. Keupayaan ini membolehkan LHDNM mengenal pasti peluang penambahbaikan, mengoptimumkan penggunaan sumber serta memperkukuh keberkesanan pengurusan perolehan secara menyeluruh. Keupayaan ini turut meliputi analitik ramalan (Predictive Analytics) bagi mengenal pasti trend, meramalkan keperluan perolehan, mengesan potensi risiko serta menyokong perancangan yang lebih proaktif. Di samping itu, pemantauan petunjuk prestasi utama (KPI Monitoring) membolehkan pencapaian sasaran strategik dipantau, dianalisis dan dinilai secara berterusan bagi menyokong tindakan penambahbaikan dan pembuatan keputusan yang lebih berkesan. Bagi memperkukuh tadbir urus perolehan, Procurement Intelligence turut merangkumi Dashboard Risiko dan Pematuhan (Risk & Compliance Dashboard) yang membolehkan Pengurusan Atasan memantau status risiko, tahap pematuhan terhadap dasar
EBRD/PRO/2026/001 45 dan peraturan, penemuan audit, isu yang masih terbuka, tindakan pembetulan serta Petunjuk Risiko Utama (Key Risk Indicators – KRI) melalui paparan yang bersepadu dan mudah dianalisis. Keupayaan ini membantu mengenal pasti trend, menilai keberkesanan kawalan serta membolehkan tindakan intervensi dilaksanakan secara lebih proaktif. Sebagai pusat analitik perolehan organisasi, Procurement Intelligence mengintegrasikan data daripada keseluruhan Enterprise Procurement Business Capabilities bagi menyediakan pandangan menyeluruh terhadap prestasi, keberkesanan dan kematangan pengurusan perolehan LHDNM. Pendekatan ini memastikan semua analisis, pelaporan dan keputusan strategik dibuat berdasarkan data yang lengkap, konsisten, tepat dan boleh dipercayai. Pelaksanaan Procurement Intelligence akan memperkukuh keupayaan LHDNM dalam melaksanakan pengurusan perolehan berasaskan data, meningkatkan keberkesanan analisis dan pelaporan strategik, mengenal pasti trend dan risiko secara lebih awal, mengoptimumkan perancangan serta mempercepatkan proses membuat keputusan. Keupayaan ini turut menyediakan pandangan menyeluruh terhadap prestasi pengurusan perolehan bagi menyokong penambahbaikan berterusan, pengukuhan tadbir urus dan pencapaian objektif strategik organisasi. 4.3.7 Risk and Compliance Management Risk and Compliance Management merupakan keupayaan LHDNM untuk mengenal pasti, menilai, memantau dan mengurus risiko serta memastikan pematuhan terhadap semua dasar, peraturan, pekeliling, punca kuasa dan keperluan tadbir urus yang berkaitan dengan perolehan. Keupayaan ini membolehkan LHDNM mengurangkan pendedahan kepada risiko, memperkukuh kawalan
EBRD/PRO/2026/001 46 dalaman, memastikan pematuhan secara konsisten serta menyokong penambahbaikan berterusan dalam pengurusan perolehan. Keupayaan ini membolehkan LHDNM melaksanakan penilaian risiko (Risk Assessment) bagi mengenal pasti, menganalisis dan menilai tahap risiko yang boleh menjejaskan pelaksanaan perolehan. Semua risiko yang dikenal pasti hendaklah direkodkan dalam Daftar Risiko (Risk Register) dan dipaparkan melalui Peta Haba Risiko (Risk Heatmap) bagi membolehkan tahap keutamaan risiko dinilai serta tindakan mitigasi dirancang dan dipantau secara sistematik. Selain itu, Risk and Compliance Management merangkumi pemantauan pematuhan (Compliance Monitoring) bagi memastikan setiap aktiviti perolehan mematuhi dasar, pekeliling, peraturan dan punca kuasa yang berkuat kuasa. Keupayaan ini turut meliputi pengesanan ketidakpatuhan (Non-Compliance Detection) bagi mengenal pasti sebarang penyimpangan daripada keperluan yang ditetapkan secara lebih awal supaya tindakan pembetulan dapat dilaksanakan sebelum memberi impak kepada pelaksanaan perolehan. Keupayaan ini juga meliputi penilaian kawalan (Control Assessment) bagi menilai keberkesanan kawalan dalaman dalam mengurus risiko dan memastikan pematuhan terhadap keperluan tadbir urus. Di samping itu, pengurusan isu (Issue Management) membolehkan semua isu, kelemahan dan ketidakpatuhan direkod, diklasifikasikan, dipantau serta diselaraskan penyelesaiannya secara sistematik. Keupayaan ini disokong oleh pengurusan tindakan pembetulan (Corrective Action Management) bagi memastikan setiap tindakan penambahbaikan dipantau sehingga selesai dan keberkesanannya dapat disahkan.
EBRD/PRO/2026/001 47 Bagi memperkukuh tadbir urus organisasi, Risk and Compliance Management turut merangkumi sokongan kepada audit dalaman (Internal Audit Support) melalui penyediaan rekod, bukti pematuhan, status tindakan pembetulan serta maklumat berkaitan risiko dan kawalan bagi memudahkan pelaksanaan audit, pemantauan dan tindakan susulan. Keupayaan ini membantu meningkatkan ketelusan, kebolehkesanan (traceability) dan akauntabiliti dalam pengurusan perolehan. Pelaksanaan Risk and Compliance Management akan memperkukuh keupayaan LHDNM dalam mengurus risiko dan pematuhan secara lebih proaktif, sistematik dan bersepadu. Keupayaan ini dijangka meningkatkan keberkesanan kawalan dalaman, memperkukuh pematuhan terhadap dasar dan peraturan, mempercepatkan penyelesaian isu serta memastikan tindakan pembetulan dilaksanakan secara berkesan, sekali gus menyokong tadbir urus perolehan yang telus, berintegriti dan mampan. 4.3.8 Knowledge Management Knowledge Management merupakan keupayaan LHDNM untuk mengurus, memelihara, berkongsi dan memanfaatkan pengetahuan berkaitan perolehan secara sistematik bagi menyokong kesinambungan operasi, meningkatkan kecekapan pelaksanaan serta memastikan pengetahuan organisasi dikekalkan dan dimanfaatkan secara berterusan. Keupayaan ini membolehkan LHDNM mengurangkan kebergantungan kepada pengetahuan individu, memperkukuh pemindahan ilmu serta memastikan pengalaman, kepakaran dan amalan terbaik organisasi terus menjadi rujukan dalam pelaksanaan perolehan. Keupayaan ini membolehkan LHDNM mengurus repositori pengetahuan (Knowledge Repository) sebagai pusat penyimpanan
EBRD/PRO/2026/001 48 maklumat, rujukan, dasar, pekeliling, garis panduan, templat, prosedur dan dokumen berkaitan perolehan. Di samping itu, pengurusan dokumen (Document Management) memastikan semua dokumen diurus secara sistematik, dikawal versinya, sentiasa dikemas kini dan mudah diakses sebagai rujukan rasmi organisasi. Selain itu, Knowledge Management merangkumi Pustaka Spesifikasi Standard (Standard Specification Library) dan Pustaka Kriteria Penilaian Standard (Standard Evaluation Criteria Library) bagi menyeragamkan penyediaan spesifikasi teknikal dan kriteria penilaian perolehan di seluruh LHDNM. Keupayaan ini membantu meningkatkan konsistensi penyediaan dokumen perolehan, mempercepatkan proses penyediaan serta mengurangkan perbezaan amalan antara PTJ. Keupayaan ini turut meliputi pengurusan pengajaran yang diperoleh (Lessons Learned Management) bagi merekod, mendokumentasikan dan memanfaatkan pengalaman daripada pelaksanaan perolehan terdahulu sebagai rujukan untuk penambahbaikan pada masa hadapan. Di samping itu, pengurusan amalan terbaik (Best Practices Management) dan perkongsian pengetahuan (Knowledge Sharing) membolehkan pengalaman, kepakaran dan pembelajaran organisasi dikongsi secara sistematik bagi memperkukuh kompetensi pegawai yang terlibat dalam pengurusan perolehan. Bagi memastikan kesinambungan pengetahuan organisasi, Knowledge Management turut merangkumi pemeliharaan pengetahuan (Knowledge Retention) bagi mengekalkan pengetahuan kritikal yang diperoleh melalui pelaksanaan projek, pengurusan kontrak, penyelesaian isu, inovasi serta pengalaman pegawai. Keupayaan ini membantu mengurangkan risiko kehilangan pengetahuan akibat pertukaran pegawai, persaraan
EBRD/PRO/2026/001 49 atau perubahan struktur organisasi, di samping memastikan pengetahuan strategik organisasi terus dipelihara. Pelaksanaan Knowledge Management akan memperkukuh keupayaan LHDNM dalam mengurus dan memanfaatkan pengetahuan perolehan secara lebih sistematik, bersepadu dan berterusan. Keupayaan ini dijangka menyeragamkan amalan pengurusan perolehan, mempercepatkan pemindahan ilmu, meningkatkan kecekapan penyediaan dokumen dan proses kerja, memelihara pengetahuan strategik organisasi serta menyokong budaya pembelajaran dan penambahbaikan berterusan dalam pengurusan perolehan. 4.3.9 Enterprise Integration Enterprise Integration merupakan keupayaan LHDNM untuk mengintegrasikan proses, data dan maklumat perolehan dengan fungsi, sistem korporat serta sistem luaran yang berkaitan bagi memastikan perkongsian maklumat dapat dilaksanakan secara lancar, tepat, selamat dan berterusan. Keupayaan ini membolehkan LHDNM mewujudkan ekosistem digital yang bersepadu, menghapuskan penduaan data, mengurangkan pemprosesan manual serta memastikan semua pihak berkepentingan menggunakan maklumat yang konsisten, terkini dan boleh dipercayai. Keupayaan ini membolehkan LHDNM melaksanakan integrasi kewangan (Financial Integration) bagi menyelaras maklumat berkaitan peruntukan, komitmen kewangan, pembayaran dan pelaporan kewangan. Di samping itu, integrasi maklumat modal insan (Human Capital Information Integration) membolehkan perkongsian maklumat berkaitan pegawai, struktur organisasi, PTJ, jawatan dan bidang kuasa yang diperlukan bagi menyokong pelaksanaan proses perolehan.
EBRD/PRO/2026/001 50 Selain itu, Enterprise Integration merangkumi integrasi maklumat aset (Asset Information Integration) bagi membolehkan maklumat aset yang diperoleh melalui proses perolehan dikongsi dan diselaraskan dengan fungsi pengurusan aset organisasi. Keupayaan ini turut meliputi integrasi pengurusan dokumen (Enterprise Document Integration) bagi memastikan dokumen perolehan diurus, disimpan, dikongsi dan dirujuk secara berpusat selaras dengan dasar pengurusan rekod yang berkuat kuasa. Keupayaan ini juga meliputi integrasi identiti dan capaian (Identity and Access Integration) bagi memastikan pengesahan pengguna, kawalan akses dan pengurusan kebenaran dilaksanakan secara selamat dan konsisten. Di samping itu, integrasi tandatangan digital (Digital Signature Integration) membolehkan proses kelulusan, pengesahan dan pelaksanaan dokumen dilaksanakan secara elektronik mengikut keperluan perundangan serta tadbir urus yang berkuat kuasa. Bagi memastikan pertukaran data dapat dilaksanakan secara berkesan, Enterprise Integration turut merangkumi perkhidmatan integrasi (API Services) yang menyokong pertukaran data dengan aplikasi, platform dan perkhidmatan digital yang berkaitan. Keupayaan ini disokong oleh Pengurusan Data Induk (Master Data Management) bagi memastikan data utama seperti maklumat pembekal, kontrak, kategori perolehan, PTJ dan kod rujukan diurus secara konsisten. Di samping itu, Penyegerakan Data (Data Synchronisation) dan Perkhidmatan Interoperabiliti (Interoperability Services) memastikan pertukaran data antara sistem dalaman serta sistem luaran dapat dilaksanakan secara automatik, tepat dan masa nyata berdasarkan piawaian integrasi yang seragam. Enterprise Integration turut membolehkan LHDNM berhubung dengan sistem dan platform digital agensi luar yang berkaitan bagi
EBRD/PRO/2026/001 51 menyokong perkongsian maklumat, pengesahan data, pematuhan keperluan kawal selia serta penyampaian perkhidmatan digital secara bersepadu. Keupayaan ini menyediakan asas kepada integrasi dengan platform kerajaan, agensi pengawal selia dan sistem strategik yang berkaitan mengikut keperluan operasi serta dasar integrasi organisasi. Pelaksanaan Enterprise Integration akan memperkukuh keupayaan LHDNM dalam mewujudkan ekosistem perolehan digital yang saling berhubung, bersepadu dan berasaskan data. Keupayaan ini dijangka meningkatkan ketepatan dan integriti data, mengurangkan penduaan maklumat, mempercepatkan perkongsian data merentas fungsi dan organisasi, memperkukuh kecekapan operasi serta menyokong pelaksanaan proses perolehan yang lebih cekap, telus dan bersepadu di seluruh LHDNM. 4.3.10 Digital Collaboration Digital Collaboration merupakan keupayaan LHDNM untuk membolehkan kolaborasi, komunikasi dan penyelarasan kerja secara digital dalam pelaksanaan proses perolehan. Keupayaan ini membolehkan LHDNM memperkukuh kerjasama antara Jabatan Pengguna, PTJ, jawatankuasa serta pihak berkepentingan yang terlibat sepanjang kitar hayat perolehan, sekali gus mempercepatkan proses membuat keputusan, meningkatkan ketelusan pelaksanaan dan mengurangkan kebergantungan kepada kaedah komunikasi manual. Keupayaan ini membolehkan LHDNM melaksanakan kolaborasi dalaman (Internal Collaboration) bagi memudahkan perkongsian maklumat, dokumen dan komunikasi antara pegawai yang terlibat dalam proses perolehan. Di samping itu, kolaborasi aliran kerja (Workflow Collaboration) memastikan semua tindakan, semakan,
EBRD/PRO/2026/001 52 ulasan dan kelulusan diselaraskan secara sistematik mengikut proses kerja yang telah ditetapkan. Selain itu, Digital Collaboration merangkumi ruang kerja jawatankuasa (Committee Workspace) yang membolehkan ahli jawatankuasa berkongsi dokumen, menyemak maklumat, memberikan ulasan dan merekod keputusan dalam satu persekitaran kerja yang bersepadu. Keupayaan ini turut meliputi mesyuarat digital (Digital Meeting) bagi menyokong pelaksanaan mesyuarat, perbincangan dan semakan dokumen secara dalam talian, sekali gus meningkatkan keberkesanan kolaborasi tanpa mengira lokasi. Keupayaan ini juga meliputi pengurusan tugasan (Task Management) bagi membolehkan tugasan diagihkan, dipantau dan diselesaikan mengikut tempoh yang ditetapkan. Di samping itu, Pusat Notifikasi (Notification Centre) menyediakan peringatan, amaran dan makluman automatik berkaitan tindakan, kelulusan, tarikh penting, perubahan status serta perkara yang memerlukan perhatian pengguna bagi memastikan setiap proses perolehan dilaksanakan mengikut garis masa yang ditetapkan. Bagi memperkukuh kerjasama merentas fungsi, Digital Collaboration turut merangkumi kolaborasi pihak berkepentingan (Stakeholder Collaboration) bagi membolehkan komunikasi dan penyelarasan yang lebih berkesan antara Jabatan Pengguna, PTJ, jawatankuasa, pegawai perolehan serta pihak berkaitan sepanjang pelaksanaan proses perolehan. Keupayaan ini turut disokong oleh capaian mudah alih (Mobile Access) yang membolehkan pengguna yang diberi kuasa mengakses maklumat, menerima notifikasi dan melaksanakan tindakan yang dibenarkan melalui peranti mudah alih, tertakluk kepada keperluan keselamatan, dasar LHDNM dan tahap capaian yang ditetapkan.
EBRD/PRO/2026/001 53 Pelaksanaan Digital Collaboration akan memperkukuh keupayaan LHDNM dalam mewujudkan persekitaran kerja digital yang lebih bersepadu, kolaboratif dan responsif. Keupayaan ini dijangka meningkatkan keberkesanan komunikasi dan penyelarasan kerja, mempercepatkan proses membuat keputusan, memperkukuh akauntabiliti pelaksanaan tugasan, mengurangkan kebergantungan kepada dokumen fizikal serta menyokong penyampaian perkhidmatan perolehan yang lebih cekap, telus dan berkesan. 4.3.11 Digital Innovation and Intelligent Automation Digital Innovation and Intelligent Automation merupakan keupayaan LHDNM untuk memanfaatkan inovasi digital, automasi pintar dan teknologi yang bersesuaian bagi meningkatkan kecekapan, ketepatan serta keberkesanan pengurusan perolehan. Keupayaan ini membolehkan LHDNM mengurangkan kebergantungan kepada proses manual, mempercepatkan pelaksanaan proses kerja, meningkatkan kualiti analisis serta menyokong pembuatan keputusan yang lebih pantas, konsisten dan berasaskan data. Pada masa yang sama, keupayaan ini memastikan LHDNM bersedia menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi dan keperluan operasi pada masa hadapan tanpa bergantung kepada mana-mana teknologi atau platform tertentu. Keupayaan ini membolehkan LHDNM melaksanakan sokongan keputusan pintar (Intelligent Decision Support) bagi menganalisis data, mengenal pasti corak, mengesan anomali, menjana ramalan serta menghasilkan cadangan yang menyokong pembuatan keputusan berdasarkan maklumat dan pengetahuan organisasi. Keupayaan ini membolehkan analisis serta cadangan dipertingkatkan secara berterusan selaras dengan pertambahan data, pengalaman dan perubahan keperluan operasi.
EBRD/PRO/2026/001 54 Selain itu, Digital Innovation and Intelligent Automation merangkumi automasi proses (Process Automation) bagi mengautomasikan aktiviti yang berulang, berasaskan peraturan atau melibatkan pemprosesan data secara rutin bagi meningkatkan produktiviti, mengurangkan kesilapan manual dan mempercepatkan pelaksanaan proses kerja. Keupayaan ini turut meliputi pemprosesan dokumen pintar (Intelligent Document Processing) bagi membolehkan maklumat daripada pelbagai format dokumen dikenal pasti, diekstrak, ditafsir dan diproses secara automatik bagi menyokong pengurusan maklumat yang lebih cekap. Keupayaan ini juga meliputi perolehan ramalan (Predictive Procurement) bagi menyokong perancangan perolehan yang lebih proaktif melalui ramalan keperluan, analisis corak perbelanjaan, pengenalpastian risiko serta jangkaan trend yang boleh mempengaruhi pelaksanaan perolehan. Di samping itu, cadangan pintar (Intelligent Recommendation) membolehkan sistem menyediakan cadangan berkaitan spesifikasi, kaedah perolehan, pembekal, kriteria penilaian, pengurusan risiko dan amalan terbaik berdasarkan maklumat serta pengetahuan yang tersedia dalam ekosistem perolehan. Bagi meningkatkan pengalaman pengguna, Digital Innovation and Intelligent Automation turut merangkumi bantuan digital pintar (Intelligent Virtual Assistance) yang membolehkan pengguna mendapatkan maklumat, panduan, status permohonan serta bantuan berkaitan proses perolehan secara interaktif dan masa nyata. Keupayaan ini membantu meningkatkan akses kepada maklumat, mempercepatkan penyampaian perkhidmatan serta mengurangkan kebergantungan kepada sokongan manual.
EBRD/PRO/2026/001 55 Digital Innovation and Intelligent Automation turut menyediakan keupayaan untuk mengadaptasi, mengintegrasi dan memanfaatkan inovasi serta teknologi baharu yang dapat meningkatkan keberkesanan pengurusan perolehan tanpa memerlukan perubahan ketara terhadap proses kerja yang sedia ada. Pendekatan ini memastikan platform sentiasa fleksibel, berskala dan bersedia menyokong keperluan organisasi yang sentiasa berkembang. Pelaksanaan Digital Innovation and Intelligent Automation akan memperkukuh keupayaan LHDNM dalam memacu transformasi digital pengurusan perolehan secara berterusan. Keupayaan ini dijangka meningkatkan produktiviti, mengurangkan beban kerja manual, memperkukuh ketepatan analisis dan kualiti keputusan, mempercepatkan pelaksanaan proses kerja serta memastikan pengurusan perolehan sentiasa bersedia memanfaatkan inovasi dan teknologi baharu bagi menyokong penyampaian perkhidmatan yang lebih cekap, responsif dan mampan. 4.4 Hubungan Enterprise Procurement Business Capabilities (Architecture View) Kesemua Enterprise Procurement Business Capabilities saling melengkapi dan membentuk satu ekosistem perniagaan yang menyokong keseluruhan kitar hayat perolehan LHDNM. Setiap keupayaan mempunyai peranan yang tersendiri, namun beroperasi secara bersepadu bagi memastikan proses perolehan dapat dirancang, dilaksanakan, dipantau dan ditambah baik secara sistematik, cekap serta berasaskan tadbir urus yang mantap. Procurement Planning menjadi asas kepada perancangan strategik perolehan dengan mengenal pasti keperluan organisasi, menyokong penyediaan perancangan perolehan serta memastikan penyelarasan dengan objektif strategik, keutamaan organisasi dan peruntukan kewangan. Procurement Governance pula menyediakan rangka kerja
EBRD/PRO/2026/001 56 tadbir urus yang memastikan setiap aktiviti perolehan dilaksanakan mengikut dasar, peraturan, bidang kuasa dan keupayaan kawalan yang ditetapkan. Berdasarkan asas tersebut, Procurement Operations menyokong pelaksanaan keseluruhan proses perolehan, manakala Supplier Relationship Management mengurus hubungan, prestasi dan pembangunan pembekal sepanjang penglibatan mereka dengan LHDNM. Contract Lifecycle Management pula memastikan setiap kontrak diurus secara menyeluruh bermula daripada pewujudan rekod, pelaksanaan, pemantauan prestasi, pembaharuan, pelanjutan sehingga penamatan kontrak. Maklumat yang dihasilkan daripada keseluruhan proses perolehan seterusnya dimanfaatkan oleh Procurement Intelligence bagi menyediakan analisis, pelaporan strategik dan sokongan kepada pembuatan keputusan. Pada masa yang sama, Risk and Compliance Management merentasi keseluruhan ekosistem perolehan bagi memastikan setiap aktiviti dilaksanakan secara patuh, telus dan berintegriti melalui pengurusan risiko, pemantauan pematuhan, kawalan dalaman, pengurusan isu dan tindakan pembetulan. Bagi menyokong kesinambungan organisasi, Knowledge Management memastikan pengetahuan, pengalaman, amalan terbaik dan rujukan perolehan dipelihara serta dimanfaatkan secara berterusan. Enterprise Integration pula menghubungkan proses, data dan maklumat antara fungsi perniagaan, sistem korporat serta ekosistem digital yang berkaitan bagi memastikan perkongsian maklumat dilaksanakan secara lancar, konsisten dan boleh dipercayai. Digital Collaboration menyokong kolaborasi, komunikasi dan penyelarasan kerja secara digital antara semua pihak yang terlibat dalam pengurusan perolehan. Merentasi keseluruhan Enterprise Procurement Business Capabilities tersebut, Digital Innovation and Intelligent Automation bertindak sebagai
EBRD/PRO/2026/001 57 pemangkin transformasi dengan memanfaatkan inovasi digital, automasi pintar dan teknologi baharu bagi meningkatkan produktiviti, ketepatan analisis, kecekapan operasi serta keupayaan organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan keperluan operasi dan teknologi pada masa hadapan. Keseluruhan hubungan ini membentuk satu seni bina keupayaan perniagaan yang saling melengkapi, di mana setiap keupayaan menyumbang kepada pencapaian objektif yang sama, iaitu mewujudkan pengurusan perolehan LHDNM yang bersepadu, berasaskan data, dipacu tadbir urus serta mampu menyokong transformasi digital organisasi secara menyeluruh. 4.5 Keupayaan Transformasi yang Diharapkan (Business Value View) Pelaksanaan Enterprise Procurement Business Capabilities dijangka mentransformasikan pengurusan perolehan LHDNM daripada pendekatan yang bersifat operasi kepada enterprise procurement management yang lebih strategik, bersepadu dan berasaskan data. Transformasi ini memperkukuh keupayaan organisasi untuk merancang, melaksanakan, memantau dan menambah baik keseluruhan pengurusan perolehan secara berterusan selaras dengan objektif strategik LHDNM. Melalui pelaksanaan keupayaan ini, LHDNM akan mempunyai keupayaan untuk melaksanakan perancangan perolehan yang lebih strategik, memperkukuh tadbir urus, menyeragamkan pelaksanaan proses kerja, meningkatkan kecekapan operasi serta mempercepatkan penyampaian perkhidmatan melalui penggunaan proses digital dan automasi pintar. LHDNM juga akan berupaya mengurus hubungan dengan pembekal secara lebih strategik, memantau prestasi serta keseluruhan kitar hayat kontrak secara proaktif, memanfaatkan analitik dan maklumat masa nyata untuk menyokong pembuatan keputusan, serta mengurus risiko dan pematuhan secara lebih menyeluruh. Pada masa yang sama, pengetahuan
EBRD/PRO/2026/001 58 organisasi dapat dipelihara dan dimanfaatkan secara berterusan, manakala integrasi data serta kolaborasi digital dapat memperkukuh penyelarasan antara semua fungsi perniagaan dan pihak berkepentingan. Penerapan inovasi digital, automasi pintar dan teknologi baharu akan meningkatkan produktiviti organisasi, mengurangkan aktiviti manual, memperkukuh ketepatan maklumat serta mewujudkan persekitaran perolehan yang lebih responsif, cekap dan bersedia menghadapi perubahan keperluan operasi serta perkembangan teknologi. Secara keseluruhannya, Enterprise Procurement Business Capabilities membentuk asas kepada pembangunan i-PROCURE sebagai platform perolehan digital pintar LHDNM. Keupayaan-keupayaan ini menjadi landasan kepada penentuan keperluan operasi yang akan diterjemahkan kepada fungsi, proses dan perkhidmatan digital bagi memastikan transformasi pengurusan perolehan dapat direalisasikan secara berkesan, bersepadu dan mampan.
EBRD/PRO/2026/001 59 5. BUSINESS REQUIREMENTS 5.1 Pengenalan Business Requirements mentakrifkan keperluan organisasi yang diperlukan bagi membolehkan pengurusan perolehan dilaksanakan secara strategik, bersepadu, cekap dan mampan dalam menyokong aspirasi transformasi organisasi. Business Requirements memberi tumpuan kepada keperluan operasi yang menerangkan apa yang perlu diwujudkan oleh LHDNM bagi mencapai hasil yang dihasratkan. Keperluan tersebut menjadi asas dalam kepada pembangunan penyelesaian yang menyokong keseluruhan ekosistem pengurusan perolehan. Business Requirements tidak menghuraikan kaedah pelaksanaan, reka bentuk penyelesaian atau teknologi yang digunakan. Sebaliknya, penekanannya adalah terhadap keperluan organisasi bagi meningkatkan kecekapan operasi, memperkukuh tadbir urus, mempertingkat pematuhan, mengurus risiko secara proaktif serta menyokong pembuatan keputusan yang lebih berkesan. 5.2 Prinsip Pembentukan Business Requirements Business Requirements dibangunkan melalui analisis yang menyeluruh terhadap keperluan LHDNM, proses kerja pengurusan perolehan, cabaran operasi serta aspirasi transformasi pengurusan perolehan. Penyediaannya mengambil kira objektif organisasi, visi pengurusan perolehan, keupayaan yang perlu diwujudkan dalam pengurusan perolehan, proses kerja sedia ada, keperluan pihak berkepentingan, dasar dan peraturan yang berkuat kuasa serta amalan terbaik dalam pengurusan perolehan. Setiap Business Requirement dianalisis bagi memastikan ia menyokong objektif organisasi, menangani isu dan cabaran yang dikenal pasti serta memenuhi keperluan operasi dan tadbir urus. Di samping itu, setiap
EBRD/PRO/2026/001 60 Business Requirement dirumuskan berasaskan prinsip nilai tambah kepada LHDNM, kebolehgunaan, pematuhan kepada dasar serta kesesuaiannya untuk menyokong transformasi pengurusan perolehan. Pendekatan ini memastikan Business Requirements yang dihasilkan adalah relevan, lengkap, konsisten serta mampu menjadi asas yang kukuh kepada pembangunan penyelesaian yang memenuhi keperluan semasa di samping menyokong peningkatan berterusan dalam pengurusan perolehan LHDNM. 5.3 Pengenalan Business Requirements Bagi memastikan Business Requirements didokumentasikan secara sistematik, konsisten dan mudah dijejaki, setiap keperluan dikategorikan mengikut domain Enterprise Procurement Business Capabilities. Pendekatan ini membolehkan setiap Business Requirement disusun secara teratur, memudahkan semakan dan pengurusan perubahan, serta memastikan hubungannya dengan keupayaan yang disokong dapat dikenal pasti dengan jelas. Pengelasan ini juga menyediakan asas kepada penyediaan Requirement Traceability Matrix (RTM) bagi menyokong proses pengesahan, pembangunan penyelesaian serta pengurusan perubahan sepanjang pelaksanaan projek. Business Requirements dikategorikan mengikut domain seperti berikut: KOD BUSINESS CAPABALITY BR-PLN Enterpirse Procurement Planning BR-GOV Procurement Governance BR-OPS Digital Procurement Oprations BR-SRM Supplier Relationship Management BR-CLM Contract Lifecylec Management BR-INT Procurement Intelligence BR-RCM Risk and Compliance Management BR-KMG Knowledge Management
EBRD/PRO/2026/001 61 KOD BUSINESS CAPABALITY BR-EIN Enterprise Integration BR-COL Digital Collaboration BR-DIA Digital Innovation and Intelligent Automation 5.4 Struktur Business Requirements Bagi memastikan Business Requirements didokumentasikan secara konsisten, lengkap dan mudah difahami, setiap Business Requirement didokumentasikan menggunakan struktur yang standard. Struktur ini memastikan maklumat yang direkodkan adalah seragam, memudahkan semakan dan pengesahan oleh pihak berkepentingan serta menyokong proses kebolehkesanan (traceability) sepanjang pelaksanaan projek. Struktur standard yang digunakan bagi mendokumentasikan setiap Business Requirement adalah seperti berikut: KOMPONEN PENERANGAN Requirement ID Kod rujukaan unik bagi setiap Business Requirement Requirement Name Nama ringkas yang menerangkan Business Requirement yang diperlukan Description Huraian terperinci mengenai Business Requirement yang menerangkan skop dan keperluan yang perlu dipenuhi Business Rationale Rasional yang menerangkan kepentingan Business Requirement kepada LHDNM Business Capabalitiy Domain Enterprise Procurement Business Capabality yang disokong oleh Business Requirement tersebut Struktur ini juga memastikan setiap Business Requirement mempunyai hubungan yang jelas dengan Enterprise Procurement Business Capability yang disokong. 5.5 Business Requirement Mengikut Domain Business Requirements disusun mengikut domain Enterprise Procurement Business Capabilities yang telah dikenal pasti. Setiap domain menghuraikan Business Requirements yang perlu dipenuhi bagi
EBRD/PRO/2026/001 62 merealisasikan Business Capability yang berkaitan melalui pembangunan i-PROCURE. Business Requirements yang didokumenkan memberi tumpuan kepada Business Requirements yang menyokong pelaksanaan proses, fungsi dan perkhidmatan perolehan secara menyeluruh. Setiap keperluan dibangunkan bagi memastikan penyelesaian yang akan dibangunkan dapat memenuhi keperluan operasi, memperkukuh tadbir urus, meningkatkan kecekapan proses serta menyokong objektif transformasi digital LHDNM. 5.5.1 Enterprise Procurement Planning Business Requirements bagi domain Enterprise Procurement Planning bertujuan memastikan LHDNM mempunyai keupayaan untuk merancang, menyelaras dan mengurus keseluruhan aktiviti perolehan secara strategik berdasarkan keutamaan organisasi, perancangan kewangan serta keperluan operasi. Keupayaan ini menyediakan asas kepada pelaksanaan perolehan yang lebih proaktif, tersusun dan berasaskan data bagi memastikan sumber organisasi dapat dioptimumkan serta pelaksanaan perolehan dapat dilaksanakan mengikut perancangan yang telah ditetapkan. REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-PLN-001 Enterprise Procurement Planning Framework LHDNM hendaklah menyediakan kerangka perancangan perolehan bersepadu yang merangkumi keseluruhan keperluan perolehan PTJ bagi memastikan perancangan dilaksanakan secara sistematik, selaras dan menyokong keutamaan organisasi. Memastikan perancangan perolehan dilaksanakan secara strategik, bersepadu dan selaras di semua peringkat. BR-PLN-002 Annual Procurement Planning LHDNM hendaklah menyediakan, menyemak, mengemas kini dan meluluskan Pelan Perolehan Tahunan berdasarkan keutamaan organisasi, peruntukan kewangan dan keperluan operasi. Memastikan aktiviti perolehan dirancang lebih awal, diselaraskan mengikut keutamaan organisasi serta dapat dilaksanakan secara teratur.
EBRD/PRO/2026/001 63 REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-PLN-003 Multi-Year Procurement Planning LHDNM hendaklah merancang perolehan yang melibatkan tempoh pelaksanaan melebihi satu (1) tahun kewangan bagi menyokong program, projek dan kontrak jangka panjang. Memastikan kesinambungan pelaksanaan projek strategik dan pengurusan sumber yang lebih berkesan. BR-PLN-004 Budget Alignment LHDNM hendaklah mempunyai keupayaan untuk menyelaraskan perancangan perolehan dengan peruntukan kewangan, unjuran bajet dan peruntukan kewangan yang diluluskan. Memastikan pelaksanaan perolehan selaras dengan kemampuan kewangan organisasi. BR-PLN-005 Demand Forecasting LHDNM hendaklah mempunyai keupayaan untuk menganalisis trend penggunaan, rekod perolehan terdahulu dan keperluan operasi bagi menyokong unjuran keperluan perolehan pada masa hadapan. Meningkatkan ketepatan perancangan serta mengurangkan keperluan perolehan yang tidak dirancang. BR-PLN-006 Procurement Prioritisation LHDNM hendaklah mempunyai keupayaan untuk menetapkan keutamaan pelaksanaan perolehan berdasarkan kepentingan strategik, impak terhadap operasi, tahap kritikal, risiko serta ketersediaan peruntukan. Memastikan sumber organisasi digunakan kepada keperluan yang paling kritikal. BR-PLN-007 Procurement Portfolio Management LHDNM hendaklah mengurus portfolio perolehan secara bersepadu bagi membolehkan pemantauan status pelaksanaan, kategori, nilai, risiko serta prestasi keseluruhan aktiviti perolehan. Menyediakan pandangan menyeluruh terhadap portfolio perolehan organisasi. BR-PLN-008 Procurement Calendar LHDNM hendaklah mempunyai keupayaan untuk merancang dan memantau jadual pelaksanaan aktiviti perolehan berdasarkan garis masa yang telah ditetapkan termasuk tarikh utama, milestone dan sasaran pelaksanaan. Memastikan pelaksanaan perolehan mengikut jadual dan mengurangkan kelewatan. BR-PLN-009 Planning Performance Monitoring LHDNM hendaklah memantau pelaksanaan pelan perolehan, mengenal pasti penyimpangan daripada perancangan serta mengambil tindakan penambahbaikan yang bersesuaian. Memastikan pelaksanaan pelan perolehan dipantau secara berterusan bagi membolehkan tindakan penambahbaikan diambil dengan segera. BR-PLN-010 Planning Analytics and Reporting LHDNM hendaklah mempunyai keupayaan untuk menyediakan analisis, pemantauan dan pelaporan prestasi perancangan perolehan bagi menyokong pembuatan keputusan serta penambahbaikan berterusan. Menyokong pembuatan keputusan yang lebih tepat berdasarkan analisis data dan prestasi perancangan perolehan. 5.5.2 Procurement Governance
EBRD/PRO/2026/001 64 Business Requirements bagi domain Procurement Governance bertujuan memastikan LHDNM mempunyai keupayaan untuk mengurus tadbir urus perolehan secara sistematik, telus dan berakauntabiliti selaras dengan dasar, peraturan dan bidang kuasa yang berkuat kuasa. Keupayaan ini menjadi asas kepada pelaksanaan proses perolehan yang konsisten, berintegriti dan boleh diaudit, di samping memperkukuh kawalan dalaman serta mengurangkan risiko ketidakpatuhan. REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-GOV-001 Enterprise Procurement Governance Framework LHDNM hendaklah melaksanakan rangka kerja tadbir urus perolehan yang menyeluruh bagi memastikan semua aktiviti perolehan dilaksanakan secara konsisten, telus, berakauntabiliti serta mematuhi dasar dan peraturan yang berkuat kuasa. Memastikan tadbir urus perolehan dilaksanakan secara seragam di semua peringkat. BR-GOV-002 Process Flow Management LHDNM hendaklah mengurus aliran kerja perolehan secara berstruktur berdasarkan proses, peranan dan tanggungjawab yang telah ditetapkan. Memastikan setiap proses perolehan dilaksanakan secara teratur dan konsisten. BR-GOV-003 Approval Management LHDNM hendaklah mengurus proses kelulusan perolehan mengikut hierarki, bidang kuasa dan had kelulusan yang ditetapkan. Memastikan setiap keputusan kelulusan mematuhi punca kuasa yang sah. BR-GOV-004 Delegation of Authority Management LHDNM hendaklah mengurus penurunan kuasa, pelantikan dan kuasa sementara mengikut dasar yang berkuat kuasa serta tempoh yang diluluskan. Memastikan kesinambungan proses kelulusan tanpa menjejaskan tadbir urus organisasi. BR-GOV-005 Policy and Governance Management LHDNM hendaklah menguatkuasakan dasar, pekeliling, garis panduan dan prosedur berkaitan perolehan. Memastikan semua proses perolehan mematuhi dasar dan peraturan yang berkuat kuasa. BR-GOV-006 Compliance Monitoring LHDNM hendaklah memantau tahap pematuhan terhadap dasar, peraturan, syarat kontrak dan prosedur perolehan secara berterusan. Membolehkan ketidakpatuhan dikenal pasti dan diurus secara proaktif. BR-GOV-007 Governance Control Management LHDNM hendaklah melaksanakan kawalan tadbir urus melalui semakan, pengesahan, pengasingan tugas dan keupayaan kawalan dalaman yang bersesuaian. Memperkukuh integriti proses perolehan dan mengurangkan risiko penyalahgunaan kuasa. BR-GOV-008 Audit Trail Management LHDNM hendaklah merekod, dan menyimpan jejak audit yang lengkap bagi semua aktiviti, transaksi, keputusan dan perubahan yang berlaku sepanjang proses perolehan. Menyokong keperluan audit, siasatan dan akauntabiliti organisasi.
EBRD/PRO/2026/001 65 REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-GOV-009 Governance Visibility LHDNM hendaklah memantau pelaksanaan tadbir urus perolehan melalui maklumat mengenai status kelulusan, pematuhan, tindakan tertunggak, pengecualian dan petunjuk prestasi bagi menyokong pemantauan oleh pihak pengurusan. Membolehkan pengurusan memantau tahap tadbir urus secara berterusan. BR-GOV-010 Governance Reporting LHDNM hendaklah menyediakan laporan berkaitan tadbir urus, pematuhan, pengecualian, keputusan kelulusan dan penemuan audit bagi menyokong pemantauan serta pembuatan keputusan oleh pihak pengurusan. Memastikan maklumat tadbir urus dapat dianalisis dan dilaporkan secara sistematik. BR-GOV-011 Governance Performance Monitoring LHDNM hendaklah mempunyai keupayaan untuk memantau keberkesanan pelaksanaan tadbir urus berdasarkan petunjuk prestasi, analisis trend, penemuan audit dan tindakan penambahbaikan secara berterusan. Menyokong usaha penambahbaikan berterusan terhadap tadbir urus perolehan. 5.5.3 Operasi Perolehan Digital (Digital Procurement Operations) Business Requirements bagi domain Digital Procurement Operations bertujuan memastikan LHDNM mempunyai keupayaan untuk mengurus keseluruhan pelaksanaan proses perolehan secara digital, sistematik dan bersepadu, bermula daripada permohonan perolehan sehingga keputusan pelantikan pembekal. Keupayaan ini memastikan setiap kaedah perolehan dilaksanakan secara konsisten, mematuhi dasar dan peraturan yang berkuat kuasa serta menyokong penyampaian perkhidmatan yang lebih cekap, telus dan berakauntabiliti. REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-OPS-001 Enterprise Procurement Operations Framework LHDNM hendaklah mengurus keseluruhan operasi perolehan melalui satu rangka kerja yang standard, bersepadu dan selaras dengan dasar serta prosedur organisasi. Memastikan pelaksanaan proses perolehan adalah seragam dan konsisten di semua peringkat.
EBRD/PRO/2026/001 66 REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-OPS-002 Procurement Request Management LHDNM hendaklah mengurus keseluruhan proses permohonan perolehan (Procurement Request) yang merangkumi penyediaan, semakan, pengesahan, kelulusan serta penyediaan maklumat dan dokumen sokongan sebelum penentuan kaedah dan pelaksanaan perolehan. Memastikan setiap keperluan perolehan dikenal pasti, disahkan dan diluluskan sebelum proses perolehan dimulakan. BR-OPS-003 Procurement Method Determination LHDNM hendaklah menentukan kaedah perolehan yang bersesuaian berdasarkan nilai perolehan, kategori, jenis keperluan serta dasar dan peraturan yang berkuat kuasa. Memastikan pemilihan kaedah perolehan adalah tepat, konsisten dan mematuhi peraturan. BR-OPS-004 Direct Purchase Management LHDNM hendaklah mengurus pelaksanaan perolehan secara Pembelian Terus mengikut prosedur, had kuasa dan peraturan yang berkuat kuasa. Memastikan proses Pembelian Terus dilaksanakan secara teratur dan mematuhi peraturan. BR-OPS-005 Quotation Management LHDNM hendaklah mengurus keseluruhan proses Sebut Harga, termasuk penyediaan dokumen, pelawaan, penerimaan, penilaian dan perakuan keputusan. Memastikan proses Sebut Harga dilaksanakan secara telus dan teratur. BR-OPS-006 Tender Management LHDNM hendaklah mengurus keseluruhan proses Tender, termasuk penyediaan dokumen, pelawaan, penerimaan, penilaian, pembentangan dan perakuan keputusan. Memastikan proses Tender dilaksanakan mengikut tadbir urus dan peraturan yang ditetapkan. BR-OPS-007 Pre-Qualification Tender Management LHDNM hendaklah mengurus pelaksanaan Tender Pra Kelayakan, termasuk proses pra kelayakan, penilaian kelayakan, penyenaraian pendek (shortlisting) dan pelawaan tender kepada pembekal yang layak mengikut tatacara yang berkuat kuasa. Memastikan proses Tender Pra Kelayakan dilaksanakan secara telus, kompetitif dan hanya melibatkan pembekal yang memenuhi syarat kelayakan. BR-OPS-008 Direct Negotiation Management LHDNM hendaklah mengurus pelaksanaan Rundingan Terus mengikut syarat, justifikasi dan keupayaan kelulusan yang berkuat kuasa. Memastikan Rundingan Terus dilaksanakan secara terkawal, telus dan mematuhi peraturan. BR-OPS-009 Direct Appointment Management LHDNM hendaklah mengurus pelaksanaan Lantikan Terus mengikut syarat, justifikasi, skop pelantikan serta keupayaan kelulusan yang berkuat kuasa. Memastikan proses Lantikan Terus dilaksanakan secara konsisten dan mematuhi dasar yang ditetapkan. BR-OPS-010 Physical Project Consultant Appointment Management LHDNM hendaklah mengurus pelaksanaan pelantikan perunding projek fizikal, termasuk proses pelawaan, penilaian, perakuan dan kelulusan mengikut tatacara yang berkuat kuasa. Memastikan pelantikan perunding bagi projek fizikal dilaksanakan secara telus, kompetitif dan mematuhi peraturan. BR-OPS-011 Non-Physical Project Consultant Appointment Management LHDNM hendaklah mengurus pelaksanaan pelantikan perunding projek bukan fizikal mengikut tatacara, kriteria penilaian dan keupayaan kelulusan yang ditetapkan. Memastikan pelantikan perunding bagi projek bukan fizikal dilaksanakan secara sistematik dan mematuhi peraturan.
EBRD/PRO/2026/001 67 REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-OPS-012 PK 7 Procurement Process LHDNM hendaklah mengurus pelaksanaan perolehan di bawah PK 7 mengikut kategori, syarat, tatacara dan keupayaan kelulusan yang berkuat kuasa. Memastikan semua perolehan di bawah PK 7 diurus secara konsisten, telus dan mematuhi peraturan. BR-OPS-013 Procurement Evaluation Management LHDNM hendaklah mempunyai keupayaan untuk mengurus proses penilaian teknikal, kewangan dan komersial secara sistematik berdasarkan kriteria penilaian yang telah ditetapkan serta peraturan yang berkuat kuasa. Memastikan proses penilaian dilaksanakan secara objektif, telus dan konsisten. BR-OPS-014 Procurement Committee Management LHDNM hendaklah mempunyai keupayaan untuk mengurus pelantikan, keahlian, mesyuarat, keputusan dan rekod jawatankuasa yang terlibat dalam proses perolehan. Memastikan pengurusan jawatankuasa dilaksanakan secara teratur dan berakauntabiliti. BR-OPS-015 Award Recommendation Management LHDNM hendaklah mempunyai keupayaan untuk mengurus penyediaan, semakan, perakuan dan kelulusan syor keputusan perolehan berdasarkan keputusan penilaian yang telah diluluskan. Memastikan proses perakuan dan pelantikan pembekal dilaksanakan secara telus dan konsisten. BR-OPS-016 Procurement Documentation Management LHDNM hendaklah mengurus penyediaan, penyimpanan, pengemaskinian dan kawalan semua dokumen perolehan sepanjang kitaran proses perolehan. Memastikan dokumen perolehan diurus secara sistematik dan mudah dirujuk. BR-OPS-017 Procurement Monitoring LHDNM hendaklah memantau status pelaksanaan setiap aktiviti perolehan serta mengenal pasti kelewatan, isu dan tindakan yang diperlukan. Membolehkan kelewatan dikenal pasti lebih awal supaya tindakan pembetulan dapat diambil dengan segera. BR-OPS-018 Procurement Performance Management LHDNM hendaklah mempunyai keupayaan untuk mengukur dan menilai prestasi pelaksanaan proses perolehan berdasarkan petunjuk prestasi, tempoh pemprosesan, tahap pematuhan dan keberkesanan operasi. Menyokong usaha meningkatkan kecekapan dan kualiti penyampaian perkhidmatan perolehan. BR-OPS-019 Procurement Analytics and Reporting LHDNM hendaklah menyediakan analisis dan pelaporan operasi perolehan bagi menyokong pemantauan prestasi, pengurusan sumber dan pembuatan keputusan. Menyediakan maklumat yang tepat dan berasaskan data kepada pihak pengurusan. 5.5.4 Supplier Relationship Management Business Requirements bagi domain Supplier Relationship Management bertujuan memastikan LHDNM mempunyai keupayaan untuk mengurus hubungan dengan pembekal secara menyeluruh sepanjang kitaran hayat pembekal, bermula daripada
EBRD/PRO/2026/001 68 pendaftaran, penilaian, pemantauan prestasi, pengurusan risiko, pembangunan pembekal sehingga kepada pengukuhan hubungan strategik. Keupayaan ini membolehkan LHDNM membangunkan ekosistem pembekal yang lebih kompetitif, berprestasi tinggi dan menyokong kelestarian pengurusan perolehan. REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-SRM-001 Enterprise Supplier Relationship Management Framework LHDNM hendaklah melaksanakan rangka kerja pengurusan hubungan pembekal yang menyeluruh bagi memastikan pengurusan pembekal dilaksanakan secara sistematik, konsisten dan berterusan di seluruh organisasi. Menyediakan pendekatan yang standard dalam pengurusan hubungan pembekal. BR-SRM-002 Supplier Registration Management LHDNM hendaklah mengurus pendaftaran, pengemaskinian dan pengesahan maklumat pembekal bagi memastikan profil pembekal sentiasa lengkap, tepat dan terkini. Memastikan maklumat pembekal diurus secara berpusat dan boleh dipercayai. BR-SRM-003 Supplier Profiling Management LHDNM hendaklah membangunkan dan mengurus profil pembekal berdasarkan kategori perolehan, bidang kepakaran, pengalaman, prestasi, pensijilan dan maklumat berkaitan yang berkaitan. Membolehkan pemilihan pembekal dibuat berdasarkan maklumat yang lebih menyeluruh. BR-SRM-004 Supplier Segmentation Management LHDNM hendaklah mempunyai keupayaan untuk mengklasifikasikan pembekal mengikut kategori, nilai strategik, tahap risiko, prestasi dan kepentingan kepada organisasi bagi menyokong strategi pengurusan pembekal yang bersesuaian. Membolehkan strategi pengurusan pembekal disesuaikan mengikut kategori, kepentingan strategik dan tahap risiko pembekal. BR-SRM-005 Supplier Performance Management LHDNM hendaklah menilai prestasi pembekal berdasarkan petunjuk prestasi, kualiti penyampaian, tahap perkhidmatan, pematuhan dan pencapaian pembekal. Memastikan prestasi pembekal dipantau secara objektif dan konsisten. BR-SRM-006 Supplier Contract Performance Management LHDNM hendaklah memantau prestasi pembekal sepanjang tempoh pelaksanaan kontrak bagi memastikan pematuhan terhadap obligasi kontrak, tahap perkhidmatan, pencapaian penanda aras serta tindakan pembetulan yang diperlukan. Memastikan pembekal memenuhi komitmen kontrak dan prestasi dapat dipertingkatkan secara berterusan. BR-SRM-007 Supplier Risk Management LHDNM hendaklah mengenal pasti, menilai, memantau dan mengurus risiko pembekal berdasarkan faktor seperti prestasi, keupayaan kewangan, kapasiti penyampaian, pematuhan dan risiko operasi. Membolehkan risiko pembekal dikenal pasti dan ditangani secara proaktif.
EBRD/PRO/2026/001 69 REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-SRM-008 Supplier Communication Management LHDNM hendaklah mengurus komunikasi rasmi dengan pembekal, termasuk penyampaian maklumat, hebahan, pertanyaan, maklum balas dan urusan berkaitan proses perolehan. Memastikan komunikasi dengan pembekal dilaksanakan secara teratur, telus dan terdokumen. BR-SRM-009 Supplier Development Management LHDNM hendaklah merancang, melaksanakan dan memantau program pembangunan pembekal bagi meningkatkan kompetensi, prestasi, pematuhan dan daya saing pembekal. Menggalakkan pembangunan pembekal yang lebih kompetitif dan berkualiti. BR-SRM-010 Supplier Performance Monitoring and Reporting LHDNM hendaklah menyediakan analisis dan pelaporan prestasi pembekal bagi menyokong pemantauan prestasi, pengurusan risiko dan pembuatan keputusan. Menyediakan maklumat yang tepat dan berasaskan data bagi menyokong pengurusan pembekal secara strategik. 5.5.5 Contract Lifecycle Management Business Requirements bagi domain Contract Lifecycle Management bertujuan memastikan LHDNM mempunyai keupayaan untuk mengurus keseluruhan kitaran hayat kontrak secara sistematik, bermula daripada pewujudan kontrak sehingga tamat tempoh kontrak, termasuk pemantauan pelaksanaan, pengurusan prestasi, obligasi kontrak, pembaharuan, pelanjutan dan penutupan kontrak. Keupayaan ini memastikan setiap kontrak dipantau secara berterusan bagi menjamin pematuhan terhadap terma kontrak, mengurangkan risiko serta memaksimumkan nilai yang diperoleh daripada setiap kontrak. REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-CLM-001 Enterprise Contract Lifecycle Management Framework LHDNM hendaklah melaksanakan rangka kerja pengurusan kitaran hayat kontrak yang standard, bersepadu dan konsisten bagi semua kontrak yang diuruskan. Memastikan pengurusan kontrak dilaksanakan secara seragam di seluruh organisasi. BR-CLM-002 Contract Repository Management LHDNM hendaklah mengurus repositori kontrak secara berpusat yang menyimpan semua maklumat, dokumen dan rekod kontrak sebagai satu sumber rujukan yang lengkap dan mudah dicapai. Menyediakan satu sumber rujukan kontrak yang lengkap dan mudah diurus.
EBRD/PRO/2026/001 70 REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-CLM-003 Contract Monitoring Management LHDNM hendaklah memantau status pelaksanaan kontrak secara berterusan, termasuk kemajuan pelaksanaan, pencapaian sasaran dan isu yang memerlukan tindakan susulan. Membolehkan pemantauan kontrak dilaksanakan secara proaktif sepanjang tempoh kontrak. BR-CLM-004 Contract Key Deliverable Management LHDNM hendaklah merancang, merekod dan memantau pencapaian aktiviti utama serta hasil kerja yang ditetapkan dalam kontrak bagi memastikan pelaksanaannya mengikut jadual yang dipersetujui. Memastikan pencapaian aktiviti utama kontrak dipantau secara sistematik dan tindakan pembetulan dapat diambil sekiranya berlaku kelewatan. BR-CLM-005 Contract Obligation Management LHDNM hendaklah mengurus dan memantau obligasi kontrak bagi memastikan semua tanggungjawab, komitmen dan syarat dipenuhi oleh kedua- dua pihak sepanjang tempoh kontrak. Memastikan pematuhan terhadap obligasi kontrak serta mengurangkan risiko pertikaian atau ketidakpatuhan. BR-CLM-006 Contract Performance Management LHDNM hendaklah memantau, mengukur dan menilai prestasi pelaksanaan kontrak berdasarkan petunjuk prestasi, tahap perkhidmatan, kualiti penyampaian dan pencapaian kontrak. Memastikan prestasi kontrak dipantau secara objektif dan menyokong tindakan penambahbaikan. BR-CLM-007 Contract Variation Management LHDNM hendaklah mempunyai keupayaan untuk mengurus perubahan terhadap skop, nilai, tempoh atau syarat kontrak mengikut tatacara dan keupayaan kelulusan yang berkuat kuasa. Memastikan semua pindaan kontrak diurus, direkod dan diluluskan mengikut tatacara yang ditetapkan. BR-CLM-008 Contract Renewal Management LHDNM hendaklah mengurus proses pembaharuan kontrak berdasarkan prestasi kontrak, keperluan organisasi, peruntukan kewangan dan keputusan pihak berkuasa yang berkaitan. Memastikan pembaharuan kontrak dilaksanakan secara terancang dan berdasarkan penilaian yang sewajarnya. BR-CLM-009 Contract Extension Management LHDNM hendaklah mengurus proses pelanjutan tempoh kontrak mengikut syarat kontrak, justifikasi dan keupayaan kelulusan yang berkuat kuasa. Memastikan pelanjutan kontrak diurus secara terkawal dan mematuhi peraturan. BR-CLM-010 Contract Expiry Management LHDNM hendaklah memantau tempoh tamat kontrak bagi membolehkan tindakan pembaharuan, pelanjutan atau perolehan baharu dirancang lebih awal. Mengelakkan kontrak tamat tanpa tindakan susulan yang sewajarnya. BR-CLM-011 Contract File Management LHDNM hendaklah mengurus fail kontrak, termasuk penyimpanan, pengemaskinian, kawalan versi dan capaian dokumen kontrak secara teratur dan selamat. Memastikan semua dokumen kontrak diurus secara sistematik dan mudah dirujuk. BR-CLM-012 Contract Analytics and Reporting LHDNM hendaklah menyediakan analisis dan pelaporan berkaitan status, prestasi, risiko dan pencapaian kontrak bagi menyokong pemantauan serta pembuatan keputusan. Menyediakan maklumat kontrak yang tepat dan berasaskan data bagi menyokong pengurusan kontrak secara strategik.
EBRD/PRO/2026/001 71 5.5.6 Procurement Intelligence Business Requirements bagi domain Procurement Intelligence bertujuan memastikan LHDNM mempunyai keupayaan untuk mengumpul, mengintegrasikan, menganalisis dan mempersembahkan maklumat perolehan secara bersepadu bagi menyokong pemantauan prestasi, pengurusan risiko, perancangan strategik dan pembuatan keputusan yang berasaskan data. Keupayaan ini membolehkan maklumat daripada keseluruhan ekosistem perolehan diterjemahkan kepada analisis dan maklumat strategik yang membantu meningkatkan kecekapan pengurusan perolehan. REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-INT-001 Enterprise Procurement Intelligence Framework LHDNM hendaklah melaksanakan rangka kerja Procurement Intelligence yang menyokong pengumpulan, pengurusan, analisis dan penggunaan data perolehan secara bersepadu di semua peringkat. Memastikan penggunaan data perolehan dilaksanakan secara konsisten dan menyokong keputusan strategik. BR-INT-002 Executive Performance Monitoring LHDNM hendaklah menyediakan maklumat strategik berkaitan prestasi perolehan, kontrak, pembekal, risiko, pematuhan dan petunjuk prestasi utama bagi menyokong pemantauan oleh Pengurusan Atasan. Membolehkan Pengurusan Atasan memantau prestasi organisasi melalui satu paparan yang menyeluruh. BR-INT-003 Enterprise Reporting Management LHDNM hendaklah menyediakan pelaporan pengurusan yang merangkumi laporan operasi, prestasi, pematuhan, jawatankuasa, kontrak, pembekal dan laporan strategik mengikut keperluan pengurusan. Menyediakan maklumat yang tepat, konsisten dan mudah dicapai bagi menyokong proses pelaporan organisasi. BR-INT-004 Procurement Analytics LHDNM hendaklah menganalisis prestasi keseluruhan aktiviti perolehan bagi mengenal pasti trend, corak, peluang penambahbaikan dan tahap keberkesanan proses perolehan. Membolehkan prestasi pengurusan perolehan dinilai secara menyeluruh. BR-INT-005 Spend Analytics LHDNM hendaklah menganalisis corak dan trend perbelanjaan perolehan mengikut kategori, pembekal, Jabatan/Negeri, PTJ, projek atau tempoh tertentu. Membantu mengoptimumkan perbelanjaan serta mengenal pasti peluang penjimatan kos. BR-INT-006 Contract Analytics LHDNM hendaklah menganalisis status, prestasi, nilai, tempoh, pembaharuan dan pelaksanaan kontrak bagi menyokong pengurusan kontrak yang lebih proaktif. Membolehkan keputusan berkaitan kontrak dibuat berdasarkan analisis yang menyeluruh.
EBRD/PRO/2026/001 72 REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-INT-007 Supplier Analytics LHDNM hendaklah menganalisis prestasi, risiko, kapasiti dan penglibatan pembekal bagi menyokong pengurusan pembekal secara strategik. Membantu mengenal pasti pembekal berprestasi tinggi serta pembekal yang memerlukan tindakan susulan. BR-INT-008 Risk and Compliance Monitoring LHDNM hendaklah menyediakan maklumat berkaitan status risiko, tahap pematuhan, isu tertunggak, tindakan pembetulan, penemuan audit dan petunjuk risiko utama bagi menyokong pemantauan dan pengurusan risiko. Membolehkan risiko dan ketidakpatuhan dikenal pasti lebih awal serta dipantau secara berterusan. BR-INT-009 Predictive Analytics LHDNM hendaklah mejalankan analisis ramalan bagi mengenal pasti trend, meramalkan keperluan perolehan, mengesan potensi risiko dan menyokong perancangan yang lebih proaktif. Membantu organisasi membuat keputusan yang lebih awal dan berasaskan ramalan. BR-INT-010 KPI Performance Monitoring LHDNM hendaklah memantau pencapaian petunjuk prestasi utama (KPI) serta menganalisis pencapaiannya bagi menyokong tindakan penambahbaikan. Memastikan prestasi perolehan dipantau secara konsisten dan sejajar dengan sasaran organisasi. 5.5.7 Risk and Compliance Management Business Requirements bagi domain Risk and Compliance Management bertujuan memastikan LHDNM mempunyai keupayaan untuk mengenal pasti, menilai, memantau dan mengurus risiko serta memastikan pematuhan terhadap dasar, peraturan dan keperluan tadbir urus sepanjang keseluruhan kitaran hayat perolehan. Keupayaan ini membolehkan LHDNM melaksanakan kawalan yang proaktif bagi mengurangkan risiko, meningkatkan tahap pematuhan dan memperkukuh integriti pengurusan perolehan. REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-RCM-001 Enterprise Risk and Compliance Management Framework LHDNM hendaklah melaksanakan rangka kerja pengurusan risiko dan pematuhan yang standard, bersepadu dan konsisten bagi menyokong pengurusan risiko perolehan. Memastikan pengurusan risiko dan pematuhan dilaksanakan secara sistematik dan konsisten. BR-RCM-002 Risk Register Management LHDNM hendaklah mengenal pasti, merekod, mengemas kini dan mengurus daftar risiko perolehan secara berpusat. Memastikan semua risiko direkod dan dipantau secara sistematik.
EBRD/PRO/2026/001 73 REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-RCM-003 Risk Assessment Management LHDNM hendaklah melaksanakan penilaian risiko berdasarkan kebarangkalian, impak dan tahap risiko bagi menyokong keutamaan tindakan mitigasi. Membolehkan organisasi memahami tahap risiko dan menetapkan tindakan yang bersesuaian. BR-RCM-004 Compliance Monitoring LHDNM hendaklah memantau tahap pematuhan, risiko ketidakpatuhan dan implikasinya terhadap dasar, pekeliling, prosedur dan peraturan yang berkuat kuasa sepanjang proses perolehan . Memastikan proses perolehan sentiasa mematuhi keperluan tadbir urus. BR-RCM-005 Non-Compliance Management LHDNM hendaklah mengesan, merekod, mengurus dan memantau ketidakpatuhan serta tindakan pembetulan sehingga isu diselesaikan. Memastikan setiap ketidakpatuhan ditangani secara sistematik dan berkesan. BR-RCM-006 Risk Mitigation Management LHDNM hendaklah merancang, melaksanakan dan memantau tindakan mitigasi bagi mengurangkan impak dan kebarangkalian risiko yang telah dikenal pasti. Memastikan tindakan mitigasi dilaksanakan secara berkesan bagi mengurangkan risiko organisasi. BR-RCM-007 Risk Visualisation Management LHDNM hendaklah menyediakan maklumat yang menggambarkan tahap risiko berdasarkan impak dan kebarangkalian bagi membantu penentuan keutamaan tindakan. Membolehkan pengurusan mengenal pasti risiko kritikal secara visual dan cepat. BR-RCM-008 Control Assessment Management LHDNM hendaklah menilai keberkesanan kawalan dalaman yang dilaksanakan bagi memastikan kawalan yang dilaksanakan berkesan dalam mengurus risiko yang dikenal pasti. Memastikan kawalan dalaman sentiasa berkesan dan relevan dengan risiko semasa. BR-RCM-009 Internal Audit Support LHDNM hendaklah menyediakan maklumat, rekod dan jejak audit yang diperlukan bagi menyokong pelaksanaan audit dalaman dan audit luar. Memudahkan proses audit serta meningkatkan tahap akauntabiliti organisasi. BR-RCM-010 Risk and Compliance Reporting LHDNM hendaklah menyediakan analisis dan pelaporan berkaitan risiko, pematuhan, ketidakpatuhan, tindakan mitigasi serta keberkesanan kawalan bagi menyokong pemantauan dan pembuatan keputusan oleh Pengurusan Atasan. Menyediakan maklumat yang tepat dan berasaskan data bagi memperkukuh pengurusan risiko dan pematuhan. 5.5.8 Knowledge Management Business Requirements bagi domain Knowledge Management bertujuan memastikan LHDNM mempunyai keupayaan untuk mengurus, memelihara, berkongsi dan memanfaatkan pengetahuan berkaitan pengurusan perolehan secara sistematik. Keupayaan ini menyokong pemeliharaan pengetahuan organisasi,
EBRD/PRO/2026/001 74 penyeragaman amalan, pembangunan kompetensi pegawai serta penambahbaikan berterusan dalam pengurusan perolehan. REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-KMG-001 Enterprise Procurement Knowledge Management Framework LHDNM hendaklah melaksanakan rangka kerja pengurusan pengetahuan perolehan yang standard dan bersepadu bagi menyokong pengumpulan, perkongsian, penggunaan serta pemeliharaan pengetahuan organisasi. Memastikan pengetahuan organisasi diurus secara sistematik dan berterusan. BR-KMG-002 Knowledge Repository Management LHDNM hendaklah mengurus repositori pengetahuan yang menggandungi dasar, pekeliling, prosedur, garis panduan, dokumen rujukan dan maklumat berkaitan perolehan secara berpusat. Menyediakan sumber rujukan yang lengkap, mudah dicapai dan sentiasa terkini. BR-KMG-003 Standard Specification Library Management LHDNM hendaklah membangunkan, mengurus dan menyelenggara perpustakaan spesifikasi standard bagi menyokong penyediaan spesifikasi perolehan yang konsisten. Menggalakkan penggunaan spesifikasi yang seragam dan mengurangkan penyediaan spesifikasi secara berulang. BR-KMG-004 Standard Evaluation Criteria Management LHDNM hendaklah membangunkan, mengurus dan menyelenggara kriteria penilaian standard bagi menyokong pelaksanaan penilaian yang objektif, konsisten dan telus. Memastikan proses penilaian dilaksanakan menggunakan kriteria yang seragam dan boleh dipertanggungjawabkan. BR-KMG-005 Best Practices Management LHDNM hendaklah mengenal pasti, mendokumenkan, mengurus dan berkongsi amalan terbaik pengurusan perolehan bagi menyokong penambahbaikan berterusan. Menggalakkan penggunaan amalan terbaik secara konsisten di seluruh organisasi. BR-KMG-006 Lessons Learned Management LHDNM hendaklah merekod, mengurus dan berkongsi pengalaman, penemuan serta pengajaran daripada pelaksanaan aktiviti perolehan bagi menyokong penambahbaikan yang berterusan. Memanfaatkan pengalaman organisasi bagi mengelakkan isu berulang serta menyokong penambahbaikan berterusan. BR-KMG-007 Knowledge Sharing Management LHDNM hendaklah menyokong perkongsian pengetahuan antara Jabatan/Negeri, PTJ dan pegawai melalui keupayaan yang terancang dan terdokumen. Menggalakkan budaya perkongsian ilmu dan meningkatkan kompetensi warga organisasi. BR-KMG-008 Document Management LHDNM hendaklah mengurus penyimpanan, pengemaskinian, kawalan versi dan capaian dokumen pengetahuan bagi memastikan maklumat rujukan sentiasa teratur dan mudah dicapai. Memastikan integriti, kebolehpercayaan dan kebolehcapaian dokumen pengetahuan organisasi. BR-KMG-009 Knowledge Search and Discovery LHDNM hendaklah membolehkan pengguna mencari dan mendapatkan maklumat, dokumen serta rujukan berkaitan perolehan dengan cepat dan tepat berdasarkan kata kunci, kategori, topik atau kriteria carian yang berkaitan. Memudahkan capaian kepada pengetahuan organisasi serta meningkatkan produktiviti pengguna.
EBRD/PRO/2026/001 75 REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-KMG-010 Knowledge Analytics and Reporting LHDNM hendaklah menyediakan analisis dan pelaporan berkaitan penggunaan repositori pengetahuan, dokumen rujukan, amalan terbaik dan aktiviti perkongsian pengetahuan bagi menyokong penambahbaikan pengurusan pengetahuan. Membolehkan keberkesanan pengurusan pengetahuan dipantau dan dipertingkatkan secara berterusan. 5.5.9 Enterprise Integration Business Requirements bagi domain Enterprise Integration bertujuan memastikan LHDNM mempunyai keupayaan untuk mengintegrasikan i-PROCURE dengan sistem korporat dan aplikasi berkaitan bagi membolehkan perkongsian maklumat, penyelarasan proses serta pertukaran data dilaksanakan secara bersepadu, selamat dan konsisten. Keupayaan ini mengurangkan pertindihan data, meningkatkan ketepatan maklumat serta menyokong kelancaran proses perolehan merentas fungsi organisasi. REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-EIN-001 Enterprise Integration Framework LHDNM hendaklah melaksanakan rangka kerja integrasi yang standard bagi menyokong pertukaran maklumat dan penyelarasan proses antara i-PROCURE dengan sistem korporat yang berkaitan. Memastikan integrasi dilaksanakan secara konsisten, selamat dan mudah diselenggara. BR-EIN-002 Financial System Integration LHDNM hendaklah mengintegrasikan maklumat dengan sistem kewangan bagi menyokong penyelarasan peruntukan, komitmen, pembayaran dan pelaporan kewangan yang berkaitan dengan proses perolehan. Memastikan maklumat kewangan adalah konsisten dan mengurangkan kemasukan data secara berulang. BR-EIN-003 Human Resource System Integration LHDNM hendaklah mengintegrasikan maklumat dengan sistem pengurusan sumber manusia bagi menyokong pengurusan pengguna, struktur organisasi, peranan, jawatan dan bidang kuasa. Memastikan maklumat organisasi sentiasa terkini dan mengurangkan penyelenggaraan data secara berasingan.
EBRD/PRO/2026/001 76 REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-EIN-004 Asset Management System Integration LHDNM hendaklah mengintegrasikan maklumat dengan sistem pengurusan aset bagi menyokong proses penerimaan, pendaftaran, pengurusan dan pemantauan aset yang diperoleh melalui proses perolehan. Memastikan kesinambungan maklumat daripada proses perolehan kepada pengurusan aset organisasi. BR-EIN-005 Enterprise Data Exchange Management LHDNM hendaklah mengurus pertukaran data dengan sistem korporat secara terkawal, konsisten dan mengikut piawaian yang ditetapkan. Memastikan integriti dan ketepatan data yang dikongsi antara sistem. BR-EIN-006 Digital Signature Integration LHDNM hendaklah menyokong penggunaan tandatangan digital bagi dokumen dan proses yang memerlukan pengesahan serta kelulusan secara elektronik. Meningkatkan keselamatan, integriti dan kebolehpercayaan dokumen digital. BR-EIN-007 Enterprise Integration Services LHDNM hendaklah menyediakan perkhidmatan integrasi bagi menyokong pertukaran maklumat dengan sistem dan aplikasi yang dibenarkan. Menyediakan keupayaan integrasi yang standard dan menyokong peluasan ekosistem digital organisasi. BR-EIN-008 Integration Monitoring Management LHDNM hendaklah memantau status integrasi, pertukaran data dan kegagalan proses integrasi bagi memastikan kesinambungan operasi dan tindakan pembetulan dapat diambil dengan segera. Memastikan integrasi antara sistem beroperasi dengan stabil dan boleh dipercayai. BR-EIN-009 Integration Analytics and Reporting LHDNM hendaklah menyediakan analisis dan pelaporan berkaitan prestasi integrasi, pertukaran data serta isu integrasi bagi menyokong pemantauan, penilaian dan penambahbaikan berterusan. Membolehkan keberkesanan integrasi dipantau dan ditambah baik secara berterusan. 5.5.10 Digital Collaboration Business Requirements bagi domain Digital Collaboration bertujuan memastikan LHDNM mempunyai keupayaan untuk menyokong kolaborasi digital antara Bahagian, PTJ, jawatankuasa, pembekal dan pihak berkepentingan yang terlibat dalam proses perolehan. Keupayaan ini memperkukuh penyelarasan kerja, mempercepatkan perkongsian maklumat serta meningkatkan keberkesanan pelaksanaan proses perolehan secara menyeluruh.
EBRD/PRO/2026/001 77 REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-COL-001 Enterprise Digital Collaboration Framework LHDNM hendaklah melaksanakan rangka kerja kolaborasi digital yang standard bagi menyokong kerjasama, perkongsian maklumat dan penyelarasan aktiviti perolehan di semua peringkat. Memastikan kolaborasi digital dilaksanakan secara konsisten dan berkesan. BR-COL-002 Internal Collaboration Management LHDNM hendaklah menyokong kolaborasi antara Jabatan/Negeri, PTJ dan pegawai yang terlibat dalam proses perolehan bagi memperkukuhkan penyelarasan kerja dan perkongsian maklumat. Meningkatkan kecekapan penyelarasan proses perolehan merentas organisasi. BR-COL-003 Committee Collaboration Management LHDNM hendaklah menyokong pengurusan dokumen, semakan, perbincangan dan penyelarasan aktiviti jawatankuasa yang berkaitan dengan proses perolehan. Memudahkan urusan jawatankuasa dan memastikan semua rekod berkaitan diurus secara sistematik. BR-COL-004 Meeting Management LHDNM hendaklah menyokong pengurusan mesyuarat, termasuk penyediaan agenda, dokumen mesyuarat, rekod keputusan dan tindakan susulan. Meningkatkan kecekapan pengurusan mesyuarat dan memastikan tindakan susulan dapat dipantau. BR-COL-005 Task Management LHDNM hendaklah merancang, mengagihkan, memantau dan mengurus tugasan yang berkaitan proses perolehan sehingga selesai. Memastikan setiap tugasan dipantau dengan jelas dan diselesaikan dalam tempoh yang ditetapkan. BR-COL-006 Action and Communication Management LHDNM hendaklah mengurus penyampaian maklumat berkaitan tindakan, kelulusan, tarikh penting dan perubahan status kepada pengguna yang berkaitan. Memastikan pengguna menerima maklumat yang tepat pada masanya dan mengurangkan risiko kelewatan tindakan. BR-COL-007 Mobile Access Management LHDNM hendaklah membolehkan capaian kepada fungsi dan maklumat yang dibenarkan berdasarkan peranan, tanggungjawab dan tahap capaian yang ditetapkan oleh organisasi. Meningkatkan fleksibiliti pengguna tanpa menjejaskan keselamatan maklumat organisasi. BR-COL-008 Collaboration Monitoring and Reporting LHDNM hendaklah memantau dan menyediakan pelaporan berkaitan pelaksanaan kolaborasi, status tugasan, tindakan susulan serta keberkesanan penyelarasan kerja bagi menyokong penambahbaikan berterusan. Membolehkan keberkesanan kolaborasi dipantau dan dipertingkatkan secara berterusan. 5.5.11 Digital Innovation and Intelligent Automation Business Requirements bagi domain Digital Innovation and Intelligent Automation bertujuan memastikan LHDNM mempunyai keupayaan untuk memanfaatkan teknologi digital, kecerdasan buatan dan automasi pintar bagi meningkatkan kecekapan operasi, menyokong pembuatan keputusan serta memperkukuh penyampaian perkhidmatan perolehan. Keupayaan ini
EBRD/PRO/2026/001 78 membolehkan proses perolehan dilaksanakan secara lebih proaktif, berasaskan data dan berorientasikan inovasi bagi menyokong transformasi digital organisasi. REQUIREMENT ID REQUIREMENT NAME DESCRIPTION BUSINESS RATIONALE BR-DIA-001 Enterprise Digital Innovation Framework LHDNM hendaklah melaksanakan rangka kerja inovasi digital dan automasi pintar secara terancang, konsisten dan selaras dengan strategi transformasi digital LHDNM. Memastikan inovasi digital dilaksanakan secara sistematik dan menyokong hala tuju transformasi organisasi. BR-DIA-002 Artificial Intelligence Enablement LHDNM hendaklah memanfaatkan kecerdasan buatan bagi menyokong analisis, cadangan, ramalan dan pembuatan keputusan dalam pengurusan perolehan. Meningkatkan keupayaan membuat keputusan melalui penggunaan teknologi kecerdasan buatan. BR-DIA-003 Machine Learning Enablement LHDNM hendaklah memanfaatkan pembelajaran mesin bagi meningkatkan ketepatan analisis, mengenal pasti corak data serta menyokong penambahbaikan proses secara berterusan. Meningkatkan ketepatan analisis dan ramalan melalui pembelajaran berterusan daripada data. BR-DIA-004 Robotic Process Automation Management LHDNM hendaklah melaksanakan automasi terhadap proses perolehan yang berulang, berasaskan peraturan dan melibatkan tugasana manual bagi meningkatkan produktiviti serta mengurangkan kesilapan. Mengurangkan kerja manual dan meningkatkan kecekapan operasi. BR-DIA-005 Intelligent Document Processing LHDNM hendaklah mengekstrak, mengenal pasti dan memproses maklumat daripada dokumen digital menggunakan teknologi aksara optik seperti Optical Character Recognition (OCR) dan teknologi lain yang bersesuaian. Mempercepatkan pemprosesan dokumen serta mengurangkan kemasukan data secara manual. BR-DIA-006 Predictive Procurement Management LHDNM hendaklah melaksanakan analisis ramalan bagi menyokong perancangan perolehan, mengenal pasti risiko, menjangka keperluan masa hadapan dan mencadangkan tindakan yang bersesuaian. Membolehkan organisasi melaksanakan pengurusan perolehan secara lebih proaktif. BR-DIA-007 Intelligent Recommendation Management LHDNM hendaklah menyediakan cadangan pintar berdasarkan analisis data, corak penggunaan, prestasi terdahulu dan maklumat berkaitan bagi menyokong proses pembuatan keputusan. Membantu pengguna membuat keputusan yang lebih cepat dan berasaskan data. BR-DIA-008 Intelligent Procurement Assistant LHDNM hendaklah menyediakan pembantu perolehan pintar bagi membantu pengguna mendapatkan maklumat, panduan dan bantuan berkaitan pengurusan perolehan berdasarkan maklumat serta pengetahuan organisasi. Meningkatkan pengalaman pengguna dan mempercepatkan capaian kepada maklumat. BR-DIA-009 Innovation Monitoring and Continuous Improvement LHDNM hendaklah memantau keberkesanan penggunaan teknologi digital, menilai impak inovasi serta mengenal pasti peluang penambahbaikan bagi memastikan inovasi terus memberikan nilai kepada organisasi. Memastikan pelaksanaan inovasi digital sentiasa relevan, berkesan dan menyokong penambahbaikan berterusan.
EBRD/PRO/2026/001 79 6. SOLUTION CAPABILITY REQUIREMENTS 6.1 Pengenalan Solution Capability Requirements mentakrifkan keupayaan penyelesaian yang perlu disediakan bagi memenuhi Business Requirements dan merealisasikan pembangunan i-PROCURE. Keperluan ini menjadi asas kepada pembentukan penyelesaian yang menyokong pengurusan perolehan LHDNM secara bersepadu, cekap, telus dan selaras dengan aspirasi transformasi digital organisasi. Berbeza dengan Business Requirements yang menumpukan kepada keperluan organisasi, Solution Capability Requirements menerangkan fungsi dan keupayaan penyelesaian yang perlu disediakan bagi menyokong proses pengurusan perolehan, tadbir urus, pengurusan maklumat, pembuatan keputusan serta penyampaian perkhidmatan. Keperluan ini dibangunkan pada perspektif enterprise dengan memberi tumpuan kepada hasil yang perlu dicapai tanpa mengikat kepada produk, vendor atau teknologi tertentu. Pendekatan ini memberikan fleksibiliti kepada penyedia penyelesaian untuk mencadangkan reka bentuk dan teknologi yang paling sesuai bagi memenuhi keperluan LHDNM. 6.2 Pendekatan Penyediaan Solution Capability Requirements Solution Capability Requirements dibangunkan berdasarkan Business Requirements dengan mengambil kira proses kerja, keperluan pengguna, dasar dan peraturan, pengurusan maklumat, integrasi sistem serta hala tuju transformasi digital LHDNM. Pendekatan ini memastikan setiap keperluan organisasi diterjemahkan kepada penyelesaian yang jelas, menyeluruh dan boleh dilaksanakan.
EBRD/PRO/2026/001 80 Bagi memastikan penyelesaian dibangunkan secara konsisten, setiap Solution Capability Requirement disusun mengikut kategori keupayaan yang mewakili komponen utama i-PROCURE. Penyusunan ini memudahkan aktiviti reka bentuk penyelesaian, pembangunan, integrasi, pengujian, pelaksanaan, penyelenggaraan dan pengurusan perubahan. Di samping itu, setiap Solution Capability Requirement dibangunkan berasaskan prinsip modular, kebolehskalaan, kebolehoperasian, kebolehgunaan, keselamatan dan kebolehsuaian bagi memastikan penyelesaian kekal relevan serta mampu menyokong perkembangan keperluan LHDNM. 6.3 Prinsip Pembangunan Solution Capability Requirements Bagi memastikan pembangunan i-PROCURE memenuhi keperluan LHDNM secara menyeluruh, Solution Capability Requirements dibangunkan berasaskan prinsip yang menjadi panduan kepada reka bentuk, pembangunan, integrasi dan pelaksanaan penyelesaian. Prinsip- prinsip ini bertujuan memastikan penyelesaian yang dibangunkan bukan sahaja memenuhi keperluan semasa, malah mampu menyokong perubahan organisasi, peningkatan keperluan operasi dan penambahbaikan secara berterusan. a) Modular Penyelesaian hendaklah dibangunkan menggunakan pendekatan modular supaya setiap komponen dapat diurus, dipertingkat, diganti atau diperluaskan secara berasingan tanpa menjejaskan keseluruhan penyelesaian. Pendekatan ini meningkatkan fleksibiliti pembangunan, memudahkan pelaksanaan secara berfasa serta mengurangkan impak terhadap operasi semasa apabila penambahbaikan dilaksanakan.
EBRD/PRO/2026/001 81 b) Berorientasikan Pengguna (User-Centric) Reka bentuk penyelesaian hendaklah memberi penekanan kepada kemudahan penggunaan, konsistensi dan pengalaman pengguna yang intuitif. Setiap fungsi perlu disesuaikan dengan peranan, tanggungjawab dan bidang kuasa pengguna bagi memastikan pelaksanaan tugas dapat dilakukan dengan lebih cekap, tepat dan berkesan. c) Automasi dan Kecekapan Operasi Penyelesaian hendaklah mengutamakan automasi terhadap proses yang bersesuaian bagi mengurangkan kebergantungan kepada aktiviti manual, mempercepatkan pelaksanaan proses kerja serta meningkatkan ketepatan, produktiviti dan kecekapan pengurusan perolehan. d) Integrasi dan Perkongsian Maklumat Penyelesaian hendaklah berupaya berintegrasi dan berkongsi maklumat dengan sistem korporat serta aplikasi berkaitan secara lancar, selamat dan terkawal. Pendekatan ini menyokong perkongsian data yang konsisten, mengurangkan pertindihan maklumat serta memperkukuh kesinambungan proses merentas fungsi dan organisasi. e) Keselamatan dan Pematuhan Keselamatan maklumat hendaklah diterapkan sebagai sebahagian daripada reka bentuk penyelesaian bagi memastikan kerahsiaan, integriti dan ketersediaan maklumat sentiasa terpelihara. Penyelesaian juga hendaklah menyokong kawalan capaian, kebolehkesanan (traceability), jejak audit serta pematuhan kepada dasar, piawaian dan peraturan yang berkuat kuasa.
EBRD/PRO/2026/001 82 f) Kebolehskalaan dan Kebolehsuaian Penyelesaian hendaklah direka bentuk supaya mampu menyokong pertambahan pengguna, data, transaksi dan fungsi tanpa memerlukan perubahan asas kepada keseluruhan penyelesaian. Pada masa yang sama, penyelesaian perlu mempunyai keupayaan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan keperluan organisasi, dasar serta perkembangan teknologi bagi memastikan i-PROCURE kekal relevan dan mampan dalam jangka panjang. 6.4 Domain Solution Capability Requirements Solution Capability Requirements distrukturkan kepada beberapa domain yang mewakili komponen utama i-PROCURE. Pengelasan ini memudahkan penyediaan, pembangunan, pelaksanaan dan penyelenggaraan penyelesaian di samping memastikan setiap keperluan organisasi dipetakan kepada domain penyelesaian yang bersesuaian. Setiap domain menghimpunkan keupayaan penyelesaian yang saling berkaitan bagi menyokong keseluruhan pengurusan perolehan, merangkumi pengurusan pengguna, automasi proses, pengurusan dokumen, integrasi, analitik, keselamatan, sokongan keputusan pintar serta keperluan bukan fungsian. KOD KATEGORI SOLUTION REQUIREMENTS SR-UID User and Identity Management SR-WFM Workflow and Business Process Management SR-DCM Document and Content Management SR-BRM Business Rules Management SR-EIN Enterprise Integration SR-RAN Reporting and Analytics SR-DIA Digital Enablement and Intelligent Automation SR-AI Artificial Intelligence and Decision Support SR-SAC System Administration and Configuration SR-SEC Security Management
EBRD/PRO/2026/001 83 KOD KATEGORI SOLUTION REQUIREMENTS SR-NFR Non-Functional Solution Requirements 6.4.1 Pemetaan Business Requirements Kepada Solution Capability Requirements Bagi memastikan setiap Business Requirement diterjemahkan kepada penyelesaian yang memenuhi keperluan LHDNM, setiap domain Business Requirements dipetakan kepada satu atau lebih kategori Solution Capability Requirements. Pemetaan ini memastikan setiap keperluan LHDNM disokong oleh penyelesaian yang bersesuaian serta menyediakan asas kepada reka bentuk, pembangunan, pengujian, pelaksanaan dan pengurusan perubahan secara sistematik. Di samping itu, pemetaan ini mewujudkan kebolehkesanan (traceability) yang jelas antara Business Requirements dengan Solution Capability Requirements, sekali gus membolehkan setiap keperluan LHDNM dijejaki sepanjang kitar hayat pembangunan i- PROCURE. Memandangkan sesuatu Business Requirements mungkin memerlukan lebih daripada satu kategori Solution Capability Requirements, pemetaan dilaksanakan berdasarkan domain penyelesaian yang diperlukan bagi memenuhi keperluan tersebut. Jadual berikut menunjukkan pemetaan antara domain Business Requirements dengan kategori Solution Capability Requirements bagi menyokong pembangunan dan pelaksanaan i-PROCURE.
EBRD/PRO/2026/001 84 DOMAIN BUSINESS REQUIREMENTS KATEGORI SOLUTION CAPABILITY REQUIREMENTS RATIONAL PEMETAAN Enterprise Procurement Planning Workflow and Business Process Management, Business Rules Management, Reporting and Analytics, Artificial Intelligence and Decision Support Menyediakan keupayaan bagi menyokong perancangan perolehan yang sistematik, berpandukan peraturan, disokong oleh analisis data serta cadangan yang membantu proses membuat keputusan. Procurement Governance User and Identity Management, Workflow and Business Process Management, Business Rules Management, Security Management, Reporting and Analytics Memastikan tadbir urus perolehan dilaksanakan secara terkawal melalui pengurusan akses pengguna, pematuhan kepada peraturan, pemantauan prestasi serta perlindungan maklumat. Digital Procurement Operations Workflow and Business Process Management, Document and Content Management, Business Rules Management, Reporting and Analytics, Artificial Intelligence and Decision Support, Digital Enablement and Intelligent Automation Menyokong pelaksanaan proses perolehan secara digital melalui automasi proses kerja, pengurusan dokumen, pematuhan kepada peraturan, analisis prestasi dan penggunaan teknologi pintar bagi meningkatkan kecekapan operasi. Supplier Relationship Management User and Identity Management, Workflow and Business Process Management, Document and Content Management, Reporting and Analytics, Artificial Intelligence and Decision Support Menyokong pengurusan hubungan pembekal secara bersepadu melalui penyelarasan proses, pengurusan maklumat pembekal, pemantauan prestasi serta analisis bagi menyokong penilaian dan pembangunan pembekal. Contract Lifecycle Management Workflow and Business Process Management, Document and Content Management, Business Rules Management, Reporting and Analytics, Artificial Intelligence and Decision Support, Menyediakan keupayaan untuk mengurus keseluruhan kitar hayat kontrak secara sistematik, termasuk kawalan proses, pengurusan dokumen, pemantauan prestasi dan sokongan kepada pembuatan keputusan. Procurement Intelligence Reporting and Analytics, Artificial Intelligence and Decision Support, Enterprise Integration Membolehkan data daripada pelbagai sumber dianalisis secara bersepadu bagi menghasilkan maklumat strategik dan menyokong pembuatan keputusan yang lebih tepat. Risk and Compliance Management Workflow and Business Process Management, Business Rules Management, Security Management, Reporting and Analytics, Artificial Intelligence and Decision Support Memperkukuh pengurusan risiko dan pematuhan melalui pemantauan berterusan, penguatkuasaan peraturan, analisis risiko serta sokongan kepada tindakan pencegahan dan kawalan. Knowledge Management Document and Content Management, Reporting and Analytics, Artificial Intelligence and Decision Support Menyokong pengumpulan, pengurusan, perkongsian dan penggunaan pengetahuan organisasi secara lebih sistematik bagi meningkatkan kecekapan dan kesinambungan pengetahuan. Enterprise Integration Enterprise Integration, Security Management, System Administration and Configuration Memastikan i-PROCURE dapat beroperasi sebagai sebahagian daripada ekosistem digital LHDNM melalui integrasi yang selamat, terkawal dan mudah diurus.
EBRD/PRO/2026/001 85 DOMAIN BUSINESS REQUIREMENTS KATEGORI SOLUTION CAPABILITY REQUIREMENTS RATIONAL PEMETAAN Digital Collaboration User and Identity Management, Workflow and Business Process Management, Document and Content Management, Enterprise Integration Membolehkan kerjasama antara pengguna, bahagian dan pihak berkepentingan dilaksanakan secara lebih teratur melalui perkongsian maklumat, penyelarasan proses dan integrasi platform. Digital Innovation and Intelligent Automation Digital Enablemnent and Intelligent Automation, Reporting and Analytics, Business Rules Management, Artificial Intelligence and Decision Support, Workflow and Business Process Management, Enterprise Integration, System Administration and Configuration Menyediakan keupayaan bagi mempercepat pendigitalan proses, meningkatkan tahap automasi serta memanfaatkan analitik dan kecerdasan buatan untuk mewujudkan pengurusan perolehan yang lebih cekap, proaktif dan berteraskan data. 6.4.2 User and Identity Management Kategori User and Identity Management merangkumi keperluan penyelesaian bagi mengurus identiti pengguna, pengesahan identiti, kawalan capaian, pengurusan peranan serta pentadbiran akaun pengguna dalam i-PROCURE. Penyelesaian ini memastikan setiap pengguna hanya diberikan akses kepada fungsi, maklumat dan proses yang dibenarkan berdasarkan peranan, tanggungjawab dan bidang kuasa yang ditetapkan oleh LHDNM. Di samping itu, kategori ini turut menyokong pelaksanaan tadbir urus keselamatan melalui keupayaan pengesahan identiti, kawalan capaian, pengurusan penurunan kuasa, pengurusan sesi pengguna serta penyepaduan dengan perkhidmatan identiti korporat. Pendekatan ini memastikan pengurusan identiti pengguna dilaksanakan secara konsisten, selamat dan mampu menyokong keperluan operasi serta keselamatan maklumat LHDNM.
EBRD/PRO/2026/001 86 REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-UID-001 User Identity Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus keseluruhan kitar hayat identiti pengguna, termasuk pewujudan, pengemaskinian, pengaktifan dan penyahaktifan akaun pengguna. High SR-UID-002 Authentication Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengesahkan identiti pengguna sebelum akses kepada i-PROCURE dibenarkan. High SR-UID-003 Authorization and Access Control Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengawal akses pengguna kepada fungsi, maklumat dan proses berdasarkan peranan, tanggungjawab dan tahap kebenaran yang ditetapkan. High SR-UID-004 Role Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus peranan serta tahap kebenaran pengguna secara fleksibel bagi menyokong perubahan struktur organisasi dan keperluan operasi. High SR-UID-005 Delegation Management Penyelesaian hendaklah membolehkan penurunan kuasa atau pelaksanaan tugas secara sementara berdasarkan tempoh dan skop kelulusan yang ditetapkan. Medium SR-UID-006 Enterprise Identity Integration Penyelesaian hendaklah menyokong penyepaduan dengan perkhidmatan pengurusan identiti korporat LHDNM bagi memastikan pengurusan identiti dilaksanakan secara berpusat dan konsisten. High SR-UID-007 User Session Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus sesi pengguna secara selamat sepanjang tempoh penggunaan i-PROCURE. Medium SR-UID-008 User Access Monitoring Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk merekod, memantau dan melaporkan aktiviti akses pengguna bagi menyokong tadbir urus, keselamatan maklumat dan keperluan audit. High 6.4.3 Workflow and Business Process Management Kategori Workflow and Business Process Management merangkumi keperluan penyelesaian bagi menyokong pelaksanaan, penyelarasan dan pemantauan proses perolehan secara digital sepanjang kitaran hayat perolehan. Keupayaan ini membolehkan setiap proses dilaksanakan secara sistematik, konsisten dan selaras dengan dasar, peraturan serta tatacara yang berkuat kuasa. Di samping itu, kategori ini memastikan setiap proses perolehan dapat diurus secara bersepadu melalui keupayaan aliran kerja, pengagihan tugasan, pemantauan status, pengurusan kelulusan
EBRD/PRO/2026/001 87 dan tindakan susulan. Pendekatan ini membantu meningkatkan kecekapan operasi, memperkukuh tadbir urus serta memastikan setiap proses dapat dijejaki dan dipantau dengan berkesan. REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-WFM-001 Business Process Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus, melaksanakan dan menyelaras proses pengurusan perolehan secara digital selaras dengan keperluan LHDNM. High SR-WFM-002 Workflow Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus aliran kerja yang menyokong pelaksanaan proses secara sistematik, konsisten dan boleh dijejaki. High SR-WFM-003 Task Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengagihkan, memantau dan mengurus tugasan sepanjang pelaksanaan proses kerja. High SR-WFM-004 Approval Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus proses semakan, pengesahan dan kelulusan mengikut tahaap kebenaran yang ditetapkan. High SR-WFM-005 Escalation Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus tindakan eskalasi terhadap proses atau tugasan yang tidak diselesaikan dalam tempoh yang ditetapkan. Medium SR-WFM-006 Notification Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus penyampaian notifikasi, peringatan dan makluman kepada pengguna berdasarkan status proses atau tindakan yang diperlukan. High SR-WFM-007 Work Queue Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus senarai tugasan pengguna berdasarkan peranan, keutamaan, status proses dan tanggungjawab yang ditetapkan. Medium SR-WFM-008 Workflow Monitoring Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk memantau pelaksanaan proses, mengenal pasti kelewatan serta menyokong tindakan susulan secara proaktif. High SR-WFM-009 Service Level Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk memantau pematuhan terhadap tahap perkhidmatan dan tempoh penyampaian yang ditetapkan bagi setiap proses. Medium SR-WFM-010 Workflow Analytics and Reporting Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menganalisis dan melaporkan prestasi aliran kerja, status proses, tempoh pemprosesan serta keberkesanan pelaksanaan proses pengurusan perolehan. Medium SR-WFM-011 Dynamic Workflow Configuration Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengkonfigurasi aliran kerja, peringkat proses, laluan kelulusan dan peranan pengguna tanpa memerlukan perubahan kepada kod aplikasi. High
EBRD/PRO/2026/001 88 6.4.4 Document and Content Management Kategori Document and Content Management merangkumi keperluan penyelesaian bagi mengurus dokumen, kandungan digital dan rekod yang diwujudkan, diterima atau digunakan sepanjang kitaran hayat perolehan. Keupayaan ini memastikan semua dokumen dan maklumat berkaitan diurus secara sistematik, selamat dan mudah dicapai bagi menyokong pelaksanaan proses perolehan, tadbir urus serta pematuhan kepada keperluan organisasi. Di samping itu, kategori ini menyokong penyediaan, penyimpanan, perkongsian, carian, kawalan versi dan pengarkiban dokumen secara berpusat. Pendekatan ini memastikan integriti dokumen dipelihara, mengurangkan pertindihan maklumat serta meningkatkan kecekapan pengurusan dokumen digital di LHDNM. REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-DCM-001 Document Repository Management Penyelesaian hendaklah menyediakan untuk menyimpan, mengurus dan mengakses dokumen serta kandungan digital yang berkaitan dengan proses perolehan. High SR-DCM-002 Document Classification Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengelaskan dokumen berdasarkan kategori, fungsi atau klasifikasi yang ditetapkan oleh LHDNM. High SR-DCM-003 Document Version Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus versi dokumen supaya setiap perubahan direkod dan sejarah dokumen dapat dijejaki. High SR-DCM-004 Document Search and Retrieval Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mencari dan mendapatkan semula dokumen dengan cepat, tepat dan terkawal. High SR-DCM-005 Document Template Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus templat dokumen standard yang digunakan dalam pengurusan perolehan. Medium SR-DCM-006 Electronic Document Processing Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus penerimaan, penyediaan, pemprosesan dan penggunaan dokumen elektronik sepanjang pengurusan perolehan. High SR-DCM-007 Digital Record Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus rekod digital yang diwujudkan sepanjang pengurusan perolehan bagi memastikan kebolehkesanan dan pematuhan kepada keperluan pengurusan rekod. High
EBRD/PRO/2026/001 89 REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-DCM-008 Document Retention and Archival Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus penyimpanan, pengarkiban dan pelupusan dokumen mengikut tempoh serta peraturan yang berkuat kuasa. Medium SR-DCM-009 Document Sharing Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk berkongsi dokumen secara terkawal berdasarkan peranan, tanggungjawab dan tahap kebenaran pengguna. Medium SR-DCM-010 Document Monitoring and Audit Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk memantau penggunaan, perubahan dan akses kepada dokumen bagi menyokong tadbir urus serta keperluan audit. High SR-DCM-011 Metadata Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus metadata dokumen bagi penyokong pengelasan, carian, penjejakan dan pengurusan maklumat secara lebih berkesan. High 6.4.5 Business Rules Mangement Kategori Business Rules Management merangkumi keperluan penyelesaian bagi mengurus, menguatkuasakan dan menyelenggara peraturan perniagaan yang menyokong pelaksanaan proses perolehan di LHDNM. Keupayaan ini memastikan setiap proses dilaksanakan secara konsisten, mematuhi dasar dan peraturan yang berkuat kuasa serta mampu menyesuaikan perubahan keperluan operasi tanpa menjejaskan keseluruhan penyelesaian. Di samping itu, kategori ini membolehkan peraturan berkaitan pengurusan perolehan diurus secara berpusat bagi menyokong pelaksanaan automasi proses, pengesahan data, penentuan keputusan, kawalan pematuhan dan penguatkuasaan tatacara perolehan. Pendekatan ini meningkatkan fleksibiliti penyelesaian serta mengurangkan kebergantungan kepada perubahan pembangunan penyelesaian apabila berlaku pindaan dasar atau peraturan.
EBRD/PRO/2026/001 90 REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-BRM-001 Business Rules Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus, menguatkuasakan dan mengemas kini peraturan yang digunakan dalam proses perolehan. High SR-BRM-002 Approval Rules Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus peraturan berkaitan semakan, pengesahan dan kelulusan berdasarkan tahap kebenaran dan had kuasa yang ditetapkan oleh LHDNM. High SR-BRM-003 Procurement Method Rules Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menentukan kaedah perolehan berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa. High SR-BRM-004 Validation Rules Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengesahkan data, dokumen dan maklumat bagi memastikan ketepatan serta kelengkapannya sebelum sesuatu proses diteruskan. High SR-BRM-005 Compliance Rules Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menguatkuasakan peraturan pematuhan berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa. High SR-BRM-006 Exception Rules Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus pengecualian terhadap peraturan berdasarkan peraturan yang ditetapkan. Medium SR-BRM-007 Business Rules Configuration Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengkonfigurasi dan mengemas kini peraturan perolehan secara terkawal bagi menyokong perubahan dasar, proses kerja dan keperluan LHDNM. High SR-BRM-008 Business Rules Version Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus versi dan mengekalkan sejarah perubahan terhadap peraturan perolehan. Medium SR-BRM-009 Business Rules Monitoring Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk memantau pelaksanaan peraturan perolehan serta mengenal pasti ketidakpatuhan dan isu pelaksanaan. Medium SR-BRM-010 Business Rules Reporting Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menganalisis dan melaporkan penggunaan, pematuhan dan keberkesanan peraturan perolehan bagi menyokong penambahbaikan berterusan. Medium 6.4.6 Enterprise Integration Kategori Enterprise Integration merangkumi keperluan penyelesaian bagi menyokong pertukaran data, perkongsian maklumat dan penyelarasan proses antara i-PROCURE dengan sistem korporat serta aplikasi berkaitan. Keupayaan ini memastikan maklumat dapat dikongsi secara bersepadu, konsisten dan selamat bagi menyokong pelaksanaan proses perolehan serta mengurangkan pertindihan data.
EBRD/PRO/2026/001 91 Di samping itu, kategori ini membolehkan i-PROCURE beroperasi sebagai sebahagian daripada ekosistem digital LHDNM melalui penyepaduan dengan sistem dalaman dan luaran yang berkaitan. Pendekatan ini meningkatkan ketepatan maklumat, mempercepatkan aliran proses serta mengurangkan keperluan kemasukan data secara berulang. REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-EIN-001 Enterprise Integration Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus penyepaduan antara i-PROCURE dengan sistem korporat dan aplikasi berkaitan secara berpusat, konsisten dan terkawal. High SR-EIN-002 Financial System Integration Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk berkongsi maklumat dengan sistem kewangan bagi menyokong pengurusan peruntukan, komitmen kewangan, pembayaran, pelarasan dan pelaporan kewangan. High SR-EIN-003 Human Resource System Integration Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk berkongsi maklumat dengan sistem pengurusan sumber manusia bagi menyokong pengurusan pengguna, struktur organisasi dan tahap kebenaran. High SR-EIN-004 Asset Management System Integration Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk berkongsi maklumat dengan sistem pengurusan aset bagi menyokong proses penerimaan, pendaftaran dan pengurusan aset yang diperoleh melalui perolehan. High SR-EIN-005 External System Integration Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk berintegrasi dengan sistem atau aplikasi luaran yang diluluskan bagi menyokong pelaksanaan proses perolehan. Medium SR-EIN-006 Data Exchange Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus pertukaran data secara konsisten, tepat dan selamat antara i-PROCURE dengan sistem yang berkaitan. High SR-EIN-007 Digital Signature Integration Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menyokong penggunaan tandatangan digital bagi proses yang memerlukan pengesahan dan kelulusan secara elektronik. High SR-EIN-008 Integration Monitoring Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk memantau status penyepaduan dan pertukaran data serta mengenal pasti kegagalan atau isu integrasi bagi membolehkan tindakan pembetulan dilambil. Medium SR-EIN-009 Integration Logging and Audit Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk merekod aktiviti penyepaduan dan pertukaran data bagi menyokong pemantauan, penyelesaian isu dan keperluan audit. Medium SR-EIN-010 Integration Reporting Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menganalisis dan melaporkan prestasi penyepaduan, pertukaran data dan isu integrasi bagi menyokong penambahbaikan berterusan. Medium
EBRD/PRO/2026/001 92 REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-EIN-011 Integration Configuration Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengkonfigurasi dan mengurus tetapan penyepaduan secara terkawal bagi menyokong perubahan sistem, sumber data dan keperluan LHDNM tanpa menjejaskan operasi perolehan. Medium 6.4.7 Reporting and Analytics Kategori Reporting and Analytics merangkumi keperluan penyelesaian bagi menyokong penyediaan pelaporan, dashboard, analisis data dan pemantauan prestasi secara bersepadu. Keupayaan ini membolehkan maklumat daripada keseluruhan proses perolehan diterjemahkan kepada maklumat yang bermakna bagi menyokong pemantauan operasi, pengukuran prestasi, pengurusan risiko dan pembuatan keputusan di semua peringkat. Di samping itu, kategori ini memastikan i-PROCURE berupaya menghasilkan maklumat yang tepat, terkini dan mudah dicapai melalui pelbagai bentuk pelaporan dan analisis. Pendekatan ini membantu LHDNM meningkatkan keupayaan membuat keputusan berasaskan data, mengenal pasti trend, mengukur prestasi serta menyokong penambahbaikan berterusan dalam pengurusan perolehan. REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-RAN-001 Enterprise Reporting Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menjana, mengurus dan mengagihkan laporan bagi menyokong operasi, pengurusan dan tadbir urus perolehan. High SR-RAN-002 Analytical Dashboard Management Penyelesaian hendaklah menyediakan akeupayaan untuk memaparkan maklumat strategik, operasi dan prestasi secara interaktif bagi menyokong pemantauan dan pembuatan keputusan. High SR-RAN-003 Operational Analytics Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menganalisis data operasi perolehan bagi mengenal pasti trend, corak dan peluang penambahbaikan. High
EBRD/PRO/2026/001 93 REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-RAN-004 Performance Analytics Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menganalisis prestasi proses, kontrak, pembekal dan aktiviti perolehan berdasarkan petunjuk prestasi yang ditetapkan. High SR-RAN-005 Risk and Compliance Analytics Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menganalisis risiko, pematuhan dan ketidakpatuhan bagi menyokong tindakan pemantauan dan tindakan mitigasi. High SR-RAN-006 Spend Analytics Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menganalisis corak dan trend perbelanjaan perolehan bagi menyokong pengoptimuman perbelanjaan dan perancangan kewangan. High SR-RAN-007 Predictive Analytics Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan analitik ramalam bagi menyokong perancangan, mengenal pasti risiko dan menjangka keperluan perolehan pada masa hadapan. Medium SR-RAN-008 KPI Monitoring Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk memantau pencapaian KPI secara berterusan bagi menyokong tindakan penambahbaikan. High SR-RAN-009 Self-Service Reporting Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan kepada pengguna yang diberi kuasa untuk menjana dan menyesuaikan laporan mengikut keperluan tanpa bergantung kepada perubahan pembangunan i-PROCURE. Medium SR-RAN-010 Reporting and Analytics Administration Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus konfigurasi, akses, jadual pelaporan dan pentadbiran komponen pelaporan serta analitik. Medium SR-RAN-011 Scheduled Reporting Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menjadualkan penjanaan dan pengedaran laporan secara autormatik kepada pihak yang diberi kuasa mengikut tempoh yang ditetapkan. Medium 6.4.8 Digital Enablement and Intelligent Automation Kategori Digital Enablement and Intelligent Automation merujuk kepada keperluan penyelesaian yang membolehkan platform i- PROCURE memanfaatkan inovasi digital dan automasi pintar bagi meningkatkan kecekapan operasi, mempercepatkan penyampaian perkhidmatan serta memperkukuh keupayaan organisasi dalam melaksanakan transformasi digital secara berterusan. Kategori ini memberi tumpuan kepada pendigitalan proses, automasi aktiviti yang berulang, penyelarasan proses merentas fungsi dan sistem, serta penerapan teknologi dan pendekatan
EBRD/PRO/2026/001 94 inovatif bagi mengoptimumkan operasi perolehan. Penyelesaian hendaklah direka bentuk supaya fleksibel, boleh dikonfigurasi dan mampu mengadaptasi perubahan proses pengurusan perolehan serta perkembangan teknologi tanpa menjejaskan kesinambungan operasi platform. REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-DIA-001 Intelligent Process Automation Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengautomasikan proses kerja yang berulang, berasaskan peraturan dan sesuai dilaksanakan secara automatik bagi meningkatkan kecekapan operasi. High SR-DIA-002 Digital Process Optimisation Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengoptimumkan proses kerja melalui pendigitalan, penyeragaman dan penambahbaikan secara berterusan. High SR-DIA-003 Intelligent Process Orchestration Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menyelaras pelaksanaan proses dan transaksi merentas pelbagai sistem dan fungsi organisasi secara automatik. High SR-DIA-004 Intelligent Document Processing Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengelas, mengekstrak dan memproses maklumat daripada dokumen digital secara automatik bagi mengurangkan pemprosesan manual. Medium SR-DIA-005 Digital Transformation Enablement Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan yang membolehkan penerapan pendekatan digital bagi bagi meningkatkan keberkesanan operasi serta penyampaian perkhidmatan. High SR-DIA-006 Adaptive Process Configuration Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengkonfigurasi dan menyesuaikan proses kerja mengikut perubahan keperluan organisasi tanpa memerlukan pembangunan semula aplikasi. Medium SR-DIA-007 Emerging Technology Readiness Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan yang membolehkan penerapan teknologi baharu pada masa hadapan tanpa menjejaskan kesinambungan operasi. High SR-DIA-008 Continuous Process Improvement Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan bagi menyokong penambahbaikan proses secara berterusan berdasarkan analisis prestasi dan maklum balas pihak berkepentingan. Medium SR-DIA-009 Automation Governance Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus dan memantau pelaksanaan automasi serta konfigurasi digital secara terkawal bagi memastikan pematuhan kepada dasar dan tadbir urus organisasi. Medium SR-DIA-010 Automation Performance Monitoring Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk memantau keberkesanan automasi dan penambahbaikan digital melalui petunjuk prestasi yang ditetapkan. Medium
EBRD/PRO/2026/001 95 6.4.9 Artificial Intelligence and Decision Support Kategori Artificial Intelligence and Decision Support merangkumi keperluan penyelesaian yang membolehkan i-PROCURE menyediakan fungsi sokongan keputusan pintar bagi meningkatkan kecekapan operasi, produktiviti dan keberkesanan pengurusan perolehan LHDNM. Penyelesaian hendaklah menyediakan fungsi sokongan pintar yang merangkumi keseluruhan kitar hayat pengurusan perolehan, termasuk perancangan perolehan, penyediaan dokumen, pelaksanaan kaedah perolehan, penilaian, pengurusan kontrak, pemantauan prestasi, analisis data, pengurusan risiko, pematuhan, pengurusan pengetahuan serta penyediaan maklumat strategik kepada pihak berkepentingan. Fungsi ini hendaklah berupaya menganalisis data dan maklumat, mengenal pasti corak, menjana cadangan, menyediakan ramalan serta menghasilkan pandangan yang menyokong proses membuat keputusan secara lebih tepat, konsisten dan berasaskan data. Semua analisis, cadangan, ramalan dan pandangan yang dihasilkan hendaklah berfungsi sebagai sokongan kepada proses membuat keputusan. Pertimbangan profesional, pengesahan dan kelulusan muktamad hendaklah kekal di bawah tanggungjawab pegawai yang diberi kuasa selaras dengan dasar, peraturan dan tadbir urus LHDNM. Penyelesaian juga hendaklah memastikan setiap analisis, cadangan dan pandangan yang dijana mempunyai tahap ketelusan, kebolehjelasan (explainability), kebolehkesanan (traceability) dan kebolehauditan (auditability) yang mencukupi bagi menyokong integriti, pematuhan serta keyakinan terhadap hasil yang dihasilkan.
EBRD/PRO/2026/001 96 Di samping itu, penyelesaian hendaklah direka bentuk supaya fleksibel, mudah dipertingkat dan mampu menyesuaikan perubahan keperluan organisasi serta perkembangan teknologi tanpa menjejaskan kesinambungan operasi, integrasi sistem atau prestasi keseluruhan platform. Pendekatan ini memastikan i- PROCURE kekal relevan, mampan dan berupaya menyokong transformasi pengurusan perolehan LHDNM secara berterusan. REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-AI-001 Intelligent Decision Support Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan sokongan keputusan pintar bagi membantu pihak berkepentingan membuat keputusan yang lebih tepat, konsisten dan berasaskan data. High SR-AI-002 Intelligent Recommendation Services Penyelesaian hendaklah menyediakan cadangan yang relevan berdasarkan analisis data, peraturan perolehan, maklumat sejarah dan konteks semasa. High SR-AI-003 Predictive and Trend Analysis Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan aanalitik ramalan, analisis trend dan unjuran bagi menyokong perancangan, pemantauan prestasi serta pengurusan risiko secara proaktif. High SR-AI-004 Intelligent Knowledge Support Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mendapatkan, menganalisis dan memanfaatkan pengetahuan organisasi secara pintar bagi menyokong proses perolehan. High SR-AI-005 Intelligent Content Generation Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menjana kandungan, dokumen dan draf berkaitan pengurusan perolehan secara konsisten berdasarkan maklumat yang tersedia. High SR-AI-006 Intelligent Risk Identification Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengenal pasti potensi risiko, anomali, ketidakpatuhan dan isu yang boleh menjejaskan keberkesanan pengurusan perolehan. High SR-AI-007 Explainable Decision Support Penyelesaian hendaklah menyediakan penjelasan yang telus terhadap setiap cadangan, analisis atau ramalan yang dijana bagi meningkatkan keyakinan dan kebolehpercayaan terhadap keputusan yang dibuat. High SR-AI-008 Human-Centred Decision Governance Penyelesaian hendaklah memastikan semua cadangan dan analisis yang dijana berfungsi sebagai sokongan kepada proses membuat keputusan serta menggantikan pertimbangan, pengesahan dan kelulusan pegawai yang diberi kuasa. High SR-AI-009 Adaptive Intelligence Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk meningkatkan ketepatan dan keberkesanan cadangan sercara berterusan berdasarkan data, maklum balas pengguna dan perubahan keperluan organisasi. Medium
EBRD/PRO/2026/001 97 REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-AI-010 AI Governance and Auditability Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan pemantauan, kebolehkesanan dan kebolehauditan terhadap penggunaan keupayaan pintar bagi menyokong tadbir urus, pematuhan dan pengurusan risiko organisasi. High SR-AI-011 Extensible Intelligent Capability Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan yang membolehkan penerapan, itegrasi, penambahbaikan atau penggatian keupayaan pintar pada masa hadapan tanpa menjejaskan kesinambungan operasi. High 6.4.10 System Admisnistration and Configuration Kategori System Administration and Configuration merangkumi keperluan penyelesaian bagi menyokong pentadbiran, konfigurasi dan penyelenggaraan i-PROCURE secara berpusat. Keupayaan ini membolehkan LHDNM mengurus parameter sistem, data rujukan, konfigurasi proses serta tetapan operasi secara fleksibel tanpa menjejaskan kestabilan penyelesaian. Di samping itu, kategori ini memastikan pentadbir sistem mempunyai keupayaan untuk mengurus konfigurasi, menyelenggara maklumat rujukan, memantau operasi sistem serta melaksanakan perubahan yang diperlukan secara terkawal. Pendekatan ini mengurangkan kebergantungan kepada pembangunan penyelesaian bagi perubahan konfigurasi serta meningkatkan kebolehselenggaraan penyelesaian dalam jangka panjang. REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-SAC-001 System Configuration Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus konfigurasi sistem secara berpusat bagi menyokong perubahan keperluan operasi LHDNM. High SR-SAC-002 Master Data Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus data induk yang digunakan oleh i- PROCURE bagi memastikan ketekalan, integriti, kualiti dan penggunaan data. High
EBRD/PRO/2026/001 98 REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-SAC-003 Reference Data Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus data rujukan secara fleksibel dan terkawal bagi menyokong pengurusan perolehan. High SR-SAC-004 Parameter Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus parameter yang mempengaruhi operasi dan pelaksanaan proses kerja. High SR-SAC-005 Organisational Structure Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus struktur organisasi, Jabatan/Negeri, PTJ dan maklumat berkaitan yang digunakan dalam pengurusan perolehan. High SR-SAC-006 Calendar and Schedule Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus kalendar operasi, hari bekerja, cuti dan jadual yang mempengaruhi pelaksanaan proses perolehan. Medium SR-SAC-007 Code and Numbering Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus penjanaan kod rujukan dan nombor unik bagi transaksi, dokumen dan rekod yang diwujudkan dalam i-PROCURE. High SR-SAC-008 System Administration Monitoring Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk memantau status operasi perolehan, penggunaan sumber serta keadaan komponen bagi menyokong pentadbiran pengurusan perolehan. Medium SR-SAC-009 Configuration Change Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus perubahan konfigurasi secara terkawal serta merekod sejarah perubahan yang dilaksanakan. Medium SR-SAC-010 Administration Reporting Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menganalisis dan melaporkan konfigurasi, aktiviti pentadbiran serta perubahan yang dilaksanakan bagi menyokong tadbir urus dan keperluan audit. Medium 6.4.11 Security Management Kategori Security Management merangkumi keperluan penyelesaian bagi memastikan keselamatan maklumat, integriti data, kerahsiaan maklumat serta kawalan capaian dilaksanakan secara menyeluruh dalam i-PROCURE. Keupayaan ini merentasi semua kategori penyelesaian bagi memastikan setiap komponen sistem dibangunkan, dikendalikan dan diselenggara mengikut keperluan keselamatan serta tadbir urus ICT LHDNM. Di samping itu, kategori ini memastikan penyelesaian menyediakan keupayaan bagi melindungi maklumat, mengawal akses pengguna, merekod aktiviti sistem, memantau kejadian
EBRD/PRO/2026/001 99 keselamatan serta menyokong pematuhan terhadap dasar, piawaian dan peraturan yang berkuat kuasa. Pendekatan ini membantu mengurangkan risiko keselamatan, meningkatkan kebolehpercayaan sistem dan memastikan maklumat perolehan sentiasa dilindungi sepanjang kitaran hayatnya. REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-SEC-001 Security Policy Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menyokong pelaksanaan, penguatkuasaan dan pematuhan dasar keselamatan yang berkaitan dengan penggunaan i-PROCURE. High SR-SEC-002 Identity and Access Security Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk melindungi dan mengawal akses kepada fungsi, maklumat serta proses berdasarkan identiti, peranan dan tahap kebenaran pengguna. High SR-SEC-003 Information Protection Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk melindungi data dan maklumat daripada akses, perubahan, pendedahan, kehilangan atau penggunaan yang tidak dibenarkan. High SR-SEC-004 Audit Trail and Accountability Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk merekod dan mengekalkan jejak audit bagi semua aktiviti penting serta memastikan setiap tindakan dapat dikenal pasti kepada pengguna yang melaksanakannya. High SR-SEC-005 Security Event Monitoring Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk memantau kejadian keselamatan, mengenal pasti aktiviti luar biasa serta menyokong tindakan awal terhadap potensi ancaman keselamatan. High SR-SEC-006 Security Incident Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menyokong pengesanan, pelaporan, pengurusan dan penyelesaian insiden keselamatan yang berkaitan dengan penggunaan i-PROCURE. Medium SR-SEC-007 Security Compliance Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menyokong pematuhan terhadap dasar, piawaian, garis panduan, peraturan dan keperluan perundangan yang berkaitan dengan keselamatan maklumat. High SR-SEC-008 Security Administration Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mentadbir konfigurasi, kawalan dan parameter keselamatan secara berpusat serta terkawal. Medium SR-SEC-009 Security Reporting and Analytics Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menganalisis dan melaporkan status keselamatan, tahap pematuhan, kejadian keselamatan, trend risiko serta keberkesanan kawalan keselamatan bagi menyokong pemantauan dan penambahbaikan berterusan. Medium
EBRD/PRO/2026/001 100 6.4.12 Non-Functional Solution Requirements Kategori Non-Functional Solution Requirements merangkumi keperluan penyelesaian yang menentukan tahap kualiti, prestasi dan kebolehpercayaan i-PROCURE bagi memastikan sistem mampu menyokong operasi perolehan LHDNM secara berterusan, stabil dan selamat. Keperluan ini tidak menerangkan fungsi yang perlu disediakan, sebaliknya menetapkan ciri-ciri penyelesaian yang perlu dipenuhi bagi memastikan i-PROCURE beroperasi dengan cekap, berdaya tahan dan memenuhi jangkaan pengguna. Di samping itu, kategori ini memastikan penyelesaian dibangunkan dengan mengambil kira aspek prestasi, ketersediaan, kebolehskalaan, kebolehselenggaraan, kebolehoperasian, pemulihan bencana dan kesinambungan perkhidmatan. Pendekatan ini membolehkan i-PROCURE terus menyokong pertumbuhan keperluan LHDNM, perubahan teknologi serta peningkatan jumlah pengguna dan transaksi tanpa menjejaskan kualiti penyampaian perkhidmatan. REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-NFR-001 Performance Penyelesaian hendaklah memenuhi tahap prestasi yang mampu menyokong pemprosesan transaksi, akses pengguna dan penghasilan maklumat secara cekap mengikut keperluan operasi LHDNM. High SR-NFR-002 Availability Penyelesaian hendaklah menyediakan tahap ketersediaan perkhidmatan yang menyokong operasi perolehan secara berterusan mengikut keperluan LHDNM. High SR-NFR-003 Scalability Penyelesaian hendaklah berupaya menyokong pertambahan pengguna, data, transaksi dan fungsi tanpa menjejaskan prestasi atau kestabilan sistem. High SR-NFR-004 Reliability Penyelesaian hendaklah memastikan operasi dilaksanakan secara stabil dan boleh dipercayai bagi mengurangkan gangguan terhadap pengurusan perolehan. High SR-NFR-005 Maintainability Penyelesaian hendaklah mudah diselenggara, dikonfigurasi, dipertingkatkan dan disesuaikan dengan perubahan keperluan LHDNM. High
EBRD/PRO/2026/001 101 REQUIREMENT ID SOLUTION REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY SR-NFR-006 Business Continuity and Disaster Recovery Penyelesaian hendaklah menyokong kesinambungan operasi serta pemulihan perkhidmatan sekiranya berlaku gangguan, kegagalan atau bencana. High SR-NFR-007 Interoperability Penyelesaian hendaklah berupaya beroperasi dan bertukar maklumat dengan sistem lain melalui mekanisme yang standard dan konsisten bagi menyokong ekosistem digital LHDNM. Medium SR-NFR-008 Usability and Accessibility Management Penyelesaian hendaklah mudah digunakan, intuitif serta menyokong keperluan kebolehcapaian bagi pelbagai kategori pengguna. High SR-NFR-009 Monitoring and Operational Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk memantau kesihatan sistem, penggunaan sumber, prestasi operasi serta status perkhidmatan bagi menyokong pentadbiran dan penyelenggaraan sistem. Medium SR-NFR-010 Solution Quality Assurance Penyelesaian hendaklah memenuhi piawai kualiti yang ditetapkan bagi memastikan setiap proses krja dapat beroperasi secara konsisten sepanjang kitaran hayat i-PROCURE. High
EBRD/PRO/2026/001 102 7. FUNCTIONAL REQUIREMENTS 7.1 Pengenalan Functional Requirements mentakrifkan fungsi yang perlu disediakan oleh i- PROCURE bagi merealisasikan Solution Capability Requirements yang dibangunkan berdasarkan Business Requirements LHDNM. Keperluan ini menjadi asas kepada reka bentuk, konfigurasi, pembangunan, pengujian dan pelaksanaan penyelesaian bagi memastikan setiap fungsi menyokong pengurusan perolehan secara bersepadu. Functional Requirements menerangkan fungsi, proses, peraturan perolehan dan interaksi pengguna yang diperlukan bagi membolehkan setiap peranan melaksanakan tanggungjawab mengikut bidang kuasa masing-masing. Keperluan ini merangkumi keseluruhan fungsi pengurusan perolehan, termasuk pengurusan pembekal, pengurusan kontrak, tadbir urus, analitik, integrasi, pentadbiran sistem serta fungsi digital yang menyokong transformasi pengurusan perolehan LHDNM. Di samping menjadi rujukan kepada pembangunan penyelesaian, Functional Requirements turut menjadi asas kepada penyediaan dokumen reka bentuk sistem, pembangunan modul aplikasi, pengujian, migrasi data, pelaksanaan sistem serta ujian penerimaan pengguna (User Acceptance Test) bagi memastikan penyelesaian yang dibangunkan memenuhi keperluan operasi dan objektif transformasi digital LHDNM. 7.2 Pendekatan Penyediaan Functional Requirements Functional Requirements dibangunkan berasaskan tatacara pengurusan perolehan, keperluan operasi, peranan pengguna serta objektif transformasi digital LHDNM. Pendekatan ini memastikan setiap fungsi yang dikenal pasti mempunyai tujuan yang jelas, menyokong pelaksanaan tugas
EBRD/PRO/2026/001 103 secara berkesan serta memberi nilai kepada organisasi melalui peningkatan kecekapan, ketelusan dan tadbir urus. Setiap Functional Requirement diterjemahkan daripada keperluan LHDNM kepada fungsi sistem yang boleh dilaksanakan dengan menjadikan Solution Capability Requirements sebagai asas kepada reka bentuk penyelesaian. Pendekatan ini memastikan setiap fungsi mempunyai hubungan yang jelas dengan keperluan organisasi dan menyumbang secara langsung kepada pencapaian visi serta objektif i-PROCURE. Di samping itu, setiap Functional Requirement dibangunkan supaya mudah dijejaki sepanjang kitaran pembangunan penyelesaian, sekali gus menjadi asas kepada aktiviti reka bentuk, pembangunan, integrasi, pengujian, pelaksanaan dan pengurusan perubahan. 7.3 Struktur Funtional Requirements Functional Requirements distrukturkan mengikut modul fungsian yang mewakili bidang utama pengurusan perolehan LHDNM. Setiap modul menghimpunkan fungsi yang saling berkaitan berdasarkan skop dan objektif tertentu bagi memastikan keperluan didokumenkan secara sistematik, mudah dirujuk dan mudah diurus. Penyusunan secara modular membolehkan fungsi dibangunkan, diselenggara dan dipertingkatkan secara lebih teratur tanpa menjejaskan modul lain. Pendekatan ini turut menyokong pembangunan dan pelaksanaan sistem secara berfasa mengikut keutamaan projek. Secara keseluruhannya, struktur ini memastikan setiap modul mempunyai skop dan tanggungjawab yang jelas, saling melengkapi serta membentuk satu penyelesaian yang bersepadu bagi menyokong keseluruhan pengurusan perolehan LHDNM.
EBRD/PRO/2026/001 104 7.4 Functional Requirements Functional Requirements merangkumi keseluruhan fungsi yang diperlukan bagi menyokong pengurusan perolehan LHDNM, bermula daripada perancangan perolehan sehingga pemantauan prestasi kontrak. Setiap fungsi dikenal pasti berdasarkan keperluan operasi, peraturan yang berkuat kuasa serta peranan pengguna bagi memastikan penyelesaian yang dibangunkan dapat menyokong pelaksanaan tugas secara cekap, telus dan berkesan. Bagi memudahkan pembangunan dan pengurusan sistem, setiap Functional Requirement disusun mengikut modul fungsian yang saling melengkapi berdasarkan bidang pengurusan perolehan masing-masing. Selain itu, setiap Functional Requirement diklasifikasikan mengikut Implementation Priority, iaitu Must Have, Should Have dan Could Have, bagi menunjukkan keutamaan pelaksanaan fungsi, khususnya sekiranya pembangunan i-PROCURE dilaksanakan secara berfasa. Pengelasan ini bertujuan membantu perancangan pelaksanaan projek dan tidak mewakili syarat pematuhan tender, kriteria penilaian teknikal atau obligasi kontraktual. IMPLEMENTATION PRIORITY DEFINISI Must Have Functional Requirement yang wajib disediakan bagi membolehkan i-PROCURE memenuhi keperluan operasi dan objektif utama LHDNM. Should Have Functional Requirement yang penting dan memberikan nilai operasi yang tinggi. Pelaksanaannya boleh dipertimbangkan mengikut pendekatan pelaksanaan projek tanpa menjejaskan operasi teras. Could Have Functional Requirement yang memberikan nilai tambah kepada penyelesaian dan meningkatkan kecekapan atau pengalaman pengguna, namun ketiadaannya tidak menjejaskan operasi utama i-PROCURE.
EBRD/PRO/2026/001 105 7.4.1 User and Access Management Modul User and Access Management menyediakan fungsi bagi mengurus identiti pengguna, kawalan capaian serta pentadbiran akses kepada i-PROCURE. Modul ini memastikan hanya pengguna yang diberi kuasa dapat mengakses fungsi, maklumat dan rekod berdasarkan peranan, tanggungjawab serta bidang kuasa yang ditetapkan oleh LHDNM. Selain menyokong pengurusan pengguna, modul ini turut menyediakan asas kepada tadbir urus sistem dengan memastikan pengurusan akses dilaksanakan secara terkawal, telus dan boleh dijejaki. Keupayaan ini penting bagi melindungi maklumat perolehan, mengurangkan risiko capaian yang tidak dibenarkan serta memastikan pematuhan terhadap dasar keselamatan dan tadbir urus ICT LHDNM. REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTION PRIORITY FR-UMG-001 User Registration Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mendaftarkan pengguna baharu berdasarkan kategori pengguna, peranan dan bidang kuasa yang ditetapkan. Must Have FR-UMG-002 User Profile Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus dan mengemas kini maklumat profil pengguna sepanjang tempoh penggunaan sistem. Must Have FR-UMG-003 Role Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mentakrif, mengurus dan menyelenggara peranan pengguna mengikut struktur organisasi dan tanggungjawab yang ditetapkan. Must Have FR-UMG-004 Access Rights Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menetapkan, mengubah dan mengawal hak capaian pengguna kepada modul, fungsi dan maklumat berdasarkan peranan serta bidang kuasa yang diberikan. Must Have FR-UMG-005 Organisation Structure Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus struktur organisasi, PTJ, lokasi dan maklumat organisasi yang berkaitan bagi menyokong pengurusan akses pengguna. Must Have
EBRD/PRO/2026/001 106 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTION PRIORITY FR-UMG-006 User Delegation Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus pelantikan wakil atau pemangku bagi melaksanakan tugas pengguna dalam tempoh yang ditetapkan tanpa menjejaskan kawalan akses dan akauntabiliti. Should Have FR-UMG-007 User Activation and Deactivation Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengaktifkan, menggantung, menyahaktifkan atau menamatkan akses pengguna berdasarkan status perkhidmatan atau arahan pentadbiran. Must Have FR-UMG-008 Authentication Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengesahkan identiti pengguna sebelum akses kepada i-PROCURE diberikan. Must Have FR-UMG-009 User Session Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus sesi pengguna bagi memastikan akses sistem dikawal sepanjang tempoh penggunaan. Should Have FR-UMG-010 User Activity Logging Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk merekod aktiviti pengguna yang berkaitan dengan penggunaan sistem bagi tujuan pemantauan, audit dan siasatan sekiranya diperlukan. Must Have FR-UMG-011 Access Review Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menyokong semakan berkala terhadap peranan, hak capaian dan status pengguna bagi memastikan akses yang diberikan kekal relevan dengan tanggungjawab semasa. Should Have FR-UMG-012 User Administration Dashboard Sistem hendaklah menyediakan paparan pengurusan yang membolehkan pentadbir memantau status pengguna, pengagihan peranan, penggunaan akses serta maklumat berkaitan pengurusan pengguna secara menyeluruh. Should Have 7.4.2 Procurement Planning Modul Procurement Planning menyediakan fungsi bagi menyokong aktiviti perancangan perolehan secara sistematik, terancang dan selaras dengan keutamaan strategik LHDNM. Modul ini membolehkan perancangan perolehan dilaksanakan secara berpusat dengan mengambil kira keperluan operasi, perancangan kewangan, tempoh pelaksanaan serta keutamaan organisasi bagi memastikan setiap perolehan dapat dilaksanakan secara lebih cekap dan terkawal. Modul ini turut menyediakan fungsi untuk menyelaras perancangan perolehan di pelbagai peringkat, membolehkan pemantauan
EBRD/PRO/2026/001 107 terhadap status perancangan, mengenal pasti keutamaan pelaksanaan serta menyokong penyediaan maklumat yang tepat bagi tujuan perancangan sumber dan pembuatan keputusan. Pendekatan ini membantu mengurangkan perolehan ad hoc, meningkatkan ketelusan perancangan dan memperkukuh tadbir urus pengurusan perolehan. REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-PLN-001 Procurement Plan Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menyediakan, mengurus, mengemas kini dan menyelenggara Pelan Perolehan mengikut tempoh, kategori dan keperluan LHDNM. Must Have FR-PLN-002 Annual Procurement Planning Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menyokong penyediaan, semakan, pengesahan dan kelulusan Perancangan Perolehan Tahunan. Must Have FR-PLN-003 Procurement Demand Consolidation Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menyatukan keperluan perolehan daripada pelbagai bahagian, jabatan, negeri atau PTJ bagi mengoptimumkan pelaksanaan perolehan. Must Have FR-PLN-004 Procurement Prioritisation Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menetapkan dan mengurus keutamaan pelaksanaan perolehan berdasarkan keperluan operasi, kepentingan strategik dan kekangan sumber. Must Have FR-PLN-005 Procurement Schedule Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk merancang dan mengurus jadual pelaksanaan setiap aktiviti perolehan bagi memastikan pelaksanaan mengikut garis masa yang ditetapkan. Must Have FR-PLN-006 Budget Planning Integration Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menghubungkan perancangan perolehan dengan maklumat perancangan kewangan bagi menyokong pelaksanaan perolehan secara terancang. Must Have FR-PLN-007 Procurement Planning Review Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menyemak, mengemas kini dan memperakukan perubahan terhadap Pelan Perolehan berdasarkan keperluan semasa organisasi. Should Have FR-PLN-008 Procurement Planning Monitoring Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk memantau status pelaksanaan Pelan Perolehan serta mengenal pasti kelewatan, perubahan atau isu yang memerlukan tindakan lanjut. Must Have FR-PLN-009 Procurement Planning Dashboard Sistem hendaklah menyediakan paparan pengurusan bagi memantau pencapaian, kemajuan pelaksanaan, keutamaan dan status keseluruhan Pelan Perolehan. Should Have
EBRD/PRO/2026/001 108 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-PLN-010 Procurement Planning Reporting Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menjana laporan berkaitan perancangan perolehan bagi menyokong pemantauan, analisis dan pembuatan keputusan oleh Pengurusan Atasan. Should Have 7.4.3 Procurement Request Management Modul Procurement Request Management menyediakan fungsi bagi mengurus permohonan perolehan sebagai titik permulaan kepada pelaksanaan sesuatu perolehan. Modul ini memastikan setiap permohonan dikemukakan secara teratur, lengkap dan mematuhi keperluan serta tatacara yang ditetapkan sebelum diproses mengikut kaedah perolehan yang bersesuaian. Modul ini turut menyokong penyelarasan maklumat permohonan, semakan keperluan, pengesahan dokumen serta pemantauan status permohonan di sepanjang proses kelulusan. Pendekatan ini membantu meningkatkan kualiti maklumat permohonan, mengurangkan kesilapan, mempercepatkan proses semakan serta memastikan setiap permohonan mempunyai asas yang mencukupi sebelum tindakan perolehan dilaksanakan. REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-PRQ-001 Procurement Request Registration Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mewujudkan, merekod dan mengurus permohonan perolehan berdasarkan keperluan yang dikenal pasti oleh pemohon. Must Have FR-PRQ-002 Procurement Requirement Definition Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk merekod keperluan perolehan termasuk skop, justifikasi, kategori, anggaran kos, sumber peruntukan, tempoh pelaksanaan dan maklumat sokongan yang berkaitan. Must Have FR-PRQ-003 Supporting Document Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk memuat naik, mengurus, mengesahkan dan menyelenggara dokumen sokongan yang berkaitan dengan permohonan perolehan. Must Have
EBRD/PRO/2026/001 109 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-PRQ-004 Procurement Request Validation Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menyemak kesempurnaan maklumat, dokumen dan keperluan permohonan bagi memastikan permohonan memenuhi kriteria yang ditetapkan sebelum diproses. Must Have FR-PRQ-005 Procurement Request Review Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk melaksanakan semakan permohonan perolehan oleh pegawai yang diberi kuasa sebelum dikemukakan untuk kelulusan atau tindakan selanjutnya. Must Have FR-PRQ-006 Procurement Request Approval Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menyokong proses kelulusan permohonan perolehan mengikut bidang kuasa, hierarki kelulusan dan tatacara yang berkuat kuasa. Must Have FR-PRQ-007 Procurement Request Amendment Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus pindaan terhadap permohonan perolehan sebelum proses perolehan dimulakan, termasuk merekod justifikasi, sejarah pindaan dan kelulusan berkaitan. Should Have FR-PRQ-008 Procurement Request Status Tracking Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk memantau status permohonan perolehan secara masa nyata sepanjang proses semakan, kelulusan dan pemprosesan sehingga tindakan seterusnya diambil. Must Have FR-PRQ-009 Procurement Request Notification Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menjana pemberitahuan automatik kepada pengguna mengenai tindakan yang diperlukan, perubahan status, permintaan maklumat tambahan dan keputusan berkaitan permohonan perolehan. Should Have FR-PRQ-010 Procurement Request Dashboard and Reporting Sistem hendaklah menyediakan paparan pengurusan dan laporan berkaitan permohonan perolehan bagi menyokong pemantauan prestasi, analisis beban kerja, pengesanan trend serta pembuatan keputusan oleh pihak pengurusan. Should Have FR-PRQ-011 Procurement Request Withdrawal Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk membolehkan pemohon menarik balik permohonan perolehan sebelum proses perolehan dimulakan, tertakluk kepada syarat dan bidang kuasa yang ditetapkan serta dengan rekod justifikasi penarikan balik. Should Have FR-PRQ-012 Procurement Request Template Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus templat permohonan perolehan bagi kategori atau jenis perolehan tertentu bagi meningkatkan keseragaman dan mempercepatkan penyediaan permohonan. Could Have
EBRD/PRO/2026/001 110 7.4.4 Procurement Processing Management Modul Procurement Processing Management menyediakan fungsi bagi mengurus pelaksanaan proses perolehan selepas sesuatu permohonan perolehan diluluskan. Modul ini bertindak sebagai komponen utama yang menyelaras aliran kerja, menentukan kaedah perolehan yang bersesuaian serta memastikan setiap proses dilaksanakan secara konsisten, teratur dan mematuhi peraturan serta tatacara perolehan yang berkuat kuasa. Modul ini turut menyediakan fungsi untuk mengurus peralihan sesuatu perolehan di sepanjang kitaran pelaksanaannya, termasuk penetapan kaedah perolehan, pengurusan proses kerja, pemantauan kemajuan, pengurusan perubahan dan penyelarasan tindakan antara semua pihak yang terlibat. Pendekatan ini memastikan setiap perolehan diproses secara telus, boleh dijejaki serta mempunyai kawalan yang mencukupi bagi menyokong tadbir urus dan meningkatkan kecekapan pengurusan perolehan LHDNM. REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-PPM-001 Procurement Processing Initiation Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk memulakan proses perolehan secara automatik selepas permohonan perolehan diluluskan mengikut tatacara yang ditetapkan. Must Have FR-PPM-002 Procurement Method Determination Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menentukan kaedah perolehan yang bersesuaian berdasarkan peraturan, kategori perolehan, nilai perolehan, sumber peruntukan dan parameter lain yang ditetapkan oleh LHDNM. Must Have FR-PPM-003 Workflow Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus aliran kerja perolehan secara dinamik berdasarkan kaedah perolehan, peranan pengguna, bidang kuasa dan keperluan proses yang berkenaan. Must Have
EBRD/PRO/2026/001 111 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-PPM-004 Task Assignment Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menjana, mengagihkan dan memantau tugasan kepada pegawai yang bertanggungjawab berdasarkan peranan, fungsi dan peringkat proses perolehan. Must Have FR-PPM-005 Procurement Milestone Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menetapkan, memantau dan mengurus pencapaian setiap milestone sepanjang proses perolehan bagi memastikan pelaksanaan mengikut jadual yang dirancang. Must Have FR-PPM-006 Procurement Timeline Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus garis masa setiap proses perolehan, termasuk pemantauan tempoh pelaksanaan, kelewatan dan sasaran penyelesaian. Must Have FR-PPM-007 Procurement Change Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus perubahan terhadap maklumat atau proses perolehan selepas proses dimulakan, termasuk merekod justifikasi, sejarah perubahan dan kelulusan yang berkaitan. Should Have FR-PPM-008 Procurement Exception Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk merekod, mengurus dan memantau pengecualian atau penyimpangan daripada proses perolehan standard mengikut kelulusan dan peraturan yang berkuat kuasa. Should Have FR-PPM-009 Procurement Status Monitoring Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk memantau status setiap proses perolehan secara masa nyata serta mengenal pasti aktiviti yang tertangguh atau memerlukan tindakan segera. Must Have FR-PPM-010 Procurement Notification Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menjana pemberitahuan automatik berkaitan tugasan, perubahan status, tindakan yang perlu diambil, peringatan tempoh dan keputusan proses kepada pengguna yang berkaitan. Should Have FR-PPM-011 Procurement Performance Dashboard Sistem hendaklah menyediakan paparan pengurusan bagi memantau prestasi pelaksanaan perolehan, status semasa, beban kerja, pematuhan garis masa dan petunjuk prestasi utama. Should Have FR-PPM-012 Procurement Processing Reporting Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menjana laporan pengurusan berkaitan pelaksanaan proses perolehan bagi menyokong pemantauan, analisis prestasi, audit dan pembuatan keputusan. Should Have
EBRD/PRO/2026/001 112 7.4.5 Procurement Methods Management Modul Procurement Methods Management menyediakan fungsi bagi mengurus pelaksanaan pelbagai kaedah perolehan yang dilaksanakan oleh LHDNM mengikut peraturan, dasar dan tatacara yang berkuat kuasa. Modul ini menyokong keseluruhan kitaran pelaksanaan sesuatu kaedah perolehan, termasuk pengurusan dokumen, pelawaan, komunikasi, penerimaan tawaran, penilaian, perakuan, kelulusan dan pemantauan secara bersepadu. Modul ini direka bentuk supaya kaedah perolehan dapat dikonfigurasi, disesuaikan dan diperluaskan melalui peraturan, aliran kerja dan parameter yang ditetapkan oleh LHDNM tanpa menjejaskan fungsi teras i-PROCURE. Reka bentuk ini membolehkan perubahan terhadap peraturan, had nilai, aliran kerja, hierarki kelulusan, dokumen dan parameter operasi dilaksanakan secara fleksibel, di samping menyokong pertambahan kaedah perolehan, proses dan keperluan organisasi dari semasa ke semasa. Dengan pendekatan ini, i-PROCURE berupaya menyesuaikan diri dengan perubahan dasar, peraturan serta pengenalan kaedah perolehan baharu, sekali gus mengekalkan peranannya sebagai sebuah Intelligent Enterprise Procurement Platform yang mampan, fleksibel dan bersedia menghadapi keperluan masa hadapan. REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-PMM-001 Procurement Method Configuration Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mentakrif, mengkonfigurasi, mengaktifkan dan menyelenggara pelbagai kaedah perolehan berdasarkan dasar, peraturan dan keperluan operasi LHDNM. Must Have FR-PMM-002 Procurement Document Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menyediakan, mengurus, mengawal versi dan menyelenggara dokumen yang berkaitan dengan setiap kaedah perolehan. Must Have
EBRD/PRO/2026/001 113 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-PMM-003 Procurement Invitation and Publication Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus pelawaan, penerbitan, pindaan, lanjutan tempoh dan penutupan proses perolehan mengikut kaedah yang digunakan. Must Have FR-PMM-004 Procurement Briefing and Communication Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus taklimat, lawatan tapak, sesi libat urus, pertanyaan, penjelasan, addendum dan komunikasi rasmi dengan pembekal atau pihak berkaitan mengikut keperluan sesuatu kaedah perolehan. Should Have FR-PMM-005 Procurement Submission Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menerima, merekod, mengesahkan dan mengurus penyerahan dokumen atau tawaran mengikut kaedah perolehan yang berkenaan. Must Have FR-PMM-006 Procurement Opening and Receipt Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus proses pembukaan atau penerimaan tawaran serta merekod maklumat berkaitan mengikut tatacara setiap kaedah perolehan. Must Have FR-PMM-007 Procurement Evaluation Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus proses penilaian, termasuk pelantikan jawatankuasa penilaian, pengagihan tugasan, penyediaan laporan dan pemantauan kemajuan penilaian. Must Have FR-PMM-008 Procurement Recommendation Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menyediakan, mengurus dan mengemukakan perakuan keputusan berdasarkan hasil penilaian kepada pihak berkuasa melulus. Must Have FR-PMM-009 Procurement Approval and Decision Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus proses kelulusan, merekod keputusan pihak berkuasa melulus serta melaksanakan tindakan susulan berdasarkan keputusan yang dibuat. Must Have FR-PMM-010 Procurement Method Workflow Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus aliran kerja yang berbeza bagi setiap kaedah perolehan melalui konfigurasi Business Rules, Workflow dan parameter sistem tanpa memerlukan pengubahsuaian kepada aplikasi. Must Have FR-PMM-011 Procurement Methods Dashboard and Monitoring Sistem hendaklah menyediakan paparan pengurusan bagi memantau status, kemajuan, pematuhan garis masa, prestasi dan isu berkaitan pelaksanaan semua kaedah perolehan secara masa nyata. Should Have FR-PMM-012 Procurement Methods Reporting and Analytics Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menjana laporan operasi, laporan pengurusan dan analitik berkaitan pelaksanaan pelbagai kaedah perolehan bagi menyokong pemantauan, audit, analisis prestasi dan pembuatan keputusan. Should Have
EBRD/PRO/2026/001 114 7.4.6 Supplier Relationship Management Modul Supplier Relationship Management (SRM) menyediakan fungsi untuk mengurus keseluruhan kitaran hubungan dengan pembekal secara bersepadu, bermula daripada proses Supplier Onboarding, pengesahan kelayakan, pengurusan profil, penilaian prestasi, segmentasi, pengurusan risiko, pembangunan pembekal sehingga pemantauan prestasi secara berterusan. Modul ini menyokong pembentukan ekosistem pembekal yang berdaya saing, berprestasi tinggi dan selaras dengan keperluan strategik serta tadbir urus perolehan LHDNM. Modul ini membolehkan pengurusan pembekal dilaksanakan secara menyeluruh melalui pendekatan yang berasaskan data bagi memastikan prestasi, kelayakan, risiko dan nilai strategik setiap pembekal dapat dipantau secara berterusan. Di samping itu, modul ini menyediakan keupayaan Supplier 360° View yang menghimpunkan maklumat profil, kelayakan, prestasi, penyertaan dalam perolehan, kontrak, risiko, komunikasi dan sejarah interaksi pembekal dalam satu paparan bersepadu. Bagi memastikan maklumat pembekal sentiasa tepat, terkini dan konsisten, modul ini turut menyokong penyelarasan serta integrasi maklumat dengan sistem atau pangkalan data agensi autoritatif yang berkaitan seperti Kementerian Kewangan Malaysia (MOF), CIDB dan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM). Keupayaan ini menyediakan pandangan bersepadu terhadap keseluruhan ekosistem pembekal melalui satu paparan menyeluruh yang membolehkan pengurusan memantau prestasi, menilai risiko, mengenal pasti nilai strategik pembekal serta membuat keputusan yang lebih tepat, proaktif dan berasaskan data.
EBRD/PRO/2026/001 115 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-SRM-001 Supplier Onboarding Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus proses kemasukan pembekal ke dalam ekosistem i-PROCURE yang merangkumi pendaftaran, pengesahan, pengaktifan dan pengurusan status pembekal mengikut dasar dan keperluan organisasi. Must Have FR-SRM-002 Supplier Profile Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus profil pembekal yang merangkumi maklumat organisasi, kepakaran, kategori perolehan, pensijilan, pengalaman, prestasi, kontrak, risiko, rekod penyertaan serta interaksi dengan LHDNM, di samping menyediakan Supplier 360° View sebagai paparan bersepadu bagi menyokong pemantauan dan pembuatan keputusan. Must Have FR-SRM-003 Supplier Qualification and Eligibility Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menilai, mengesahkan dan memantau kelayakan pembekal berdasarkan kriteria, syarat dan dasar yang ditetapkan. Must Have FR-SRM-004 Supplier Classification and Segmentation Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengelaskan dan mensegmentasikan pembekal berdasarkan kategori, keupayaan, tahap kritikal, prestasi, nilai strategik, risiko atau kriteria lain yang dikonfigurasikan. Should Have FR-SRM-005 Supplier Performance Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus penilaian prestasi pembekal berdasarkan KPI, pematuhan kontrak, kualiti penyampaian, tahap perkhidmatan dan indikator prestasi lain. Must Have FR-SRM-006 Supplier Risk Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengenal pasti, merekod, menilai dan memantau risiko pembekal berdasarkan parameter risiko yang ditetapkan bagi menyokong pengurusan risiko pembekal. Should Have FR-SRM-007 Supplier Communication and Engagement Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus komunikasi, hebahan, makluman, sesi libat urus dan interaksi rasmi dengan pembekal bagi menyokong hubungan yang lebih efektif. Should Have FR-SRM-008 Supplier Development Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk merancang, melaksanakan dan memantau program pembangunan, penambahbaikan kompetensi serta peningkatan prestasi pembekal. Could Have FR-SRM-009 Supplier Dashboard and Monitoring Sistem hendaklah menyediakan paparan pengurusan bagi memantau status onboarding, kelayakan, prestasi, segmentasi, risiko dan indikator utama pembekal secara masa nyata. Should Have
EBRD/PRO/2026/001 116 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-SRM-010 Supplier Reporting and Analytics Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menjana laporan operasi, laporan pengurusan dan analitik berkaitan prestasi, segmentasi, risiko serta pembangunan pembekal bagi menyokong pemantauan dan pembuatan keputusan. Should Have FR-SRM-011 Supplier Data Integration Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengintegrasikan, menyelaras dan mengemas kini maklumat pembekal melalui integrasi dengan sistem atau pangkalan data agensi yang berkaitan seperti MOF, CIDB dan SSM bagi membolehkan maklumat pembekal diperoleh daripada sumber autoritatif, mengurangkan pertindihan kemasukan data serta memastikan maklumat yang digunakan dalam proses perolehan sentiasa tepat, terkini dan konsisten. Should Have FR-SRM-012 Supplier Digital Collaboration Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk membolehkan pertukaran maklumat, pengesahan, komunikasi dan perkongsian dokumen secara digital antara LHDNM, pembekal dan agensi berkaitan melalui keupayaan integrasi atau platform yang dibenarkan. Could Have 7.4.7 Contract Lifecycle Management Modul Contract Lifecycle Management (CLM) menyediakan fungsi untuk mengurus keseluruhan kitar hayat kontrak secara bersepadu, bermula daripada penyediaan dan pemuktamadan kontrak, pelaksanaan obligasi, pemantauan prestasi, pengurusan pindaan, pelanjutan tempoh, pembaharuan, sehingga penamatan dan penutupan kontrak. Modul ini memastikan setiap kontrak diurus secara sistematik, telus dan selaras dengan keperluan operasi, tadbir urus serta peraturan yang berkuat kuasa. Modul ini menghimpunkan semua maklumat berkaitan kontrak dalam satu persekitaran yang bersepadu, meliputi pihak berkaitan, obligasi, kemajuan pelaksanaan, hasil serahan, prestasi, kedudukan kewangan, jaminan kontrak, pematuhan, risiko serta sejarah perubahan dan pelaksanaan kontrak. Modul ini turut menyediakan pemantauan secara proaktif terhadap milestone,
EBRD/PRO/2026/001 117 tempoh sah jaminan, penggunaan nilai kontrak dan tarikh tamat kontrak melalui keupayaan amaran awal serta pemantauan berterusan. Keupayaan ini membolehkan Pengurusan Atasan memperoleh gambaran yang menyeluruh mengenai status dan prestasi setiap kontrak, sekali gus memperkukuh tadbir urus, memastikan kesinambungan operasi, mengurangkan risiko ketidakpatuhan serta menyokong pembuatan keputusan yang lebih tepat dan berasaskan data. REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-CLM-001 Contract Repository Management Sistem hendaklah menyediakan repositori berpusat untuk menyimpan, mengurus, mengawal versi dan mendapatkan semula semua dokumen kontrak serta dokumen berkaitan secara selamat, sistematik dan mudah dicapai mengikut tahap kebenaran pengguna. Must Have FR-CLM-002 Contract Profile Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus maklumat induk kontrak yang merangkumi skop, tempoh, nilai kontrak, pihak berkaitan, kategori, status serta maklumat penting lain bagi menyokong pemantauan menyeluruh terhadap pelaksanaan kontrak dan pembuatan keputusan. Must Have FR-CLM-003 Contract Obligation Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengenal pasti, merekod, memantau dan mengurus obligasi kontrak bagi semua pihak yang terlibat bagi memastikan setiap obligasi dipenuhi mengikut syarat kontrak. Must Have FR-CLM-004 Contract Milestone Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk merancang, merekod dan memantau milestone kontrak, termasuk menjana amaran awal terhadap aktiviti atau tarikh penting sepanjang tempoh pelaksanaan kontrak. Must Have FR-CLM-005 Contract Deliverables Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus, merekod, mengesahkan dan memantau semua hasil serahan kontrak mengikut skop, spesifikasi, jadual pelaksanaan dan kriteria penerimaan yang telah dipersetujui. Must Have FR-CLM-006 Contract Performance Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk memantau dan menilai prestasi pelaksanaan kontrak berdasarkan KPI, SLA, tahap pematuhan serta indikator prestasi lain yang ditetapkan. Must Have
EBRD/PRO/2026/001 118 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-CLM-007 Contract Variation and Amendment Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus pindaan skop, perubahan syarat, perubahan nilai dan variasi kontrak serta merekod justifikasi, kelulusan dan sejarah perubahan bagi tujuan tadbir urus dan audit. Must Have FR-CLM-008 Contract Renewal and Expiry Intelligence Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk memantau tarikh tamat kontrak, mengenal pasti kontrak yang memerlukan tindakan, menjana amaran awal berdasarkan tempoh yang ditetapkan serta menyokong perancangan pembaharuan, pelanjutan tempoh atau pelaksanaan perolehan baharu bagi memastikan kesinambungan operasi organisasi. Must Have FR-CLM-009 Contract Financial Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk memantau kedudukan kewangan kontrak yang meliputi nilai asal kontrak, nilai selepas variasi, pembayaran terkumpul, baki nilai kontrak, siling kontrak serta komitmen kewangan sepanjang tempoh pelaksanaan kontrak. Must Have FR-CLM-010 Contract Securities and Guarantees Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus dan memantau instrumen jaminan kontrak seperti Bon Pelaksanaan, Wang Jaminan Pelaksanaan, polisi insurans, jaminan bank atau instrumen lain yang berkaitan, termasuk tempoh sah, status, pembaharuan dan tindakan susulan bagi memastikan pematuhan kepada syarat kontrak. Must Have FR-CLM-011 Contract Compliance Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk memantau pematuhan terhadap syarat kontrak, obligasi, dokumen wajib, SLA, keperluan perundangan dan peraturan yang berkaitan serta merekod sebarang ketidakpatuhan dan tindakan pembetulan yang diambil. Must Have FR-CLM-012 Contract Risk Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengenal pasti, merekod, menilai dan memantau risiko berkaitan kontrak sepanjang kitar hayatnya bagi menyokong pelaksanaan kontrak yang lebih berkesan dan terkawal. Should Have FR-CLM-013 Contract Dashboard and Monitoring Sistem hendaklah menyediakan papan pemuka pengurusan yang memaparkan status kontrak, kemajuan pelaksanaan, milestone, hasil serahan, prestasi, obligasi, kedudukan kewangan, jaminan kontrak, risiko, kontrak yang hampir tamat dan indikator utama secara masa nyata. Should Have
EBRD/PRO/2026/001 119 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-CLM-014 Contract Reporting and Analytics Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menjana laporan operasi, laporan pengurusan dan analitik berkaitan pelaksanaan, prestasi, pematuhan, kedudukan kewangan, risiko serta status kontrak bagi menyokong pemantauan dan pembuatan keputusan. Should Have 7.4.8 Procurement Intelligence Modul Procurement Intelligence menyediakan keupayaan untuk menukar data perolehan kepada maklumat strategik yang menyokong pemantauan prestasi, perancangan, pengurusan risiko dan pembuatan keputusan di semua peringkat organisasi. Modul ini memanfaatkan data yang dijana daripada keseluruhan ekosistem i-PROCURE bagi mengenal pasti trend, corak, risiko, peluang dan prestasi perolehan secara menyeluruh, sekali gus membolehkan organisasi membuat keputusan yang lebih tepat, proaktif dan berasaskan data. Melalui analisis data, pemodelan ramalan dan keupayaan sokongan keputusan yang pintar, modul ini membantu organisasi mengenal pasti perubahan corak perbelanjaan, prestasi proses, peluang penambahbaikan, anomali, potensi risiko serta tindakan yang perlu diambil sebelum sesuatu isu memberi kesan kepada operasi. Keupayaan ini memperkukuh tadbir urus, meningkatkan kecekapan pengurusan perolehan dan menyokong transformasi i- PROCURE sebagai sebuah Intelligent Enterprise Procurement Platform.
EBRD/PRO/2026/001 120 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-PI-001 Spend Intelligence Sistem hendaklah menyediakan analisis strategik terhadap corak perbelanjaan mengikut kategori perolehan, organisasi, pembekal, lokasi, tempoh dan dimensi lain bagi mengenal pasti trend, peluang pengoptimuman serta menyokong perancangan perolehan yang lebih berkesan. Must Have FR-PI-002 Procurement Performance Intelligence Sistem hendaklah menyediakan analisis prestasi proses perolehan berdasarkan KPI, SLA, tempoh pemprosesan, keberkesanan pelaksanaan dan indikator prestasi lain bagi mengenal pasti tahap pencapaian serta peluang penambahbaikan. Must Have FR-PI-003 Predictive Procurement Intelligence Sistem hendaklah menyediakan keupayaan analisis ramalan berdasarkan data sejarah dan corak semasa bagi menyokong perancangan permintaan, pemantauan kontrak, prestasi pembekal, penggunaan peruntukan serta potensi risiko perolehan. Should Have FR-PI-004 Anomaly Detection Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengenal pasti corak, transaksi atau keadaan luar biasa seperti pemecahan perolehan, perubahan harga yang tidak munasabah, kelewatan berulang, penyimpangan prestasi atau situasi lain yang memerlukan perhatian lanjut. Should Have FR-PI-005 Early Warning Management Sistem hendaklah menyediakan keupayaan amaran awal terhadap keadaan yang berpotensi memberi kesan kepada kelancaran perolehan seperti kontrak yang hampir tamat, risiko kelewatan, kemerosotan prestasi pembekal, penggunaan peruntukan yang tinggi atau isu kritikal lain bagi membolehkan tindakan proaktif diambil. Should Have FR-PI-006 Procurement Opportunity Intelligence Sistem hendaklah mengenal pasti peluang penambahbaikan dan pengoptimuman perolehan berdasarkan analisis data, termasuk peluang penyatuan keperluan, penyeragaman spesifikasi, strategi perolehan, pengurusan kategori serta inisiatif lain yang dapat meningkatkan nilai kepada organisasi. Should Have FR-PI-007 Intelligent Decision Support Sistem hendaklah menyediakan cadangan, keutamaan tindakan dan maklumat sokongan berdasarkan analisis data, peraturan perniagaan, indikator prestasi serta penilaian risiko bagi membantu pegawai membuat keputusan yang lebih tepat dan konsisten. Should Have
EBRD/PRO/2026/001 121 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-PI-008 Executive Insights and Strategic Reporting Sistem hendaklah menyediakan pandangan strategik, laporan eksekutif dan ringkasan prestasi yang memberi gambaran menyeluruh mengenai trend, risiko, peluang, prestasi dan isu strategik perolehan bagi menyokong pemantauan serta pembuatan keputusan di peringkat pengurusan tertinggi. Should Have 7.4.9 Risk and Compliance Management Modul Risk & Compliance Management menyediakan keupayaan untuk mengurus risiko dan pematuhan secara bersepadu merentas keseluruhan kitar hayat perolehan. Modul ini memastikan setiap aktiviti perolehan dilaksanakan selaras dengan dasar, peraturan, prosedur dan keperluan tadbir urus yang berkuat kuasa, di samping membolehkan organisasi mengenal pasti, menilai, memantau dan mengawal risiko secara sistematik. Modul ini menyokong pelaksanaan tadbir urus perolehan yang lebih proaktif melalui pemantauan berterusan terhadap tahap risiko, status pematuhan, keberkesanan kawalan serta pelaksanaan tindakan mitigasi. Keupayaan ini membolehkan organisasi mengenal pasti isu yang memerlukan perhatian lebih awal, mengurangkan kemungkinan ketidakpatuhan, memperkukuh akauntabiliti dan meningkatkan keyakinan pengurusan terhadap integriti proses perolehan. REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-RCM-001 Enterprise Risk Register Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengenal pasti, merekod, mengklasifikasikan dan mengurus risiko perolehan secara berpusat merentas keseluruhan proses dan aktiviti perolehan. Must Have
EBRD/PRO/2026/001 122 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-RCM-002 Risk Assessment and Evaluation Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menilai kebarangkalian, impak, tahap risiko serta keutamaan tindakan berdasarkan metodologi penilaian risiko yang ditetapkan oleh organisasi. Must Have FR-RCM-003 Risk Treatment and Mitigation Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk merekod, memantau dan menilai pelaksanaan pelan mitigasi, kawalan serta tindakan susulan bagi setiap risiko yang dikenal pasti. Must Have FR-RCM-004 Compliance Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk memantau pematuhan terhadap dasar, pekeliling, prosedur, syarat kontrak, keperluan perundangan dan peraturan yang berkaitan sepanjang proses perolehan. Must Have FR-RCM-005 Compliance Monitoring and Exception Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengenal pasti, merekod, memantau dan mengurus ketidakpatuhan, pengecualian serta tindakan pembetulan sehingga isu diselesaikan. Must Have FR-RCM-006 Internal Control Management Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk mengurus kawalan dalaman yang menyokong pengasingan tugas, kelulusan, semakan, pengesahan dan kawalan lain bagi memastikan integriti proses perolehan. Must Have FR-RCM-007 Governance Monitoring Dashboard Sistem hendaklah menyediakan papan pemuka pengurusan yang memaparkan tahap risiko, status pematuhan, ketidakpatuhan, tindakan mitigasi dan indikator tadbir urus bagi menyokong pemantauan di peringkat pengurusan. Should Have FR-RCM-008 Governance Reporting and Analytics Sistem hendaklah menyediakan laporan dan analisis berkaitan risiko, pematuhan, keberkesanan kawalan, trend ketidakpatuhan dan status tindakan mitigasi bagi menyokong pemantauan serta pembuatan keputusan. Should Have FR-RCM-009 Audit and Regulatory Compliance Support Sistem hendaklah menyediakan fungsi untuk menyokong aktiviti audit dan semakan pematuhan melalui penyediaan rekod, bukti, sejarah tindakan dan maklumat berkaitan secara lengkap dan mudah dijejaki. Should Have FR-RCM-010 Enterprise Governance Insights Sistem hendaklah menyediakan pandangan strategik mengenai corak risiko, trend pematuhan, keberkesanan kawalan dan bidang yang memerlukan perhatian pengurusan bagi menyokong penambahbaikan berterusan terhadap tadbir urus perolehan. Should Have
EBRD/PRO/2026/001 123 7.4.10 Enterprise Integration Modul Enterprise Integration menyediakan keupayaan untuk menghubungkan i-PROCURE dengan sistem dalaman LHDNM, sistem agensi Kerajaan serta sistem lain yang berkaitan bagi memastikan keseluruhan proses pengurusan perolehan dapat dilaksanakan secara bersepadu. Modul ini membolehkan pertukaran data, maklumat dan dokumen dilaksanakan secara lancar, selamat dan konsisten, sekali gus mengurangkan pertindihan data, meningkatkan kecekapan operasi serta memastikan semua sistem menggunakan maklumat yang sama dan terkini. Melalui modul ini, setiap proses pengurusan perolehan tidak lagi beroperasi secara berasingan, sebaliknya disokong oleh aliran maklumat yang saling berkaitan bermula daripada perancangan perolehan, pelaksanaan perolehan, pengurusan kontrak, pemantauan prestasi sehingga pelaporan kepada pihak pengurusan. Maklumat yang diwujudkan atau dikemas kini oleh sesuatu sistem dapat dimanfaatkan oleh sistem lain yang berkaitan mengikut keperluan dan tahap capaian yang dibenarkan. Pendekatan ini mengurangkan kemasukan data secara berulang, meningkatkan ketepatan maklumat serta menyediakan Single Source of Truth bagi menyokong analisis, AI, automasi proses dan pembuatan keputusan. Modul ini juga memastikan i-PROCURE sentiasa bersedia menyokong keperluan semasa dan masa hadapan LHDNM. Modul ini hendaklah berupaya menyokong integrasi dengan sistem baharu, penambahbaikan proses kerja, perubahan dasar Kerajaan, pindaan peraturan perolehan serta perubahan struktur organisasi tanpa menjejaskan kesinambungan operasi, keselamatan maklumat dan integriti data. Dengan keupayaan ini, i-PROCURE dapat terus berkembang mengikut keperluan LHDNM serta
EBRD/PRO/2026/001 124 menyokong agenda pendigitalan dan transformasi pengurusan perolehan secara berterusan. REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-EI-001 Enterprise System Integration Sistem hendaklah berupaya berintegrasi dengan sistem dalaman LHDNM, sistem agensi Kerajaan dan sistem lain yang berkaitan bagi membolehkan keseluruhan proses pengurusan perolehan dilaksanakan secara bersepadu. Must Have FR-EI-002 Data Integration and Synchronisation Sistem hendaklah memastikan data diselaraskan secara automatik antara sistem yang berintegrasi supaya maklumat sentiasa tepat, lengkap, konsisten dan terkini serta mengelakkan pertindihan data. Must Have FR-EI-003 Business Process Integration Sistem hendaklah menyokong penyelarasan proses kerja antara sistem supaya setiap aktiviti pengurusan perolehan dapat dilaksanakan secara berterusan tanpa pengulangan proses atau kemasukan data yang sama. Must Have FR-EI-004 Enterprise Information Sharing Sistem hendaklah membolehkan perkongsian maklumat, dokumen dan rekod perolehan antara sistem yang diberi kuasa bagi menyokong pelaksanaan tugas, pemantauan, audit, pelaporan dan pembuatan keputusan. Must Have FR-EI-005 Identity and Access Integration Sistem hendaklah menyokong penyelarasan pengurusan identiti pengguna dan kawalan capaian antara sistem yang berintegrasi bagi memastikan akses kepada maklumat diberikan mengikut peranan, tanggungjawab dan tahap kebenaran yang ditetapkan. Must Have FR-EI-006 Integration Monitoring and Traceability Sistem hendaklah menyediakan kemudahan untuk memantau status integrasi, merekod aktiviti pertukaran data serta mengekalkan traceability bagi menyokong pemantauan operasi, penyelesaian isu, audit dan pematuhan. Must Have FR-EI-007 Interoperability Sistem hendaklah memastikan sistem yang berintegrasi dapat beroperasi dan bertukar data secara berkesan walaupun menggunakan platform, teknologi atau aplikasi yang berbeza. Should Have FR-EI-008 Scalable Integration Sistem hendaklah membolehkan integrasi dengan sistem atau teknologi baharu dilaksanakan dengan mudah bagi memenuhi keperluan LHDNM pada masa hadapan tanpa menjejaskan operasi sistem sedia ada. Should Have
EBRD/PRO/2026/001 125 7.4.11 Knowledge Management Modul Knowledge Management menyediakan keupayaan untuk mengurus, memelihara, memperkaya dan memanfaatkan Institutional Procurement Knowledge sebagai aset strategik LHDNM yang merangkumi himpunan pengetahuan, pengalaman, rasional keputusan, tafsiran dasar, amalan terbaik, pembelajaran organisasi, kepakaran serta maklumat rujukan yang terbentuk sepanjang keseluruhan kitar hayat pengurusan perolehan. Pengetahuan ini hendaklah dipelihara secara sistematik bagi memastikan kesinambungan pengetahuan organisasi, mengurangkan kebergantungan kepada individu dan mengelakkan kehilangan memori institusi akibat pertukaran pegawai, perubahan struktur organisasi atau persaraan. Dalam konteks i-PROCURE, Institutional Procurement Knowledge bukan sekadar repositori dokumen. Ia merupakan ekosistem pengetahuan yang menghubungkan Authoritative Knowledge, iaitu sumber rujukan rasmi seperti dasar, arahan, pekeliling, manual, SOP dan garis panduan, dengan Institutional Knowledge yang terhasil daripada pelaksanaan sebenar seperti rasional keputusan, lessons learned, amalan terbaik, pengalaman operasi dan kepakaran organisasi. Hubungan ini membolehkan setiap keputusan perolehan dijejaki kepada punca kuasa yang berkuat kuasa pada masa keputusan dibuat serta membolehkan organisasi memahami perubahan konteks akibat pindaan dasar, peraturan atau proses kerja tanpa menjejaskan integriti rekod sejarah. Melalui pendekatan ini, sistem bukan sahaja memelihara pengetahuan organisasi, malah memastikan setiap pengetahuan dapat dinilai berdasarkan konteks masa, punca kuasa yang dirujuk dan kesahihannya terhadap peraturan semasa. Keupayaan ini membolehkan pegawai memahami mengapa sesuatu keputusan dibuat, apakah asas perundangan dan pentadbiran yang
EBRD/PRO/2026/001 126 digunakan ketika itu serta sama ada keputusan tersebut masih sesuai dijadikan rujukan atau perlu dinilai semula berdasarkan perubahan dasar dan proses kerja. Institutional Procurement Knowledge terdiri daripada dua (2) komponen utama yang saling melengkapi. Kedua-dua komponen ini hendaklah diurus secara bersepadu bagi memastikan organisasi bukan sahaja menyimpan sumber rujukan rasmi, malah memahami bagaimana sumber tersebut diterjemahkan kepada keputusan, pengalaman dan pembelajaran organisasi. a) Authoritative Knowledge ialah sumber rujukan rasmi yang menjadi punca kuasa kepada pelaksanaan perolehan yang merangkumi di bawah. Bagi setiap Authoritative Knowledge, sistem hendaklah mengekalkan sejarah versi serta tempoh kuat kuasa supaya pengguna dapat mengenal pasti dokumen yang berkuat kuasa pada sesuatu tarikh. i. Dasar ii. Pekeliling iii. Arahan iv. Akta, peraturan dan perundangan berkaitan v. Manual operasi vi. Prosedur Operasi Standard vii. Spesifikasi standard viii. Kaedah penilaian standard ix. Template dan format dokumen x. Dokumen rujukan lain yang menjadi punca kuasa pelaksanaan perolehan b) Institutional Knowledge ialah pengetahuan yang terbentuk hasil daripada pelaksanaan Authoritative Knowledge dalam operasi sebenar yang merangkumi perkara seperti di bawah. Institutional Knowledge hendaklah dikaitkan dengan Authoritative Knowledge yang menjadi asas kepada sesuatu
EBRD/PRO/2026/001 127 keputusan atau tindakan supaya organisasi dapat memahami rasional sesuatu keputusan berdasarkan peraturan dan proses kerja yang berkuat kuasa pada ketika itu. i. Procurement Decision Memory ii. Lessons Learned iii. Best Practices iv. Expert Knowledge v. Frequently Asked Question vi. Case Reference vii. Risk Knowledge viii. Pengalaman pelaksanaan kontrak ix. Pengalaman pengurusan pembekal x. Pengetahuan operasi lain yang memberi nilai kepada LHDNM Pendekatan ini membolehkan sistem menunjukkan bahawa sesuatu keputusan yang dibuat pada tahun 2026 mungkin adalah tepat dan mematuhi peraturan yang berkuat kuasa pada masa tersebut, namun keputusan yang sama mungkin memerlukan pertimbangan yang berbeza pada tahun 2029 akibat perubahan dasar, pekeliling atau proses kerja. Rekod sejarah keputusan hendaklah kekal dipelihara, manakala sistem hendaklah dapat menunjukkan perubahan konteks yang mempengaruhi kesesuaian keputusan tersebut sebagai rujukan pada masa hadapan.
EBRD/PRO/2026/001 128 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-KM-001 Authoritative Knowledge Management Sistem hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus, menyimpan, mengindeks dan menyediakan capaian kepada sumber rujukan rasmi seperti dasar, arahan, pekeliling, akta, peraturan, manual operasi, SOP, garis panduan, spesifikasi standard, kaedah penilaian standard, template serta dokumen autoritatif lain yang menjadi punca kuasa pelaksanaan dan pembuatan keputusan perolehan. Sistem hendaklah mengekalkan sejarah versi dan tempoh kuat kuasa bagi setiap dokumen supaya pengguna dapat mengenal pasti sumber rujukan yang berkuat kuasa pada sesuatu tarikh. Must Have FR-KM-002 Knowledge Capture Management Sistem hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengenal pasti, merekod dan mengumpulkan Institutional Procurement Knowledge yang terhasil daripada pelaksanaan perolehan, audit, projek, jawatankuasa, latihan, pengalaman operasi dan sumber lain bagi memastikan pengetahuan kritikal organisasi dipelihara secara berterusan. Must Have FR-KM-003 Knowledge Repository and Discovery Sistem hendaklah menyediakan repositori berpusat yang membolehkan Institutional Procurement Knowledge disimpan, dikategorikan, dicari, ditapis, dicapai semula dan digunakan mengikut konteks proses perolehan, kategori perolehan, kontrak, pembekal, projek atau kriteria lain yang berkaitan. Must Have FR-KM-004 Procurement Decision Memory Sistem hendaklah merekod dan memelihara rasional setiap keputusan perolehan serta menghubungkannya dengan Authoritative Knowledge yang menjadi punca kuasa pada masa keputusan dibuat. Sistem hendaklah membolehkan pengguna menelusuri semula asas keputusan serta mengenal pasti sekiranya berlaku perubahan dasar, peraturan atau proses kerja yang mempengaruhi kesesuaian keputusan tersebut sebagai rujukan semasa. Rekod sejarah keputusan, rasional dan punca kuasa yang dirujuk hendaklah kekal dipelihara sebagai memori institusi bagi tujuan rujukan, pembelajaran organisasi, tadbir urus dan audit. Must Have
EBRD/PRO/2026/001 129 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-KM-005 Lessons Learned and Best Practices Management Sistem hendaklah menyediakan keupayaan untuk merekod, mengesahkan, mengurus dan menggunakan semula lessons learned serta amalan terbaik yang diperoleh daripada pelaksanaan perolehan bagi menyokong penambahbaikan berterusan dan mengelakkan pengulangan isu yang sama. Should Have FR-KM-006 Expert Knowledge Management Sistem hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus pengetahuan yang diperoleh daripada Subject Matter Expert (SME), termasuk pandangan profesional, pengalaman khusus, hasil bengkel dan penjelasan teknikal yang telah disahkan sebagai rujukan organisasi. Should Have FR-KM-007 Knowledge Sharing and Collaboration Sistem hendaklah menyediakan keupayaan untuk membolehkan perkongsian Institutional Procurement Knowledge secara terkawal antara pegawai, jabatan, negeri dan PTJ bagi menggalakkan pembelajaran organisasi serta meningkatkan konsistensi pelaksanaan perolehan. Should Have FR-KM-08 Knowledge Governance and Validation Sistem hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus proses semakan, pengesahan, kelulusan, kawalan versi dan penyelenggaraan Institutional Procurement Knowledge bagi memastikan pengetahuan yang digunakan sentiasa sah, boleh dipercayai dan disokong oleh sumber rujukan yang sesuai. Must Have FR-KM-011 Contextual Knowledge Assistance Sistem hendaklah menyediakan bantuan pengetahuan berdasarkan konteks tugasan pengguna dengan memaparkan secara proaktif Authoritative Knowledge, Procurement Decision Memory, lessons learned, amalan terbaik, spesifikasi standard, template dan pengetahuan lain yang berkaitan serta memaklumkan sekiranya terdapat perubahan dasar atau proses kerja yang memberi kesan kepada kesesuaian sesuatu rujukan. Should Have
EBRD/PRO/2026/001 130 7.4.12 Digital Collaboration Modul Digital Collaboration menyediakan fungsi kolaborasi digital yang membolehkan semua pihak berkepentingan berinteraksi, berkongsi maklumat, menyelaras tindakan dan membuat keputusan secara bersepadu sepanjang kitar hayat pengurusan perolehan. Sebagai Enabling Business Capability, modul ini menyokong pelaksanaan semua Core Business Capability menyediakan platform kolaborasi bersepadu tanpa mengambil alih fungsi atau tanggungjawab Core Business Capability yang disokong. Melalui modul ini, semua komunikasi, tindakan, keputusan dan perkongsian maklumat dilaksanakan dalam satu persekitaran digital yang bersepadu serta dikaitkan secara langsung dengan sesuatu perolehan, kontrak, projek atau inisiatif. Setiap perbincangan mempunyai konteks yang jelas, setiap keputusan dapat dijejaki, setiap tindakan mempunyai pemilik dan tempoh pelaksanaan, manakala semua rekod kolaborasi disimpan sebagai sebahagian daripada rekod rasmi pengurusan perolehan LHDNM. Pendekatan ini memperkukuh penyelarasan, akauntabiliti, ketelusan dan kesinambungan maklumat di seluruh ekosistem pengurusan perolehan. REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-DC-001 Digital Collaborative Workspace Sistem hendaklah menyediakan ruang kerja digital bagi setiap perolehan, kontrak, projek atau inisiatif yang menghimpunkan semua komunikasi, dokumen, tindakan, keputusan dan maklumat berkaitan dalam satu persekitaran yang bersepadu. Must Have FR-DC-002 Contextual Collaboration Sistem hendaklah memastikan setiap komunikasi, ulasan, pertanyaan, cadangan dan keputusan direkodkan mengikut konteks sesuatu perolehan, kontrak atau aktiviti supaya semua maklumat sentiasa berkaitan dengan transaksi yang dilaksanakan. Must Have
EBRD/PRO/2026/001 131 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-DC-003 Document Collaboration Sistem hendaklah menyokong semakan, ulasan, perkongsian dan penyelarasan dokumen secara kolaboratif termasuk kawalan versi, sejarah perubahan, pengesahan dokumen dan rekod audit. Must Have FR-DC-004 Action Management Sistem hendaklah membolehkan tindakan diwujudkan, diagihkan kepada pegawai yang bertanggungjawab, dipantau status pelaksanaannya, ditetapkan tarikh akhir serta mengeluarkan peringatan secara automatik sehingga tindakan diselesaikan. Must Have FR-DC-005 Decision Collaboration Sistem hendaklah menyokong proses semakan, syor, pengesahan dan kelulusan secara kolaboratif serta merekodkan justifikasi, ulasan, keputusan dan pihak yang meluluskan sebagai sebahagian daripada rekod rasmi pengurusan perolehan. Must Have FR-DC-006 Real-Time Notification Sistem hendaklah menghantar notifikasi, peringatan dan amaran secara masa nyata kepada pihak berkaitan berdasarkan perubahan status, tindakan yang perlu diambil, keputusan, risiko atau tarikh penting. Must Have FR-DC-007 Stakeholder Collaboration Sistem hendaklah membolehkan kolaborasi antara pegawai LHDNM, jawatankuasa, pemohon, pemilik kontrak, pembekal dan pihak berkepentingan lain berdasarkan peranan, tanggungjawab dan tahap akses yang dibenarkan. Must Have FR-DC-008 Collaboration Timeline Sistem hendaklah memaparkan kronologi lengkap semua komunikasi, tindakan, keputusan, kelulusan dan perubahan yang berlaku sepanjang kitar hayat sesuatu perolehan atau kontrak bagi memudahkan semakan dan penjejakan. Must Have FR-DC-009 Collaboration Audit Trail Sistem hendaklah merekodkan semua aktiviti kolaborasi termasuk komunikasi, ulasan, tindakan, keputusan dan pengesahan sebagai rekod audit yang lengkap, boleh dijejaki dan boleh diaudit. Must Have FR-DC-010 Intelligent Collaboration Sistem hendaklah memanfaatkan AI untuk meringkaskan perbincangan, mengenal pasti tindakan susulan, mencadangkan pegawai yang berkaitan, mengesan isu yang memerlukan perhatian segera serta membantu penyediaan rumusan mesyuarat, minit dan keputusan secara automatik. Should Have FR-DC-011 Intelligent Search Sistem hendaklah menyediakan fungsi carian pintar yang membolehkan pengguna mencari komunikasi, keputusan, tindakan, dokumen dan maklumat berkaitan berdasarkan kata kunci, nombor perolehan, nombor kontrak, pembekal atau pihak berkepentingan. Should Have
EBRD/PRO/2026/001 132 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-DC-012 Cross-Capability Collaboration Sistem hendaklah membolehkan fungsi kolaborasi digunakan merentasi semua Business Capability bagi menyokong penyelarasan proses tanpa mengambil alih fungsi atau tanggungjawab mana-mana domain perniagaan. Must Have FR-DC-013 Knowledge Sharing Sistem hendaklah menyediakan repositori perkongsian pengetahuan yang membolehkan panduan, amalan terbaik, Frequently Asked Questions (FAQ), keputusan terdahulu dan maklumat rujukan dikongsi serta digunakan semula bagi meningkatkan kualiti pelaksanaan pengurusan perolehan. Could Have 7.4.13 Digital Innovation and Intelligent Automation Modul Digital Innovation and Intelligent Automation menyediakan keupayaan untuk memanfaatkan inovasi digital dan automasi pintar bagi mentransformasikan pengurusan perolehan LHDNM daripada proses yang bergantung kepada aktiviti manual kepada pengurusan perolehan yang lebih pintar, proaktif dan berasaskan data. Modul ini memberi tumpuan kepada pembangunan keupayaan yang dapat meningkatkan kecekapan operasi, mempercepatkan pelaksanaan proses, mengurangkan risiko kesilapan serta membantu pegawai membuat keputusan yang lebih tepat, konsisten dan bernilai tambah. Perkembangan teknologi digital sentiasa berubah mengikut peredaran masa. Dalam tempoh beberapa tahun kebelakangan ini, fokus pembangunan teknologi telah berubah daripada Robotic Process Automation (RPA) kepada Machine Learning (ML), diikuti oleh Generative AI dan seterusnya Agentic AI yang mula menjadi antara pemacu utama transformasi digital. Dalam tempoh 10 hingga 15 tahun akan datang, berkemungkinan besar akan muncul teknologi baharu yang menggantikan atau melengkapkan teknologi yang digunakan pada hari ini. Sepanjang tempoh hayat i- PROCURE, pelbagai teknologi baharu dijangka muncul dan
EBRD/PRO/2026/001 133 menggantikan atau melengkapkan teknologi sedia ada. Oleh itu, i- PROCURE hendaklah dibangunkan berasaskan keupayaan yang diperlukan oleh organisasi dan bukan bergantung kepada mana- mana teknologi tertentu. Sehubungan itu, modul ini dibangunkan berasaskan keupayaan yang perlu dimiliki oleh i-PROCURE, bukannya bergantung kepada sesuatu teknologi, platform atau vendor tertentu. Pendekatan ini membolehkan sistem menyesuaikan diri dengan perubahan landskap teknologi, keperluan operasi, dasar Kerajaan dan aspirasi transformasi digital LHDNM secara berterusan. Dengan memberi tumpuan kepada keupayaan sistem, hasil yang ingin dicapai dan nilai perniagaan yang dihasilkan, i-PROCURE akan kekal relevan, fleksibel dan berdaya tahan untuk tempoh 10 hingga 15 tahun akan datang. Pada masa yang sama, LHDNM mempunyai fleksibiliti untuk mengguna pakai teknologi baharu yang lebih sesuai pada masa hadapan tanpa perlu membangunkan semula keseluruhan sistem atau melakukan perubahan yang ketara terhadap seni bina dan fungsi teras i-PROCURE. REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-DIA-001 Intelligent Process Automation Sistem hendaklah berupaya mengautomasikan proses kerja secara pintar bagi mengurangkan aktiviti manual, mempercepatkan pelaksanaan proses serta meningkatkan kecekapan dan konsistensi penyampaian perkhidmatan. Must Have FR-DIA-002 Intelligent Decision Support Sistem hendaklah berupaya membantu pengguna membuat keputusan melalui analisis data, pengenalpastian corak, penjanaan cadangan dan penyediaan maklumat yang berkaitan mengikut konteks sesuatu proses perolehan. Must Have FR-DIA-003 Predictive and Proactive Capability Sistem hendaklah berupaya mengenal pasti trend, meramalkan keadaan yang berpotensi berlaku serta memberi amaran awal bagi membolehkan tindakan pencegahan atau penambahbaikan diambil lebih awal. Must Have
EBRD/PRO/2026/001 134 REQUIREMENT ID FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION IMPLEMENTATION PRIORITY FR-DIA-004 Intelligent Content Generation Sistem hendaklah berupaya membantu menghasilkan cadangan, ringkasan, laporan, dokumen atau kandungan lain berdasarkan maklumat yang tersedia bagi meningkatkan produktiviti dan kualiti penyediaan dokumen. Must Have FR-DIA-005 Continuous Learning and Improvement Sistem hendaklah berupaya meningkatkan ketepatan cadangan, analisis dan prestasi secara berterusan berdasarkan data, corak penggunaan, pengalaman operasi serta maklum balas pengguna. Must Have FR-DIA-006 Adaptive User Assistance Sistem hendaklah berupaya menyediakan bantuan, panduan dan cadangan yang bersesuaian mengikut peranan pengguna, konteks tugasan dan maklumat yang sedang diproses bagi meningkatkan pengalaman pengguna dan kecekapan pelaksanaan tugas. Should Have FR-DIA-007 Continuous Innovation Enablement Sistem hendaklah berupaya menyokong pelaksanaan inovasi digital dan penambahbaikan keupayaan secara berterusan tanpa menjejaskan kestabilan operasi atau fungsi sedia ada. Should Have FR-DIA-008 Future Technology Readiness Sistem hendaklah direka bentuk supaya berupaya menerima, mengintegrasikan dan memanfaatkan teknologi baharu yang bersesuaian pada masa hadapan tanpa bergantung kepada mana-mana teknologi, platform atau vendor tertentu. Should Have
EBRD/PRO/2026/001 135 8. NON-FUNCTIONAL REQUIREMENTS 8.1 Pengenalan Non-Functional Requirements mentakrifkan atribut kualiti yang perlu dipenuhi oleh penyelesaian i-PROCURE bagi memastikan semua Functional Requirements dapat beroperasi secara stabil, selamat, cekap dan konsisten sepanjang kitaran hayat penyelesaian. Keperluan ini melengkapkan Functional Requirements dengan menetapkan ciri-ciri kualiti yang menyokong keberkesanan operasi, tadbir urus serta kesinambungan pengurusan perolehan LHDNM. Penyelesaian hendaklah direka bentuk bagi menyokong pertumbuhan organisasi, perubahan dasar dan proses kerja, integrasi dengan ekosistem digital LHDNM serta keperluan transformasi perolehan pada masa hadapan. Kesemua Non-Functional Requirements hendaklah dipenuhi oleh penyelesaian yang dicadangkan bagi memastikan i-PROCURE kekal mampan, berskala enterprise dan memenuhi keperluan operasi organisasi. 8.2 Performance and Scalability Performance and Scalability merujuk kepada keupayaan penyelesaian untuk memberikan prestasi yang konsisten, responsif dan stabil dalam menyokong operasi organisasi, di samping berupaya menyesuaikan kapasiti mengikut pertumbuhan pengguna, transaksi, data dan keperluan organisasi tanpa menjejaskan keberkesanan penyampaian perkhidmatan. Penyelesaian hendaklah direka bentuk bagi memastikan prestasi sistem dapat dikekalkan pada tahap yang optimum dalam pelbagai keadaan operasi serta menyokong peluasan kapasiti secara berperingkat tanpa memerlukan perubahan ketara terhadap seni bina penyelesaian.
EBRD/PRO/2026/001 136 REQUIREMENT ID NON- FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY NFR-PS-001 Performance Efficiency Penyelesaian hendaklah menyediakan tahap prestasi yang mampu menyokong operasi pengurusan perolehan secara cekap dan konsisten. High NFR-PS-002 Scalability Penyelesaian hendaklah berupaya menyokong pertambahan pengguna, transaksi, data dan beban kerja tanpa menjejaskan prestasi operasi. High NFR-PS-003 Resource Optimisation Penyelesaian hendaklah mengoptimumkan penggunaan sumber sistem bagi memastikan prestasi yang berkesan. Medium NFR-PS-004 Capacity Management Penyelesaian hendaklah menyokong pengurusan kapasiti bagi memenuhi pertumbuhan keperluan organisasi pada masa hadapan. High 8.3 Availability and Reliability Availability and Reliability merujuk kepada keupayaan penyelesaian untuk memastikan perkhidmatan i-PROCURE sentiasa tersedia, stabil dan boleh dipercayai bagi menyokong operasi pengurusan perolehan secara berterusan. Penyelesaian hendaklah direka bentuk untuk meminimumkan gangguan operasi, mengurangkan risiko kegagalan sistem serta memastikan kesinambungan penyampaian perkhidmatan kepada semua pihak berkepentingan. Penyelesaian hendaklah mempunyai keupayaan untuk mengendalikan gangguan operasi secara berkesan, memulihkan perkhidmatan dalam tempoh yang munasabah serta memastikan integriti data dan kesinambungan proses pengurusan perolehan sentiasa terpelihara. REQUIREMENT ID NON- FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY NFR-AR-001 System Availability Penyelesaian hendaklah memastikan perkhidmatan sistem tersedia bagi menyokong operasi pengurusan perolehan mengikut keperluan organisasi. High NFR-AR-002 System Reliability Penyelesaian hendaklah menyediakan tahap kebolehpercayaan yang memastikan operasi sistem dapat dilaksanakan secara konsisten dan stabil. High NFR-AR-003 Fault Tolerance Penyelesaian hendaklah mempunyai keupayaan untuk meneruskan operasi bagi fungsi kritikal sekiranya berlaku kegagalan pada komponen tertentu. High
EBRD/PRO/2026/001 137 REQUIREMENT ID NON- FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY NFR-AR-004 Service Recovery Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan pemulihan perkhidmatan bagi meminimumkan gangguan operasi dan memastikan kesinambungan pengurusan perolehan. High NFR-AR-005 Operational Resilience Penyelesaian hendaklah menyokong daya tahan operasi bagi memastikan sistem kekal berfungsi dalam pelbagai keadaan operasi dan perubahan persekitaran. Medium 8.4 Security Security bagi Non-Functional Requirement merujuk kepada atribut kualiti penyelesaian yang memastikan keupayaan keselamatan dapat dilaksanakan secara berkesan dan konsisten. Penyelesaian hendaklah mengguna pakai keupayaan keselamatan yang bersesuaian bagi memastikan hanya pegawai yang diberi kuasa dapat mengakses fungsi dan maklumat mengikut peranan masing-masing, di samping menyokong pematuhan terhadap dasar keselamatan ICT dan keperluan tadbir urus LHDNM. REQUIREMENT ID NON- FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY NFR-SEC-001 Access Control Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan kawalan akses berdasarkan peranan dan tahap kebenaran yang ditetapkan oleh organisasi. High NFR-SEC-002 Authentication Penyelesaian hendaklah memastikan identiti pegawai disahkan sebelum akses kepada sistem atau fungsi diberikan. High NFR-SEC-003 Authorisation Management Penyelesaian hendaklah memastikan capaian kepada fungsi, data dan transaksi hanya diberikan kepada pegawai yang diberi kuasa. High NFR-SEC-004 Data Protection Penyelesaian hendaklah melindungi data daripada kehilangan, pengubahsuaian, pendedahan atau capaian yang tidak dibenarkan. High NFR-SEC-005 Security Monitoring Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk memantau kejadian keselamatan serta menyokong tindakan pengesanan dan tindak balas terhadap insiden. High NFR-SEC-006 Vulnerability Management Penyelesaian hendaklah menyokong pengurusan kelemahan keselamatan secara berterusan bagi mengurangkan risiko ancaman siber. Medium
EBRD/PRO/2026/001 138 REQUIREMENT ID NON- FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY NFR-SEC-007 Secure Configuration Penyelesaian hendaklah menyokong konfigurasi keselamatan yang selamat dan konsisten sepanjang kitaran hayat penyelesaian. Medium 8.5 Privacy and Personal Data Protection Privacy and Personal Data Protection merujuk kepada keperluan penyelesaian untuk memastikan pengumpulan, penggunaan, penyimpanan, perkongsian dan pelupusan data peribadi dilaksanakan secara bertanggungjawab serta mematuhi keperluan perundangan, dasar dan tatakelola LHDNM. Penyelesaian hendaklah memastikan data peribadi diproses hanya bagi tujuan yang dibenarkan, dilindungi daripada akses yang tidak sah serta diurus mengikut prinsip perlindungan data yang berkuat kuasa. REQUIREMENT ID NON- FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY NFR-PDP-001 Personal Data Protection Penyelesaian hendaklah memastikan data peribadi diproses dan dilindungi selaras dengan keperluan perundangan dan dasar organisasi. High NFR-PDP-002 Privacy Management Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus privasi maklumat sepanjang kitaran hayat data. High NFR-PDP-003 Data Confidentiality Penyelesaian hendaklah memastikan kerahsiaan maklumat dipelihara daripada pendedahan yang tidak dibenarkan. High NFR-PDP-004 Data Retention and Disposal Penyelesaian hendaklah menyokong penyimpanan dan pelupusan data mengikut tempoh serta kaedah yang ditetapkan oleh organisasi. Medium NFR-PDP-005 Data Privacy Compliance Penyelesaian hendaklah menyokong pematuhan terhadap keperluan perlindungan data dan privasi yang berkuat kuasa. High
EBRD/PRO/2026/001 139 8.6 Auditability and Traceability Auditability and Traceability merujuk kepada keupayaan penyelesaian untuk merekod, menjejak dan mengesahkan setiap aktiviti, transaksi serta perubahan yang berlaku sepanjang kitaran hayat proses perolehan. Keupayaan ini penting bagi menyokong tadbir urus, pematuhan, ketelusan serta memudahkan pelaksanaan audit dan siasatan sekiranya diperlukan. Penyelesaian hendaklah memastikan setiap aktiviti yang dilaksanakan dapat dijejak secara menyeluruh melalui rekod audit yang lengkap, tepat dan tidak boleh diubah tanpa kebenaran yang sah. REQUIREMENT ID NON- FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY NFR-AUD-001 Audit Trail Penyelesaian hendaklah merekodkan semua aktiviti, transaksi dan perubahan yang berlaku dalam sistem bagi tujuan audit dan pemantauan. High NFR-AUD-002 Transaction Traceability Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk menjejak keseluruhan sejarah sesuatu transaksi sepanjang kitaran hayatnya. High NFR-AUD-003 Change Traceability Penyelesaian hendaklah merekodkan setiap perubahan terhadap data, konfigurasi dan maklumat penting termasuk identiti pegawai, tarikh dan masa perubahan. High NFR-AUD-004 Audit Reporting Penyelesaian hendaklah menyediakan maklumat dan laporan audit yang menyokong semakan, pemantauan dan pengesahan pematuhan. Medium NFR-AUD-005 Audit Data Integrity Penyelesaian hendaklah memastikan rekod audit disimpan dengan selamat serta dilindungi daripada pengubahsuaian atau pemadaman tanpa kebenaran. High 8.7 Interoperability Interoperability merujuk kepada keupayaan penyelesaian untuk berinteraksi, berinteraksi dan beroperasi secara bersepadu dengan sistem dalaman serta luaran yang berkaitan bagi menyokong kelancaran proses pengurusan perolehan dan perkongsian maklumat di seluruh ekosistem digital LHDNM. Penyelesaian hendaklah menyokong integrasi yang selamat, konsisten dan boleh dipercayai bagi memastikan pertukaran data
EBRD/PRO/2026/001 140 dilaksanakan secara berkesan tanpa menjejaskan integriti maklumat atau kesinambungan operasi. REQUIREMENT ID NON- FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY NFR-INT-001 System Interoperability Penyelesaian hendaklah menyokong interoperabiliti dengan sistem dalaman dan luaran yang berkaitan bagi memastikan perkongsian maklumat secara berkesan. High NFR-INT-002 Data Exchange Penyelesaian hendaklah menyokong pertukaran data yang selamat, tepat dan konsisten antara sistem yang berintegrasi. High NFR-INT-003 Standard Compliance Penyelesaian hendaklah menyokong piawaian integrasi dan pertukaran data yang diterima pakai oleh organisasi. High NFR-INT-004 Integration Reliability Penyelesaian hendaklah memastikan proses integrasi dapat dilaksanakan secara stabil, konsisten dan boleh dipercayai. High NFR-INT-005 Integration Monitoring Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk memantau status integrasi, mengenal pasti kegagalan serta menyokong tindakan pembetulan dengan berkesan. Medium 8.8 Accessibility and Usability Accessibility and Usability merujuk kepada keupayaan penyelesaian untuk menyediakan pengalaman penggunaan yang mudah, konsisten dan inklusif kepada semua pegawai yang diberi kuasa. Penyelesaian hendaklah direka bentuk supaya mudah dipelajari, mudah digunakan dan menyokong pelaksanaan tugas secara cekap tanpa memerlukan tahap kemahiran teknikal yang tinggi. Penyelesaian hendaklah mudah dipelajari, mudah digunakan dan menyokong pelaksanaan tugas secara cekap serta konsisten oleh semua kategori pengguna. REQUIREMENT ID NON- FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY NFR-AUS-001 User Experience Penyelesaian hendaklah menyediakan pengalaman penggunaan yang intuitif, konsisten dan mudah difahami bagi menyokong pelaksanaan tugas secara berkesan. High
EBRD/PRO/2026/001 141 REQUIREMENT ID NON- FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY NFR-AUS-002 Accessibility Penyelesaian hendaklah memastikan fungsi dan maklumat sistem boleh dicapai oleh pegawai yang diberi kuasa mengikut keperluan organisasi. High NFR-AUS-003 Responsive Interface Penyelesaian hendaklah menyediakan antara muka yang responsif dan boleh digunakan dengan berkesan melalui pelbagai peranti serta saiz paparan yang disokong. Medium NFR-AUS-004 Consistent User Interface Penyelesaian hendaklah menyediakan reka bentuk antara muka yang konsisten bagi meningkatkan kemudahan penggunaan dan mengurangkan kesilapan pengguna. Medium NFR-AUS-005 User Guidance Penyelesaian hendaklah menyediakan panduan penggunaan, mesej bantuan dan maklum balas yang jelas bagi membantu pegawai melaksanakan tugas dengan lebih berkesan. Medium 8.9 Maintainability and Configurability Maintainability and Configurability merujuk kepada keupayaan penyelesaian untuk diselenggara, dikonfigurasi dan dipertingkatkan secara berterusan bagi memenuhi perubahan keperluan operasi, dasar, peraturan dan teknologi tanpa menjejaskan kestabilan operasi sistem. Penyelesaian hendaklah direka bentuk supaya mudah diurus, mudah dikonfigurasi dan fleksibel dalam menyokong penambahbaikan serta perubahan proses perolehan sepanjang kitaran hayat sistem. REQUIREMENT ID NON- FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY NFR-MC-001 Maintainability Penyelesaian hendaklah direka bentuk supaya mudah diselenggara, dipantau dan dipertingkatkan sepanjang kitaran hayat sistem. High NFR-MC-002 Configurability Penyelesaian hendaklah membolehkan konfigurasi proses, peraturan dan parameter dilaksanakan tanpa memerlukan perubahan kepada kod sumber, tertakluk kepada keperluan organisasi. High NFR-MC-003 Extensibility Penyelesaian hendaklah menyokong penambahan fungsi atau keupayaan baharu tanpa menjejaskan operasi sedia ada. High
EBRD/PRO/2026/001 142 REQUIREMENT ID NON- FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY NFR-MC-004 Version Management Penyelesaian hendaklah menyokong pengurusan versi bagi konfigurasi, komponen dan penambahbaikan sistem secara terkawal. Medium NFR-MC-005 Monitoring and Diagnostics Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan pemantauan dan diagnostik bagi menyokong penyelenggaraan serta penyelesaian masalah dengan berkesan. Medium 8.10 Business Continuity and Disaster Recovery Business Continuity and Disaster Recovery merujuk kepada keupayaan penyelesaian untuk memastikan kesinambungan operasi pengurusan perolehan serta pemulihan perkhidmatan sekiranya berlaku gangguan, kegagalan sistem, bencana atau insiden yang menjejaskan operasi i- PROCURE. Keupayaan ini penting bagi memastikan proses perolehan kritikal dapat diteruskan dengan gangguan yang minimum serta mengurangkan risiko terhadap penyampaian perkhidmatan organisasi. Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan yang menyokong kesinambungan operasi, pemulihan sistem dan perlindungan data secara terancang bagi memastikan operasi organisasi dapat dipulihkan dengan cekap dan berkesan apabila berlaku insiden. REQUIREMENT ID NON- FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY NFR-BCD-001 Business Continuity Penyelesaian hendaklah menyokong kesinambungan operasi pengurusan perolehan bagi memastikan fungsi kritikal dapat diteruskan semasa gangguan atau insiden. High NFR-BCD-002 Disaster Recovery Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan pemulihan sistem dan perkhidmatan bagi membolehkan operasi disambung semula selepas berlakunya gangguan atau bencana. High NFR-BCD-003 Data Backup and Recovery Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan sandaran dan pemulihan data bagi memastikan maklumat dapat dipulihkan sekiranya berlaku kehilangan atau kerosakan data. High
EBRD/PRO/2026/001 143 REQUIREMENT ID NON- FUNCTIONAL REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY NFR-BCD-004 Recovery Readiness Penyelesaian hendaklah menyokong pelaksanaan dan pengujian pelan pemulihan secara berkala bagi memastikan kesiapsiagaan organisasi menghadapi sebarang gangguan operasi. Medium NFR-BCD-005 Operational Continuity Monitoring Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk memantau kesiapsiagaan kesinambungan operasi dan keberkesanan proses pemulihan secara berterusan. Medium
EBRD/PRO/2026/001 144 9. DATA REQUIREMENTS 9.1 Pengenalan Data Requirements mentakrifkan keperluan pengurusan data yang perlu dipenuhi oleh penyelesaian i-PROCURE bagi memastikan data diurus sebagai aset strategik organisasi yang menyokong operasi, tadbir urus dan pembuatan keputusan sepanjang keseluruhan kitar hayat pengurusan perolehan. Keperluan ini meliputi aspek pengurusan data induk, data transaksi, dokumen, kualiti data, tadbir urus data, penyimpanan rekod serta migrasi data bagi menyokong operasi perolehan dan pembuatan keputusan di peringkat enterprise. Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan yang memastikan data diurus sebagai aset strategik organisasi, menyokong perkongsian maklumat yang berkesan, mengekalkan integriti data serta mematuhi dasar, peraturan dan keperluan tadbir urus yang berkuat kuasa. 9.2 Master Data Management Master Data Management merujuk kepada keperluan penyelesaian untuk mengurus data induk yang menjadi rujukan utama kepada proses perolehan secara konsisten, tepat dan berpusat. Data induk hendaklah dikekalkan sebagai sumber rujukan tunggal bagi memastikan keseragaman maklumat dalam ekosistem i-PROCURE. Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus penciptaan, penyelenggaraan, pengemaskinian dan penggunaan data induk secara terkawal bagi memastikan integriti, konsistensi dan kebolehpercayaan data di seluruh organisasi.
EBRD/PRO/2026/001 145 REQUIREMENT ID DATA REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY DR-MDM-001 Master Data Repository Penyelesaian hendaklah menyediakan repositori berpusat bagi pengurusan data induk yang digunakan di seluruh ekosistemi-PROCURE. High DR-MDM-002 Master Data Maintenance Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mewujudkan, mengemas kini, mengesahkan dan menyelenggara data induk secara terkawal. High DR-MDM-003 Master Data Consistency Penyelesaian hendaklah memastikan penggunaan data induk yang konsisten merentas semua proses dan modul perolehan. High DR-MDM-004 Master Data Standardisation Penyelesaian hendaklah menyokong penyeragaman struktur, kod dan klasifikasi data induk mengikut piawaian organisasi. High DR-MDM-005 Master Data Synchronisation Penyelesaian hendaklah memastikan penyelarasan data induk dengan sistem lain yang berkaitan dilaksanakan secara konsisten dan terkawal. Medium 9.3 Transaction Data Management Transaction Data Management merujuk kepada keperluan penyelesaian untuk mengurus data transaksi yang dihasilkan sepanjang kitaran hayat proses perolehan secara lengkap, tepat dan konsisten. Data transaksi hendaklah direkod, dikemas kini dan diselenggara bagi memastikan setiap aktiviti perolehan dapat dijejak, disahkan dan dijadikan rujukan bagi tujuan operasi, pemantauan serta pelaporan. Penyelesaian hendaklah memastikan data transaksi diurus secara bersepadu bagi menyokong kesinambungan proses pengurusan perolehan, integriti maklumat dan pembuatan keputusan di seluruh ekosistem i-PROCURE. REQUIREMENT ID DATA REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY DR-TDM-001 Transaction Data Capture Penyelesaian hendaklah merekod dan menyimpan semua data transaksi yang dihasilkan sepanjang proses perolehan secara lengkap dan tepat. High DR-TDM-002 Transaction Data Integrity Penyelesaian hendaklah memastikan ketepatan, kesempurnaan dan integriti data transaksi sepanjang kitaran hayatnya. High
EBRD/PRO/2026/001 146 REQUIREMENT ID DATA REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY DR-TDM-003 Transaction Data Validation Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengesahkan data transaksi bagi mengurangkan kesilapan dan ketidakselarasan maklumat. High DR-TDM-004 Transaction Data Traceability Penyelesaian hendaklah memastikan setiap data transaksi boleh dijejak kepada aktiviti, proses dan rekod berkaitan. High DR-TDM-005 Transaction Data Synchronisation Penyelesaian hendaklah memastikan data transaksi yang dikongsi dengan sistem lain sentiasa konsisten dan diselaraskan mengikut keperluan integrasi. Medium 9.4 Document and Metadata Management Document and Metadata Management merujuk kepada keperluan penyelesaian untuk mengurus dokumen, metadata dan rekod yang berkaitan dengan proses perolehan secara sistematik bagi memastikan maklumat mudah dicapai, dijejak dan dikawal sepanjang kitaran hayatnya. Pengurusan dokumen dan metadata yang berkesan menyokong integriti rekod, kebolehcarian maklumat serta pematuhan terhadap keperluan tadbir urus organisasi. Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengurus penyimpanan, pengelasan, pengemaskinian dan capaian dokumen serta metadata secara selamat dan konsisten. REQUIREMENT ID DATA REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY DR-DMM-001 Document Repository Penyelesaian hendaklah menyediakan repositori berpusat bagi penyimpanan dan pengurusan dokumen berkaitan perolehan. High DR-DMM-002 Metadata Management Penyelesaian hendaklah mengurus metadata bagi menyokong pengelasan, carian dan pengurusan dokumen secara sistematik. High DR-DMM-003 Document Classification Penyelesaian hendaklah menyokong pengelasan dokumen mengikut kategori, jenis dan keperluan organisasi. High DR-DMM-004 Document Version Control Penyelesaian hendaklah mengurus versi dokumen bagi memastikan hanya dokumen yang sah dan terkini digunakan dalam proses perolehan. High
EBRD/PRO/2026/001 147 REQUIREMENT ID DATA REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY DR-DMM-005 Document Retrieval Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mencari dan mendapatkan semula dokumen dengan cepat, tepat dan berkesan. Medium 9.5 Data Quality Management Data Quality Management merujuk kepada keperluan penyelesaian untuk memastikan data yang diurus dalam i-PROCURE adalah tepat, lengkap, konsisten, sah dan boleh dipercayai bagi menyokong operasi organisasi, pelaporan serta pembuatan keputusan. Pengurusan kualiti data yang berkesan dapat mengurangkan kesilapan, meningkatkan integriti maklumat dan memastikan keyakinan terhadap data yang digunakan di seluruh organisasi. Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan bagi memantau, mengesahkan dan mengekalkan kualiti data secara berterusan sepanjang kitaran hayat data. REQUIREMENT ID DATA REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY DR-DQM-001 Data Accuracy Penyelesaian hendaklah memastikan data yang direkodkan adalah tepat dan menggambarkan maklumat sebenar. High DR-DQM-002 Data Completeness Penyelesaian hendaklah memastikan data yang diperlukan direkodkan secara lengkap sebelum sesuatu proses dapat diteruskan. High DR-DQM-003 Data Consistency Penyelesaian hendaklah memastikan data adalah konsisten merentas modul, proses dan sistem yang berkaitan. High DR-DQM-004 Data Validation Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengesahkan data bagi mengurangkan kesilapan dan ketidakselarasan maklumat. High DR-DQM-005 Data Quality Monitoring Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk memantau, mengenal pasti dan menyokong pembetulan isu berkaitan kualiti data secara berterusan. Medium 9.6 Data Governance Data Governance merujuk kepada keperluan penyelesaian untuk memastikan data perolehan diurus secara sistematik, terkawal dan mematuhi dasar serta tatakelola organisasi. Tadbir urus data yang
EBRD/PRO/2026/001 148 berkesan memastikan akauntabiliti yang jelas terhadap pemilikan, pengurusan, penggunaan dan perlindungan data sepanjang kitaran hayatnya. Penyelesaian hendaklah menyokong pelaksanaan tanggungjawab pengurusan, penyelenggaraan dan pemeliharaan data oleh pegawai yang diberi kuasa. REQUIREMENT ID DATA REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY DR-DG-001 Data Ownership Penyelesaian hendaklah menyokong penetapan pemilikan data yang jelas bagi setiap kategori data yang diuruskan. High DR-DG-002 Data Stewardship Penyelesaian hendaklah menyokong pelaksanaan tanggungjawab pengurusan dan penyelenggaraan data oleh pegawai yang diberi kuasa. High DR-DG-003 Data Classification Penyelesaian hendaklah menyokong pengelasan data mengikut tahap sensitiviti dan keperluan organisasi. High DR-DG-004 Data Access Governance Penyelesaian hendaklah memastikan akses kepada data dikawal mengikut peranan, tanggungjawab dan tahap kebenaran yang ditetapkan. High DR-DG-005 Data Governance Compliance Penyelesaian hendaklah menyokong pematuhan terhadap dasar, standard dan tatakelola data yang berkuat kuasa di organisasi. High 9.7 Data Retention and Archival Data Retention and Archival merujuk kepada keperluan penyelesaian untuk mengurus penyimpanan, penyelenggaraan, pengarkiban dan pelupusan data mengikut tempoh serta keperluan yang ditetapkan oleh organisasi. Pengurusan rekod yang sistematik memastikan data kekal tersedia apabila diperlukan, di samping mengoptimumkan penggunaan storan dan mematuhi dasar pengurusan rekod yang berkuat kuasa. Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan bagi mengurus kitaran hayat data secara teratur, daripada penyimpanan aktif sehingga pengarkiban dan pelupusan, tanpa menjejaskan integriti, kebolehcarian dan kebolehgunaan data.
EBRD/PRO/2026/001 149 REQUIREMENT ID DATA REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY DR-DRA-001 Data Retention Management Penyelesaian hendaklah menyokong penyimpanan data mengikut tempoh retensi yang ditetapkan oleh organisasi dan keperluan perundangan. High DR-DRA-002 Data Archival Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengarkibkan data yang tidak lagi aktif tanpa menjejaskan kebolehcapaian apabila diperlukan. High DR-DRA-003 Data Retrieval from Archive Penyelesaian hendaklah membolehkan data yang telah diarkibkan dicapai semula dengan mudah, tepat dan terkawal apabila diperlukan. Medium DR-DRA-004 Data Disposal Penyelesaian hendaklah menyokong pelupusan data secara selamat mengikut dasar, tempoh retensi dan keperluan organisasi. High DR-DRA-005 Records Lifecycle Management Penyelesaian hendaklah menyokong pengurusan kitaran hayat rekod secara menyeluruh daripada penciptaan, penyimpanan, pengarkiban sehingga pelupusan. High 9.8 Data Migration Data Migration merujuk kepada keperluan penyelesaian untuk memindahkan data daripada sistem sedia ada ke ekosistem i-PROCURE secara terancang, tepat dan terkawal. Proses migrasi hendaklah memastikan integriti, ketepatan, kesempurnaan dan kebolehpercayaan data dikekalkan sepanjang proses pemindahan bagi mengelakkan kehilangan atau ketidakselarasan maklumat. Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan yang menyokong perancangan, pelaksanaan, pengesahan dan pemantauan migrasi data bagi memastikan peralihan kepada platform baharu dapat dilaksanakan dengan lancar serta tidak menjejaskan kesinambungan operasi LHDNM. REQUIREMENT ID DATA REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY DR-DM-001 Data Migration Planning Penyelesaian hendaklah menyokong perancangan migrasi data secara sistematik bagi memastikan proses pemindahan data dapat dilaksanakan dengan teratur. High DR-DM-002 Data Migration Validation Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk mengesahkan ketepatan, kesempurnaan dan integriti data sebelum, semasa dan selepas proses migrasi. High
EBRD/PRO/2026/001 150 REQUIREMENT ID DATA REQUIREMENT DESCRIPTION PRIORITY DR-DM-003 Data Cleansing Support Penyelesaian hendaklah menyokong proses semakan, pembetulan dan pembersihan data sebelum migrasi dilaksanakan. High DR-DM-004 Data Reconciliation Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk membuat perbandingan dan pengesahan antara data asal dengan data yang telah dimigrasikan bagi memastikan tiada kehilangan atau percanggahan data. High DR-DM-005 Migration Audit Trail Penyelesaian hendaklah merekodkan semua aktiviti migrasi data bagi menyokong pemantauan, pengesahan dan tujuan audit. Medium
EBRD/PRO/2026/001 151 10. IMPLEMENTATION CONSIDERATIONS 10.1 Pengenalan Implementation Considerations mentakrifkan pertimbangan pelaksanaan yang perlu dipenuhi oleh Penyedia Penyelesaian bagi memastikan semua Business Requirements, Solution Capability Requirements, Functional Requirements, Non-Functional Requirements dan Data Requirements dapat direalisasikan secara terancang, terkawal dan berkesan. Implementation Considerations ini memberi tumpuan kepada pendekatan pelaksanaan, pengurusan risiko dan mekanisme kawalan yang memastikan penyelesaian dapat digunakan secara stabil dalam persekitaran operasi sebenar LHDNM. Keperluan ini bertujuan memastikan proses pelaksanaan, peralihan kepada sistem baharu dan pengoperasian penyelesaian dapat dilaksanakan dengan risiko yang minimum serta memberikan nilai yang optimum kepada organisasi. Penyedia penyelesaian hendaklah mengambil kira aspek kesinambungan operasi, migrasi data, integrasi sistem, pengurusan perubahan, latihan pengguna, pengujian, pelaksanaan sistem dan sokongan selepas pelaksanaan bagi memastikan penyelesaian yang dibangunkan dapat diterima pakai dan beroperasi secara stabil dalam persekitaran sebenar. 10.2 Business Continuity During Implementation Business Continuity During Implementation merujuk kepada pertimbangan yang perlu diberi perhatian bagi memastikan pelaksanaan i-PROCURE tidak menjejaskan kesinambungan operasi perolehan dan penyampaian perkhidmatan LHDNM. Pelaksanaan hendaklah dirancang secara sistematik bagi membolehkan aktiviti pembangunan, konfigurasi, migrasi data, integrasi sistem dan peralihan kepada penyelesaian baharu dilaksanakan dengan gangguan yang minimum terhadap operasi harian. Penyedia Penyelesaian hendaklah mengemukakan strategi, pelan dan pendekatan pelaksanaan yang menunjukkan bagaimana kesinambungan
EBRD/PRO/2026/001 152 operasi akan dikekalkan sepanjang tempoh pelaksanaan. Pendekatan tersebut hendaklah merangkumi pengurusan risiko, pelan kontingensi, keupayaan pemantauan, prosedur pemulihan serta kriteria kesiapsiagaan sebelum pelaksanaan sesuatu fasa atau sebelum sistem mula beroperasi. Penyedia Penyelesaian juga hendaklah menyediakan bukti pelaksanaan dan laporan berkaitan bagi mengesahkan bahawa setiap aktiviti telah dilaksanakan mengikut pelan yang dipersetujui serta memenuhi keperluan operasi dan tadbir urus LHDNM. REQUIREMENT ID IMPLEMENTATION CONSIDERATION DESCRIPTION DELIVERABLE PRIORITY IC-BC-001 Implementation Strategy Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan strategi pelaksanaan yang menerangkan pendekatan, skop, kaedah, urutan aktiviti, kebergantungan antara aktiviti dan keupayaan kawalan bagi memastikan pelaksanaan i-PROCURE dilaksanakan secara terancang, terkawal dan tidak menjejaskan kelancaran urusan perolehan serta penyampaian perkhidmatan LHDNM. Implementation Strategy Document HIgh IC-BC-002 Business Continuity Management Penyedia Penyelesaian hendaklah memastikan pelaksanaan sistem mengekalkan kesinambungan fungsi kritikal organisasi sepanjang tempoh pelaksanaan melalui perancangan yang mengurangkan gangguan terhadap pengguna, proses kerja, sistem dan perkhidmatan. Business Continuity Management Plan High IC-BC-003 Implementation Governance Penyedia Penyelesaian hendaklah mewujudkan keupayaan tadbir urus pelaksanaan yang merangkumi struktur pelaporan, pengurusan keputusan, kawalan perubahan, pengurusan isu, pengurusan risiko, proses eskalasi dan pemantauan prestasi pelaksanaan. Implementation Governance Plan High IC-BC-004 Risk and Contingency Management Penyedia Penyelesaian hendaklah mengenal pasti risiko pelaksanaan, menilai impaknya serta menyediakan langkah mitigasi, pelan kontingensi dan prosedur pemulihan bagi memastikan pelaksanaan dapat diteruskan sekiranya berlaku gangguan atau kegagalan. Risk Register, Risk Mitigation Plan & Contingency Plan High
EBRD/PRO/2026/001 153 REQUIREMENT ID IMPLEMENTATION CONSIDERATION DESCRIPTION DELIVERABLE PRIORITY IC-BC-005 Implementation Readiness Assessment Penyedia Penyelesaian hendaklah melaksanakan penilaian kesiapsiagaan sebelum setiap fasa pelaksanaan bagi memastikan proses kerja, data, integrasi, konfigurasi sistem, infrastruktur, dokumentasi dan pengguna telah memenuhi keperluan yang ditetapkan. Implementation Readiness Assessment Report High IC-BC-006 Go-Live Readiness Verification Penyedia Penyelesaian hendaklah mengesahkan bahawa semua keperluan kritikal, isu berimpak tinggi, tindakan mitigasi, keputusan pengujian dan kriteria penerimaan telah dipenuhi sebelum sistem dibenarkan beroperasi dalam persekitaran produksi. Go-Live Readiness Verification Report High IC-BC-007 Transition Monitoring Penyedia Penyelesaian hendaklah melaksanakan pemantauan secara berterusan sepanjang tempoh peralihan bagi memastikan sebarang isu dapat dikenal pasti, ditangani dan diselesaikan dengan segera tanpa menjejaskan kelancaran urusan organisasi. Transition Monitoring Report Medium IC-BC-008 Implementation Acceptance Penyedia Penyelesaian hendaklah mengemukakan bukti bahawa setiap aktiviti pelaksanaan telah disempurnakan mengikut skop, memenuhi kriteria penerimaan yang dipersetujui serta memperoleh pengesahan rasmi daripada LHDNM sebelum sesuatu fasa atau keseluruhan pelaksanaan dianggap selesai. Implementation Completion & Acceptance Report High 10.3 Data Migration Considerations Data Migration Considerations menerangkan pertimbangan yang perlu diberi perhatian bagi memastikan pemindahan data ke ekosistem i- PROCURE dilaksanakan secara terancang, tepat dan selamat. Proses migrasi hendaklah memastikan semua data yang diperlukan dapat dipindahkan dengan lengkap, mengekalkan integriti maklumat serta menyokong penggunaan sistem baharu tanpa menjejaskan kelancaran urusan organisasi. Penyedia Penyelesaian hendaklah merancang dan melaksanakan proses migrasi secara berfasa, disokong oleh keupayaan pengesahan, pemantauan dan pemulihan yang bersesuaian bagi
EBRD/PRO/2026/001 154 memastikan setiap data yang dimigrasikan memenuhi keperluan LHDNM sebelum sistem digunakan sepenuhnya. REQUIREMENT ID IMPLEMENTATION CONSIDERATION DESCRIPTION EXPECTED DELIVERABLE PRIORITY IC-DM-001 Data Migration Strategy Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan strategi migrasi data yang menerangkan skop, pendekatan, kaedah, urutan migrasi, kebergantungan data serta kawalan yang akan dilaksanakan bagi memastikan proses migrasi berjalan secara terancang dan terkawal. Data Migration Strategy High IC-DM-002 Data Mapping and Transformation Penyedia Penyelesaian hendaklah mengenal pasti padanan antara struktur data sedia ada dengan struktur data i- PROCURE serta memastikan setiap perubahan format, kod, klasifikasi dan nilai data dilaksanakan secara konsisten dan boleh dijejak. Data Mapping & Transformation Specification High IC-DM-003 Data Validation and Reconciliation Penyedia Penyelesaian hendaklah melaksanakan proses pengesahan dan perbandingan data sebelum, semasa dan selepas migrasi bagi memastikan tiada kehilangan, pertindihan atau percanggahan maklumat. Data Validation & Reconciliation Report High IC-DM-004 Migration Execution Management Penyedia Penyelesaian hendaklah melaksanakan migrasi data mengikut pelan yang dipersetujui, termasuk pemantauan kemajuan, kawalan pelaksanaan, pengurusan isu dan pelaporan status sepanjang proses migrasi. Migration Execution Report High IC-DM-005 Migration Recovery Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan pemulihan bagi membolehkan proses migrasi diteruskan atau dikembalikan kepada keadaan asal sekiranya berlaku kegagalan yang boleh menjejaskan integriti data atau penggunaan sistem. Migration Recovery Plan High IC-DM-006 Post-Migration Verification Penyedia Penyelesaian hendaklah mengesahkan bahawa semua data yang telah dimigrasikan adalah lengkap, tepat, boleh digunakan dan menyokong keseluruhan fungsi i-PROCURE sebelum sistem mula digunakan dalam persekitaran produksi. Post-Migration Verification Report High
EBRD/PRO/2026/001 155 REQUIREMENT ID IMPLEMENTATION CONSIDERATION DESCRIPTION EXPECTED DELIVERABLE PRIORITY IC-DM-007 Migration Acceptance Penyedia Penyelesaian hendaklah mengemukakan bukti bahawa keseluruhan proses migrasi telah memenuhi kriteria penerimaan yang dipersetujui serta mendapat pengesahan rasmi daripada LHDNM sebelum migrasi dianggap selesai. Data Migration Acceptance Report High 10.4 Integration Readiness Integration Readiness menerangkan pertimbangan yang perlu diberi perhatian bagi memastikan ekosistem i-PROCURE dapat diintegrasikan dengan lancar bersama sistem dalaman dan luaran LHDNM tanpa menjejaskan ketepatan data, kelancaran proses kerja atau penyampaian perkhidmatan. Pelaksanaan integrasi hendaklah dirancang secara menyeluruh dengan mengambil kira keserasian aplikasi, pertukaran data, keselamatan maklumat serta kebergantungan antara sistem. Penyedia Penyelesaian hendaklah memastikan semua komponen integrasi telah disediakan, diuji dan disahkan sebelum digunakan bagi mengelakkan gangguan terhadap operasi organisasi. Setiap integrasi juga hendaklah mempunyai keupayaan pemantauan dan kawalan bagi memastikan pertukaran data sentiasa stabil, tepat dan boleh dipercayai. REQUIREMENT ID IMPLEMENTATION CONSIDERATION DESCRIPTION EXPECTED DELIVERABLE PRIORITY IC-IR-001 Integration Strategy Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan strategi integrasi yang menerangkan skop, pendekatan, reka bentuk integrasi, kaedah pertukaran data, kebergantungan antara sistem serta keupayaan kawalan bagi memastikan pelaksanaan integrasi dilaksanakan secara terancang. Integration Strategy Document High IC-IR-002 Integration Readiness Assessment Penyedia Penyelesaian hendaklah melaksanakan penilaian bagi memastikan semua sistem, aplikasi, antara muka, infrastruktur dan pihak berkepentingan telah bersedia sebelum pelaksanaan integrasi dimulakan. Integration Readiness Assessment Report High
EBRD/PRO/2026/001 156 REQUIREMENT ID IMPLEMENTATION CONSIDERATION DESCRIPTION EXPECTED DELIVERABLE PRIORITY IC-IR-003 Interface and Data Exchange Validation Penyedia Penyelesaian hendaklah mengesahkan bahawa semua antara muka sistem, struktur data, format pertukaran data dan keupayaan komunikasi telah memenuhi keperluan yang ditetapkan sebelum digunakan dalam persekitaran produksi. Interface & Data Exchange Validation Report High IC-IR-004 Integration Execution Management Penyedia Penyelesaian hendaklah menyelaras dan memantau pelaksanaan integrasi bagi memastikan setiap aktiviti dilaksanakan mengikut pelan, termasuk pengurusan isu, penyelarasan dengan pemilik sistem dan pelaporan kemajuan pelaksanaan. Integration Execution Report High IC-IR-005 Integration Monitoring Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan pemantauan bagi mengesan kegagalan integrasi, kelewatan pertukaran data, ralat komunikasi dan sebarang isu yang boleh menjejaskan kelancaran operasi sistem. Integration Monitoring Report High IC-IR-006 Integration Recovery Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan pemulihan bagi memastikan integrasi dapat dipulihkan dengan cepat sekiranya berlaku gangguan tanpa menjejaskan integriti data atau kesinambungan penyampaian perkhidmatan. Integration Recovery Plan High IC-IR-007 Integration Acceptance Penyedia Penyelesaian hendaklah mengemukakan bukti bahawa semua integrasi telah berjaya dilaksanakan, memenuhi keperluan yang dipersetujui serta mendapat pengesahan rasmi daripada LHDNM sebelum digunakan sepenuhnya. Integration Acceptance Report High 10.5 Change Management and User Adoption Change Management and User Adoption menerangkan pertimbangan yang perlu diberi perhatian bagi memastikan pelaksanaan i-PROCURE dapat diterima, difahami dan digunakan secara berkesan oleh seluruh warga LHDNM. Pelaksanaan sistem baharu bukan sekadar melibatkan penggunaan teknologi, malah turut membawa perubahan kepada proses kerja, kaedah pelaksanaan tugasan, peranan pegawai dan amalan kerja sedia ada. Penyedia Penyelesaian hendaklah merancang dan melaksanakan pendekatan pengurusan perubahan yang menyeluruh bagi
EBRD/PRO/2026/001 157 membantu LHDNM menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut. Pendekatan ini hendaklah merangkumi komunikasi, libat urus bersama pihak berkepentingan, pengurusan impak perubahan, pemantauan tahap penerimaan pengguna serta tindakan penambahbaikan bagi memastikan penggunaan i-PROCURE dapat dilaksanakan secara berkesan di LHDNM. REQUIREMENT ID IMPLEMENTATION CONSIDERATION DESCRIPTION EXPECTED DELIVERABLE PRIORITY IC-CM-001 Change Management Strategy Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan strategi pengurusan perubahan yang menerangkan pendekatan bagi menyokong pelaksanaan i-PROCURE, termasuk kaedah komunikasi, libat urus, pemantauan dan pengurusan perubahan di semua peringkat. Change Management Strategy High IC-CM-002 Stakeholder Engagement Penyedia Penyelesaian hendaklah mengenal pasti pihak berkepentingan yang terlibat, menganalisis impak perubahan kepada setiap kumpulan pengguna serta melaksanakan program libat urus yang bersesuaian bagi memastikan pelaksanaan berjalan lancar. Stakeholder Engagement Plan High IC-CM-003 Change Impact Assessment Penyedia Penyelesaian hendaklah melaksanakan penilaian terhadap impak perubahan kepada proses kerja, peranan pengguna, struktur operasi dan tatacara kerja serta mengemukakan cadangan tindakan bagi mengurangkan impak tersebut. Change Impact Assessment Report High IC-CM-004 Communication Management Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan pelan komunikasi yang memastikan maklumat berkaitan pelaksanaan, perubahan proses kerja, jadual pelaksanaan dan tindakan susulan disampaikan secara jelas, konsisten dan tepat pada masanya kepada semua pihak yang berkaitan. Communication Plan High IC-CM-005 User Adoption Monitoring Penyedia Penyelesaian hendaklah memantau tahap penerimaan dan penggunaan sistem oleh pengguna melalui petunjuk prestasi yang dipersetujui serta mengenal pasti isu yang menghalang penggunaan sistem secara optimum. User Adoption Monitoring Report High
EBRD/PRO/2026/001 158 REQUIREMENT ID IMPLEMENTATION CONSIDERATION DESCRIPTION EXPECTED DELIVERABLE PRIORITY IC-CM-006 Change Reinforcement Penyedia Penyelesaian hendaklah melaksanakan tindakan susulan bagi memperkukuh penerimaan pengguna melalui program sokongan, sesi pengukuhan, hebahan berkala dan penambahbaikan berdasarkan maklum balas pengguna. Change Reinforcement Report Medium IC-CM-007 Change Management Acceptance Penyedia Penyelesaian hendaklah mengemukakan bukti bahawa aktiviti pengurusan perubahan telah dilaksanakan mengikut perancangan, mencapai objektif yang ditetapkan serta mendapat pengesahan rasmi daripada LHDNM sebelum fasa pelaksanaan ditutup. Change Management Acceptance Report High 10.6 Training and Knowledge Transfer Training and Knowledge Transfer menerangkan pertimbangan yang perlu diberi perhatian bagi memastikan pengguna, pentadbir sistem dan pegawai yang bertanggungjawab mempunyai pengetahuan, kemahiran dan keupayaan yang mencukupi untuk mengendalikan, mentadbir dan menyelenggara ekosistem i-PROCURE secara berkesan selepas pelaksanaan. Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan pendekatan latihan dan pemindahan pengetahuan yang sistematik bagi memastikan pengetahuan berkaitan penggunaan sistem, konfigurasi, pentadbiran, penyelesaian isu dan penyelenggaraan dapat dipindahkan kepada LHDNM secara menyeluruh. Pendekatan tersebut hendaklah disokong dengan dokumentasi yang lengkap, bahan rujukan yang mudah difahami serta keupayaan penilaian bagi mengesahkan tahap penguasaan peserta.
EBRD/PRO/2026/001 159 REQUIREMENT ID IMPLEMENTATION CONSIDERATION DESCRIPTION EXPECTED DELIVERABLE PRIORITY IC-TK-001 Training Strategy Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan strategi latihan yang merangkumi objektif, kumpulan sasaran, kaedah penyampaian, jadual pelaksanaan, penilaian keberkesanan latihan dan pendekatan pembelajaran yang bersesuaian mengikut peranan pengguna. Training Strategy High IC-TK-002 Training Programme Penyedia Penyelesaian hendaklah merancang dan melaksanakan program latihan yang bersesuaian kepada semua kategori pengguna, termasuk pengguna akhir, pentadbir sistem, pegawai teknikal dan pegawai yang bertanggungjawab menguruskan sistem. Training Programme & Schedule High IC-TK-003 Training Materials Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan bahan latihan, manual pengguna, panduan pentadbiran sistem, prosedur operasi dan dokumentasi teknikal yang lengkap, terkini dan mudah dijadikan rujukan oleh LHDNM. Training Materials & User Documentation High IC-TK-004 Knowledge Transfer Penyedia Penyelesaian hendaklah melaksanakan pemindahan pengetahuan secara menyeluruh kepada pegawai yang ditetapkan oleh LHDNM bagi memastikan keupayaan mengurus, mentadbir, menyelenggara dan menyokong sistem dapat dilaksanakan secara berdikari. Knowledge Transfer Plan & Completion Report High IC-TK-005 Competency Assessment Penyedia Penyelesaian hendaklah melaksanakan penilaian bagi mengukur tahap kefahaman dan penguasaan peserta terhadap penggunaan dan pentadbiran sistem serta mengenal pasti keperluan latihan tambahan sekiranya diperlukan. Training Assessment Report Medium IC-TK-006 Knowledge Repository Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan repositori pengetahuan yang mengandungi dokumentasi, manual, soalan lazim, panduan penyelesaian masalah dan bahan rujukan lain bagi menyokong penggunaan sistem secara berterusan selaras dengana pendekatan Knowledge Management i-PORCURE. Knowledge Repository Medium IC-TK-007 Training and Knowledge Transfer Acceptance Penyedia Penyelesaian hendaklah mengemukakan bukti bahawa semua aktiviti latihan dan pemindahan pengetahuan telah dilaksanakan mengikut perancangan, memenuhi keperluan LHDNM serta mendapat pengesahan rasmi sebelum fasa pelaksanaan ditutup. Training & Knowledge Transfer Acceptance Report High
EBRD/PRO/2026/001 160 10.7 Testing and Quality Assurance Testing and Quality Assurance menerangkan pertimbangan yang perlu diberi perhatian bagi memastikan ekosistem i-PROCURE memenuhi keperluan operasi, spesifikasi penyelesaian dan standard kualiti yang telah ditetapkan sebelum digunakan dalam persekitaran produksi. Aktiviti pengujian hendaklah dilaksanakan secara sistematik bagi mengesahkan bahawa setiap fungsi, integrasi, data, prestasi, keselamatan dan konfigurasi sistem beroperasi seperti yang dikehendaki. Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan pendekatan pengujian yang menyeluruh, melaksanakan pengujian mengikut skop yang dipersetujui serta memastikan semua isu yang dikenal pasti diselesaikan sebelum sistem diserahkan kepada LHDNM. Setiap aktiviti pengujian hendaklah disokong dengan bukti pelaksanaan dan keputusan pengujian yang boleh disahkan. REQUIREMENT ID IMPLEMENTATION CONSIDERATION DESCRIPTION EXPECTED DELIVERABLE PRIORITY IC-TQ-001 Testing Strategy Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan strategi pengujian yang merangkumi skop, pendekatan, jenis pengujian, tanggungjawab, persekitaran pengujian, kriteria kemasukan, kriteria penamatan dan kriteria penerimaan bagi setiap peringkat pengujian. Testing Strategy High IC-TQ-002 Test Planning and Execution Penyedia Penyelesaian hendaklah merancang, menyelaras dan melaksanakan semua aktiviti pengujian mengikut pelan yang dipersetujui bagi memastikan setiap komponen penyelesaian berfungsi dengan sempurna sebelum digunakan. Test Plan & Test Execution Report High IC-TQ-003 Defect Management Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk merekod, mengutamakan, menjejak, membetulkan dan mengesahkan penyelesaian bagi setiap isu atau kecacatan yang dikenal pasti sepanjang aktiviti pengujian. Defect Management Report High
EBRD/PRO/2026/001 161 REQUIREMENT ID IMPLEMENTATION CONSIDERATION DESCRIPTION EXPECTED DELIVERABLE PRIORITY IC-TQ-004 Test Evidence Management Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan bukti pelaksanaan dan keputusan bagi setiap aktiviti pengujian sebagai asas pengesahan bahawa penyelesaian memenuhi keperluan yang telah ditetapkan. Test Evidence Repository High IC-TQ-005 User Acceptance Testing (UAT) Support Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan sokongan kepada LHDNM sepanjang pelaksanaan User Acceptance Testing (UAT), termasuk penyediaan senario pengujian, bantuan teknikal, penyelesaian isu dan pengesahan keputusan pengujian. UAT Support Report High IC-TQ-006 Test Completion Assessment Penyedia Penyelesaian hendaklah mengesahkan bahawa semua aktiviti pengujian telah disempurnakan, semua isu kritikal telah diselesaikan dan semua kriteria penerimaan telah dipenuhi sebelum pelaksanaan Go-Live. Test Completion Report High IC-TQ-007 Testing and Quality Acceptance Penyedia Penyelesaian hendaklah mengemukakan pengesahan bahawa penyelesaian telah memenuhi keperluan operasi, spesifikasi penyelesaian, keperluan fungsian dan bukan fungsian serta memperoleh kelulusan rasmi daripada LHDNM sebelum sistem diserahkan untuk pelaksanaan. Testing & Quality Acceptance Report High 10.8 Deployment and Transition Deployment and Transition menerangkan pertimbangan yang perlu diberi perhatian bagi memastikan peralihan daripada persekitaran pembangunan kepada persekitaran produksi dapat dilaksanakan secara terancang, terkawal dan selamat. Proses ini hendaklah memastikan ekosistem i- PROCURE dapat digunakan sepenuhnya tanpa menjejaskan kelancaran urusan perolehan, penyampaian perkhidmatan dan operasi organisasi. Penyedia Penyelesaian hendaklah merancang dan menyelaras semua aktiviti pelaksanaan akhir, termasuk penyediaan persekitaran produksi, pelaksanaan Go-Live, pemantauan awal sistem serta pengurusan isu sepanjang tempoh peralihan. Semua aktiviti hendaklah disokong dengan keupayaan kawalan, pemantauan dan pengesahan bagi memastikan
EBRD/PRO/2026/001 162 sistem beroperasi secara stabil sebelum diserahkan sepenuhnya kepada LHDNM. REQUIREMENT ID IMPLEMENTATION CONSIDERATION DESCRIPTION EXPECTED DELIVERABLE PRIORITY IC-DT-001 Deployment Strategy Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan strategi pelaksanaan akhir yang menerangkan pendekatan, kaedah, urutan aktiviti, tanggungjawab dan keupayaan kawalan bagi memastikan peralihan ke persekitaran produksi dilaksanakan secara terancang dan terkawal. Deployment Strategy High IC-DT-002 Production Environment Readiness Penyedia Penyelesaian hendaklah memastikan persekitaran produksi, konfigurasi sistem, komponen aplikasi, pangkalan data, integrasi dan infrastruktur telah disediakan, disahkan dan bersedia sebelum pelaksanaan Go- Live. Production Environment Readiness Report High IC-DT-003 Go-Live Execution Penyedia Penyelesaian hendaklah melaksanakan aktiviti Go-Live mengikut pelan yang dipersetujui serta memastikan setiap aktiviti direkod, dipantau dan disahkan bagi mengurangkan risiko gangguan kepada organisasi. Go-Live Execution Report High IC-DT-004 Transition Management Penyedia Penyelesaian hendaklah mengurus tempoh peralihan secara aktif melalui pemantauan prestasi sistem, pengurusan isu, penyelarasan tindakan pembetulan dan pelaporan status sehingga sistem mencapai tahap kestabilan yang dipersetujui. Transition Management Report High IC-DT-005 Rollback and Recovery Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan pemulihan yang membolehkan sistem dipulihkan kepada keadaan yang stabil sekiranya pelaksanaan Go-Live tidak dapat diteruskan atau berlaku gangguan yang menjejaskan penggunaan sistem. Rollback & Recovery Plan High IC-DT-006 Stabilisation Assessment Penyedia Penyelesaian hendaklah melaksanakan penilaian bagi mengesahkan bahawa sistem telah mencapai tahap kestabilan operasi yang dipersetujui serta semua isu kritikal telah diselesaikan sebelum memasuki fasa sokongan selepas pelaksanaan. System Stabilisation Assessment Report High
EBRD/PRO/2026/001 163 REQUIREMENT ID IMPLEMENTATION CONSIDERATION DESCRIPTION EXPECTED DELIVERABLE PRIORITY IC-DT-007 Deployment Acceptance Penyedia Penyelesaian hendaklah mengemukakan bukti bahawa semua aktiviti pelaksanaan dan peralihan telah disempurnakan mengikut perancangan, memenuhi kriteria penerimaan serta mendapat pengesahan rasmi daripada LHDNM sebelum fasa pelaksanaan ditutup. Deployment & Transition Acceptance Report High 10.9 Post-Implementation Support Post-Implementation Support menerangkan pertimbangan yang perlu diberi perhatian bagi memastikan ekosistem i-PROCURE terus beroperasi secara stabil, selamat dan memenuhi keperluan organisasi selepas pelaksanaan selesai. Tempoh ini merupakan fasa kritikal bagi memastikan penyelesaian yang dibangunkan dapat digunakan dengan berkesan, sebarang isu yang timbul dapat ditangani dengan segera dan penambahbaikan yang diperlukan dapat dilaksanakan tanpa menjejaskan kelancaran urusan organisasi. Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan perkhidmatan sokongan yang terancang sepanjang tempoh selepas pelaksanaan, merangkumi pengurusan insiden, penyelesaian masalah, pemantauan prestasi sistem, sokongan teknikal, pengurusan perubahan konfigurasi serta pemantauan tahap perkhidmatan. Penyedia Penyelesaian juga hendaklah memastikan proses penyerahan tanggungjawab kepada LHDNM dilaksanakan secara teratur bagi membolehkan sistem diurus dan diselenggara secara berkesan selepas tamat tempoh pelaksanaan.
EBRD/PRO/2026/001 164 REQUIREMENT ID IMPLEMENTATION CONSIDERATION DESCRIPTION EXPECTED DELIVERABLE PRIORITY IC-PS-001 Post-Implementation Support Strategy Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan strategi sokongan selepas pelaksanaan yang menerangkan skop perkhidmatan, tempoh sokongan, model penyampaian perkhidmatan, saluran sokongan, tahap eskalasi dan keupayaan pemantauan prestasi perkhidmatan. Post- Implementation Support Strategy High IC-PS-002 Hypercare Management Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan sokongan intensif sepanjang tempoh Hypercare bagi memastikan isu yang memberi kesan kepada penggunaan sistem dikenal pasti, diurus dan diselesaikan dengan segera sehingga sistem mencapai tahap kestabilan yang dipersetujui. Hypercare Management Report High IC-PS-003 Incident and Problem Management Penyedia Penyelesaian hendaklah menyediakan keupayaan untuk merekod, mengutamakan, menyiasat, menyelesaikan dan memantau insiden serta punca masalah secara sistematik bagi memastikan gangguan terhadap penggunaan sistem dapat diminimumkan. Incident & Problem Management Report High IC-PS-004 Service Performance Monitoring Penyedia Penyelesaian hendaklah memantau prestasi perkhidmatan, tahap ketersediaan sistem, masa tindak balas, pematuhan kepada Service Level Agreement (SLA) serta petunjuk prestasi lain yang dipersetujui sepanjang tempoh sokongan. Service Performance Report High IC-PS-005 Corrective and Preventive Actions Penyedia Penyelesaian hendaklah melaksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan berdasarkan isu, insiden dan trend prestasi bagi meningkatkan kestabilan, kebolehpercayaan dan kualiti penyelesaian secara berterusan. Corrective & Preventive Action Report High IC-PS-006 Operational Handover Penyedia Penyelesaian hendaklah melaksanakan penyerahan tanggungjawab pengurusan dan penyelenggaraan sistem kepada LHDNM secara terancang, termasuk penyerahan dokumentasi, konfigurasi, kod sumber (sekiranya berkenaan), lesen, rekod konfigurasi dan maklumat teknikal yang berkaitan. Operational Handover Report High
EBRD/PRO/2026/001 165 REQUIREMENT ID IMPLEMENTATION CONSIDERATION DESCRIPTION EXPECTED DELIVERABLE PRIORITY IC-PS-007 Post-Implementation Review and Acceptance Penyedia Penyelesaian hendaklah melaksanakan penilaian selepas pelaksanaan bagi mengesahkan bahawa objektif pelaksanaan telah dicapai, semua komitmen kontrak telah dipenuhi, isu kritikal telah diselesaikan dan sistem telah mendapat pengesahan rasmi daripada LHDNM untuk memasuki fasa operasi sepenuhnya. Post- Implementation Review & Acceptance Report High
EBRD/PRO/2026/001 166 11. PENUTUP Enterprise Business Requirements Document (EBRD) ini merupakan dokumen autoritatif yang menjadi rujukan utama bagi pembangunan Enterprise Intelligent Procurement Management Platform (i-PROCURE). Dokumen ini menghimpunkan keseluruhan keperluan LHDNM yang telah dikenal pasti bagi memastikan pembangunan penyelesaian dilaksanakan secara terancang, sistematik dan selaras dengan aspirasi transformasi pengurusan perolehan LHDNM. EBRD ini menjadi asas kepada semua peringkat pelaksanaan projek, termasuk penyediaan dokumen perolehan, penilaian cadangan, reka bentuk penyelesaian, pembangunan, pengujian, pelaksanaan, penerimaan sistem, penyerahan kepada operasi serta penambahbaikan berterusan. Semua pihak yang terlibat dalam projek hendaklah menggunakan dokumen ini sebagai rujukan utama bagi memastikan setiap keputusan, pembangunan dan pelaksanaan memenuhi keperluan organisasi yang telah dipersetujui. Setiap cadangan yang dikemukakan oleh Penyedia Penyelesaian hendaklah memenuhi keseluruhan keperluan yang diperincikan dalam EBRD ini. Sekiranya dicadangkan pendekatan, kaedah atau teknologi yang berbeza, Penyedia Penyelesaian hendaklah membuktikan bahawa cadangan tersebut mampu memenuhi keperluan LHDNM sekurang-kurangnya pada tahap yang setara atau memberikan nilai yang lebih tinggi tanpa menjejaskan objektif projek, tadbir urus, keselamatan maklumat, integriti data, pematuhan terhadap peraturan serta kelangsungan operasi pengurusan perolehan. Pelaksanaan i-PROCURE merupakan satu inisiatif strategik yang akan mentransformasikan pengurusan perolehan LHDNM daripada pendekatan yang berorientasikan proses kepada pengurusan perolehan yang lebih bersepadu, berasaskan data dan berorientasikan nilai. Melalui pelaksanaan platform ini, LHDNM berhasrat memperkukuh tadbir urus, meningkatkan kecekapan operasi, mempertingkat ketelusan, memperkasa pengurusan risiko serta memperkukuh
EBRD/PRO/2026/001 167 keupayaan organisasi untuk membuat keputusan secara lebih pantas, tepat dan strategik. EBRD ini turut menjadi asas kepada pengurusan perubahan sepanjang kitar hayat projek. Sebarang perubahan kepada keperluan yang telah dipersetujui hendaklah melalui proses semakan dan kelulusan yang ditetapkan bagi memastikan setiap pembangunan kekal memenuhi keperluan organisasi serta terus menyokong hala tuju transformasi pengurusan perolehan LHDNM. EBRD ini menjadi manifestasi komitmen LHDNM untuk mentransformasikan pengurusan perolehan melalui pembangunan i-PROCURE. Berpandukan keperluan yang dihuraikan dalam dokumen ini, i-PROCURE akan menjadi pemangkin kepada pembentukan ekosistem pengurusan perolehan bertaraf enterprise yang lebih cekap, telus, bersepadu, berasaskan data dan mampan, sekali gus memperkukuh tadbir urus, meningkatkan keupayaan organisasi serta menyokong pencapaian objektif strategik LHDNM.