Thuỷ Lực Bùi | Vinalink Academy | 0353262236 | trang 1
Thuỷ Lực Bùi | Vinalink Academy | 0353262236 | trang 2 PHẦN 1 – VẤN ĐỀ Bạn không thiếu nỗ lực.Bạn thiếu hệ thống. 7 giờ sáng. Anh Minh mở mắt là thấy 23 tin nhắn Zalo. Khách hỏi giá. Nhân viên hỏi xử lý đơn. Đối tác hỏi hợp đồng. Anh chưa đánh răng nhưng đã bắt đầu làm việc. Anh làm chủ công ty tư vấn marketing nhỏ, 4 người. Anh kiêm luôn vai giám đốc, trưởng kinh doanh, người viết proposal, người chốt hợp đồng, người chạy mua cà phê cho team vì tiện đường. Không phải anh không biết uỷ quyền. Biết. Nhưng giải thích mất thời gian hơn tự làm. Nên anh tự làm luôn. Đến 11 giờ đêm, anh vẫn ngồi viết báo cáo tháng, cái việc đáng ra xong từ chiều. "Không phải bạn cần thêm người. Bạn cần một hệ thống không cần người." Những việc như viết email, chuẩn bị họp, soạn báo cáo, phân loại tin nhắn đầu ngày không khó. Chỉ là tốn thời gian. Và thời gian là thứ bạn đang thiếu nhất. Đó chính xác là những việc Claude có thể làm thay bạn.
Thuỷ Lực Bùi | Vinalink Academy | 0353262236 | trang 3 PHẦN 2 – GÓC NHÌN MỚI Vấn đề không phải chưa dùng AI.Vấn đề là chưa có hệ thống. Nhiều người đã thử ChatGPT hoặc Claude. Hỏi vài câu, nhận về vài câu trả lời chung chung, rồi đóng tab. Không phải AI dở. Mà là cách dùng chưa đúng. Dùng AI kiểu hỏi han từng câu một giống như thuê người làm việc mà mỗi lần giao là mỗi lần giải thích lại từ đầu. Tốn thêm thời gian thay vì tiết kiệm. "Chuẩn bị sẵn prompt cho từng loại việc. Mỗi buổi sáng dán vào, điền thông tin, nhận kết quả trong 3 phút." Không phải học thêm kỹ năng mới. Không phải dành cả buổi thử nghiệm. Chỉ cần có sẵn 10 prompt đúng việc, đúng lúc. Dưới đây là 10 việc cụ thể, kèm prompt đầy đủ. Chỉ cần điền thông tin của bạn vào chỗ có dấu ngoặc vuông.
Thuỷ Lực Bùi | Vinalink Academy | 0353262236 | trang 4 PHẦN 3 – 10 VIỆC CLAUDE LÀM THAY BẠN Buổi sáng: Dọn đầu, lên khung Việc 1 – Phân loại tin nhắn đầu ngày Thay vì đọc 20 đến 30 tin nhắn Zalo rồi tự nghĩ xử lý theo thứ tự nào, bạn dán tất cả vào Claude và nhận ngay bản phân loại theo mức độ ưu tiên. VIỆC 1 – PHÂN LOẠI TIN NHẮN ĐẦU NGÀY DÙNG ĐỂ LÀM GÌ Nhận bản tóm tắt phân loại tin nhắn đầu ngày theo 3 mức ưu tiên, kèm hành động cụ thể cho từng tin. PROMPT – COPY VÀ DÁN NGAY Bạn là trợ lý vận hành của tôi. Tôi vừa dán vào đây toàn bộ nội dung tin nhắn đầu ngày. Hãy: 1. Tóm tắt từng tin nhắn trong 1 đến 2 câu 2. Phân loại theo 3 nhóm: - Cần xử lý hôm nay - Có thể trả lời ngắn - Để sau không ảnh hưởng 3. Với nhóm "Cần xử lý hôm nay", gợi ý hành động cụ thể cho từng tin Đây là nội dung tin nhắn: [Dán toàn bộ tin nhắn vào đây] ĐẦU RA KỲ VỌNG Danh sách 3 nhóm rõ ràng, mỗi tin nhắn có tóm tắt và hành động gợi ý. Đọc 2 phút biết ngay hôm nay cần làm gì trước. Việc 2 – Lên kế hoạch ngày trong 5 phút Thay vì mở đầu ngày bằng cách mở email, Zalo, đủ thứ rồi không biết bắt đầu từ đâu, bạn dùng prompt này để Claude sắp xếp lại danh sách việc theo thứ tự hợp lý. VIỆC 2 – LÊN KẾ HOẠCH NGÀY DÙNG ĐỂ LÀM GÌ Nhận lịch làm việc theo thứ tự ưu tiên, có khung giờ gợi ý và ghi chú việc nào nên giao người khác.
Thuỷ Lực Bùi | Vinalink Academy | 0353262236 | trang 5 PROMPT – COPY VÀ DÁN NGAY Hôm nay là [Thứ, ngày tháng]. Dưới đây là danh sách việc tôi cần làm. Hãy sắp xếp lại theo thứ tự ưu tiên dựa trên: - Deadline - Tác động đến doanh thu - Mức độ người khác phụ thuộc vào tôi Với mỗi việc, gợi ý khung thời gian hợp lý và ghi chú nếu có việc nên giao thay vì tự làm. Danh sách việc: [Liệt kê việc, không cần theo thứ tự] Cuộc họp cố định hôm nay: [Điền nếu có] ĐẦU RA KỲ VỌNG Danh sách việc đã sắp xếp kèm khung giờ gợi ý. Dùng làm checklist trong ngày. Việc 3 – Chuẩn bị trước cuộc gặp hoặc cuộc gọi Trước khi gặp khách hàng hoặc đối tác, bạn cần mục tiêu cuộc gặp, điểm cần đề cập, câu hỏi cần hỏi, rủi ro có thể gặp. Claude làm việc này trong 3 phút. VIỆC 3 – CHUẨN BỊ TRƯỚC CUỘC GẶP DÙNG ĐỂ LÀM GÌ Nhận tài liệu chuẩn bị cuộc họp gọn trong 1 trang: điểm cần đề cập, câu hỏi nên hỏi, tình huống có thể xảy ra. PROMPT – COPY VÀ DÁN NGAY Tôi chuẩn bị có cuộc gặp với [tên khách hàng / đối tác] vào [giờ, ngày]. Mục tiêu cuộc gặp: [Ví dụ: chốt hợp đồng, trình bày proposal, giải quyết khiếu nại] Thông tin về họ: [Ghi những gì bạn biết, dù ít] Hãy chuẩn bị cho tôi: 1. 3 điểm cần đề cập theo thứ tự quan trọng 2. 4 đến 5 câu hỏi nên hỏi để hiểu thêm nhu cầu 3. 2 đến 3 tình huống có thể xảy ra và cách xử lý ngắn ĐẦU RA KỲ VỌNG Tài liệu chuẩn bị 1 trang. In ra hoặc để trên điện thoại đọc trước khi vào phòng họp.
Thuỷ Lực Bùi | Vinalink Academy | 0353262236 | trang 6
Thuỷ Lực Bùi | Vinalink Academy | 0353262236 | trang 7 Buổi chiều: Xử lý việc cần viết Việc 4 – Viết email chuyên nghiệp trong 5 phút Thay vì ngồi nghĩ mãi không biết bắt đầu câu email thế nào, bạn giao cho Claude, nhận bản nháp, chỉnh vài chỗ cần thiết rồi gửi. VIỆC 4 – VIẾT EMAIL DÙNG ĐỂ LÀM GÌ Nhận bản nháp email hoàn chỉnh. Chỉ cần chỉnh tên và chi tiết cụ thể là gửi được ngay. PROMPT – COPY VÀ DÁN NGAY Hãy viết một email cho tôi với các thông tin sau: Người nhận: [Tên, chức vụ, mối quan hệ với tôi] Mục tiêu email: [Ví dụ: follow-up sau cuộc gặp, gửi báo giá, xin lịch hẹn] Nội dung chính cần truyền đạt: [Liệt kê các điểm chính] Giọng điệu: [Chuyên nghiệp / Thân thiện / Thẳng thắn ngắn gọn] Hành động mong muốn sau khi họ đọc: [Bạn muốn họ làm gì] Yêu cầu: Không quá 200 chữ, câu ngắn, rõ mục tiêu, có câu kết thúc kêu gọi hành động cụ thể. ĐẦU RA KỲ VỌNG Bản nháp email hoàn chỉnh. Đọc lại 1 lần, chỉnh tên và chi tiết, gửi ngay. Việc 5 – Viết proposal hoặc báo giá Proposal là thứ tốn thời gian nhất nhưng cấu trúc thì lặp đi lặp lại. Claude giữ cấu trúc, bạn chỉ cần cung cấp thông tin cụ thể của từng khách hàng. VIỆC 5 – VIẾT PROPOSAL DÙNG ĐỂ LÀM GÌ Nhận bản proposal có đầy đủ cấu trúc: bối cảnh, giải pháp, phạm vi công việc, timeline, báo giá, bước tiếp theo. PROMPT – COPY VÀ DÁN NGAY Hãy viết một proposal dịch vụ với các thông tin sau:
Thuỷ Lực Bùi | Vinalink Academy | 0353262236 | trang 8 Dịch vụ cung cấp: [Mô tả ngắn dịch vụ của bạn] Khách hàng: [Tên công ty, ngành, quy mô nếu biết] Vấn đề của họ cần giải quyết: [Mô tả bài toán cụ thể] Giải pháp bạn đề xuất: [Liệt kê các hạng mục công việc] Kết quả kỳ vọng: [Những gì khách hàng nhận được] Mức giá: [Điền giá hoặc ghi "để trống, điền sau"] Thời gian thực hiện: [Số tuần hoặc tháng] Cấu trúc cần có: Bối cảnh và vấn đề / Giải pháp đề xuất / Phạm vi công việc / Timeline / Báo giá / Bước tiếp theo. ĐẦU RA KỲ VỌNG Bản proposal hoàn chỉnh. Có thể chỉnh sửa và gửi cho khách hàng trong cùng buổi làm việc. Việc 6 – Soạn nội dung mạng xã hội cả tuần trong 1 lần Thay vì mỗi ngày ngồi nghĩ hôm nay đăng gì, bạn giao cho Claude soạn sẵn 5 đến 7 bài trong một lần, đủ dùng cả tuần. VIỆC 6 – SOẠN NỘI DUNG MẠNG XÃ HỘI DÙNG ĐỂ LÀM GÌ Nhận loạt bài viết hoàn chỉnh cho 1 tuần. Mỗi bài có thể đăng ngay hoặc chỉnh vài chỗ nhỏ. PROMPT – COPY VÀ DÁN NGAY Hãy viết [số lượng] bài đăng cho [Facebook / LinkedIn / Zalo] về chủ đề [chủ đề]. Thông tin về tôi: [Lĩnh vực, vai trò, điều bạn muốn người đọc biết về bạn] Đối tượng đọc: [Mô tả ngắn khách hàng tiềm năng] Giọng điệu: [Chuyên nghiệp / Gần gũi / Thực chiến / Kể chuyện] Mỗi bài cần có: - Dòng mở đầu kéo người đọc dừng lại - Nội dung chính chia sẻ kiến thức hoặc kinh nghiệm thật - Câu kết có câu hỏi hoặc lời mời tương tác Không dùng emoji. Không dùng hashtag. Câu ngắn. Đoạn ngắn. ĐẦU RA KỲ VỌNG Loạt bài viết đủ dùng cả tuần. Tiết kiệm 3 đến 4 tiếng so với viết thủ công từng bài.
Thuỷ Lực Bùi | Vinalink Academy | 0353262236 | trang 9
Thuỷ Lực Bùi | Vinalink Academy | 0353262236 | trang 10 Cuối ngày: Tổng kết và chuẩn bị Việc 7 – Viết báo cáo nhanh cho khách hàng Báo cáo tốn thời gian nhất ở khâu chuyển số liệu thô thành văn bản mạch lạc. Claude làm phần đó, bạn chỉ cần cung cấp số liệu. VIỆC 7 – VIẾT BÁO CÁO KHÁCH HÀNG DÙNG ĐỂ LÀM GÌ Nhận báo cáo hoàn chỉnh có thể gửi ngay cho khách hàng. Không cần viết lại từ đầu. PROMPT – COPY VÀ DÁN NGAY Hãy viết báo cáo tháng [tháng năm] gửi cho [tên khách hàng / dự án]. Số liệu thực tế trong tháng: [Dán số liệu vào đây: doanh thu, lượt tiếp cận, số đơn, tỷ lệ chuyển đổi, v.v.] Điểm nổi bật trong tháng: [Những gì đã làm được] Điểm chưa đạt: [Những gì chưa đạt mục tiêu] Kế hoạch tháng tới: [Dự kiến làm gì] Yêu cầu: Ngôn ngữ rõ ràng, không thuật ngữ kỹ thuật quá nhiều, khách hàng đọc là hiểu ngay, không quá 400 chữ. ĐẦU RA KỲ VỌNG Báo cáo hoàn chỉnh, đọc lại 1 lần và gửi. Tiết kiệm 1 đến 2 tiếng mỗi lần báo cáo tháng. Việc 8 – Phân tích vấn đề và đề xuất hướng xử lý Khi gặp tình huống phức tạp cần quyết định, bạn không phải tự nghĩ một mình. Claude phân tích cùng, đưa ra các góc nhìn khác nhau, bạn ra quyết định nhanh hơn. VIỆC 8 – PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ DÙNG ĐỂ LÀM GÌ Nhận phân tích 3 hướng xử lý rõ ràng, có lập luận cụ thể. Đọc xong là có thể ra quyết định. PROMPT – COPY VÀ DÁN NGAY Tôi đang gặp tình huống sau và cần phân tích để ra quyết định.
Thuỷ Lực Bùi | Vinalink Academy | 0353262236 | trang 11 Mô tả tình huống: [Mô tả rõ vấn đề, càng cụ thể càng tốt] Thông tin liên quan: [Những gì có thể ảnh hưởng đến quyết định] Mục tiêu của tôi: [Bạn muốn đạt được gì] Hãy: 1. Xác định vấn đề cốt lõi, không phải triệu chứng bề mặt 2. Đưa ra 3 hướng xử lý khác nhau, mỗi hướng ghi rõ ưu điểm và rủi ro 3. Đề xuất hướng nào phù hợp nhất và lý do ĐẦU RA KỲ VỌNG Phân tích 3 hướng xử lý, có lập luận. Đọc xong ra quyết định được ngay. Việc 9 – Xây quy trình chuẩn cho việc lặp đi lặp lại Bất kỳ việc nào bạn làm hơn 2 lần đều có thể chuẩn hoá. Claude giúp chuyển cách làm trong đầu thành văn bản rõ ràng để giao người khác hoặc tự dùng lại sau. VIỆC 9 – XÂY SOP QUY TRÌNH CHUẨN DÙNG ĐỂ LÀM GÌ Nhận tài liệu SOP hoàn chỉnh. Người chưa biết việc này đọc vào là làm được. Không phải giải thích lại từ đầu mỗi lần. PROMPT – COPY VÀ DÁN NGAY Hãy giúp tôi viết SOP cho công việc sau: [Tên công việc]. Cách tôi đang làm việc này: [Mô tả các bước bạn đang làm, không cần theo thứ tự, viết tự nhiên] Người sẽ dùng SOP này: [Nhân viên mới / Tôi tự dùng lại / Khách hàng tự làm] Mức độ chi tiết cần: [Tổng quan / Chi tiết từng bước / Cực kỳ chi tiết] Cấu trúc SOP cần có: Mục tiêu / Người thực hiện / Các bước theo thứ tự / Điểm kiểm tra chất lượng / Lỗi thường gặp và cách xử lý ĐẦU RA KỲ VỌNG Tài liệu SOP hoàn chỉnh. Giao cho người khác làm được ngay, không cần ngồi giải thích. Việc 10 – Tổng kết ngày và chuẩn bị ngày mai
Thuỷ Lực Bùi | Vinalink Academy | 0353262236 | trang 12 Thay vì đóng laptop rồi không biết ngày mai bắt đầu từ đâu, bạn dành 5 phút để Claude giúp tổng kết và lên khung ngày hôm sau. VIỆC 10 – TỔNG KẾT NGÀY DÙNG ĐỂ LÀM GÌ Nhận bản tổng kết ngắn và danh sách việc ngày mai đã sắp xếp. Sáng hôm sau mở ra biết ngay bắt đầu từ đâu. PROMPT – COPY VÀ DÁN NGAY Hôm nay là [Thứ, ngày tháng]. Tôi muốn tổng kết ngày làm việc và chuẩn bị ngày mai. Việc đã hoàn thành hôm nay: [Liệt kê] Việc chưa xong, cần chuyển sang ngày mai: [Liệt kê] Việc mới phát sinh: [Liệt kê] Cuộc họp hoặc deadline ngày mai: [Ghi nếu có] Hãy: 1. Tóm tắt ngày hôm nay trong 3 câu 2. Sắp xếp việc ngày mai theo thứ tự ưu tiên 3. Gợi ý 1 việc nên xử lý đầu tiên vào buổi sáng và lý do ĐẦU RA KỲ VỌNG Bản tổng kết ngắn và danh sách việc ngày mai đã sắp xếp. Sáng hôm sau mở ra là làm việc ngay.
Thuỷ Lực Bùi | Vinalink Academy | 0353262236 | trang 13 PHẦN 4 – LÀM NGAY Lịch triển khai 7 ngày đầu Không cần dùng cả 10 việc trong ngày đầu tiên. Bắt đầu từ 2 đến 3 việc phù hợp nhất. Thêm dần sau khi đã quen nhịp. Ngày Làm gì Chi tiết Ngày 1 Chọn 1 việc phù hợp nhất Mở Claude. Dán prompt vào. Điền thông tin thật vào dấu ngoặc vuông. Ghi lại: mất bao lâu khi làm thủ công vs dùng Claude. Ngày 2 Thêm Việc 1 hoặc Việc 2 15 phút đầu ngày: phân loại tin nhắn và lên kế hoạch. So sánh cảm giác bắt đầu ngày hôm nay với hôm qua. Ngày 3 Thêm 1 việc buổi chiều Chọn Việc 4, 5 hoặc 6. Lần đầu mất 10 đến 15 phút chỉnh prompt cho phù hợp. Lần sau nhanh hơn vì prompt đã sẵn. Ngày 4–5 Lặp lại, không thêm gì mới Giữ nguyên 3 việc đang dùng. Mục tiêu: tạo thói quen. Chú ý việc nào cần chỉnh lại prompt. Ngày 6 Thêm Việc 10 vào cuối ngày Dùng prompt tổng kết ngày. Ghi lại cảm giác kết thúc ngày có tổng kết khác thế nào. Ngày 7 Đánh giá và lên kế hoạch tuần 2 Việc nào dùng nhiều nhất? Tiết kiệm rõ nhất? Tuần sau thêm 2 đến 3 việc nữa. Mục tiêu: ổn định 6 đến 7 việc. Lưu tất cả prompt đã chỉnh vào 1 file Google Docs hoặc Notion. Đặt tên từng prompt rõ ràng. Khi cần là mở ra dán vào, không phải viết lại từ đầu. "Đó là hệ thống. Không phức tạp hơn thế."
Thuỷ Lực Bùi | Vinalink Academy | 0353262236 | trang 14 BƯỚC TIẾP THEO Bạn vừa có trong tay 10 prompt.Bước tiếp theo là làm thật. 10 prompt này chỉ là điểm khởi đầu. Khi đã quen dùng Claude cho từng việc riêng lẻ, bước tiếp theo là kết nối chúng lại thành một hệ thống vận hành thật sự, nơi các việc chạy theo thứ tự, bổ trợ cho nhau, và bạn chỉ cần kiểm soát đầu vào và đầu ra. Đó là nội dung của khóa học "Hệ thống 1 người với Claude AI." Vào đây nếu bạn muốn xây hệ thống đó: Hẹn anh/chị trong khoá học ạ