LAPORAN AKTUALISASI DIGITALISASI TATA KELOLA PENGARSIPAN DOKUMEN BMN MELALUI PENGEMBANGAN SISTEM ARSIP TERPUSAT PADA KANTOR WILAYAH DIREKTORAT JENDERAL IMIGRASI SULAWESI SELATAN LATSAR CPNS BBPK APDN IV MAKASSAR ANGKATAN 25 KELOMPOK 2 TAHUN 2026 ZULHAM INDRAWAN PEMERIKSA KEIMIGRASIAN PEMULA KANTOR IMIGRASI KELAS II TPI PAREPARE
01
KATA PENGANTARPuji syukur senantiasa kita panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat mengikuti Pelatihan Dasar (Latsar) Calon Pegawai Sipil (CPNS) serta menyelesaikan rancangan aktualisasi dengan judul “Digitalisasi Tata Kelola Pengarsipan Dokumen BMN melalui Pengembangan Sistem Arsip Terpusat pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Imigrasi Sulawesi Selatan” ini dengan penuh semangat dan dedikasi. Pelatihan ini merupakan langkah awal yang sangat penting dalam perjalanan penulis untuk menjadi Aparatur Sipil Negara yang profesional, kompeten, dan berintegritas. Dalam penyusunan rancangan aktualisasi ini, penulis memperoleh banyak dukungan, bimbingan, serta arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada: 1.Bapak Friece Sumolang, S.H., M.H. selaku Kepala Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Imigrasi Sulawesi Selatan; 2.Bapak Ade Yanuar Ikbal, S.Kom., M.M. selaku Kepala Kantor Imigrasi Kelas II TPI Parepare; 3.Bapak Azhabul Kahfi, S.H., M.H. selaku mentor Penulis yang telah mengarahkan dan membantu penulis untuk menyelesaikan rancangan aktualisasi ini; 4.Bapak Muhammad Ayub Suwahru S.IP., M.Si selaku coach yang senantiasa mengawal dan membimbing penyusunan rancangan aktualisasi ini; 5.Rekan-rekan pegawai di lingkungan Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Imigrasi Sulawesi Selatan; 6.Kedua orang tua penulisBapak Saiful Asri dan Ibu Mardayani yang terus mendukung dari kejauhan lewat balutan doa penuh ketulusan; 7.Serta Seluruh Panitia Pelatihan Dasar CPNS Angkatan XXV tahun 2026 yang telah memfasilitasi dan memberikan pembelajaran juga arahan, masukan, dan motivasi selama Pelatihan Dasar berlangsung. Akhir kata, penulis berharap laporan ini dapat memberikan manfaat, baik bagi penulis maupun instansi . Makassar, 29 Juni 2026 Peserta Zulham Indrawan NIP: 200109282025061007
BAB I PENDAHULUAN DAFTAR ISI 01A. LATAR BELAKANG B. TUJUAN C. RUANG LINGKUP BAB II PROFIL DAN INSTANSI PESERTA A. PROFIL INSTANSI B. PROFIL PESERTA BAB III RINGKASAN RANCANGAN AKTUALISASI A. DESKRIPSI CORE ISU B. ANALISIS CORE ISU C. RUMUSAN ISU D. GAGASAN KREATIF PENYELESAIAN CORE ISU BAB IV CAPAIAN PELAKSANAAN AKTUALISASI A. MATRIK JADWAL KEGIATAN AKTUALISASI B. MATRIK PELAKSANAAN AKTUALISASI C. MATRIK AGENDA III D. MATRIK REKAPITULASI RENCANA HABITUASI NND PNS (BerAKHLAK) E. CAPAIAN PENYELESAIAN CORE ISU F. MANFAAT TERSELESAIKANNYA CORE ISU G. RENCANA TINDAK LANJUT HASIL AKTUALISASI BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI A. KESIMPULAN B REKOMENDASI LAMPIRAN 02 02 03 04 05 06 08 09 10 12 13 15 16 17 18 18 19
BAB I PENDAHULUANA. LATAR BELAKANG Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah menegaskan bahwa penatausahaan BMN harus dilakukan secara tertib yang meliputi pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan. Namun, berdasarkan observasi dan analisis di lapangan, ditemukan beberapa kendala signifikan dalam manajemen aset BMN, yaitu belum optimalnya sistem monitoring dan penatausahaan BMN, belum terintegrasinya pengelolaan arsip dokumen BMN, serta proses peminjaman barang yang belum terdokumentasi secara digital. Belum optimalnya sistem monitoring menyebabkan sulitnya melakukan pelacakan aset secara akurat dan real-time. Selain itu, tidak terintegrasinya arsip dokumen BMN mengakibatkan proses pencarian data menjadi lambat dan rentan terhadap kehilangan atau duplikasi dokumen. Kondisi ini diperparah dengan proses peminjaman barang yang masih dilakukan secara manual, sehingga berpotensi menimbulkan ketidaktertiban administrasi serta lemahnya pengendalian internal. 01
B. TUJUANTUJUAN UMUM Menginternalisasikan dan mengimplementasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK serta peran dan kedudukan ASN dalam mendukung terwujudnya Smart Governance. TUJUAN KHUSUS Menciptakan sistem penyimpanan dokumen BMN yang terstruktur, aman, dan terintegrasi secara digital di Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Imigrasi Sulawesi Selatan. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas petugas dalam melakukan pencarian, verifikasi, dan sinkronisasi data arsip BMN. Mewujudkan tertib administrasi aset yang akuntabel guna mendukung pelaporan Barang Milik Negara yang transparan. C. RUANG LINGKUP 1. Lokasi Kegiatan Kegiatan aktualisasi dilaksanakan di Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Imigrasi Sulawesi Selatan. 2. Identifikasi Masalah dan Isu Masalah yang diidentifikasi meliputi belum optimalnya monitoring dan penatausahaaan BMN, belum terintegrasinya arsip dokumen BMN, dan proses peminjaman yang masih belum terdokumentasi secara digital, dengan isu utama yang diangkat adalah belum terintegrasinya pengelolaan arsip dokumen BMN. 3. Metode Analisis/Penapisan Isu Penentuan isu prioritas menggunakan metode APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak), analisis akar penyebab menggunakan metode Fishbone, dan penentuan penyebab dominan menggunakan metode USG (Urgency, Seriousness, Growth). 4. Fokus Kajian dan Inovasi Fokus pada optimalisasi tata kelola pengarsipan dengan inovasi pengembangan sistem Arsip BMN terpusat yang terintegrasi dengan QR Code untuk percepatan akses data. 5. Periode Pelaksanaan Habituasi Kegiatan dilaksanakan selama 8 minggu, terhitung mulai tanggal 6 Mei sampai dengan 25 Juni 2026. 02
BAB II PROFIL INSTANSI DAN PESERTA Kantor Wilayah memiliki tugas melaksanakan kebijakan teknis keimigrasian sesuai arahan Direktur Jenderal Imigrasi serta ketentuan peraturan perundang-undangan yaitu menyelenggarakan fungsi penyusunan rencana dan anggaran, pembinaan dan pengawasan teknis di bidang dokumen perjalanan, izin tinggal, status keimigrasian, pengawasan dan penindakan, intelijen, serta kepatuhan internal, sekaligus melakukan koordinasi operasional satuan kerja, pengelolaan sumber daya, dan pelaksanaan administrasi di lingkungan keimigrasian tingkat wilayah. Untuk mewujudkan pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut, Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Imigrasi Sulawesi Selatan (Kanwil Ditjenim Sulsel) menyelenggarakan koordinasi, pembinaan, dan pengendalian terhadap satuan kerja keimigrasian dengan struktur organisasi dan wilayah kerja sesuai yang telah ditetapkan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan Republik Indonesia (Kemenimipas) merupakan kementerian yang dibentuk sebagai bagian dari penataan organisasi pemerintahan dalam Kabinet Merah Putih periode 2024–2029. Pembentukan kementerian ini bertujuan untuk meningkatkan efektivitas penyelenggaraan pemerintahan di bidang keimigrasian dan pemasyarakatan, memperkuat pelayanan publik, serta mendukung transformasi birokrasi yang adaptif terhadap perkembangan zaman. A. PROFIL INSTANSI 03
B. PROFIL PESERTA 04
BAB III RINGKASAN RANCANGAN AKTUALISASI A. DESKRIPSI CORE ISU Belum optimalnya sistem monitoring dan penatausahaan Barang Milik Negara (BMN) tercermin dari masih seringnya terjadi mutasi atau perpindahan barang antar pegawai atau antar bagian/bidang tanpa koordinasi dengan pengelola BMN. Kondisi tersebut menyebabkan ketidaksesuaian antara data pada aplikasi dengan kondisi fisik barang di lapangan. Selain itu, hal ini juga dapat menurunkan tingkat akuntabilitas dalam pengelolaan BMN. 1. Belum optimalnya sistem monitoring dan penatausahaan BMN Pengelolaan arsip dokumen BMN yang masih dilakukan secara mandiri oleh masing-masing pegawai menunjukkan bahwa sistem administrasi kearsipan belum terintegrasi secara optimal. Akibatnya, sering terjadi perbedaan data antar pengelola BMN, kesulitan dalam melakukan verifikasi dokumen, serta meningkatnya risiko inkonsistensi informasi dalam pelaporan. Kondisi ini berdampak pada menurunnya keakuratan data dan efektivitas dalam pengelolaan administrasi BMN secara keseluruhan. 2.Belum terintegrasinya pengelolaan arsip dokumen BMN Proses peminjaman BMN yang belum terdokumentasi secara digital mencerminkan belum optimalnya sistem administrasi dalam pengelolaan penggunaan barang oleh pegawai. Kondisi ini menyebabkan kesulitan dalam melacak keberadaan barang yang dipinjam, meningkatkan risiko keterlambatan pengembalian atau kehilangan barang, serta mengakibatkan data peminjaman tidak terdokumentasi dengan baik. Hal tersebut berdampak pada menurunnya transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan BMN. 3.Proses peminjaman BMN yang belum terdokumentasi secara digital 05
No Isu/Masalah Analisis Jumlah Peringkat A P K L 1 Belum optimalnya sistem monitoring dan penatausahaan BMN 5 3 5 2 15 II 2 Belum terintegrasinya Pengelolaan arsip dokumen BMN 4 5 4 5 18 I 3 Proses peminjaman BMN yang belum terdokumentasi secara digital 3 4 3 3 13 III B. ANALISIS CORE ISU Analisis Menggunakan Metode APKL Berdasarkan hasil analisis isu/masalah di atas menggunakan APKL, diketahui bahwa isu/ masalah utama nya adalah belum terintegrasinya pengelolaan arsip dokumen BMN. Analisis Menggunakan Metode Fishbone 06
No. Penyebab Isu/Masalah Utama Kriteria Jumlah Nilai Peringkat U S G 1 Tata Kelola pengarsipan BMN masih tersimpan secara mandiri pada i i 5 3 2 10 III 2 Belum adanya gudang arsip BMN secara terstruktur. 2 5 4 11 II 3 Belum tersedianya sistem penyimpanan arsip secara digital. 4 4 5 13 I 4 Dokumen BMN tidak tersimpan secara kolektif yang dapat diakses 3 2 3 8 IV B. ANALISIS CORE ISU Analisis Menggunakan Metode USG Berdasarkan hasil analisis Fishbone selanjutnya menentukan penyebab utama dari isu utama. Analisa yang akan digunakan adalah USG (Urgency, Seriousness, dan Growth) sebagaimana terdapat pada tabel dibawah ini: Penyebab dari masalah utama yaitu: 1.Man : Tata Kelola pengarsipan BMN masih tersimpan secara mandiri pada masing-masing pengelola/petugas BMN. 2.Method : belum adanya Gudang arsip secara terstruktur. 3.Machine : Belum tersedianya sistem penyimpanan arsip secara digital. 4.Material : Dokumen BMN tidak tersimpan secara kolektif yang dapat diakses dengan mudah. 07
C. RUMUSAN ISU Berdasarkan hasil analisis lingkungan kerja dan penapisan isu dari beberapa isu yang teridentifikasi, telah ditetapkan satu isu utama (Core Issue) yang mendesak untuk diselesaikan, yaitu “Belum terintegrasinya pengelolaan arsip dokumen BMN”. 1. Fokus Fokus dari rancangan ini adalah optimalisasi tata kelola pengarsipan dokumen BMN melalui pengintegrasian dokumen ke dalam sistem digital. Tujuannya adalah untuk menciptakan sistem penyimpanan yang terstruktur, mudah diakses, dan memiliki basis data yang akurat guna mendukung tertib administrasi aset di lingkungan kantor wilayah. 2. Lokus Kegiatan aktualisasi ini akan dilaksanakan pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Imigrasi Sulawesi Selatan, khususnya pada bagian Barang Milik Negara (BMN). 3. Waktu Pelaksanaan Pelaksanaan kegiatan aktualisasi akan dilaksanakan selama 8 minggu, yaitu dari tanggal 6 Mei s.d 25 Juni 2026. D. GAGASAN KREATIF PENYELESAIAN CORE ISU Dengan merujuk pada akar penyebab utamanya, yaitu belum tersedianya aplikasi atau sistem penyimpanan arsip secara digital, maka gagasan kreatif yang akan dilakukan untuk menyelesaikan Core Isu tersebut di atas adalah "Digitalisasi Tata Kelola Pengarsipan Dokumen BMN melalui Pengembangan Sistem Arsip Terpusat pada Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Imigrasi Sulawesi Selatan". Gagasan ini berkaitan dengan Manajemen ASN dalam hal mewujudkan tata kelola administrasi yang tertib, akuntabel, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.Rencana Kegiatan Habituasi 1. Melakukan persiapan dan konsultasi rencana aktualisasi 2. Membuat sistem database Arsip BMN terpusat 3. Mengintegrasikan dokumen digital ke dalam sistem terpusat 4. Melakukan monitoring dan pelaporan pelaksanaan aktualisasi. 08
No Kegiatan Mei Juni I II III IV I II III IV 1 Melakukan persiapan dan konsultasi rencana aktualisasi (6 – 15 Mei 2026) 2 Membuat sistem database Arsip BMN terpusat (18 – 29 Mei 2026) 3 Mengintegrasikan dokumen digital ke dalam sistem terpusat (2 – 12 Juni 2026) 4 Melakukan monitoring dan pelaporan pelaksanaan aktualisasi (15 – 26 Juni 2026) BAB IV CAPAIAN PELAKSANAAN AKTUALISASI A. MATRIK JADWAL KEGIATAN AKTUALISASI 09
No Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan 1) melakukan konsultasi dengan mentor terkait rancangan pelaksanaan aktualisasi Tersampaikannya gagasan persetujuan mentor. Adapun bukti dukung berupa Notulensi dan dokumentasi kegiatan. Berorientasi Pelayanan Harmonis Kolaboratif 2) melakukan inventarisir dan pengumpulan dokumen BMN yang akan di digitalisasi. Terinventarisasinya dokumen BMN yang akan didigitalisasi. Adapun bukti dukungnya berupa Daftar inventaris dokumen BMN. Akuntabel Kompeten Loyal 3) Menyusun struktur kategori folder secara sistematis berdasarkan jenis dokumen BMN Tersusunnya struktur kategori folder dokumen BMN. Adapun bukti dukungnya berupa Screenshot struktur folder. Berorientasi Pelayanan Kompeten Adaptif No Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan 1) Membuat ruang penyimpanan digital terpusat pada google drive yang dapat diakses oleh seluruh petugas BMN. Tersedianya Google Drive sebagai penyimpanan terpusat. Adapun bukti dukungnya berupa Screenshot Google Drive. Akuntabel Adaptif Kolaboratif 2) membuat link yang terintegrasi langsung dengan google drive. Tersedianya link yang terintegrasi dengan Google Drive. Adapun bukti dukungnya berupa screenshot tampilan link. Berorientasi Pelayanan Kompeten Adaptif 3) Membuat QR Code yang terhubung langsung sistem arsip/link. Terhubungnya QR Code dengan sistem arsip. Adapun bukti dukungnya berupa Dokumentasi QR Code. Kompeten Adaptif Kolaboratif B. MATRIK PELAKSANAAN AKTUALISASI 1.Melakukan Persiapan dan Konsultasi Rencana Aktualisasi 2.Membuat Sistem Database Arsip BMN Terpusat 10
No Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan 1) menginput data/arsip dokumen BMN yang telah diinventarisir pada website sesuai dengan kategori dan jenis dokumen BMN. Terinputnya dokumen BMN ke dalam sistem. Adapun bukti dukungnya berupa Screenshot data pada google drive. Akuntabel Kompeten Loyal 2) mencetak dan Menempelkan QR Code pada meja masing-masing pengelola BMN. Tercetaknya dan terpasangnya QR Code pada meja pengelola BMN. Adapun bukti dukungnya berupa dokumentasi pemasangan QR Code. Berorientasi Pelayanan Adaptif Kolaboratif 3) Melaksanakan sosialisasi dan sharing session penggunaan sistem. Terlaksananya sosialisasi penggunaan sistem kepada pengelola BMN. Adapun bukti dukungnya berupa dokumentasi kegiatan. Kompeten Harmonis Kolaboratif No Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan 1) Melakukan verifikasi dan sinkronisasi data untuk memastikan dokumen yang terkumpul sudah lengkap. Terverifikasinya kelengkapan dokumen BMN. Adapun bukti dukungnya berupa daftar Checklist/verifikasi dokumen. Akuntabel Kompeten Loyal 2) melakukan perbaikan dan evaluasi terhadap sistem berdasarkan masukan dari pengguna/pengelola BMN. Terlaksananya evaluasi dan perbaikan sistem. Adapun bukti dukungnya berupa catatan hasil evaluasi. Berorientasi Pelayanan Kompeten Adaptif 3) Menyusun laporan akhir pelaksanaan aktualisasi Tersusunnya laporan akhir aktualisasi. Adapun bukti dukungnya berupa dokumen laporan akhir. Akuntabel Kompeten Loyal. B. MATRIK PELAKSANAAN AKTUALISASI 3.Mengintegrasikan Dokumen Digital ke dalam Sistem Terpusat 4.Melakukan Monitoring dan Pelaporan Pelaksanaan Aktualisasi 11
No Kegiatan Keterkaitan Substansi Agenda III (Manajemen ASN / Smart ASN) 1 Melakukan persiapan dan konsultasi rencana aktualisasi Manajemen ASN: Menerapkan fungsi ASN sebagai pelaksana kebijakan yang taat pada hierarki organisasi melalui koordinasi profesional dengan mentor untuk memastikan rencana kerja sesuai aturan. Smart ASN: Mencerminkan etika berkomunikasi yang baik (Networking) dalam membangun kesepahaman dengan pemangku kepentingan untuk mendukung transformasi digital. 2 Membuat sistem database Arsip BMN terpusat Manajemen ASN: Mewujudkan tertib administrasi dan akuntabilitas dalam pengelolaan aset negara melalui penyediaan wadah penyimpanan dokumen yang terstruktur. Smart ASN: Implementasi Digital Skill dan Smart Governance melalui pemanfaatan teknologi informasi untuk menciptakan inovasi sistem pengarsipan yang modern. 3 Mengintegrasikan dokumen digital ke dalam sistem terpusat Manajemen ASN: Memperkuat sistem pengendalian internal dengan mengumpulkan data atau dokumen secara terpusat guna menjamin keakuratan dan konsistensi informasi pelaporan aset. Smart ASN: Perwujudan Digital Literacy dan kolaborasi digital dalam mengelola data agar informasi dapat diakses secara transparan serta mengurangi duplikasi data. 4 Melakukan monitoring dan pelaporan pelaksanaan aktualisasi Manajemen ASN: Menjalankan prinsip pertanggungjawaban tugas melalui evaluasi berkala untuk memastikan efektivitas sistem dalam meningkatkan kinerja organisasi. Smart ASN: Menunjukkan sikap adaptif melalui sosialisasi penggunaan teknologi kepada rekan kerja guna mendukung terciptanya lingkungan kerja digital (Smart Office). C. MATRIK AGENDA III 12
No Mata Pelatihan Kegiatan Jumlah Aktualisasi Per MPKe-1 Ke-2 Ke-3 Ke-4 1 Berorientasi Pelayanan Memahami dan memenuhi kebutuhan masyarakat 1 1 Ramah, cekatan, solutif, dan dapat diandalkan 1 1 2 Melakukan perbaikan tiada henti untuk meningkatkan kualitas layanan secara berkelanjutan 1 1 2 2 Akuntabel Melaksanakan tugas dengan jujur, bertanggungjawab, cermat, disiplin dan berintegritas tinggi 1 1 2 4 Menggunakan kekayaan dan Barang Milik Negara secara bertanggung jawab, efektif dan efisien 1 1 Tidak menyalahgunakan kewenangan jabatan 3 Kompeten Meningkatkan kompetensi diri untuk menjawab tantangan yang selalu berubah 1 1 2 Membantu orang lain belajar 1 1 Melaksanakan tugas dengan kualitas terbaik 2 1 1 2 6 4 Harmonis Menghargai setiap orang apa pun latar belakangnya Suka menolong orang lain Membangun lingkungan kerja yang kondusif 1 1 2 D. MATRIK REKAPITULASI RENCANA HABITUASI NND PNS (BERAKHLAK) 13
5 Loyal Memegang teguh ideologi Pancasila, UUD 1945, setia kepada NKRI serta pemerintahan yang sah Menjaga nama baik sesama ASN, pimpinan instansi, dan negara 2 2 Menjaga rahasia jabatan dan negara 1 1 2 6 Adaptif Cepat menyesuaikan diri menghadapi perubahan 1 1 Terus berinovasi dan mengembangkan kreativitas 1 1 2 Bertindak Proaktif 1 1 1 3 7 Kolaboratif Memberi kesempatan kepada berbagai pihak untuk berkontribusi 1 1 2 Terbuka dalam bekerja sama untuk menghasilkan nilai tambah 1 1 2 Menggerakkan pemanfaatan berbagai sumber daya untuk tujuan Bersama 1 1 Jumlah MP yang Diaktualisasikan per Kegiatan 9 9 9 9 36 D. MATRIK REKAPITULASI RENCANA HABITUASI NND PNS (BERAKHLAK) 14
Kondisi Core Isu Sebelum Aktualisasi Setelah Aktualisasi Pengelolaan Terfragmentasi: Arsip dokumen BMN masih dikelola secara mandiri oleh masing-masing petugas pengelola aset. Tidak adanya wadah penyimpanan terpusat menyebabkan data tersebar di berbagai folder pribadi atau komputer yang berbeda. Pencarian Dokumen yang Lebih Lama: Akibat tidak adanya sistem indeks digital yang terintegrasi, proses pencarian dokumen saat dibutuhkan untuk keperluan rekonsiliasi atau audit memakan waktu yang lama karena harus diperiksa satu per satu secara manual. Risiko Kehilangan Tinggi: Penyimpanan yang masih bersifat fisik dan tidak terorganisir dengan baik meningkatkan risiko kerusakan dokumen atau kehilangan informasi penting terkait riwayat aset. Ketidaksesuaian Data: Sering terjadi perbedaan data antara catatan administratif dengan keberadaan fisik aset di lapangan karena proses pemutakhiran data yang tidak real- time. Sistem Arsip Digital Terpusat: Telah tersedia satu database digital yang terintegrasi (misal: menggunakan Google Drive/Cloud Storage atau aplikasi internal) yang dapat diakses secara kolektif oleh tim pengelola aset. Implementasi QR Code: Setiap dokumen BMN kini telah melalui proses digitalisasi dan dihubungkan dengan sistem label QR Code. Hal ini memungkinkan identifikasi dan akses dokumen langsung di lokasi aset hanya melalui pemindaian perangkat seluler. Efisiensi Waktu: Proses pencarian dan verifikasi dokumen yang sebelumnya memakan waktu lama, kini dapat dilakukan dalam hitungan detik melalui fitur pencarian di sistem digital atau pindai QR. Akuntabilitas & Keamanan Data: Semua salinan dokumen penting tersimpan dalam format digital yang rapi dan memiliki cadangan (backup), sehingga menjamin keberlangsungan data (data continuity) dan memudahkan proses audit di masa mendatang. E. CAPAIAN PENYELESAIAN CORE ISU 15
F. MANFAAT TERSELESAIKANNYA CORE ISU 1.1ndividu Peserta Mampu mengaktualisasikan nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK, khususnya Akuntabel dalam mengelola aset negara dan Adaptif dalam memanfaatkan teknologi informasi. Meningkatkan efektivitas kerja personal dalam menjalankan tugas sebagai pengelola BMN atau pemeriksa keimigrasian. 2.Instansi Mewujudkan tata kelola BMN yang lebih transparan, akurat, dan akuntabel sesuai dengan standar Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Meningkatkan opini kualitas laporan keuangan instansi melalui penatausahaan aset yang tertib. 3.Stakeholders Unit Pusat/Kementerian: Mendapatkan data aset yang lebih valid dan cepat saat dilakukan rekonsiliasi nasional. Pemeriksa/Auditor: Mempermudah tugas auditor (Internal maupun Eksternal/BPK) dalam memverifikasi kelengkapan dokumen pendukung BMN secara cepat dan akurat. 16
No Kegiatan Output Durasi dan Waktu Parapihak Terlibat Sumber Biaya Keterangan 1 Melakukan pemutakhiran (update) data arsip BMN digital secara berkala untuk setiap pengadaan atau mutasi barang baru. Database arsip yang selalu mutakhir (up-to- date). Berkelanjutan (Mulai Juni 2026) Pengelola BMN Menjaga agar data digital tetap sinkron dengan fisik barang terbaru. 2 Melakukan perawatan fisik pada label QR Code yang tertempel di aset untuk memastikan kode tetap dapat dipindai. Kondisi label QR Code terjaga dan berfungsi baik. Setiap 3 bulan sekali Pengelola BMN Pemeliharaan rutin label agar tidak rusak atau hilang. 3 Mengembangkan cakupan sistem agar dapat mengintegrasika n dokumen administrasi lainnya. Rencana pengembangan fitur sistem. Sept 2026 Mentor dan Pengelola BMN Pengembang an inovasi lebih lanjut untuk efisiensi birokrasi digital. G. RENCANA TINDAK LANJUT HASIL AKTUALISASI 17
BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI A. KESIMPULAN Kegiatan 1 : memberikan pemahaman mendalam terhadap kebutuhan berkas organisasi serta melaksanakan koordinasi awal secara bertanggung jawab. Kegiatan 2 : menggabungkan proses pengumpulan data dan inovasi teknis secara cermat melalui pengelolaan dokumen negara secara jujur dan berintegritas. Kegiatan 3 : berfokus pada transfer pengetahuan yang diaplikasikan lewat pemberian panduan operasional yang ramah dan solutif bagi pengguna sistem. Kegiatan 4 : dilaksanakan melalui pelaporan data uji coba yang transparan sesuai dengan hasil evaluasi di lapangan. 1.Aktualisasi/Habituasi Masa Pelatihan Gagasan ini merupakan langkah solutif yang efektif dan adaptif dalam menyelesaikan akar masalah utama, yaitu belum tersedianya sistem penyimpanan arsip secara digital dengan memadukan konsep Smart Governance dengan penerapan Digital Skill melalui sinkronisasi penyimpanan berbasis awan (cloud) dan percepatan akses menggunakan metode pemindaian stiker QR Code fisik di ruang kerja pengelola 2.Gagasan Kreatif Penyelesaian Core Isu gagasan inovasi ini memberikan dampak nyata yang signifikan pada tata kelola administrasi organisasi, antara lain mengubah pola kerja dari pengarsipan manual yang terfragmentasi di komputer masing-masing petugas menjadi database digital yang terintegrasi secara terpusat. Selain itu, inovasi ini memangkas waktu pencarian dokumen secara drastis dari pemeriksaan manual yang lama menjadi hitungan detik lewat pemindaian stiker QR Code. 3.Capaian Hasil Penyelesaian Core Isu B. REKOMENDASI 1.Untuk Penyelenggara Pelatihan Mempertahankan metode pemantauan berbasis penginternalisasian nilai BerAKHLAK agar menjadi kebiasaan permanen bagi alumni peserta di instansi masing-masing, serta mendokumentasikan draf rancangan inovasi digitalisasi yang aplikatif ini sebagai referensi atau role model bagi angkatan pelatihan berikutnya. Melakukan pemutakhiran (updating) database digital secara konsisten setiap kali ada mutasi atau pengadaan aset baru guna menjaga komitmen keberlanjutan data. Selain itu, diperlukan pemeliharaan infrastruktur secara berkala terhadap kondisi fisik stiker QR Code serta memastikan kapasitas dan keamanan cloud storage instansi tetap terjaga. Sebagai langkah pengembangan jangka panjang, disarankan pula untuk mereplikasi sistem arsip terpusat ini agar dapat diterapkan pada dokumen administrasi kedinasan lainnya guna mempercepat perwujudan lingkungan kerja digital (Smart Office). 2.Untuk Instansi Asal Peserta 18
LAMPIRAN 19
KEGIATAN 1 : MELAKUKAN PERSIAPAN DAN KONSULTASI RENCANA AKTUALISASI 1.melakukan konsultasi dengan mentor terkait rancangan pelaksanaan aktualisasi 2.melakukan inventarisir dan pengumpulan dokumen BMN yang akan di digitalisasi 3.Menyusun struktur kategori folder secara sistematis berdasarkan jenis dokumen BMN 20
1.Membuat ruang penyimpanan digital terpusat pada google drive yang dapat diakses oleh seluruh petugas BMN 2.membuat link yang terintegrasi langsung dengan google drive KEGIATAN 2 : MEMBUAT SISTEM DATABASE ARSIP BMN TERPUSAT 3.Membuat QR Code yang terhubung langsung sistem arsip/link 21
KEGIATAN 3 : MENGINTEGRASIKAN DOKUMEN DIGITAL KE DALAM SISTEM 1.menginput data/arsip dokumen BMN yang telah diinventarisir pada website sesuai dengan kategori dan jenis dokumen BMN 2.mencetak dan Menempelkan QR Code pada meja masing-masing pengelola BMN 3.Melaksanakan sosialisasi dan sharing session penggunaan sistem 22
2.melakukan perbaikan dan evaluasi terhadap sistem berdasarkan masukan dari pengguna/pengelola BMN KEGIATAN 4 : MELAKUKAN MONITORING DAN PELAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI 1.Melakukan verifikasi dan sinkronisasi data 3.Menyusun laporan akhir pelaksanaan aktualisasi 23
TERIMA KASIH